Participatiebeleid gemeente Ermelo

Participatie: dat doen we!

Wij geloven in een goede samenwerking tussen gemeente en inwoners. We bieden ruimte aan goede en haalbare initiatieven en ideeën. Participatie: dat doen we met elkaar in Ermelo!

We leven in een veranderende samenleving waarin we goed op de hoogte gehouden willen worden en vooral ook eigen kennis en ervaring willen inbrengen in ontwikkelingen. We willen meedenken, meekijken en invloed uitoefenen. Vooral als het gaat om zaken die dichtbij spelen. We willen hier graag persoonlijk bij betrokken worden. In het coalitieakkoord “Dichterbij 2018-2022” staat: “De samenleving verandert snel: van verticaal naar horizontaal, van een klassieke zuilensamenleving naar een netwerksamenleving. Lokale ontwikkelingen ontstaan niet meer op basis van centraal gezag, maar door verbindingen van mensen (in organisaties)”.

Door inbreng en betrokkenheid ontstaan slimme en goede oplossingen voor gezamenlijke problemen. Op basis van verbinding wil de gemeente verder bouwen aan een leefbare en duurzame woonplaats. Samenwerking en kennis delen met elkaar, zorgt voor draagvlak, plezier, energie, betrokkenheid en inspiratie. Zo weten we samen wat er speelt in de gemeente. Dit vraagt om verandering in de werkwijze voor gemeente en initiatiefnemers. Dit beleidsplan geeft meer duidelijkheid over participatie in de gemeente Ermelo en leidt tot een structurele participatie aanpak voor inwoners, bestuurders, initiatiefnemers en medewerkers van de gemeente zelf.

Participatie is al jarenlang een veel gehoord en gehanteerd begrip en is zeker niet nieuw¹ voor de gemeente Ermelo. Door de veranderende samenleving en door veranderingen in wet- en regelgeving zien we dat participatie steeds belangrijker wordt.

Op 14 december 2017 is de visie op netwerkgemeente² door de gemeenteraad vastgesteld, waarin participatie een belangrijke rol speelt. Woorden die opvallen in de visie zijn voorwaardenscheppend, faciliterend, stimulerend, partnerschap, innovatie en ruimte creëren. Vanuit daar is verder gewerkt aan een dynamische ontwikkelagenda voor de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie (vastgesteld op 28 juni 2018). Daarnaast is bijvoorbeeld het maatschappelijk raadsprogramma opgezet. Dit wordt sinds 2019 door de gemeenteraad ingezet om verschillende thema’s te bespreken met inwoners, ondernemers en organisaties. Verder is in september 2020 het voorstel “Right to Challenge”³ (R2C) door de raad vastgesteld: “Bij Right to Challenge kunnen bewoners taken van gemeenten overnemen als zij denken het slimmer, beter, goedkoper of anders te kunnen doen. Bewoners krijgen met R2C daadwerkelijk de mogelijkheid om hun idee te gaan uitvoeren.” (www.righttochallenge.nl). Ook is er participatie op het gebied van leefbaarheid. Zo is de wijkgerichte aanpak⁴ erop gericht om initiatieven vanuit de samenleving te ondersteunen en te activeren. Het doel is om buurten te maken waarin iedereen kan meedoen om een actieve, leefbare, zorgzame en veilige buurt te maken. Op dit moment wordt landelijk gewerkt aan een wetsvoorstel ‘versterking participatie op decentraal niveau⁵ met als doel het vergroten van de betrokkenheid van inwoners bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid van bijvoorbeeld de gemeente.

In 2018 stelden we de visie op dienstverlening en participatie vast (e180035275). In deze visie staat: “Wij maken ‘uitstekende dienstverlening aan en samenwerking met onze inwoners, bedrijven, organisaties en met ons bestuur’ leidend bij alles wat we doen”. Dat betekent dat:

• Wij luisteren naar wat er speelt onder onze inwoners, bedrijven, organisaties en bestuur;

• Wij geven onze inwoners of stakeholders een rol bij het ontwikkelen van nieuw beleid;

• Waar mogelijk faciliteren wij;

• Maar bovenal zoeken wij samen met onze inwoners, bedrijven en organisaties naar passende oplossingen.

Verder werken we binnen de gemeente Ermelo aan de Omgevingswet. Deze wet legt een grotere verantwoordelijkheid en meer initiatief neer bij de samenleving als het gaat om ruimtelijke plannen en draagvlak creëren in de fysieke leefomgeving. De wet stimuleert vroegtijdige participatie om belangen, meningen en creativiteit op tafel te krijgen. Dit heeft als doel betere plannen, meer draagvlak en een snellere en duidelijke besluitvorming. Voor gemeenten betekent de Omgevingswet een grote verandering in de besluitvorming en in de manier waarop burger- of inwonersparticipatie wordt ondersteund. In plaats van ‘nee, tenzij’ gaan we uit van ‘ja, mits’. Van inwoners wordt meer eigen initiatief verwacht met betrekking tot participatie. Dat wordt onder andere duidelijk in de omgevingsvergunning waar, bij initiatieven van inwoners, zij zelf een rol hebben om participatie te organiseren. In februari 2020 heeft de Eerste Kamer besloten om in het invoeringsbesluit Omgevingswet een regeling op te nemen die bepaalt dat gemeenten participatiebeleid moeten opstellen, waarin vastgelegd wordt hoe participatie wordt vormgegeven, voor welke gevallen dit verplicht wordt en welke eisen daarbij gelden. Hiervoor is in mei 2020 een visie op participatie opgesteld en vastgesteld waarin in hoofdlijnen duidelijk wordt hoe wij de participatie in relatie tot de Omgevingswet voor ons zien (e200027024). Deze visie is verwerkt in dit overkoepelende beleidsdocument en wordt nog concreter uitgewerkt voor de verschillende vormen van ruimtelijke initiatieven.

Het coalitieakkoord “Dichterbij 2018-2022” gaat daarbij verder dan wat in de Omgevingswet wordt voorgeschreven en geeft hierover het volgende aan: “De Omgevingswet willen we ontwikkelen als een sturingsinstrument dat de Ermelose samenleving uitnodigt tot het (mee)maken en mee bepalen van plannen.” Dit geldt zowel voor het opstellingsproces, als ook de instrumenten op zich. Het geheel moet:

• de inwoners, ondernemers en organisaties uitnodigen tot het ontplooien van passende initiatieven;

• het afwegen en realiseren daarvan soepel faciliteren;

• ertoe bijdragen dat de Ermelose identiteit en kernwaarden versterkt wordt/worden.

Voor het opstellen van participatiebeleid is gezocht naar en gebruik gemaakt van voorbeelden bij andere gemeenten. Daarnaast heeft de gemeente samengewerkt tussen diverse beleidsterreinen om te komen tot een gedragen participatiebeleid binnen de organisatie. Met een aantal organisaties, raden en verenigingen uit de gemeente Ermelo zijn interviews gehouden waarin meningen en ideeën rondom participatie zijn opgehaald. Het resultaat is dit ‘Participatiebeleid gemeente Ermelo’.

Plannen maken we in Ermelo samen! Samenwerking en afstemming zorgen voor betere plannen, meer draagvlak voor initiatieven én een vlotte besluitvorming.

Het beleid geeft weer wat participatie inhoudt en wanneer participatie wordt toegepast in de gemeente Ermelo. Daarnaast geeft het beleidsstuk aan de hand van een stappenplan, handvatten om te komen tot een passende participatie aanpak, een goede samenwerking tijdens het participatietraject en een prettige afronding. Dit alles om te komen tot een structurele aanpak van participatie, die een vanzelfsprekende manier van werken wordt voor medewerkers, bestuurders, inwoners, en initiatiefnemers.

Dit beleid gaat specifiek over de manier van samenwerken met en tussen inwoners en belanghebbenden om beleid en projecten vorm te geven en uit te voeren. Het gaat niet over de Participatiewet en de participatiemaatschappij in de brede zin van het woord, waarbij gemeenten meer zelfredzaamheid van inwoners vraagt en stimuleert.

1. Participatie in Ermelo

Vormen van participatie

In de gemeente Ermelo gaan we uit van drie verschillende vormen van participatie, zie kader. Het participatiebeleid biedt handvatten aan initiatieven vanuit de gemeentelijke organisatie en aan initiatieven vanuit de samenleving. Het stappenplan binnen dit beleidsstuk kan worden toegepast door alle initiatiefnemers.

Drie vormen van participatie* Overheidsparticipatie Wanneer inwoners een onderwerp bij de gemeente willen agenderen, zijn er diverse manieren. Inwoners kunnen bijvoorbeeld inspreken bij de gemeenteraad, deelnemen aan het spreekuur van wethouders of de burgemeester, contact opnemen met raadsleden, of bijvoorbeeld via klachtenbehandeling hun punt maken. Wanneer inwoners samen een plan hebben voor de leefomgeving en dit aan de gemeente voorleggen, noemen we dat overheidsparticipatie: het initiatief ligt bij de inwoner(s) en de gemeente ondersteunt. Wanneer er sprake is van een plan vanuit inwoners-, en er is draagvlak binnen de buurt/wijk, dan is het leefbaarheidsteam aanspreekpunt voor inwoners. Bewonersinitiatieven worden altijd getoetst aan bestaand gemeentelijk beleid. Het Leefbaarheidsteam denkt mee of bewonersinitiatieven wel of niet haalbaar zijn. Daarnaast begeleiden zij het proces naar de ambtelijke organisatie en blijven betrokken als trajectbegeleider. Zoals ook omschreven in de ‘notitie leefbaarheidsteam en samenredzaamheid’ (e210010765). Burger- of inwonersparticipatie Bij burger- of inwonersparticipatie worden inwoners betrokken bij initiatieven of beleid vanuit de gemeente of bij initiatieven vanuit andere initiatiefnemers. De Omgevingswet (e200027024) geeft meer ruimte voor ideeën van initiatiefnemers en voor lokale afwegingen. Daarin wegen de belangen van betrokkenen nadrukkelijk mee. Die betrokkenen doen mee en laten van zich horen. Participatie is vanuit de omgevingsvergunning in veel gevallen noodzakelijk. Uiteindelijk kan dit bijdragen aan het vergroten van de kwaliteit van de leefomgeving. Uitdaagrecht Als derde vorm kent de gemeente Ermelo het uitdaagrecht: Right to Challenge (R2C). “Bij Right to Challenge kunnen bewoners taken van gemeenten overnemen als zij denken het slimmer, beter, goedkoper of anders te kunnen doen. Bewoners krijgen met R2C daadwerkelijk de mogelijkheid om hun idee te gaan uitvoeren.” (www.righttochallenge.nl). Bij Right to Challenge gaat het om gemeentelijke taken waarvoor al budget is. De initiatiefnemer neemt de verantwoordelijk en het budget voor de taak over van de gemeente. R2C is in september 2020 vastgesteld door de gemeenteraad (e190007254).  *In de gemeente Ermelo is het informeren van belanghebbenden verplicht. Bij elk vraagstuk dienen belanghebbenden tijdig te worden geïnformeerd. Dit valt dan ook niet onder participatie.

Bij alle vormen van participatie is het belangrijk om zoveel mogelijk belanghebbenden mee te nemen in het initiatief. Dit participatiebeleid geeft dan ook handvatten voor alle vormen van participatie. De verantwoordelijkheid voor het participatietraject ligt hierbij bij de initiatiefnemer(s). Hier kan in samenspraak van worden afgeweken. Zijn er meerdere initiatiefnemers binnen een project, bespreek dan wie de verantwoordelijke, het aanspreekpunt en de contactpersoon wordt voor het participatietraject. Bij initiatieven vanuit de samenleving is het van belang dat de gemeentelijke organisatie de verantwoordelijkheid voor het participatieproces niet overneemt maar faciliteert waar nodig.

Wanneer doen we aan participatie?

In de gemeente Ermelo is het uitgangspunt dat er altijd participatie wordt toegepast. Niet elk initiatief is echter geschikt voor participatie. Het initiatief wordt bijvoorbeeld teveel beperkt door wetgeving waardoor er geen ruimte is voor participatie. Of er zijn geen belanghebbenden met een direct belang. In sommige gevallen is participatie verplicht vanuit de Omgevingswet. Bij elk initiatief wordt daarom gekeken of participatie verplicht en geschikt is. Daarvoor zijn enkele wettelijke eisen en randvoorwaarden opgesteld.

Wettelijke eisen

Participatie kan vanuit de Omgevingswet verplicht zijn. In de Omgevingswet én in het Omgevingsbesluit zijn daarom regels over participatie opgenomen. Deze eisen rondom participatie richten zich op de toepassing van de gemeentelijke kerninstrumenten uit de Omgevingswet: omgevingsvisie, omgevingsplan en omgevingsvergunning.

• Omgevingsvisie: Bij het opstellen van een omgevingsvisie heeft de gemeente de zogenaamde motiveringsplicht. Dit houdt in dat het participatietraject onderdeel uitmaakt van het besluit tot het vaststellen van de omgevingsvisie door de gemeenteraad.

• De gemeente mag zelf bepalen hoe participatie daarin wordt vormgegeven, maar is wel verplicht dit toe te lichten. Daarnaast moet worden toegelicht hoe inwoners, bedrijven, maatschappelijke partners en ketenpartners zijn betrokken bij de totstandkoming van visies (c.q. programma’s). Als laatste wordt toegelicht wat er uiteindelijk met de inbreng is gedaan.

• Omgevingsplan: Bij het opstellen van een omgevingsplan heeft de gemeente de zogenaamde motiveringsplicht. Vanuit de motiveringsplicht is het participatietraject onderdeel van het besluit. Daarin moet worden toegelicht hoe participatie is vormgegeven, hoe inwoners, bedrijven, maatschappelijke partners en ketenpartners zijn betrokken. Daarnaast wordt toegelicht wat er uiteindelijk met de inbreng is gedaan.

• Bij het opstellen van een omgevingsplan is er ook sprake van verplichte kennisgeving: de gemeente moet inwoners vooraf informeren. Dit betekent dat de gemeente belanghebbenden informeert over het opstellen van een omgevingsplan en daarbij aangeeft hoe het participatietraject wordt vormgegeven.

• De motiveringsplicht en plicht tot kennisgeving gelden voor de vaststelling van het omgevingsplan en ook later voor de actualisaties (geheel of gedeeltelijk).

• Omgevingsvergunning: Bij een aanvraag omgevingsvergunning is participatie een indieningsvereiste. Dit houdt in dat de initiatiefnemer moet aangeven of, en zo ja hoe, participatie is vormgegeven. Daarnaast moet worden aangegeven wat er met het resultaat is gedaan.

• De gemeente is verplicht een aanvraag in behandeling te nemen, ook als er geen participatie is toegepast. De gemeente kan er dan wel voor kiezen om een onderzoek te starten, om op deze manier alle verschillende belangen in beeld te krijgen. Dit kan gevolgen hebben voor de behandelingstermijn van de vergunningaanvraag.

• Bij ingewikkelde ruimtelijke projecten is een projectbesluit nodig. Hiervoor geeft het bevoegd gezag kennis van het voornemen om een eventueel project te verkennen. Daarnaast worden uitgangspunten aangegeven en wordt omschreven hoe belanghebbenden worden betrokken. Bij een definitief projectbesluit wordt omschreven hoe belanghebbenden uiteindelijk zijn betrokken.

• Voor activiteiten die passen binnen het omgevingsplan maar waarvoor wel een vergunning nodig is, is er door de gemeente bepaald of participatie nodig is. Dit wordt opgenomen in bijlage 1: participatie vanuit de Omgevingswet. De initiatiefnemer moet zelf de participatie vormgeven. Hierbij is participatie een indieningsvereiste, die gekoppeld is aan de beoordeling van de aanvraag. Het is niet mogelijk om een aanvraag af te wijzen op grond van het participatiecriterium, maar de gemeente kan dan wel een onderzoek starten.

• Voor buitenplanse initiatieven - initiatieven die niet passen binnen het omgevingsplan - en waarvoor het college van B&W het bevoegd gezag is, heeft de gemeenteraad vooraf in het omgevingsplan activiteiten aangewezen waarin participatie van en overleg met derden verplicht is. Ook deze participatie wordt door de initiatiefnemer vormgegeven. Activiteiten waarvoor participatie verplicht is worden opgenomen in bijlage 1.

Bij activiteiten waarvoor geen vergunningplicht is of waarvoor slechts een meldplicht geldt, is participatie niet noodzakelijk. Niet alle initiatieven hebben dan ook een verplichting ten aanzien van participatie vanuit de Omgevingswet. In de gemeente Ermelo is het uitgangspunt echter dat er altijd participatie wordt toegepast. Wanneer participatie vanuit de Omgevingswet niet verplicht is, wordt bij initiatieven vanuit de gemeente gekeken naar de randvoorwaarden, zoals hieronder beschreven.

Randvoorwaarden voor participatie

Niet alle initiatieven zijn (in dezelfde mate) geschikt voor participatie. Bij initiatieven vanuit de gemeente/overheid wordt op basis van twee randvoorwaarden een afweging gemaakt of participatie wordt toegepast.

• 1. Is er voldoende ruimte voor participatie?

• Bij participatie moet er voldoende ruimte zijn voor inwoners, organisaties, bedrijven of instellingen om input te leveren en invloed uit te oefenen. Het verschilt per initiatief hoeveel ruimte er is voor input/invloed van inwoners, organisaties, bedrijven en instellingen. Voorbeelden welke de invloed kunnen beperken zijn wet- en regelgeving van hogere overheden, bestaand beleid, bestaande regelgeving of bijvoorbeeld financiële beperkingen.

• 2. Is het onderwerp geschikt voor belanghebbenden?

• Bij participatie moet het onderwerp voldoende geschikt zijn voor belanghebbenden (inwoners, organisaties, bedrijven, instellingen of een specifieke doelgroep). Het is belangrijk dat er een direct belang is van een doelgroep. Daarnaast is het van belang dat de doelgroep het onderwerp begrijpt.

Is één van de twee randvoorwaarden afwezig, dan is het advies om (met argumentatie) niet aan participatie te doen. Is er twijfel over de aan- of afwezigheid van randvoorwaarden dan kan het worden voorgelegd aan het college of de gemeenteraad. Hetzelfde geldt voor gevoelige, omvangrijke initiatieven. Daarbij worden het college en de gemeenteraad altijd betrokken.

Het is van belang dat belanghebbenden ten allen tijden worden geïnformeerd over initiatieven. Dit valt niet onder participatie, maar is in de gemeente Ermelo een verplichting voor alle initiatieven met eventuele belanghebbenden. Het proces met betrekking tot de eisen en randvoorwaarden is opgenomen in figuur 1.

Figuur 1: Eisen en randvoorwaarden

2 De structuur van participatie

In de gemeente Ermelo wordt participatie aangepakt aan de hand van drie thema’s, gericht op de fases voor, tijdens en na participatie. Deze drie thema’s worden verwerkt in één stappenplan:

• De participatie aanpak;

• Houding en gedrag;

• Evalueren en leren.

Onderstaand stappenplan is een handvat om te komen tot een passende participatie aanpak, vanaf de start tot de afronding. Het stappenplan geeft in hoofdlijnen weer hoe participatie wordt vormgegeven. Daarbij is ruimte voor maatwerk. Het stappenplan kan voor elke initiatief, vanuit de gemeente of de samenleving, door de initiatiefnemer(s) worden toegepast en moet een vanzelfsprekende manier van werken voor medewerkers, bestuurders, inwoners, en andere initiatiefnemers bevorderen. Een schematische weergave van het stappenplan is terug te vinden in figuur 2: Participatie stap voor stap. Het stappenplan wordt uitgewerkt in een memo. Voor initiatieven vanuit de gemeente is dit verplicht, zoals toegelicht in hoofdstuk 3 Werkafspraken.

De participatie aanpak

Het doel van thema 1, de participatie aanpak, is om helder te krijgen hoe participatie bij een initiatief wordt vormgegeven. Aan de hand van de vragen in stap 1 tot en met 5 worden in hoofdlijnen kaders meegegeven aan het participatieproces.

Figuur 2: Participatie stap voor stap

Stap 1: Wat is het participatiedoel?

Het is van belang om duidelijk in beeld te hebben welk doel bereikt moet worden met participatie. Dit kan bijvoorbeeld zijn betrokkenheid of draagvlak vergroten, een beeld vormen van de verschillende belangen/wensen van betrokkenen, weten wat er speelt in de gemeente of het uitwerken van een plan. Participatie betekent niet dat iedereen het eens is/moet zijn met het uiteindelijke resultaat. Het is niet altijd haalbaar om draagvlak te creëren, bijvoorbeeld door de vele verschillende belangen.

Voor initiatieven vanuit de gemeente Participatie wordt toegepast om te komen tot een gezamenlijke en goede oplossing, passend bij de leefomgeving. Bij het benoemen van het participatiedoel is het ook belangrijk om de gemeentelijke visie(s) in beeld te hebben. Dit kan van invloed zijn op het participatiedoel, de invloed van belanghebbenden, de manier waarop participatie plaatsvindt, etc.

Stap 2: Met wie in gesprek?

Er is vaak sprake van verschillende belanghebbenden. Het is belangrijk om te weten wie dit zijn, wat de verschillende belangen zijn en waar deze belangen uit ontstaan. De verschillende belanghebbenden en belangen kunnen van invloed zijn op de vormen van participatie. Daarvoor wordt een overzicht van belanghebbenden en belangen gemaakt waarin alle belanghebbenden in beeld zijn. Voorbeelden van belanghebbenden zijn de inwoners, ondernemers, omwonenden, instellingen, professionals, etc. Wanneer het om een traject gaat waarbij de gemeenteraad een besluitvormende rol heeft, is het belangrijk dat de gemeenteraad tijdig betrokken wordt bij het participatietraject vanuit de beeldvormende rol.

Bij gevoelige, omvangrijke trajecten wordt aangeraden om een krachtenveldanalyse op te stellen. Dit geeft inzicht in de verschillende belanghebbenden, belangen en de positie.

Voor initiatieven vanuit de gemeente De gemeenteraad kan verschillende rollen aannemen: controlerend van het proces, kaderstellend of als volksvertegenwoordiger. De rol heeft mogelijk gevolgen voor de manier waarop en wanneer de gemeenteraad wordt betrokken bij het initiatief.

Stap 3: Welke mate van invloed hebben belanghebbenden?

We willen niet participeren om het participeren, maar we willen daadwerkelijk iets doen met de input. De mate waarin iets met de input wordt gedaan, kan wel verschillen. Dit kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van wettelijke- of financiële randvoorwaarden. Bij elk initiatief wordt bekeken welke mate van invloed de belanghebbenden hebben. De mate van invloed heeft ook gevolgen voor de manier waarop participatie wordt vormgegeven. Het is daarom belangrijk om dit tijdig te bepalen. Voor het bepalen van de mate van invloed wordt gebruik gemaakt van de participatieladder van Edelenbos en Monnikhof (2001),zie figuur 3. Dit is een hiërarchie van participatievormen gerangschikt naar de mate waarin invloed binnen een maatschappelijk vraagstuk mogelijk is.

Figuur 3: Participatieladder, gebaseerd op de participatieladder van Edelenbos en Monnikhof (2001)

Als eerste trede op de participatieladder staat informeren: belanghebbenden worden geïnformeerd. Zij kunnen geen input leveren. In de gemeente Ermelo is dit verplicht en valt dan ook niet onder participatie. Het is belangrijk dat belanghebbenden op tijd en duidelijk worden geïnformeerd over mogelijke ontwikkelingen. Deze trede wordt dan ook niet meegenomen in de mate van invloed van de doelgroep. De diverse vormen van invloed (Van Edelenbos en Monnikhof, 2001) zijn:

• Raadplegen

• Belanghebbenden worden geraadpleegd als gesprekspartner voor meningen en ideeën. De input wordt meegenomen, maar is niet bindend voor het resultaat.

• Adviseren

• Belanghebbe nden kunnen ideeën aandragen welke een belangrijke rol spelen in nieuwe ontwikkelingen. De input is ook bindend voor het resultaat. Er kan wel beargumenteerd worden afgeweken.

• Coproduceren

• Er wordt samengewerkt om tot bijvoorbeeld een plan of ontwerp te komen. De input is bindend voor het resultaat, na toetsing aan kaders.

• (mee)Beslissen

• De belanghebbenden beslissen (mee) in een vooraf bepaalde vorm, bijvoorbeeld een besluit op basis van de meerderheid. De resultaten zijn bindend.

Niet alle belanghebbenden hebben dezelfde belangen in en/of invloed op participatie. Dit houdt ook in dat niet in alle participatietrajecten belanghebbenden het altijd eens zijn met het uiteindelijke resultaat. Om de verhouding belangen/invloed helder te krijgen kan het helpen om te prioriteren op basis van vier groepen, zie figuur 4. Voor de vier groepen verschillen de mate van belang en invloed van laag tot en met zeer hoog. Dit kan kaders meegeven voor de vorm van participatie.

Figuur 4: verhouding belangen/invloed

Stap 4: In welke fase wordt participatie toegepast?

Het is belangrijk dat participatie zo vroeg mogelijk plaatsvindt. Per initiatief kan het moment waarop participatie plaatsvindt echter verschillen. Daarnaast kan het zijn dat er binnen één initiatief meerdere belanghebbenden zijn die allemaal op verschillende momenten worden betrokken. Het doel van stap 4: in welke fase wordt participatie toegepast? is om te komen tot een planning voor wie in welke fase wordt betrokken bij het initiatief. Dit is van invloed op de manier waarop participatie gaat plaatsvinden.

Bepaal welke fasen er binnen een initiatief worden onderscheiden. De fasen in figuur 5 zijn van toepassing op (bijna) alle initiatieven en kunnen hierbij gebruikt worden. Wanneer de diverse fasen duidelijk zijn, is het van belang om te kijken welke fase(n) gebruikt kan worden voor de participatie, passend bij het initiatief.

Figuur 5: voorbeeld van fases binnen een initiatief

Stap 5: Hoe wordt participatie toegepast?

Wanneer het duidelijk is met welk doel participatie wordt toegepast, wie erbij worden betrokken, welke mate van invloed belanghebbenden hebben en in welke fase(n) belanghebbenden worden betrokken, kan worden bepaald welke werkvormen en communicatiemiddelen er nodig zijn om tot een concreet plan van aanpak te komen. De omgeving staat hierbij centraal. Wat sluit aan bij de omgeving? Binnen één groot initiatief kunnen verschillende werkvormen en communicatievormen worden toegepast.

Enkele voorbeelden van werkvormen zijn diepte-interviews, informatieavonden en klankbordgroepen. Daarnaast zijn er diverse mogelijkheden voor online participatie, bijvoorbeeld digitale bijeenkomsten en digitale enquêtes/vragenlijsten.

Om belanghebbenden te bereiken wordt gebruik gemaakt van communicatiemiddelen. Enkele voorbeelden hiervan zijn brieven, online promotie of het opzoeken van belanghebbenden.

Met het doorlopen van stap 1 t/m 5 ligt er een (op hoofdlijnen) uitgewerkte participatie aanpak.

Houding en gedrag

Stap 6: Starten!

Om de relatie en het vertrouwen tussen organisaties, inwoners, instellingen en gemeenten te verbeteren of in stand te houden, is het van belang dat men zich bewust is van de eigen houding en het gedrag gedurende het participatietraject. Om een goede houding en goed gedrag gedurende een participatietraject te garanderen zijn er enkele regels. Deze regels zijn gebaseerd op de vier kernwaarden van de gemeentelijke organisatie in Ermelo: samen, bevlogen, betrouwbaar en wendbaar.

Samen

• 1. Alle belanghebbenden moet de gelegenheid geboden worden input te leveren.

• Niet alle belanghebbenden kunnen tevreden worden gesteld in een participatietraject. Het is echter wel belangrijk om naar alle belanghebbenden met interesse te luisteren, om zo een goede afweging te maken tussen de verschillende belangen. Er zijn belanghebbenden die altijd mee willen denken en input willen leveren, maar ook belanghebbenden die heel veel belang hebben bij een initiatief, maar zichzelf niet snel zullen aanmelden om mee te denken en input te leveren. Het is van belang dat alle belanghebbenden in gelijke mate de gelegenheid hebben om mee te denken en input te leveren.

• 2. Er wordt gewerkt van buiten naar binnen.

• Met elkaar bepalen we de weg om te komen tot het doel, rekening houdend met de wettelijke- en financiële mogelijkheden van de gemeente Ermelo. Het is dan ook van belang dat de gemeentelijke organisatie steeds meer van buiten naar binnen gaat werken. Dat betekent: luisteren, continu monitoren en actief reageren en waar nodig preventief handelen.

• 3. Er wordt integraal gewerkt.

• Samenwerken met verschillende belanghebbenden, vanuit verschillende thema’s is de basis binnen en buiten de gemeentelijke organisatie. Met een integrale werkwijze worden passende oplossingen gevonden waarvoor meer draagvlak is.

Bevlogen

• 1. We gaan uit van ‘Ja, mits’ in plaats van ‘Nee, tenzij’.

• Er wordt uitgegaan van het uitgangspunt ‘altijd participatie’, passend binnen de eisen en randvoorwaarden van de gemeente. Zo gaan we van ‘Nee, tenzij’ naar ‘Ja, mits’.

• 2. Participatie wordt gedaan vanuit enthousiasme en energie.

• Energie en enthousiasme spelen een belangrijke rol in participatie. Dit motiveert, brengt plezier en energie, betrokkenheid en inspiratie. Neem initiatief, denk ‘out of the box’ en sta positief in het participatietraject. Naast enthousiasme en energie vanuit initiatiefnemers wordt er ook inzet verwacht vanuit de belanghebbenden die meedoen in het participatietraject.

Betrouwbaar

• 1. Er is één contactpersoon die verantwoordelijk is voor de communicatie

• Eén van de kernvoorwaarden om participatie te laten slagen, is een goede communicatie en informatievoorziening met en naar de belanghebbenden. Als er over het proces niet duidelijk gecommuniceerd wordt, leidt dit tot onduidelijkheid bij de belanghebbenden en vervolgens tot onvrede over het participatietraject. Het is dus belangrijk dat communicatie binnen een participatietraject goed georganiseerd wordt. Vanuit de initiatiefnemers (van gemeente of inwoners) wordt daarom één contactpersoon aangesteld. De communicatie met belanghebbenden verloopt allemaal via deze contactpersoon. Dit zorgt voor korte lijnen tussen initiatiefnemers en belanghebbenden en voor continuïteit in het participatietraject. Met de belanghebbenden wordt afgesproken wie de contactpersoon is en op welke manier communicatie plaatsvindt.

• 2. Verwachtingen, kaders en processtappen worden helder en tijdig besproken.

• Om onduidelijkheid en verwarring te voorkomen worden er afspraken gemaakt over de verwachtingen, kaders en processtappen. Hier wordt tijdig over gecommuniceerd. Denk bijvoorbeeld aan de inzet, welke mate van invloed er is, vanuit welke rol(len) iemand aan tafel zit, de financiële -, beleids- en eventuele wettelijke kaders, de visie(s) vanuit de gemeentelijke organisatie, etc. Maar bespreek ook de te verwachten processtappen, wie de contactpersoon is, etc. Dit geeft duidelijkheid binnen het participatietraject.

• 3. Informeren en het nakomen van afspraken zijn kernwaarden binnen een participatietraject.

  Belanghebbenden en de initiatiefnemer informeren elkaar tijdig over lopende zaken. Daarnaast komen alle belanghebbenden en de initiatiefnemer gemaakte afspraken na binnen de gestelde termijn. We doen wat we zeggen, en we zeggen wat we doen!

• 4. Er wordt tijdig teruggekoppeld aan betrokkenen.

• belanghebbenden worden tijdig geïnformeerd over de input: wat is de input, welke conclusies kunnen hieruit worden getrokken, wat is er met de input gedaan? Etc. Het is van belang dat keuzes goed onderbouwd worden zodat het duidelijk is waarom keuzes zijn gemaakt. Daarnaast worden belanghebbenden tijdig geïnformeerd over eventuele vertragingen of wijzigingen in het proces.

Wendbaar

• 1. Er wordt gekeken naar wat wel kan, in plaats van naar wat niet kan.

• In plaats van te kijken naar hetgeen wat binnen de regels niet kan, wordt er gezocht naar de rek in de regels, denk ‘out of the box’. Wat is er wel mogelijk?

• 2. Er wordt flexibel omgegaan met ontwikkelingen

• Nieuwe ontwikkelingen en omstandigheden kunnen van invloed zijn op het participatietraject. Er wordt flexibel omgegaan, binnen de regels en kaders, met deze ontwikkelingen en omstandigheden.

Evalueren en leren van participatie

In stap 1 t/m 5 is een participatie aanpak opgesteld. Bij stap 6 is vervolgens gestart met het participatietraject aan de hand van enkele regels rondom houding en gedrag. Zodra het participatietraject is afgerond, volgt er nog één stap, stap 7: evalueren en leren.

Stap 7: Evalueren en leren

Participatie is zeker niet nieuw in de gemeente, maar wordt in veel vraagstukken nog niet of te weinig toegepast. Als netwerkorganisatie, waarin rollen en leren belangrijke thema’s zijn, gaan we wel steeds vaker werken vanuit het netwerk, met participatie. Onze ervaringen en mogelijkheden met betrekking tot participatie zullen zich verder moeten ontwikkelen. Elk traject van burger- of inwonersparticipatie, overheidsparticipatie en het uitdaagrecht heeft er baat bij om te worden geëvalueerd. Op deze manier ontwikkelen de gemeente Ermelo en haar inwoners zich verder als netwerkorganisatie en netwerkgemeente.

Elk participatietraject wordt dan ook afgesloten met een evaluatie met de belanghebbenden: wie is erbij betrokken geweest, hoe is participatie vormgegeven, wat is goed gegaan en wat kan in het vervolg beter? Samen met de betrokkenen/belanghebbenden wordt dit geëvalueerd. De goede ervaringen en ontwikkelpunten nemen we mee naar volgende initiatieven.

Voor initiatieven vanuit de gemeente Voor initiatieven vanuit de gemeente wordt de evaluatie vastgelegd. De manier waarop dit wordt vastgelegd wordt toegelicht in hoofdstuk 3: werkafspraken. Naast evalueren, willen we ook leren van participatietrajecten. Om van elkaar te leren en om participatie een plek te geven in de gemeentelijke organisatie worden het eerste jaar op structurele basis bijeenkomsten gefaciliteerd om met collega’s in gesprek te gaan. Hier kunnen participatie ervaringen worden uitgewisseld. Na een jaar wordt er gekeken of er nog steeds behoefte is aan deze bijeenkomsten. Zo nodig wordt het verlengd. Er wordt gekeken naar de mogelijkheid om participatiecoaches aan te wijzen in de organisatie. Deze coaches hebben ervaring met participatie en kunnen waar nodig meedenken. Er wordt op intranet een participatie pagina opgesteld. Op deze pagina wordt men op de hoogte gehouden over ontwikkelingen in participatie. Daarnaast wordt hier een lijst geplaatst met alle lopende en afgeronde trajecten. Hier kun je terugvinden waar het initiatief plaatsvindt, welke participatie aanpak is gebruikt en welke medewerker hierbij betrokken is geweest. Deze lijst kan gebruikt worden ter inspiratie en voor hulpvragen. Daarnaast geeft dit duidelijk weer waar in de gemeente participatietrajecten worden uitgevoerd. Na een jaar worden enkele grote participatietrajecten geëvalueerd. Mochten er nieuwe behoeftes naar voren komen, dan wordt er gekeken wat hierin kan worden aangeboden.

3 Werkafspraken

Deze werkafspraken gelden alleen voor initiatieven vanuit de gemeente.

Om te komen tot een structurele participatie aanpak is het van belang om werkafspraken op te stellen over de uitwerking van participatie. Deze werkafspraken zijn van toepassing op de voorbereiding, de uitvoering en de afronding van het participatietraject en gelden voor initiatieven vanuit de gemeentelijke organisatie. De afspraken dragen bij aan een gestructureerde aanpak van participatie waardoor participatie in de gehele gemeentelijke organisatie op de juiste manier wordt toegepast. Voor initiatieven vanuit de gemeente geldt dat dit participatiebeleid wordt toegevoegd aan de bestaande bestuurlijke processen.

• 1. De participatie aanpak wordt gedurende het stappenplan uitgewerkt in het format ’uitwerking participatietraject’ . Hiervoor wordt een format opgesteld. De 5 stappen worden hierin uitgewerkt:

  • Wat is het participatiedoel?

  • Met wie in gesprek?

  • Welke mate van invloed hebben belanghebbenden?

  • In welke fase wordt participatie toegepast?

  • Hoe wordt participatie toegepast?

• Het is belangrijk dat de gegevens worden verwerkt volgens de AVG wet- en regelgeving. Bij vragen kan er contact worden opgenomen met één van de privacy officers.

• 2. De input uit het participatietraject (stap 6) wordt uitgewerkt in een memo. Hierin wordt het volgende uitgewerkt:

  • Welke input is opgehaald?

  • Wat is er met de input gedaan?

  • Beargumenteer waarom de input op deze manier is verwerkt.

• 3. De evaluatie van de participatie aanpak (stap 7) wordt uitgewerkt in het format ’uitwerking participatietraject’. Hiervoor wordt een format opgesteld. De volgende punten worden hierin uitgewerkt:

  • Wie is er betrokken geweest?

  • Hoe is participatie uiteindelijk vormgegeven?

  • Wat is er goed gegaan?

  • Wat kan in het vervolg beter?

• De uitgewerkte evaluatie wordt als bijlage meegenomen in de bestuurlijke processen. Zoals onder Stap 7: evalueren en leren toegelicht worden er het eerste jaar op structurele basis bijeenkomsten gefaciliteerd om met collega’s in gesprek te gaan. Hier kunnen de positieve ervaringen en ontwikkelpunten voor participatie uit de evaluatie worden uitgewisseld.

• 4. In alle formats voor college/gemeenteraad wordt het onderdeel communicatie uitgebreid met ‘participatie’ (informatiememo, discussienota, collegevoorstel, raadsvoorstel, PID). De toelichting op de paragraaf communicatie wordt uitgebreid met een toelichting over participatie. De informatie die in deze paragraaf wordt opgenomen is afhankelijk van de fase waarin dit wordt opgesteld:

  • Start initiatief: In deze paragraaf wordt een advies opgenomen met betrekking tot het wel of niet toepassen van participatie. Daarnaast wordt verwezen naar de participatie aanpak, zoals opgesteld in stap 1 t/m 5.

  • Tijdens initiatief: In deze paragraaf wordt de voortgang van het proces van participatie beschreven.

  • Einde initiatief: In deze paragraaf wordt het resultaat van het proces van participatie omschreven: wat is er opgehaald en wat is hiermee gedaan? Daarnaast wordt hierin een verwezen naar de evaluatie zoals opgesteld in stap 7.

• 5. Het doorlopen van een participatie traject kan kosten met zich mee brengen. Daarnaast kan het meer tijd kosten. Om eventuele participatiekosten te dekken wordt er bij beleidsontwikkeling budget gereserveerd in de projectbegroting. Daarnaast wordt er tijd gereserveerd in de planning.

• 6. Op intranet wordt een pagina aangemaakt voor participatie. Hier worden ontwikkelingen rondom participatie gedeeld. Daarnaast wordt er een lijst geplaatst. De projectleider van een initiatief plaats op deze lijst de locatie van het participatietraject, welke vorm van participatie en wie hierbij betrokken is vanuit de gemeente. Op deze manier wordt in beeld gebracht welke participatietrajecten waar plaatsvinden.

Initiatieven vanuit de samenleving kunnen niet altijd in een structureel werkproces worden gevormd. Hiervoor gelden deze werkafspraken dan ook niet. Voor deze initiatieven is het van belang dat de uitwerking van participatie voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Het stappenplan kan de initiatiefnemer helpen bij het opzetten van een participatieaanpak.

Wanneer participatie onvoldoende wordt toegepast kan dit leiden tot onduidelijkheid bij de belanghebbenden en vervolgens tot onvrede over het participatietraject. Dit kan uiteindelijk gevolgen hebben voor het besluitvormingsproces.

Plannen maken we in Ermelo samen! Samenwerking en afstemming zorgen voor betere plannen, meer draagvlak voor initiatieven én een vlotte besluitvorming.