Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Nederweert 2021

Het college van burgemeester en wethouders van Nederweert en de burgemeester van Nederweert,

Ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;

Gezien

• De Organisatieregeling Nederweert waarin de besturings- en managementfilosofie is beschreven en waarin de structuur van de organisatie, alsmede taken van organisatieonderdelen uitgewerkt en vastgelegd zijn;

• de Budgethoudersregeling Nederweert waarin budgetten aan taken en functies worden toegekend en waarin sturing, beheersing, verantwoording en controle is vastgelegd;

Overwegende dat het doelmatig is dat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester gebruik maken van mandaat bij de uitoefening van hun bevoegdheden;

BESLUITEN:

De Mandaatregeling gemeente Nederweert 2021 vast te stellen als volgt:

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. bestuursorgaan: (het college van) burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester;

• b. besluit: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling;

• c. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

• d. ondermandaat: het verlenen van het mandaat door de gemandateerde aan een ander;

• e. volmacht: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam privaatrechtelijke handelingen te verrichten waaronder begrepen het vertegenwoordigen van de gemeente Nederweert als rechtspersoon zoals bedoeld in artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet.

• f. machtiging: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2. Mandaat

De gemeentesecretaris/directeur en afdelingshoofden hebben binnen door het bestuursorgaan eventueel te geven richtlijnen, mandaat ten aanzien van het nemen van besluiten en afdoen van stukken betreffende alle aangelegenheden die behoren tot hun taken, conform de Organisatieregeling Nederweert, en zijn uit dien hoofde bevoegd verplichtingen met - financiële - consequenties aan te gaan en uitgaven goed te keuren conform Budgethoudersregeling Nederweert tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.

Artikel 3. Ondermandaat

• 1. Gemandateerden kunnen het aan hen verleende mandaat ondermandateren.

• 2. Voor ondermandaat door een afdelingshoofd is goedkeuring door de gemeentesecretaris/directeur vereist.

• 3. In een ondermandaat wordt de omvang ervan aangegeven.

• 4. Bekendmaking van de krachtens dit besluit verleende ondermandaten vindt plaats door publicatie in het elektronisch gemeenteblad.

Artikel 4. Uitzonderingen op ondermandaatmogelijkheid

In afwijking van het bepaalde in artikel 3 is voor de navolgende taken van de gemeentesecretaris/directeur geen verder ondermandaat mogelijk:

• het geven van ontslag op staande voet op grond van artikel 7:677 lid 1 jo. 7:678 BW en het opleggen van (disciplinaire) maatregelen in verband met het functioneren of handelen van de werknemer, in de vorm van een schorsing als ordemaatregel als bedoeld in art. 11.4 cao Gemeenten en het wijzigen van de functie of arbeidsplaats van de werknemer, al dan niet met wijziging van het salaris;

• besluiten met betrekking tot vaststellen formatiewijzigingen en functieprofielen, incl. functieschalen en -niveaus;

• de bevoegdheid op grond van artikel 63 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, inhoudende om voor bepaalde gevallen tegemoet te komen aan onbillijkheden van overwegende aard, welke zich bij de toepassing van de belastingverordeningen mochten voordoen;

• de bevoegdheid op grond van artikel 66 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, inhoudende het verlenen van gehele of gedeeltelijke kwijtschelding van de bij beschikking opgelegde boete;

• de bevoegdheid als bedoeld in artikel 255, vijfde lid, van de Gemeentewet tot het geheel of gedeeltelijk oninbaar verklaren van belastingen.

Artikel 5. Ondertekeningsmandaat

In afwijking van de artikelen 2, 3 en 4 wordt, nadat door de raad en college besloten is geld te lenen, de ondertekeningsbevoegdheid van die leningovereenkomsten opgedragen aan de gemeentesecretaris/directeur.

Artikel 6. Ondertekening

• 1. De ondertekening van uitgaande stukken zal luiden als volgt:

  “Burgemeester en wethouders van Nederweert”, respectievelijk “De Burgemeester van Nederweert”,

  “namens dezen,” respectievelijk “namens deze”,

  gevolgd door de functienaam van de(onder)gemandateerde,

  de handtekening van deze (onder)gemandateerde,

  en onder vermelding van naam van deze (onder)gemandateerde.

• 2. Diegene die bevoegd is tot ondertekening van fysieke stukken namens het bestuursorgaan is bij elektronische verzending van het uitgaande stuk ook bevoegd tot het gebruik van een elektronische handtekening. Bij het gebruik van een elektronische handtekening kan de handgeschreven handtekening zoals vermeld in het eerste lid achterwege blijven. Wanneer ondertekening vereist is bij het gebruik van de gemandateerde bevoegdheid en er gebruik gemaakt wordt van een elektronische handtekening, dient deze te voldoen aan de voorwaarden uit artikel 2:16 van de Algemene wet bestuursrecht, dan wel, in het geval van elektronisch vermogensrechtelijk rechtsverkeer, aan de voorwaarden uit artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek

• 3. Uitgaande stukken welke elektronisch tot stand zijn gekomen, welke al dan niet elektronisch worden verzonden èn waarvoor (bij wettelijk voorschrift) geen verplichting tot het gebruik van een handtekening bestaat, worden ondertekend zoals beschreven in het eerste lid, behoudens dat ervoor kan worden gekozen om in afwijking van het eerste en tweede lid geen handgeschreven of elektronische handtekening op te nemen.

Artikel 7. Besluiten met verderstrekkende financiële consequenties

Voor zover voorgenomen besluiten met financiële consequenties niet passen binnen de daartoe door het bestuursorgaan vastgestelde budgetten met daaraan gekoppelde prestaties en/of resultaten, is instemming van dat bestuursorgaan vereist.

Artikel 8. Uitgezonderde besluiten

In afwijking van de artikelen 2, 3, 4 en 5 blijven de navolgende besluiten voorbehouden aan het bestuursorgaan:

• 1. het vaststellen, wijzigen of intrekken van algemeen verbindende voorschriften, alsmede het stellen van nadere regels ter uitvoering van algemeen verbindende voorschriften;

• 2. het vaststellen, wijzigen of intrekken van kaders, beleidsregels en besluiten van algemene strekking. In afwijking van de in de vorige volzin genoemde uitzonderingen is voor besluiten van algemene strekking op grond van artikel 15 van de Wegenverkeerswet 1994, juncto artikel 12 van het Besluit Administratieve bepalingen inzake het Wegverkeer, (verkeersbesluiten) wel mandaat mogelijk;

• 3. beslissingen op bezwaarschriften gericht tegen besluiten die het bestuursorgaan zelf heeft genomen, zonder gebruik van mandaat;

• 4. beslissingen op bezwaarschriften waarbij in afwijking van het advies van de commissie voor de bezwaarschriften besloten wordt, dan wel waarbij het bezwaar gegrond wordt verklaard én het oorspronkelijke besluit inhoudelijk wordt gewijzigd c.q. herroepen;

• 5. beslissingen ter uitvoering van de Gemeentewet en/of arbeidsrechtelijke regelgeving op grond van het Burgerlijk Wetboek en de CAO Gemeenten, voor zover het betreft:

  • het aanwijzen van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het aangaan, schorsen of beëindigen van de arbeidsovereenkomst van de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

  • de rechtspositie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

• 6. besluiten ten aanzien waarvan is bepaald dat deze met versterkte meerderheid moeten worden genomen;

• 7. besluiten op grond van artikelen 151b, 154a, 172, 172a, 172b, 174, tweede lid, 174a, 175, 176 en 176a van de Gemeentewet (zgn. ‘openbare orde bevoegdheden’);

• 8. besluiten op grond van de Zondagswet en de Wet openbare manifestaties, voor zover daarbij sprake is van een inperking van grondrechten;

• 9. besluiten tot inbewaringstelling op grond van de Wet zorg en dwang psychogeriatrische en verstandelijk gehandicapte cliënten of het nemen van een crisismaatregel op grond van de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg.

• 10. besluiten tot (het voordragen ter) benoeming van bestuurders in functies en commissies;

• 11. besluiten tot aanwijzing van opsporings- en toezichthoudende personen

Artikel 9. Mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging.

• 2. Het (onder)mandaat tot uitoefening van een bevoegdheid heeft mede betrekking op alle handelingen die binnen het kader van de uitoefening van de bevoegdheid moeten worden verricht, zoals het treffen van alle voorbereidingen, het voeren van correspondentie, het verzoeken om (aanvullende) informatie, het vragen om of geven van advies, het verdagen van beslissingen, het verstrekken van inlichtingen en het voldoen aan publicatieverplichtingen en alle andere handelingen die worden verricht in de aanloop tot de totstandkoming van het besluit, de privaatrechtelijke rechtshandeling of de feitelijke handeling en de afhandeling daarvan, behoudens wanneer anderszins bepaald door het bestuursorgaan of een hiërarchisch boven de (onder)mandaathouder geplaatste functionaris.

Artikel 10. Afwezigheid/ontstentenis

In geval van afwezigheid of ontstentenis van (onder)gemandateerde functionarissen, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn verleend, worden deze door de aangewezen plaatsvervanger vervuld.

Artikel 11. Verantwoording

De gemeentesecretaris/directeur, respectievelijk afdelingshoofden, leggen in algemene zin verantwoording af via de reguliere planning- en controlcyclus en desgewenst specifiek in een nadere rapportage, over de uitvoering van de aan hen opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden.

Toezicht op de uitvoering van dit besluit vindt plaats overeenkomstig het interne controlekader.

Artikel 12. Intrekking

Op het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit wordt het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Nederweert 2016 en de daarop gebaseerde ondermandaten ingetrokken.

Artikel 13. Bekendmaking en inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking

• 2. Bekendmaking vindt plaats door publicatie in het elektronisch gemeenteblad.

Artikel 14. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Nederweert 2021".

Aldus vastgesteld d.d. 21 december 2021

Burgemeester en wethouders van Nederweert,

De Secretaris

drs. J.C.T. Bakens

De Burgemeester,

B.M.T.J. Op de Laak

De burgemeester van Nederweert

B.M.T.J. Op de Laak

Toelichting

Algemeen:

Formeel-juridisch is mandaat de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Besluiten worden gedefinieerd als een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (of een daarmee juridisch gelijk te stellen andere handeling). Belangrijke voorbeelden van besluiten zijn: vergunningen, ontheffingen, (subsidie-) beschikkingen, uitkeringen en verkeersmaatregelen (maar natuurlijk ook weigeringen daarvan).

Bestuursorganen binnen de gemeente zijn bijvoorbeeld: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester (sec).

Met andere woorden mandaat is een instrument waarbij bijvoorbeeld het college bepaalde vergunningen niet meer zelf verleent, maar op een lager, ambtelijk, niveau in de organisatie neerlegt zodat zij zelf haar tijd efficiënter kan besteden.

Veelal komt mandaat voor bij vaak voorkomende c.q. routinematige zaken.

Met enige nadruk wordt vermeld dat het dus bij mandaat met name gaat om beslissingen die extern gericht zijn en rechtsgevolg creëren. Waarbij dat creëren van rechtsgevolg is te verstaan als het veranderen van rechten en/of plichten van burgers. Uitzonderingen op dit algemene uitgangspunt zijn op zich wel mogelijk, maar voeren voor de betekenis van deze algemene toelichting te ver; hierbij wordt voor verdere informatie verwezen naar – specifieke – juridische handboeken.

Wel is gekozen om met besluiten samenhangende extern gerichte stukken ook onder dit mandaat te vatten. Dan gaat het om correspondentie die, niet zijnde een besluit, daarmee wel samenhangt en voorafgaande dan wel na afloop van een besluit uitgaat (voorbeelden hiervan zijn: een ontvangstbevestiging, verzoek om meer informatie, aanbiedingsbrief, voortgangsbericht etc). Deze keuze is gemaakt om de dagelijkse werkpraktijk niet te veel te belasten met de – soms ingewikkelde – vraag of een bepaald document nu wel of niet een besluit is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Het gaat bij mandaat dus niét om werkafspraken, besturingsmodellen, budgetverlening of andere sturingsinstrumenten. Dat soort zaken zijn vervat in andere, meer intern werkende, instrumenten zoals de Organisatieregeling Nederweert en de Budgethoudersregeling Nederweert (waarmee een koppeling met de – jaarlijks fluctuerende – productbegroting wordt gemaakt) etc.

Uitgangspunt van mandaat is dat degene die mandateert altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid – toch nog – zelf uit te oefenen, dan wel bij de uitoefening van die bevoegdheid aanwijzingen te geven. De uitgeoefende gemandateerde bevoegdheid blijft daarbij altijd onder verantwoordelijkheid vallen van het bestuursorgaan. In feite gaat het dus om een juridische constructie waarbij bestuursorganen aan ambtenaren de bevoegdheid opdragen om bepaalde beslissingen voor en namens hen te nemen.

Het ligt overigens voor de duidelijkheid van besluitvormingsprocedures voor de hand dat indien het bestuursorgaan een gemandateerde bevoegdheid bij nader inzien toch aan zich wil houden, dat daartoe dan ook expliciet door dat bestuursorgaan besloten wordt.

Vanuit de integrale managementfilosofie, voor Nederweert nader uitgewerkt in de door het MT in 2011 vastgestelde notitie “Integraal management binnen Nederweert”, wordt in het onderstaande mandaat een rechtstreekse verbinding gelegd met financiën/budgetten, de organisatieregeling en de planning & controlcyclus. Zo wordt duidelijk dat toebedeelde bevoegdheden binnen die kaders van kracht zijn. Een gemandateerde is dus, qua interne verhoudingen, formeel nooit verder bevoegd, dan wat hem bijv. via budget/begroting – intern – werd toegekend. Geld dat je niet hebt, kun je ook niet uitgeven; dat geldt voor iedereen. Voor een gemeente, een bestuursorgaan en natuurlijk ook voor de gemandateerde medewerker.

Het uitgangspunt is dat “gemandateerd wordt, tenzij…”. Dit uitgangspunt heeft veel voordelen;

• een compact (hoofd)mandaat verdient de voorkeur vanuit overzichtelijkheid en duidelijkheid;

• geeft zo min mogelijk bureaucratie;

• is minder onderhouds- en foutgevoelig;

• hetgeen het bestuur niet wil toevertrouwen aan een lager echelon, kan buiten het mandaat worden uitgezonderd of onder beperkende voorwaarden worden verleend;

• gestreefd wordt naar een zo veel mogelijk tijd-/ en ontwikkelingsbestendig document; dat wil zeggen zodanig vormgegeven dat nieuwe ontwikkelingen niet per sé acuut leiden tot - directe – aanpassing van het hoofdmandaat

• uitschrijven en bijhouden van specifieke/gedetailleerde bevoegdheden (per soort besluit) is veelal slechts korte tijd correct én blijvend bewerkelijk;

• past goed bij het integraal management concept.

Voor de duidelijkheid en ter voorkoming van discussies wordt hierbij vermeld dat voor dit mandaat en de daarop berustende ondermandaten de integraal manager (gemeentesecretaris/directeur en/of afdelingshoofd) – naar de buitenwereld/extern – voor de taak/het werkterrein zoals uit de organisatieregeling blijkt, volledig bevoegd is.

Een (opschalings)afweging vanwege bijvoorbeeld een politieke-/bestuurlijke-/ambtelijke gevoeligheid naar bijvoorbeeld een hoger (ambtelijk) echelon is er een van interne aard.

Aldus kan én mag – bijvoorbeeld – een burger, of een andere externe, er zekerheidshalve op vertrouwen dat een dergelijk manager het besluit, vallend binnen de taak zoals uit de Organisatieregeling Nederweert 2016 blijkt, bevoegdelijk nam (wat er verder ook intern van zij).

Daarbij heeft het college bij haar besluitvorming over dit mandaat expliciet overwogen dat intern de afspraak geldt dat bij politieke en bestuurlijke gevoeligheid wordt opgeschaald.

Tot slot nog een aantal algemene punten:

• 1. Het toepassen van bestuursdwang en andere handhavingsinstrumenten als dwangsom etc. in mandaat Is volgens de Awb mogelijk. Aangezien er geen principiële redenen aanwezig zijn om het bestuursorgaan deze bevoegdheid aan zich te laten houden, valt deze bevoegdheid op zich onder dit algemene mandaat.

• 2. Het voeren van een rechtsgeding binnen het taakgebied van een afdeling behoort, vanuit het oogpunt van integraal management, in principe niet wezenlijk anders te worden behandeld dan zaken die wel rimpelloos verlopen (het voeren van een rechtsgeding wil zeggen alle (rechts-) handelingen die daarbij horen, en al dan niet op eigen initiatief).

• 1. Als een besluit kennelijk lastiger tot stand komt en/of leidt tot bezwaar en/of (hoger)beroep, doet dat op zich niets af aan de verantwoordelijkheid van die integraal manager. Wel kan een dergelijke exercitie een aanleiding betekenen voor het – extra – informeren van een hoger en/of bestuurlijk niveau. Er kan dan meer aan de hand zijn. Het is ook denkbaar dat sommige zaken zo politiek-bestuurlijk gevoelig (komen te) liggen dat zij daarom als uitzondering (‘naar de aard…’) opschaling verdienen.

• 2. Volgens artikel 10:3 Awb mag een mandaat tot het beslissen op bezwaar niet worden verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen. Een beslissing op een bezwaarschrift moet daarom worden genomen door een ander (in mandaat) dan degene die het in mandaat het besluit heeft genomen. Dit hoeft geen hogere functionaris te zijn.

Artikelsgewijze toelichting:

Artikel 1.

In dit artikel zijn de definities omschreven zoals deze in dit besluit (en de daarop gebaseerde ondermandaten) van toepassing zijn.

Deze begripsomschrijvingen sluiten aan c.q. zijn gebaseerd op de Awb, en de daar gehanteerde uitleg.

Artikel 2.

Artikel 2 vormt het hart van dit mandaatbesluit. Bestuursorganen geven in dit artikel, de hoogste gemeentelijk ambtenaar, de gemeentesecretaris en de daaronder ressorterende afdelingshoofden mandaat, ieder voor dat deel van het werkterrein dat hun aangaat.

In Nederweert is door middel van de Organisatieregeling Nederweert 2016 er voor gekozen om verantwoordelijkheden, op basis van het integraal management concept, feitelijk zo veel mogelijk neer te leggen op afdelingshoofdenniveau. Omwille van de mogelijkheid om toch op elk niveau de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/directeur te kunnen waarmaken, is er voor gekozen dat het bestuursorgaan allereerst de gemeentesecretaris mandateert, en vervolgens de afdelingshoofden. Op deze wijze komt ten aanzien van besluitvorming het eerste adviseurschap, hoogste ambtelijke gezag en overall-verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris tot uiting. Deze constructie biedt daarbij het voordeel dat geen discussie kan ontstaan of bijvoorbeeld de gemeentesecretaris bevoegd is een bepaald (voorgenomen) besluit –ambtelijk- bij te stellen of een besluit in mandaat te nemen indien, om wat voor een reden dan ook, het mandaat op een lager niveau niet wordt/kan worden waargemaakt.

Mandaat wordt gegeven voor alle besluiten voorkomende in het gehele (beleids-) terrein waarvoor het desbetreffende afdelingshoofd op grond van de organisatieregeling verantwoordelijk is.

Daarnaast is met deze bepaling het afdelingshoofd ook bijvoorbeeld bevoegd inzake (rechtspositionele) besluiten ten aanzien van personeel zijn afdeling betreffende. Dit omvat bijvoorbeeld ook de bevoegdheid tot aanstellen zoals vervat in artikel 160, eerste lid, sub d, van de Gemeentewet (en voor zover niet elders beperkt).

Bij de in deze artikelen gekozen constructie geldt dat algemeen mandaat wordt verleend “tenzij bij wet anders is bepaald”.

Ter verduidelijking wordt hierover het volgende opgemerkt:

In slechts een enkel geval bepaalt de wet dat het bestuursorgaan zelf moet beslissen (en dus niet kan mandateren); dat is bijvoorbeeld het geval bij artikel 177 Gemeentewet (noodbevelen). Maar de hoofdregel is dat in principe vrijwel alle bevoegdheden gemandateerd kunnen worden.

Voor de duidelijkheid en ter voorkoming van discussies wordt hierbij vermeld dat voor dit mandaat en de daarop berustende ondermandaten de integraal manager (gemeentesecretaris/directeur en/of afdelingshoofd) – naar de buitenwereld/extern – voor de taak/het werkterrein zoals uit de organisatieregeling blijkt, volledig bevoegd is.

Een (opschalings)afweging vanwege bijvoorbeeld een politieke-/bestuurlijke-/ambtelijke gevoeligheid naar bijvoorbeeld een hoger (ambtelijk) echelon is er een van interne aard.

Aldus kan én mag –bijvoorbeeld- een burger, of een andere externe, er erop vertrouwen dat een dergelijk manager het besluit, vallend binnen de taak zoals als uit de organisatieregeling blijkt, bevoegdelijk nam (wat er verder ook intern van zij).

Daarbij heeft het college bij haar besluitvorming over dit mandaat expliciet overwogen dat intern de afspraak geldt dat bij politieke en bestuurlijke gevoeligheid wordt opgeschaald.

Overigens is voor de duidelijkheid er voor gekozen, daar waar op voorhand al duidelijk is dat de wet zich daartegen verzet, in artikel 8 van dit mandaat die uitzonderingen te benoemen.

Met nadruk wordt vermeld dat, gelet op het bovenstaande, dat geen limitatieve opsomming kan zijn.

Artikel 3.

Het in artikel 2 verleende mandaat kan door de verkrijger – in principe – worden ondergemandateerd, indien dat voor die de uitoefening van die bevoegdheden doeltreffend en doelmatig is.

Om ook voor de buitenwereld kenbaar te zijn moet dat ondermandaat schriftelijk zijn verleend en moet dat voldoende duidelijk en bepaald zijn.

Voor een ondermandaat is goedkeuring van de gemeentesecretaris/directeur vereist.

Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor openbare terinzagelegging in een voor publiek toegankelijk gebouw van de gemeente en bekendmaking op het internet van dit besluit en de krachtens dit besluit verleende ondermandaten.

Wellicht ten overvloede wordt hier nog vermeld dat het aanbevelenswaardig is eventuele ondermandatering (gelijk de juridische constructie van en in dit hoofdmandaat) op functionarisniveau te laten plaatsvinden.

Dit heeft het voordeel dat personele wisselingen niet per definitie hoeven te leiden tot bijstellen van het ondermandaat.

Artikel 4.

De in dit artikel genoemde bevoegdheden zijn uitgezonderd van de algemene mogelijkheid tot het geven van een ondermandaat. Dat wil dus zeggen dat de in dit artikel genoemde bevoegdheden door de gemeentesecretaris/directeur zelf dienen te worden uitgeoefend.

Artikel 5.

Uitgangspunt van de Gemeentewet is dat het college zelf ondertekent (dat wil zeggen: burgemeester en secretaris) als het zelf een besluit genomen heeft (artikel 59a Gemeentewet).

Dit uitgangspunt is niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat op grond van artikel 59a, tweede lid, Gemeentewet.

Voor het ondertekenen van leenovereenkomsten is het altijd het bestuursorgaan dat hiertoe beslist. Om niet de overeenkomst per se op het bestuurlijke niveau te – moeten – laten ondertekenen is hier gebruik gemaakt van deze ondertekeningsmandaatmogelijkheid.

Artikel 6.

Dit artikel schrijft de verplichte wijze van ondertekening van in mandaat genomen besluiten voor.

Niet alleen is uniformiteit in wijze van ondertekeningen wenselijk, maar ook moet uit de wijze van ondertekenen blijken dat het besluit in mandaat is genomen (zie artikel 10:10 Awb).

In geval een daartoe aangewezen plaatsvervanger een besluit (moet) ondertekent(en), is de (redactie van de) ondertekeningclausule op zich hetzelfde als in de tekst van artikel 6 en hierboven vermeld, met dien verstande dat (bijvoorbeeld met de pen) aan de functiebenaming wordt toegevoegd: ”plv.” én dat deze plaatsvervanger natuurlijk met eigen naam en handtekening ondertekent.

Volledigheidshalve wordt vermeld dat indien het college in een bepaalde zaak zelf besluit (en dus géén gebruik maakt van mandaat), een uitgaande brief behorende bij dat besluit op grond van artikel 59a, eerste lid, Gemeentewet, ondertekend behoort te worden door burgemeester en secretaris zelf.

Het concept-uitgaande stuk dient dan ook bij de aangeleverde vergaderstukken te worden aangereikt, zodat het bestuursorgaan zich kan vergewissen dat hetgeen in het concept is vervat, ook overeenkomstig haar besluit is.

Het uitgangspunt dat het college zelf ondertekent als het zelf het besluit genomen heeft, is slechts dan niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat zoals vervat in 59a, tweede lid, Gemeentewet.

Artikel 7.

Dit artikel maakt – nogmaals – duidelijk dat indien er geen financiële dekking (in relatie tot beschreven prestaties/resultaten) is, degene die in beginsel bevoegd gemaakt werd door dit mandaatbesluit, van dat mandaat geen gebruik kan maken, dan nadat het bestuursorgaan daarmee expliciet ingestemd heeft. Artikel 7 is daarmee in feite een expliciete onderstreping van de in het mandaat gemaakte koppeling met de budgetregeling.

Artikel 8.

In dit artikel worden uitzonderingen op het algemene mandaat geëxpliciteerd. In de genoemde situaties is geen mandaat verleend en dient het bestuursorgaan dus zelf de genoemde bevoegdheden uit te oefenen.

Voor een deel sluiten deze genoemde bevoegdheden aan bij de inhoud van artikel 10:3, tweede lid, Awb (leden 1, 2 en 6). Verkeersbesluiten kunnen wel worden gemandateerd; en zijn daarmee een uitzondering op het uitgangspunt dat besluiten van algemene strekking niet gemandateerd kunnen worden.’

Voor een ander deel betreft het invullingen van de uitzonderingen “..tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet…” (leden 3, 5, 7 en 8).

De in lid 7 genoemde bevoegdheden (artikelen 151b, 154a, 172, 172a, 172b, 174, tweede lid, 174a, 175, 176 en 176a van de Gemeentewet) zijn bevoegdheden inzake openbare orde; deze zijn wettelijk niet mandateerbaar op grond van artikel 177 van de Gemeentewet.

Het voeren van rechtsgedingen en het nemen van besluiten, ter voorbereiding, voorkoming of beëindiging van strafrechtelijke, civielrechtelijke en bestuursrechtelijke procedures en het instellen van alle rechtsmiddelen in alle instanties, zowel eisend als verwerend, is niet uitgezonderd.

Voor de dagelijkse werkpraktijk is een dergelijke uitzondering niet functioneel. Immers zeer veel gemeentelijke werkzaamheden kunnen worden gezien als een voorbereiding/voorkoming van een bestuursrechtelijke procedure. In feite zou met een dergelijke uitzondering/redactie de gemeente vleugellam gemaakt worden indien die uitzondering letterlijk wordt opgevat.

Ook (voorbereiding van) civielrechtelijke procedures (zoals (ver-)huur en pachtkwesties) komen veelvuldig voor. Vandaar dat deze uitzondering ook niet in dit mandaatbesluit voorkomt.

Afgezien van het onhandige karakter van een dergelijke uitzondering is het ook principieel in het licht van integraal management niet logisch dat dit soort zaken per definitie naar een hoger niveau getild zouden moeten worden.

Ook hier is het verkieslijk om de verantwoordelijkheid in principe op afdelingshoofdniveau te leggen en daar ook de inschatting te laten maken of opschaling van de kwestie (evt. naar bestuurlijk niveau) wenselijk c.q. noodzakelijk is (vergelijk hetgeen hierover in de toelichting onder artikel 2 en 3 ook werd vermeld).

Het ligt in verband met de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/directeur ten aanzien van de bedrijfsvoering niet in de rede benoeming, schorsing en ontslag van meer dan de aangegeven functionarissen uit te zonderen van mandaat. In voorkomende gevallen is het evenwel gebruikelijk, dat bijvoorbeeld ten aanzien van teamleiders c.q. teamcoördinatoren de gemeentesecretaris/directeur te rade gaat bij collegeleden om hun wensen en ervaringen bij beoordelingen en selecties te kunnen betrekken. Dat laat echter onverlet dat besluiten zijn gemandateerd.

Artikel 9.

In dit artikel wordt met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht (dit is het privaatrechtelijke equivalent van mandaat voor privaatrechtelijke rechtshandelingen) en machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen. Dit betekent dat via dit mandaatbesluit (en ondermandaat) afdelingshoofden ook bevoegd zijn, op hun desbetreffende (beleids-)terrein, andere dan (publiekrechtelijke) besluiten te nemen, nl. privaatrechtelijke en feitelijke handelingen (dat wil zeggen handelingen die noch bestuursrechtelijk noch privaatrechtelijk zijn). De afdelingshoofden kunnen het mandaat voor het uitoefenen van deze bevoegdheid ondermandateren.

Ter toelichting wordt het volgende voorbeeld gegeven;

Het college is (publiekrechtelijk) bevoegd (op grond van artikel 160 van de Gemeentewet) om te besluiten een huis te kopen. Deze bevoegdheid is in principe gemandateerd (lees: in volmacht gegeven) aan het afdelingshoofd Dienstverlening.

De ondertekening van de transportakte bij notaris is een (privaatrechtelijke) rechtshandeling die op grond van artikel 171 van de Gemeentewet een bevoegdheid van de burgemeester is. Via de met mandaat gelijkgestelde volmacht (‘vertegenwoordiging’) komt ook deze bevoegdheid bij afdelingshoofd Dienstverlening.

Het in ontvangst nemen van de sleutels van het gekochte huis (dat is een feitelijke handeling) kan via dit mandaatbesluit (waaronder dus ook machtiging begrepen wordt), ook door het afdelingshoofd Dienstverlening geschieden.

Alle fases van een dergelijke transactie (publiekrechtelijk, privaatrechtelijk, alsmede feitelijk) zijn aldus voor de beide bestuursorganen door dit mandaat ‘gedekt’.

In het tweede lid is verder verduidelijkt dat het (onder)mandaat een ruime strekking heeft en mede betrekking heeft op alle handelingen die binnen het kader van de uitoefening van de bevoegdheid moeten worden verricht.

Artikel 10.

De plaatsvervanger van de gemandateerde functionaris kan de bevoegdheden van de gemandateerde functionaris uitoefenen indien de gemandateerde tijdelijk afwezig is of gedurende langere tijd niet in staat is zijn functie uit te oefenen. Wel moet de vervanger via een daartoe strekkend besluit formeel als zodanig aangewezen zijn om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen.

Het is niet mogelijk/wenselijk dat een welwillende willekeurig aanwezige ambtenaar in die zin bevoegdheden van de gemandateerde waarneemt. Immers voor een buitenstaander/burger moet traceerbaar zijn dat een functionaris bevoegd was.

Voor de wijze van ondertekenen door een plaatsvervanger wordt verwezen naar hetgeen vermeld onder de toelichting op artikel 6.

Artikel 11.

Met de inhoud van dit artikel wordt recht gedaan aan het complementaire deel van de mandaatsfiguur. Namelijk dat uitoefening van het geschonken vertrouwen zichtbaar wordt gemaakt aan het bestuursorgaan.

Een gemandateerde legt daarom verantwoording af aan het bestuursorgaan over de uitvoering van de aan hem opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden via de reguliere P en C cyclus.

Naast de formele verantwoordingsmomenten in de P en C cyclus kan het bestuursorgaan – nadere – aanwijzingen geven hoe, hoe vaak en in welke vorm het in de praktijk geïnformeerd wenst te worden over het gebruik van verleende bevoegdheden en optredende bijzonderheden daarbij (vergelijk artikel 10:6 van de Awb: algemene instructies).

Artikel 12.

In dit artikel wordt de oude mandaatregeling, Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Nederweert 2016, tegelijkertijd met inwerkingtreding van dit nieuwe hoofdmandaat ingetrokken.

Artikel 13.

Bekendmaking geschiedt via publicatie in het elektronisch gemeenteblad.