Organisatiebesluit gemeente Hengelo 2022

Burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo,

gelet op de artikelen 103 en art 160, lid 1 sub c van de Gemeentewet

besluiten

vast te stellen het

Organisatiebesluit gemeente Hengelo

Paragraaf 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsbepalingen

Dit besluit verstaat onder:

• a. ambtelijke organisatie: alle ambtenaren werkzaam bij de gemeente Hengelo niet zijnde medewerkers van de griffie;

• b. begroting naar taakvelden: verdelingsmethodiek van baten en lasten conform de Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking informatie voor derden;

• c. beleidsbegroting: de stukken als bedoeld in artikel 190 van de Gemeentewet;

• d. beleidsprogramma: een in de beleidsbegroting opgenomen onderdeel zijnde een samenhangend geheel van producten en beleidslijnen gericht op het realiseren van bepaalde maatschappelijke effecten en doelstellingen;

• e. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo;

• f. concernmanager: lid van het concernmanagementteam;

• g. Gedelegeerd opdrachtgever: een door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen ambtenaar of externe medewerker die een project aanstuurt;

• h. integraal management: de verantwoordelijkheid voor de te leveren output in combinatie met integraal middelenbeheer. De (productie)middelen omvatten financiën, personeel, processen/organisatie, informatie, huisvesting en communicatie;

• i. integraal middelenbeheer: de bevoegdheid en verantwoordelijk voor het rechtmatig en doelmatig gebruik van de toegekende (productie)middelen, die noodzakelijk zijn voor het realiseren van de overeengekomen output binnen de gegeven kaders en inclusief de verantwoording daarover. Het betreft de middelen personeel, informatie, automatisering, financiën, organisatie en communicatie;

• j. jaarstukken: de stukken als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• k. jaarverslag: Onderdeel van de jaarstukken, zoals bedoeld in artikel 24 lid 3 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• l. leidinggevende: managementfunctionaris met hiërarchische bevoegdheden binnen de ambtelijke organisatie;

• m. lijnsturing: alle leidinggevende activiteiten via de hiërarchische lijn van directeur naar overige leidinggevenden en van dezen naar medewerkers;

• n. planning en control-documenten: de kadernota, de beleidsbegroting, jaarstukken, beleidsrapportages en eventueel andere tussentijdse rapportages aan bestuur of directeur; en

• o. programmamanager: een door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen ambtenaar of externe medewerker die een programma aanstuurt.

Artikel 2: Missie, inrichting en cultuur Hengeloos werken

• 1. De ambtelijke organisatie staat het college terzijde bij het regisseren en het realiseren van de politieke doelstellingen en bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken.

• 2. Hiertoe is de organisatie ingericht volgens de hoofdcriteria:

  • a. burgergerichtheid

  • b. tegengaan van verkokering en verbeteren van de samenwerken en integraliteit

  • c. eenheid van aansturing

  • d. flexibiliteit

  • e. transparant

Paragraaf 2 Instructie gemeentesecretaris

Artikel 3: Instructie gemeentesecretaris

• 1. De gemeentesecretaris zorgt voor een doeltreffende en doelmatige ondersteuning van het college.

• 2. De gemeentesecretaris zorgt er gevraagd en ongevraagd voor dat de leden van het college over de informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen vervullen.

• 3. De gemeentesecretaris zorgt, los van de verantwoordelijkheden van de burgemeester, voor een goede voorbereiding van de collegevergaderingen.

• 4. De gemeentesecretaris is tevens directeur.

• 5. De gemeentesecretaris zorgt voor een tijdige, kwalitatief hoogwaardige en integrale advisering van het college.

• 6. De gemeentesecretaris zorgt voor een snelle en adequate besluitvormingsprocedure en een voortvarende uitvoering van de genomen besluiten.

• 7. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat de door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

• 8. De gemeentesecretaris is bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden (Wor). De op grond van artikel 5, lid 2 eerstaangewezen plaatsvervangend directeur is tevens vervanger van de gemeentesecretaris als Wor-bestuurder.

• 9. De gemeentesecretaris voert afstemmingsoverleg met de griffier over de afstemming van de agenda’s van de raad en het college en over de ambtelijke bijstand aan raadsleden.

• 10. Het college voert jaarlijks een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek met de gemeentesecretaris.

• 11. Het college wijst één of meer medewerkers aan tot loco-secretaris(sen).

Paragraaf 3 De ambtelijke organisatie

Artikel 4: Algemeen

• 1. De ambtelijke organisatie is zodanig opgezet dat - uitgaande van eenheid van aansturing – de principes lijnsturing, programmatisch en projectmatig werken en integraal management leidend zijn.

• 2. De ambtelijke organisatie bestaat uit één dienst en is ingedeeld in afdelingen, teams en een onderdeel concernstaf.

• 3. De nadere indeling en taakstelling van afdelingen, teams en concernstaf is als bijlage gevoegd bij dit besluit en maakt hiervan integraal onderdeel uit.

• 4. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de directeur die tevens gemeentesecretaris is. In het navolgende zal betreffende functionaris met de titel gemeentesecretaris worden geduid, tenzij nadrukkelijk het hoofd van de ambtelijke organisatie wordt bedoeld.

• 5. Wijzigingen van de indeling van de ambtelijke organisatie in afdelingen en teams of de toewijzing van taken aan afdelingen en teams, worden, op voorstel van de gemeentesecretaris, vastgesteld door het college.

Artikel 5: De gemeentesecretaris

• 1. De gemeentesecretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 2. Het college kan één of meer plaatsvervangend directeuren aanwijzen uit het CMT. De eerstaangewezen plaatsvervangend directeur is tevens vervanger van de gemeentesecretaris als Wor-bestuurder.

• 3. De gemeentesecretaris voorziet in een vervangingsregeling voor de gemeentelijke organisatie.

• 4. De gemeentesecretaris:

  • a. staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie;

  • b. is integraal eindverantwoordelijk voor de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van alle door de ambtelijke organisatie uitgevoerde taken;

  • c. zorgt voor een adequate ondersteuning van het college;

  • d. en kan daartoe aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers en de teammanagers; en

  • e. is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

• 5. De gemeentesecretaris geeft rechtstreeks leiding aan de concernmanagers en de concerncontroller.

• 6. De opdracht van het college aan de gemeentesecretaris is in beginsel verwoord in de begroting naar taakvelden met in achtneming van de Beleidsbegroting.

• 7. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten, machtigingen en volmachten aan de gemeentesecretaris. Indien in een verleend mandaat, machtiging of volmacht het verlenen van ondermandaat, ondermachtiging of ondervolmachtverlening niet is uitgesloten is de gemeentesecretaris bevoegd tot het verlenen van ondermandaat, ondermachtiging en ondervolmachtverlening aan de afdelingsmanagers en teammanagers, en, in bijzondere gevallen, aan nader genoemde functionarissen. Indien de gemeentesecretaris hiertoe overgaat wordt overgegaan wordt dit terstond ter kennis gebracht aan het college en bekend gemaakt.

Artikel 6: Het concernmanagementteam (CMT)

• 1. Het concernmanagementteam (CMT) bestaat uit de gemeentesecretaris en één of meerdere concernmanagers. Het CMT wordt ondersteund door de directiesecretaris.

• 2. Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is het CMT verantwoordelijk voor de aansturing en ontwikkeling van de ambtelijke organisatie als totaal, voor strategiebepaling en voor beleidsintegratie.

• 3. Ter bevordering van een adequate uitvoering van de Beleidsbegroting conform de principes van lijnsturing, programmatisch en projectmatig werken en integraal management als bedoeld in artikel 4, neemt het CMT besluiten. Van hetgeen is besloten in het CMT wordt een besluitenlijst bijgehouden en bekend gemaakt via intranet.

• 4. De leden van het CMT dragen zorg voor de juiste nakoming en effectuering van hetgeen is besloten in het CMT.

• 5. Het CMT-overleg kan worden bijgezeten door de concerncontroller.

• 6. Het CMT is verantwoordelijk voor het bepalen van prioriteiten op organisatieniveau.

• 7. Het CMT zet bestuurlijke opdrachten om in opdrachten en taken voor de ambtelijke organisatie en stuurt op de realisatie daarvan.

• 8. Het CMT is verantwoordelijk voor de samenhang en het gecoördineerd handelen van de verschillende afdelingen van de ambtelijke organisatie.

• 9. Het CMT verdeelt de afdelingen onderling op basis van kennis, kunde en ervaring/affiniteit. Binnen hun portefeuille sturen de CMT-leden de afdelingsmanagers rechtstreeks aan. Daarnaast zijn de CMT-leden opdrachtgever voor grote, complexe dossiers en programma’s.

Artikel 7: afdelingsmanager

• 1. Onder eindverantwoordelijkheid van het CMT berust het dagelijks beheer van de afdeling bij de afdelingsmanager.

• 2. Onder verantwoordelijkheid van een CMT-lid draagt een afdelingsmanager de zorg voor het realiseren van producten en projecten. De afdelingsmanager draagt voorts de zorg voor het bewaken van de samenhang binnen de afdeling en met andere organisatieonderdelen.

• 3. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor het integrale middelenbeheer in zijn afdeling.

• 4. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor een integrale voorbereiding van bestuurs- en CMT-besluiten.

• 5. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor een volledige, tijdige en juiste informatievoorziening aan het CMT, zowel in de planning als in de uitvoering en de verantwoording.

• 6. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor het volledig werken binnen alle relevante kaders. Bij afwijking van de kaders geeft hij beargumenteerd aan waarom dat is gedaan of wordt voorgesteld.

• 7. De opdracht aan de afdelingsmanager is in beginsel verwoord in de begroting naar taakvelden met in achtneming van de Beleidsbegroting.

Artikel 8: Teammanager

• 1. Onder eindverantwoordelijkheid van de afdelingsmanager berust het dagelijks beheer van een team bij de teammanager. Hierbij is de focus van de teammanager gericht op dagelijkse en continue processen.

• 2. De teammanager bewaakt de planning en de afstemming met andere teams zowel binnen als buiten de eigen afdeling.

• 3. De teammanager beheert, bewaakt en is verantwoordelijk voor het teambudget.

Paragraaf 4 Sturing, verantwoording en control

Artikel 9: Sturen op doelen, resultaten en bedrijfsvoering

• 1. Het CMT stuurt primair op doelen en resultaten. De sturing op bedrijfsvoering (mensen en middelen) is daarvan afgeleid.

• 2. Het CMT legt aan het college verantwoording af over doelen, resultaten en bedrijfsvoering in de jaarlijkse planning en control (beleid- en begrotingsproces).

Artikel 10: Concerncontrol

• 1. Het college wijst een functionaris aan, de concerncontroller, die verantwoordelijk is voor de control voor de gemeentebrede zaken.

• 2. Het college stelt een instructie voor de concerncontroller vast, waarin diens taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn opgenomen.

• 3. Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris heeft de concerncontroller de opdracht om voor concerncontrol kaders te ontwikkelen, deze vast te laten stellen door het college en actueel te houden.

• 4. Het college wijst tevens een plaatsvervangend concerncontroller aan.

• 5. De concerncontroller is teammanager van de concernstaf.

Artikel 11: Functionaris gegevensbescherming

• 1. Het college wijst een functionaris aan, de functionaris gegevensbescherming, die toeziet op de algemene kwaliteit van het beleid over de bescherming van persoonsgegevens en of de verwerking van persoonsgegevens is conform de Algemene verordening gegevensbescherming.

• 2. Het college stelt een instructie voor de functionaris gegevensbescherming vast, waarin diens taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn opgenomen.

• 3. Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris heeft de functionaris gegevensbescherming de opdracht om ter zake kaders te ontwikkelen, deze vast te laten stellen door het college en actueel te houden.

• 4. Het college wijst tevens een plaatsvervangend functionaris gegevensbescherming aan.

Paragraaf 5 Middelen

Artikel 12: Kaderstelling middelen

• 1. Onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris heeft de afdelingsmanager FAC de opdracht om voor zijn verantwoordelijkheidsgebieden kaders te ontwikkelen, deze vast te laten stellen door het college en actueel te houden.

• 2. De vastgestelde kaders, waaronder mede de Budgethoudersregeling gemeente Hengelo moet worden begrepen, worden bij de uitoefening van mandaten in acht genomen.

• 3. Ten aanzien van bevoegdheden die financiële consequenties hebben geldt bovendien, gelet op artikel 3, lid 2 van de Financiële verordening gemeente Hengelo, dat hierin in de gemeentebegroting moet zijn voorzien.

Paragraaf 6 Programmatisch en projectmatig werken

Artikel 13 Kaderstelling programmatisch werken

• 1. Uitgangspunt is dat het programmatisch werken organisatiebreed wordt ingezet.

• 2. Programmatisch werken heeft als doel bij te dragen aan de realisatie van bestuurlijke en/of ambtelijke strategische doelen van de organisatie, zonder dat concrete eindtermen vooraf vastgesteld zijn.

• 3. Afstemming en overleg over de onderlinge verbinding en voortgang van programma’s vindt plaats in het CMT.

Artikel 14: Kaderstelling projectmatig werken

• 1. Uitgangspunt is dat het projectmatig werken zowel bij fysieke als bij sociaal-maatschappelijke en bestuurlijke en bedrijfsvoeringprojecten projecten wordt ingezet.

• 2. Projectmatig werken heeft als doel dat er effectief en efficiënt taken worden uitgevoerd en is het resultaat vooraf vastgesteld en duidelijk omschreven. Kernbegrippen hierbij zijn integraal, processturing, kwaliteitssturing en budgetbewaking.

• 3. Afstemming en overleg over de onderlinge verbinding en voortgang van projecten vindt plaats in het CMT.

Artikel 15: Opdrachtgeverschap

De gemeentesecretaris en een CMT-lid kunnen optreden als ambtelijk opdrachtgever voor programma’s of grote projecten. Zij wijzen een programmamanager of een gedelegeerd opdrachtgever aan.

Artikel 16: Programmamanager en gedelegeerd opdrachtgever

• 1. Onder eindverantwoordelijkheid van het CMT berust het dagelijks beheer van een programma of groot project bij een programmamanager of een gedelegeerd opdrachtgever.

• 2. Onder verantwoordelijkheid van een CMT-lid draagt een programmamanager of een gedelegeerd opdrachtgever de zorg voor het realiseren van een programma of een groot project. Een programmamanager of een gedelegeerd opdrachtgever draagt voorts de zorg voor het bewaken van de samenhang binnen een programma of groot project met andere organisatieonderdelen.

• 3. Een programmamanager of een gedelegeerd opdrachtgever is verantwoordelijk voor het integrale middelenbeheer met betrekking tot diens programma of groot project voor zover daar specifiek middelen voor beschikbaar zijn gesteld.

• 4. Een programmamanager of een gedelegeerd opdrachtgever is verantwoordelijk voor een integrale voorbereiding van bestuurs- en CMT-besluiten.

• 5. Een programmamanager of een gedelegeerd opdrachtgever is verantwoordelijk voor een volledige, tijdige en juiste informatievoorziening aan het CMT, zowel in de planning als in de uitvoering en de verantwoording.

• 6. Een programmamanager of een gedelegeerd opdrachtgever is verantwoordelijk voor het volledig werken binnen alle relevante kaders. Bij afwijking van de kaders geeft hij of zij beargumenteerd aan waarom dat is gedaan of wordt voorgesteld.

• 7. De opdracht aan een programmamanager of een gedelegeerd opdrachtgever is in beginsel verwoord in een opdrachtformulier die door het CMT-lid als bedoeld in lid 2 is ondertekend of voor zover het een bestuurlijk opdracht betreft, door het college is vastgesteld.

Paragraaf 7 Slotbepalingen

Artikel 17: Ingangsdatum en citeertitel

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2022.

• 2. Het Organisatiebesluit gemeente Hengelo van 15 juni 2021 wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop dit besluit in werking treedt.

• 3. Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Hengelo 2022”.

Hengelo, 21 december 2021

Burgemeester en wethouders van Hengelo,

De secretaris, J. Eshuis

de burgemeester, S.W.J.G. Schelberg