Verordening Seniorenconvent

De raad van de gemeente Zoetermeer;

Besluit

• 1. De verordening Seniorenconvent 2012 in te trekken.

• 2. De verordening Seniorenconvent 2021 vast te stellen.

• 3. De verordening Seniorenconvent 2021 in te laten gaan per 16 maart 2022.

Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Seniorenconvent: het door de raad ingestelde orgaan overlegplatform bestaande uit fractievoorzitters ter bespreking van zaken met een vertrouwelijk, politiek gevoelig en urgent karakter;

• b. voorzitter: de voorzitter van de raad, of diens plaatsvervanger;

• c. fractievoorzitter: de voorzitter van een politieke groepering uit de gemeenteraad of diens plaatsvervanger;

• d. griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het Seniorenconvent, of diens vervanger.

• e. secretaris: de gemeentesecretaris, als bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet

Artikel 2: Taken

• 1. Het Seniorenconvent fungeert als overlegplatform namens de raad voor politiek gevoelige, vertrouwelijke en spoedeisende kwesties.

• 2. Het Seniorenconvent doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van het presidium.

Artikel 3: Samenstelling

• 1. Het Seniorenconvent bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het Seniorenconvent.

• 2. De voorzitter kan voorstellen de secretaris uit te nodigen voor het Seniorenconvent.

• 3. Elke fractievoorzitter kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander raadslid van zijn fractie, bij voorkeur de plaatsvervangend fractievoorzitter, dan wel laten vertegenwoordigen door een andere aanwezige fractievoorzitter.

• 4. Met uitzondering van de burgemeester is een lid van het Seniorenconvent niet tevens lid van het presidium.

• 5. Het Seniorenconvent wordt bijgestaan door de griffier.

• 6. Het Seniorenconvent kan zich laten bijstaan door adviseurs.

Artikel 4: Vergaderfrequentie en –plaats

• 1. Het Seniorenconvent vergadert telkens wanneer de voorzitter of ten minste 3 leden dit wensen.

• 2. De vergaderingen van het Seniorenconvent worden in het Stadhuis gehouden, tenzij de leden van het Seniorenconvent besluiten elders te vergaderen.

Artikel 5: Beslotenheid van vergaderingen

• 1. De vergaderingen van het Seniorenconvent zijn besloten.

• 2. Het Seniorenconvent kan besluiten dat een vergadering of een deel daarvan in openbaarheid plaatsvindt.

Artikel 6: Oproep

De voorzitter stuurt ten minste 5 dagen voor een bijeenkomst de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de bijeenkomst. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden uiterlijk 2 dagen voor de bijeenkomst verzonden. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen worden verkort.

Artikel 7: Agenda en besluitenlijst

• 1. Bij aanvang van de bijeenkomst stelt het Seniorenconvent de agenda vast

• 2. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een concept besluitenlijst van elke vergadering en stuurt dit concept binnen 5 werkdagen naar de leden van het Seniorenconvent.

• 3. De concept besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van het Seniorenconvent definitief vastgesteld.

• 4. De besluitenlijst van een openbare vergadering of een openbaar deel van de vergadering van het Seniorenconvent wordt na vaststelling openbaar gemaakt.

Artikel 8: Quorum en advisering buiten de vergadering

• 1. Een vergadering van het Seniorenconvent kan alleen doorgaan als meer dan de helft van het aantal leden of hun plaatsvervangers aanwezig is.

• 2. Als het quorum niet aanwezig is, verzoekt de voorzitter de leden in geval van een vraag of adviesverzoek binnen 24 uur per e-mail te reageren

• 3. Het Seniorenconvent kan ook buiten vergadering adviezen uitbrengen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten.

Artikel 9: Stemming

Alle adviezen worden uitgebracht bij gewone meerderheid van stemmen. Van minderheidsstandpunten wordt desgewenst melding gemaakt.

Artikel 10: Verantwoording

Het Seniorenconvent is voor zijn handelingen en zijn beleid verantwoording schuldig aan de raad en geeft hem alle verlangde inlichtingen.

Artikel 11: Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het Seniorenconvent op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12: Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking op 16 maart 2022.

• 2. Met ingang van de inwerkingtreding vervalt de verordening op het Seniorenconvent vastgesteld bij raadsbesluit 29 januari 2018.

• 3. Over deze verordening kan geen referendum worden gehouden aangezien het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.

Artikel 13: Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Verordening Seniorenconvent 2021’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 20 december 2021.

de griffier,

drs. R. Blokland MCM

de voorzitter,

drs. M.J. Bezuijen