Financiële verordening 2021 van de gemeente Súdwest-Fryslân

De raad van de gemeente Súdwest-Fryslân;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 16 november 2021;

gelet op artikel 212 Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de

Financiële verordening 2021

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1. In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a. publieke taak: taak die het bestuursorgaan uitvoert voor de behartiging van een publiek of algemeen belang. Het gaat om taken waarbij het bestuursorgaan handelt in de hoedanigheid van overheid (overheidsoptreden). De verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan voor de uitvoering van een publieke taak kan blijken uit een wettelijke grondslag, een ministeriële regeling, een besluit, enz.;

  • b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • c. financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie omvat, ten einde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1. de financiële positie;

    • 2. het financieel beheer;

    • 3. de uitvoering van de begroting;

    • 4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • 5. alsmede het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

  • d. financiële positie: het vermogen van gemeenten in relatie tot de exploitatie, met inachtneming van de risico’s. Belangrijk daarbij is dat het bij de financiële positie uitdrukkelijk gaat om het beeld van de financiën van de gemeente in het recente verleden (rekeningen), over het begrotingsjaar en de daarop volgende jaren (meerjarenraming);

  • e. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten;

  • f. inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves;

  • g. rechtmatigheid: het tot stand komen van baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten;

  • h. doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

  • i. doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

  • j. programma: een samenhangend geheel van taakvelden, als zodanig door de raad bepaalt;

  • k. overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

  • l. compensabele omzetbelasting: omzetbelasting die gedeclareerd wordt bij het BTW compensatiefonds;

  • m. verrekenbare omzetbelasting: omzetbelasting die bij de belastingdienst teruggevorderd wordt.

• 2. De in deze verordening en de bijbehorende bijlagen vermelde bedragen zijn geschoond van eventuele compensabele c.q. verrekenbare omzetbelasting.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2 De programma-indeling

• 1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

• 3. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, onder het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en onder het overzicht van de overhead de baten en lasten per taakveld weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

Artikel 4 Kaders begroting

Het college biedt de gemeenteraad een kadernota aan. De raad behandelt deze nota voor 15 juli van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten van de programma’s, overzichten en mutaties reserves.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

• 3. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 4. Indien, nadat de raad het Investeringsprogramma heeft vastgesteld, niet binnen 3 jaar – na het voor het eerst opvoeren op het Investeringsprogramma - een investeringskrediet is opgevoerd vervalt deze voorgenomen investering, tenzij door het college van burgemeester en wethouders aannemelijk kan worden gemaakt dat het investeringskrediet behouden dient te blijven.

• 5. De door de raad geautoriseerde investeringskredieten vallen na toekenning weer vrij indien 3 jaar lang geen uitgaven verricht zijn, tenzij het college van burgemeester en wethouders aannemelijk kan maken dat het investeringskrediet behouden dient te blijven.

• 6. Indien, nadat de raad een investeringskrediet heeft vastgesteld, alsnog niet geraamde baten worden verkregen (bijvoorbeeld subsidies of bijdragen van derden) leiden die bijdragen niet tot een hoger investeringskrediet. Hetzelfde is van toepassing als blijkt dat het krediet na vaststelling door de raad alsnog compensabel of verrekenbaar is voor de omzetbelasting.

• 7. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad bedoeld in artikel 7, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investerings- en incidentele kredieten en het bijstellen van het beleid.

Artikel 6 Voorbereidingskredieten

• 1. In aanvulling op artikel 5 is het college bevoegd voorbereidingskredieten tot een bedrag van € 50.000 beschikbaar te stellen, vooruitlopend op besluitvorming door de raad.

• 2. Bij grotere voorbereidingskredieten legt het college vooraf een voorstel tot beschikbaarstelling voor aan de raad.

• 3. Het college maakt in de bestuursrapportages melding van de voorbereidingskredieten als bedoeld in lid 1.

• 4. Het college neemt het beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet mee in de totale kredietaanvraag voor een project.

• 5. Als een project geen doorgang vindt, worden de gemaakte voorbereidingskosten als verlies afgeboekt ten laste van het begrotingssaldo of de algemene reserve of een specifieke post. Hierover wordt gerapporteerd in de bestuursrapportage.

Artikel 7 Afwikkeling investeringskredieten

• 1. De inhoudelijke en financiële afwikkeling van investerings- en incidentele kredieten moet binnen 1 jaar na ingebruikname/oplevering geschieden.

• 2. Bij de jaarrekening biedt het college de raad een overzicht aan van de afgewikkelde investerings- en incidentele kredieten groter dan € 100.000.

Artikel 8 Tussentijdse rapportages (Bestuursrapportages)

• 1. Het college informeert de raad periodiek door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de programmabegroting.

• 2. De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en eventuele bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a. de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar hoofdtaakveld;

  • b. de baten en de lasten van de overzichten uitgesplitst naar hoofdtaakveld;

  • c. de baten en de lasten van de mutaties reserves;

• 3. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen groter dan € 50.000 op de ramingen van lasten en baten van het grootboeknummer en van investerings- en incidentele kredieten toegelicht.

Artikel 9 Jaarstukken

In de jaarrekening worden afwijkingen op de ramingen van baten en lasten van de programma’s groter dan € 100.000 toegelicht.

Artikel 10 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 11 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Activa waarvan de afschrijving voor 1 januari 2011 is gestart worden niet herrekend naar de in deze verordening opgenomen bepalingen. Hetzelfde is van toepassing op de activa afkomstig van overgenomen en nog over te nemen (delen van) publiekrechtelijke lichamen. Ook na een stelselwijziging zullen de activa waarvan de afschrijving al is gestart niet worden herrekend. De bijgestelde afschrijvingstermijnen worden in de komende jaren voor deze activa niet toegepast.

• 2. Bijdragen aan derden worden in principe niet geactiveerd. De raad kan in individuele gevallen bepalen dat bijdragen aan derden wel geactiveerd worden.

• 3. Wanneer het wenselijk is om bedragen aan derden te activeren, geldt het volgende:

  • In geval de derde zelf niet afschrijft: het college licht toe waarom het wenselijk is dat de gemeente wel activeert. Afgeschreven wordt volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening. De raad kan besluiten om, in de door de raad te bepalen gevallen, hier van af te wijken.

  • In geval de derde wel afschrijft: de afschrijvingstermijn die de gemeente hanteert is in principe niet langer dan de afschrijvingstermijn die de derde hanteert. Wanneer het college motiveert dat de termijn van de derde niet gebaseerd is op een reële levensduur, kan de raad besluiten om hier van af te wijken.

• 4. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 5. Participaties in een onderneming of deelnemingen in een overheidsbedrijf worden gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs. Op de verkregen participaties of deelnemingen wordt niet afgeschreven.

• 6. De afschrijving start op 1 januari volgend op het jaar van ingebruikname/oplevering van het actief.

• 7. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening. De raad kan besluiten om, in de door de raad te bepalen gevallen, hier van af te wijken.

• 8. De raad kan besluiten om bij investeringen, in de door de raad te bepalen gevallen, de componentenbenadering toe te passen.

• 9. Bij het bepalen van het afschrijvingsbedrag bij gebouwen wordt onder vaste materiële activa, rekening gehouden met een restwaarde. Een restwaarde van een actief wordt per actief bepaald. Indien sprake is van verkoop, wordt een restwaarde die hoger is dan de boekwaarde als een eenmalige baat verantwoord.

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijks een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en bevat in ieder geval:

  • a. de vorming en besteding van reserves;

  • b. de vorming en besteding van voorzieningen.

  • c. als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd, zoals opgenomen in artikel 5 lid 5 van deze verordening, niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 13 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele en te verrekenen belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. De opslag overhead (percentage) wordt berekend door de “totale begrote salarispost overhead” te delen door de “totale begrote salariskosten en inhuur van alle overige taakvelden”.

• 4. De berekening van het omslagrentepercentage voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

• 5. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 14 Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel aan de raad, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel aan de raad, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 15 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het college biedt de raad jaarlijks een voorstel aan voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, de rioolheffingen, de afvalstoffenheffing, rechten en leges.

Artikel 16 Financieringsfunctie

• 1. Het college stelt een Treasurystatuut vast, waarbij de volgende kaders in acht worden genomen:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

• 3. Het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal mag alleen plaatsvinden uit hoofde van de publieke taak.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 17 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18 Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a. eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 19 Interne controle

• 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen periodiek. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 20 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening 2020 van de gemeente Súdwest-Fryslân (vastgesteld in de raadsvergadering van 27 februari 2020) wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2021.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening 2021 van de gemeente Súdwest-Fryslân.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 23 december 2021

mr. drs. J.A. de Vries , voorzitter.

G.W. Stegenga , griffier.