Financiële verordening

De raad van de gemeente Houten;

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 14 december 2021; 

gelet op de bepalingen in artikel 212 van de Gemeentewet, besluit vast te stellen de volgende:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen 

Artikel 1 Definities 

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Houten en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 2. termijnagenda: bestuurlijke planning voor de behandeling van stukken, waarop ook de producten van de P&C-cyclus staan ingepland.

• 3. overhead: alle kosten en opbrengsten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Concreet betekent dit:

  - Financiën, Toezicht en Controle gericht op de eigen organisatie;

  - Personeel en organisatie;

  - Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement);

  - Interne en externe communicatie met uitzondering van klantcommunicatie;

  - Juridische zaken;

  - Bestuurszaken en bestuursondersteuning (exclusief de griffie, deze maakt geen onderdeel uit van de ambtelijke organisatie);

  - Informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen;

  - Facilitaire zaken en Huisvesting (inclusief beveiliging);

  - Documentaire informatievoorziening (DIV);

  - Managementondersteuning primair proces.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programma-indeling

• 1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode op voorstel van het college een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

• 3. De beleidsindicatoren bevatten tenminste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25 tweede lid, onder a, van het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per programma weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per programma weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde krediet weergegeven. Voor vervangingsinvesteringen wordt een totaalbedrag in de begroting opgenomen.

• 3. In de jaarrekening en begroting wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie.

• 4. In de jaarrekening wordt de uitputting van de kredieten weergegeven.

• 5. In de begroting en jaarstukken worden incidentele baten en lasten hoger dan € 75.000 weergegeven.

Artikel 4 Kaders begroting

• 1. Het college biedt aan de raad een perspectiefnota aan met beleids- en financiële kaders voor de begroting van het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze perspectiefnota vervolgens vast.

• 2. De ramingen van onderhoudsbudgetten in de begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld.

Artikel 5 Autorisatie begroting, kredieten en (maandelijkse) begrotingswijzigingen

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling autoriseert de raad de nieuwe vervangingsinvesteringen. De raad kan tijdens de begrotingsbehandeling aangeven, dat zij over een bepaalde specifieke nieuwe vervangingsinvestering op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het krediet wil ontvangen. Dit geldt ook voor alle nieuwe investeringen, welke tijdens de begrotingsbehandeling nog niet bekend waren.

• 3. Bij de behandeling van de bestuursrapportages en separate voorstellen in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en nieuwe kredieten en bijstelling van het beleid.

• 4. Voor investeringen/ wijziging geautoriseerde budgetten in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen en uitgaan boven de grens zoals genoemd in het Algemeen delegatiebesluit, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel of een voorstel tot wijziging van het geautoriseerde budget aan de raad voor. Bij investeringen groter dan € 5 miljoen informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

• 5. Buiten de reguliere P&C-producten worden, door middel van een maandelijkse begrotingswijziging, financiële mutaties doorgevoerd in de begroting. Deze betreffen wijzigingen die beleidsarm, technisch van aard of budgetneutraal zijn dan wel mutaties die gedelegeerd zijn aan het college (exploitatie structureel < € 25.000 of incidenteel < € 50.000 en investeringskredieten < € 25.000).

Deze maandelijkse begrotingswijzigingen worden door de raad in de besluitvormende raadsvergadering vastgesteld.

Artikel 6 Bestuursrapportages

• 1. Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de verwachte afwijkingen in de realisatie van de begroting van de gemeente. De momenten waarop dat gebeurt worden vastgelegd in de planningscyclus en de termijnagenda. De raad stelt deze bestuursrapportage(s) vervolgens vast.

• 2. De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting van de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  a. de baten en lasten per programma;

  b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  c. het effect op het saldo van baten en lasten, volgend uit de onderdelen a en b;

  d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  e. het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d;

  f. kredieten.

• 3. In de bestuursrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma’s en kredieten in de begroting, groter dan de rapportagetolerantie voor de jaarrekening toegelicht. Administratieve wijzigingen tussen de programma’s worden in één bedrag gepresenteerd.

• 4. In de tweede bestuursrapportage wordt gerapporteerd over de stand van zaken van de prestatie-indicatoren.

Artikel 7 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat conform Wet HOF alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3 Financieel beleid

Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 2. Kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio worden lineair afgeschreven met een maximale afschrijvingsduur van de looptijd van de lening.

• 3. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven. Uitzondering hierop zijn de activa ten behoeve van de producten riolering en afvalinzameling, en activa die terugverdiend worden middels huurinkomsten. Op deze activa wordt annuïtair afgeschreven.

• 4. Bij het bepalen van de hoogte van de afschrijving wordt voor activa geen rekening gehouden met een restwaarde.

• 5. De volgende materiële vaste activa worden afgeschreven in:

  a. gronden en terreinen: niet en 7-40 jaar;

  b. gebouwen: 15-50 jaar;

  c. grond-, weg en waterbouwkundige werken: 8-70 jaar;

  d. vervoermiddelen: 6-11 jaar;

  e. machines, apparaten en installaties (incl. theatertechniek): 5-30 jaar;

  f. automatisering: 4-11 jaar.

• 6. Activa met een economisch nut met een waarde < € 10.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen.

• 7. Activa met een maatschappelijk nut met een waarde < € 250.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen.

• 8. Het activeren en afschrijven van gebouwen en openbare verlichting vindt plaats op basis van de componentenbenadering.

• 9. Er wordt gestart met afschrijving in het begrotingsjaar dat volgt op het moment jaar waarop het actief gereed komt c.q. verworven wordt.

Artikel 9 Reserves en voorzieningen

• 1. De raad besluit tot het instellen en opheffen van reserves en de dotaties en onttrekkingen aan reserves.

• 2. De raad besluit tot het instellen en opheffen van voorzieningen en de dotaties aan voorzieningen.

• 3. Indien bij het opstellen van de jaarrekening zich een financieel risico voordoet dat van invloed is op het getrouwe beeld van de jaarrekening, zal hiervoor een voorziening moeten worden getroffen en/of een extra dotatie moeten worden gedaan. In afwijking op artikel 9 lid 2, zal dit zonder besluitvorming van de raad plaatsvinden.

• 4. Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt minimaal aangegeven:

  a. het specifieke doel van de reserve;

  b. de voeding van de reserve;

  c. het plafond van de reserve;

  d. de looptijd en het bestedingsplan.

• 5. Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot besteding, dan valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

• 6. Bij een voorstel voor de instelling van een voorziening wordt minimaal aangegeven:

  a. het specifieke doel van de voorziening;

  b. de voeding van de voorziening;

  c. het plafond van de voorziening;

  d. het bestedingsplan.

Artikel 10 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een extracomptabel systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen en reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa, de overheadkosten, de rente van de inzet van vreemd vermogen, gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid, en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3. Voor de rentetoerekening aan de activa wordt het vastgestelde rekenrentepercentage gebruikt dat bij de begroting wordt berekend.

• 4. Overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie (zoals bij grondexploitaties) worden apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 5. Overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, worden binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 6. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het vierde en vijfde lid betreffen, wordt uitgegaan van een percentage van de totale apparaatskosten. Dit percentage wordt jaarlijks tijdens het begrotingsproces berekend.

Artikel 11 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen. De raad stelt deze tarieven vast.

• 2. Tevens worden middels de belastingverordening de gemeentelijke tarieven voor rioolrechten, afvalstoffenheffing, leges en het wijzigen van prijzen van de Algemene Dienst anders dan genoemd in het eerste lid door de raad vastgesteld.

Artikel 12 Financieringsfunctie

• 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  a. overtollige liquide middelen worden uitsluitend uitgezet bij de Nederlandse Staat (schatkistbankieren) of lagere Nederlandse overheden en overheidsinstanties, zoals gemeenschappelijke regelingen en gemeentelijke diensten;

  b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  c. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten;

  d. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

• 3. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Hoofdstuk 4 De paragrafen uit de begroting

Artikel 13 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een Water- en Rioleringsplan aan. Dit plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen, alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het rioleringsplan vast.

• 2. Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een beeldkwaliteitskader openbare ruimte aan. Dit beheerplan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het beheerplan vast.

• 3. Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een Meerjarenonderhoudsplan en vervangingsinvesteringen gemeentelijke accommodaties aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en buitensportaccommodaties, evenals de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het plan vast.

Artikel 14 Financiering

De paragraaf Financiering bij de begroting en de jaarstukken bevat naast de verplichte onderdelen:

• 1. de kasgeldlimiet (Wet fido);

• 2. de renterisiconorm (Wet fido);

• 3. de liquiditeitsplanning voor het begrotingsjaar en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;

• 4. de rentevisie;

• 5. de rapportage over het EMU-saldo (Ministeriële richtlijn).

Artikel 15 Weerstandsvermogen & risicobeheersing

• 1. De paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken bevat tenminste:

  a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

  b. een inventarisatie van de risico’s;

  c. een waardering van het weerstandsvermogen aan de hand van de ratio weerstandsvermogen;

  d. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s;

  e. een geprognotiseerde balans in de begroting;

  f. financiële kengetallen.

• 2. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan. De raad stelt de nota vast.

Artikel 16 Grondbeleid

• 1. De paragraaf Grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken bevat tenminste:

  a. het beleid en een verslag van de ontwikkelingen omtrent de grondexploitatie;

  b. een waardering van het weerstandsvermogen grondexploitaties aan de hand van de ratio weerstandsvermogen.

• 2. Het college legt gelijktijdig met de behandeling van de jaarstukken de herziene grondexploitaties voor, welke de raad vaststelt.

• 3. Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een nota Dynamisch grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast.

Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 17 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

• 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten en soortgelijke informatie;

• 3. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en kredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• 5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• 6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking. Ook wordt voor het rechtmatig zijn van de baten en lasten en de balansmutaties de rechtmatigheid van de beheershandelingen getoetst. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 19 Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• 1. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen;

• 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en kredieten;

• 4. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 6. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan (deel)programma’s;

• 7. de regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• 8. de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 20 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De ‘Financiële verordening’ vastgesteld door de raad op 20 november 2018 wordt ingetrokken. Deze nieuwe verordening is van toepassing op de jaarrekening, het jaarverslag en bijbehorende stukken met ingang van het begrotingsjaar 2021.

Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Gemeenteblad.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Financiële verordening’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad 14 december 2021.  

de griffier,

C.M.S. Visser

de burgemeester,

G.P. Isabella