Gemeenteblad van Borger-Odoorn
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Borger-Odoorn | Gemeenteblad 2021, 474820 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Borger-Odoorn | Gemeenteblad 2021, 474820 | ander besluit van algemene strekking |
Regeling Budgethouders gemeente Borger-Odoorn 2022
In deze regeling wordt verstaan onder:
Themabegroting : Vastgestelde begroting waarin de raad per thema de financiële kaders voor de lasten en baten heeft vastgesteld.
Taakvelden: Nadere onderverdeling van de vastgestelde themabegroting waarin het college per taakveld en kostenplaats de financiële kaders voor de lasten en baten heeft vastgesteld.
Budget : Door de raad en het college gefiatteerde lasten en baten, die behoren tot één kostenplaats.
Gemeentesecretaris : De secretaris die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de gemeente.
Hoofdbudgethouder : De afdelingsmanager die uit hoofde van zijn/haar functie verantwoordelijk is voor de beheersing van de budgetten welke door de gemeentesecretaris zijn aangewezen.
Budgethouder : Degene die door de hoofdbudgethouder is aangewezen om namens hem/haar één of meerdere budgetten van kostenplaatsen te beheren. De budgethouder kan ten laste van de toegewezen budgetten binnen de afgesproken kaders namens de gemeente financiële overeenkomsten aangaan dan wel bestedingen doen.
Prestatie Akkoord Verklaarder (PAV’er): De PAV’er heeft een ondersteunende functie ten behoeve van de budgethouder in het controleren van de geleverde prestatie en/of het coderen van facturen in het financieel systeem. Het aangaan van financiële verplichtingen en het accorderen van facturen kan alleen gebeuren door de gemeentesecretaris, hoofdbudgethouder of budgethouder.
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin dat het niet is toegestaan dat 2 of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor een budget.
BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN
Het maximum drempelbedrag voor Europese aanbesteding voor de decentrale overheid wordt vastgesteld in Europese richtlijnen.
Ter indicatie voor 2020/2021 is het drempelbedrag voor ‘werken’ gesteld op € 5.350.000 en voor ‘Leveringen’ en ‘Diensten’ op € 214.000.
Onderdeel van de factuurafhandeling is de prestatie-akkoordverklaring. Er zijn verschillende mogelijkheden voor een prestatie-akkoordverklaring:
Van periodieke leveringen volgens een contract, zoals bijvoorbeeld energie, water, softwarelicenties, leasecontracten en dergelijke wordt de prestatie geacht te zijn geleverd door de aanwezigheid van het contract. Door parafering wordt een akkoord gegeven voor de prestatielevering overeenkomstig het contract.
Leveringen en/of diensten vanaf € 5.000 dienen te worden onderbouwd door aanvullende documentatie als afleverbonnen, urenverantwoordingen en dergelijke. Archivering van deze documentatie is noodzakelijk voor controle doeleinden. Aard van de documentatie en wijze van archivering is ter beoordeling van de tekenbevoegde.
Rapportage en verantwoording vindt plaats over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling. Op de inhoud, frequentie en de spelregels van de verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en controlcyclus van toepassing.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Borger-Odoorn,
De secretaris, De burgemeester,
D.C. Rensen, J. Seton
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING OP DE BUDGETHOUDERSREGELING 2022
De budgetcyclus begint met de vaststelling van de themabegroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. Daarmee zijn de door het college voorgestelde ramingen per taakveld eveneens vastgesteld. Deze taakvelden zijn een nadere detaillering van de thema’s en worden verder uitgewerkt in kostenplaatsen. De regeling budgethouders spitst zich toe op de uitvoering van het beleid binnen de gestelde budgettaire kaders. De regeling legt de verantwoordelijkheden rond het budgetbeheer vast. Het budgetbeheer wordt op kostenplaatsniveau ingezet.
Deze regeling heeft een relatie met andere regelgeving. In de Algemene Wet Bestuursrecht worden in hoofdstuk 10 de mogelijkheden van mandaat, delegatie en attributie geregeld. Daarnaast heeft de gemeente Borger-Odoorn verordeningen en besluiten vastgesteld waaraan het budgetbeheer moet voldoen. Met name het inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft direct invloed op de budgethoudersregeling.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen hoofdbudgethouders, budgethouders en prestatie akkoord verklaarders (PAV’ers). Een hoofdbudgethouder (afdelingsmanager) kan budgethouders aanstellen. De hoofdbudgethouder blijft eindverantwoordelijk! Een PAV’er heeft een ondersteunende functie en geen budgetbevoegdheid.
De aanwijzing van hoofdbudgethouders en budgethouders is een bevoegdheid en geen verplichting. In eerste instantie lijken de teamleiders, de beleidsmedewerkers en specialisten de meest geschikte functionarissen om als budgethouder aangewezen te worden. Daarnaast kunnen ook functionarissen belast met een specifiek werkveld aangewezen worden als budgethouder. Deze afweging wordt overgelaten aan de hoofdbudgethouder (afdelingsmanager).
Het maximaal aantal aan te wijzen budgethouders is niet in de regeling vastgelegd maar wordt overgelaten aan de afdelingsmanager. Op basis van het aantal budgetten of nota’s kan een afdelingsmanager bepalen hoeveel budgethouders uit het oogpunt van efficiency en effectiviteit nodig zijn.
Wanneer gewenst kan een hoofdbudgethouder extra randvoorwaarden stellen aan het budgethouderschap. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan een beperking van de hoogte van de tekenbevoegdheid.
De hoofdbudgethouder blijft als (financieel) mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Hij mag de aanwijzing als budgethouder intrekken en een andere persoon daarvoor (tijdelijk) aanwijzen, bijvoorbeeld bij plaatsvervanging.
Een speciale budgethouder is de griffier die uit hoofde van zijn functie de 'eigen' budgetten van de gemeenteraad beheert en daarvoor in principe geen verantwoording is verschuldigd aan de directie.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de beheersing van de themabegroting van het hele concern. Het college kan daarin tussentijds wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld op grond van een bestuursrapportage. Betreft het verschuivingen binnen een thema, dan is het college bevoegd. Betreft het verschuivingen tussen thema’s, dan is een wijziging van de themabegroting nodig. Daartoe is op grond van het BBV een raadsbesluit nodig.
De afdelingsmanager die is aangewezen als hoofdbudgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn afdeling, zowel de baten als de lasten. Het spreekt vanzelf dat hij bij de aanwijzing van budgethouders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem verantwoorden. De algemene regels over mandaat (Algemene wet bestuursrecht) en de interne regels over mandaatverlening zijn van toepassing.
BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN
Artikel 6 legt de grens van de bestedingsmogelijkheden vast. De tekenbevoegdheid is gelimiteerd tot de vrije budgetruimte van de kostenplaats. Voor budgethouders is nog een extra beperking opgelegd. Betaling van facturen boven de € 50.000 moeten door de hoofdbudgethouder worden geparafeerd. Wanneer de besteding meer bedraagt dan het beschikbare budget dan dient de (hoofd)budgethouder voorafgaand aan de opdracht/bestelling een budgetverhoging te realiseren. Aandacht hierbij voor de bevoegde bestuurslaag die het budget kan toekennen! Zie hiervoor ook artikel 8 over budgetverschuivingen.
Facturen boven de Europese aanbestedingsgrens dienen sowieso door de hoofdbudgethouder geparafeerd te worden. De hoogte van de drempelbedragen voor Europese aanbesteding worden vastgelegd in Europese richtlijnen. Voor de maximumbedragen in deze budgethoudersregeling worden de Europese drempelbedragen voor ‘Diensten’ en ‘Leveringen’ voor de decentrale overheid aangehouden.
De gemeentesecretaris, hoofdbudgethouders en budgethouders zijn gerechtigd ten laste van het hun toegewezen budget uitgaven te doen mits in overeenstemming met het doel en met inachtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld. Tevens zijn zij gerechtigd inkomsten ten gunste van de gemeente in ontvangst te nemen voor zover deze hun budget zijn toe te rekenen.
Uitzonderingen tekenbevoegdheid
Er zijn twee uitzonderingen op de tekenbevoegdheid.
Ten eerste zijn dit boekingen die door automatische koppelingen/generatie op budgetten worden geboekt. De autorisatie voor deze betalingen moet vastgelegd zijn binnen het desbetreffende softwarepakket. Het betreft boekingen zoals:
De tweede uitzondering betreft de boeking van interne verrekeningen, periodieke voorschotnota’s en bedragen die over dusdanig veel kostenplaatsen worden verdeeld dat individuele parafering door alle betrokken (hoofd)budgethouders te omslachtig en tijdrovend is. Dergelijke facturen worden gecontroleerd en gecodeerd door de financiële administratie. Voorbeelden van dergelijke boekingen zijn:
Mocht blijken dat bovenstaande boekingen ten onrechte op een budget geboekt zijn dan ligt het initiatief voor de correctie bij de (hoofd)budgethouder.
Artikel 7a gaat in op de factuurafhandeling en dan met name de prestatie-akkoordverklaring.
Een factuur wordt bij binnenkomst ingeboekt in de financiële administratie. De administratie verspreidt de facturen naar de juiste (hoofd)budgethouder/PAV’er. Voor een juiste verspreiding is het van belang dat altijd de opdrachtgever vermeld wordt op de factuur. In het geval van een bestelformulier dient ook het bestelnummer op de factuur vermeld te worden.
De factuur moet voor twee doelen geparafeerd worden. Ten eerste een paraaf voor het akkoord gaan met de geleverde dienst/levering tegen de afgesproken prijs. En ten tweede een paraaf ter goedkeuring voor het budget (kostendrager/kostensoort combinatie) waar de factuur ten laste van wordt gebracht. De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor een juiste codering. De financiële administratie codeert niet voor. Gevolg hiervan is dat de financiële administratie de codering (kostendrager) niet mag aanpassen. Wanneer aanpassing wel nodig wordt geacht dient de (hoofd)budgethouder hier alsnog voor te paraferen. Het aanpassen van de kostensoort (economische categorie) door de financiële administratie is wel toegestaan. Er dient dan wel terugkoppeling aan de (hoofd)budgethouder plaats te vinden. Zo nodig kan de financiële administratie de financieel consulent informeren/inschakelen ter ondersteuning.
Vanuit het oogpunt van interne controle dient er sprake te zijn van functiescheiding. Voor de budgethoudersregeling houdt dat in dat de financiële administratie er op moet toezien dat er is getekend voor de levering/dienst en dat de juiste (hoofd)budgethouder heeft getekend voor de codering. Controle hierop vindt plaats middels de “workflowfunctionaliteit” en de inzet van het product “validatie”.
De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor de volledigheid van de factuur zoals onder andere de vermelding van de factuurdatum, factuurnummer, het nummer van de Kamer van Koophandel, de BTW, de naam van de opdrachtgever en eventueel het nummer van de bestelling.
Artikel 9 geeft de hoofdbudgethouder en de budgethouders de machtiging tot budgettair neutraal overhevelen tussen budgetten. De hoofdbudgethouder is gemachtigd voor verschuivingen binnen een taakveld (beleidstaak). De budgethouders zijn gemachtigd voor het verschuiven van budgetten binnen een kostenplaats, investering of voorziening.
De budgetverschuiving mag er niet toe leiden dat het totaal van de baten en/of lasten wordt verhoogd. Hiervoor heeft alleen de raad budgetrecht! Het college is gemachtigd budgetverschuivingen tussen taakvelden (beleidstaken) binnen een thema goed te keuren / vast te stellen.
Bovengenoemde wijzigingen worden via een administratieve begrotingswijziging door het cluster FBC van de afdeling bestuurs- en concernondersteuning verwerkt.
Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving binnen een kostenplaats in aanmerking.
Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten of doorbelasting niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten. Bovenstaande lijst is niet limitatief. De financieel consulent controleert en parafeert de begrotingswijziging.
Onderlinge verschuivingen tussen investeringsbudgetten en voorzieningen is niet toegestaan. Voor het beschikbaar stellen en wijzigen van de hoogte van investeringsbudgetten en voorzieningen moet de raad toestemming verlenen.
Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen, mits dit budget binnen eenzelfde jaarschijf valt.
Hier staat een aantal afspraken welke ook in het kader van de P&C cyclus is vastgelegd. Maar voor uitvoering van deze regeling zijn ze ook beeldbepalend: de gemeentesecretaris verantwoordt zich bij het college, de afdelingsmanager bij de gemeentesecretaris.
Hier staat dat alle financiële informatie technisch beschikbaar moet zijn voor de betrokkenen en wie dat regelt.
Het is belangrijk dat de afdelingsmanager bestuurs- en concernondersteuning uit hoofde van zijn functie nauw betrokken is bij de uitvoering van de budgethoudersregeling. Hij en de budgethouders kunnen daarbij gebruik maken van de consulenten van het cluster financieel beleid en controlling.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-474820.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.