Controleprotocol gemeente Roosendaal voor de verantwoording en de controle van subsidies

Burgemeester en wethouders van de gemeente Roosendaal;

gelet op de Algemene wet bestuursrecht (Awb) titel 4.2 en de Algemene Subsidieverordening (Asv);

overwegende dat:

• het wenselijk is een controleprotocol vast te stellen waardoor duidelijk is waaraan de controleverklaring moet voldoen;

BESLUITEN

vast te stellen het Controleprotocol gemeente Roosendaal voor de verantwoording en de controle van subsidies.

1. Algemeen

Op grond van de Algemene Subsidieverordening (Asv) kunnen subsidies worden verstrekt. De subsidieverstrekker en de subsidieontvanger hebben over en weer rechten en plichten. Deze strekken zich uit vanaf de subsidieaanvraag tot en met de afrekening na de vaststelling van de subsidie.

De subsidies zijn onder te verdelen in:

• Subsidies tot € 10.000

• Subsidies vanaf € 10.000 tot 100.000

• Subsidies vanaf € 100.000

Dit controleprotocol is van toepassing op subsidies vanaf € 100.000. Dit controleprotocol is alleen van toepassing als een controleverklaring expliciet in de beschikking tot subsidieverlening is opgenomen.

In artikel 16 van de Asv is bepaald dat, bij subsidies vanaf € 100.000, de accountantsverklaring een verplicht onderdeel is van de aanvraag tot vaststelling. Dit controleprotocol is een handleiding voor de accountant van de subsidieontvanger voor de controle op de besteding van de subsidie.

Vanaf 2020 maakt het controleprotocol deel uit van de beschikking tot subsidieverlening en is daarmee op grond van artikel 4:37, lid 1 onder f van de Awb een subsidieverplichting.

De verantwoordelijkheid voor een juiste toepassing van het protocol ligt bij de subsidieontvanger. Dit geldt ook voor situaties waarin de subsidiabele activiteiten geheel of gedeeltelijk, namens de subsidieontvanger, zijn uitgevoerd door derden.

1.1 Begripsbepalingen

In dit protocol wordt verstaan onder:

• a. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• b. Asv: Algemene Subsidieverordening gemeente Roosendaal;

• c. college: het college van burgemeester en wethouders;

• d. subsidieontvanger: rechtspersoon aan wie de subsidie wordt verstrekt;

• e. financiële verantwoording: een specifieke subsidieverantwoording;

• f. controleverklaring: een schriftelijke verklaring van een onafhankelijke accountant inhoudende een oordeel over de juistheid, volledigheid en financiële rechtmatigheid met betrekking tot de subsidieverantwoording t.b.v. een aanvraag tot subsidievaststelling;

• g. rechtmatigheid: voldoen aan de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en in het bijzonder naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening;

• h. Accountant: een registeraccountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, aan wie de subsidieontvanger de opdracht heeft toegekend de aanvraag tot subsidievaststelling te controleren.

1.2 Doel

Het doel van dit controleprotocol is dat de accountant van de subsidieontvanger de controle van de financiële verantwoording zodanig inricht en uitvoert dat de gemeente Roosendaal een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid verkrijgt over de subsidiedeclaratie, waarbij:

• de gedeclareerde kosten in alle van materieel belang zijnde aspecten juist zijn weergegeven, in overeenstemming met subsidieregeling;

• de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 20XX in alle van materieel belang zijnde aspecten aan de eisen van financiële rechtmatigheid voldoen;

• de verantwoorde werkelijke subsidiabele lasten uitsluitend aan de overeengekomen subsidiabele activiteit(en) over het gesubsidieerde tijdvak, in overeenstemming met de ASV en de subsidieverleningsbeschikking (inclusief de onderliggende begroting) zijn besteed, en tevens juist en volledig zijn verantwoord;

• de verantwoorde werkelijke subsidiebaten en de eventueel aan de subsidiabele activiteit(en) direct verbonden andere subsidie- en/ of overige inkomsten over het gesubsidieerde tijdvak in overeenstemming met de ASV en de subsidieverleningsbeschikking (inclusief de onderliggende begroting) juist en volledig zijn verantwoord.

Door vooraf als subsidieverstrekker duidelijk aan te geven waar de subsidieontvanger en de verklaring van de accountant aan dienen te voldoen, kan het verantwoordingsproces efficiënter verlopen.

In dit protocol zijn ook de specifieke werkzaamheden opgenomen die de accountant dient uit te voeren over de verantwoording van de uitgevoerde activiteiten die de subsidieontvanger heeft beschreven in een activiteitenverslag. Dit verslag bevat een verslag van de uitgevoerde activiteiten, in relatie tot waarvoor subsidie is verleend, inclusief de meetbare prestaties. De accountant geeft de uitkomsten van zijn onderzoek weer in een controleverklaring eventueel aangevuld met een rapport van bevindingen.

De verantwoordelijkheid voor het informeren van de accountant over dit controleprotocol ligt bij de subsidieontvanger.

2. Verantwoording en controle subsidies vanaf € 100.000

Voor de verantwoording van subsidies vanaf € 100.000 is een activiteitenverslag, een financieel verslag en een controleverklaring bij de subsidieverantwoording vereist (artikel 16 Asv). In de controleverklaring bij de subsidieverantwoording verklaart de accountant dat de financiële verantwoording van de subsidie een juist beeld van de werkelijkheid geeft en is opgesteld in overeenstemming met de criteria zoals opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening, het controleprotocol en de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verleend.

Belangrijk is te benadrukken dat de kosten voor een subsidiecontrole subsidiabel zijn en in de begroting bij de subsidieaanvraag meegenomen mogen worden.

Voor de controleverklaring bij de subsidieverantwoording verwijzen we naar de laatst gepubliceerde versie van de NBA.

3. Onderzoek aanpak

3.1 Aandachtspunten bij de controle van de financiële verantwoording

De accountant stelt onder meer vast dat:

• de financiële verantwoording is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde beginselen van het BBV en geldende specifieke subsidievoorwaarden;

• de financiële verantwoording en het activiteitenverslag zijn vastgesteld door (of namens) het bestuur van de subsidieontvanger;

• de ontvangen subsidie en de betreffende lasten en andere baten per beschikking tot subsidieverlening, zijn gespecificeerd naar de onderscheiden activiteiten, duidelijk herkenbaar in de financiële verantwoording opgenomen;

• de toelichting bij de financiële verantwoording een sluitende analyse van de financiële resultaten over het verslagjaar ten opzichte van de bij de aanvraag om subsidie ingediende begroting bevat. Dat betekent dat ook de oorzaken en de redenen van de financiële verschillen worden toegelicht/ verklaard;

• aan de aanbestedingswet is voldaan;

• indien BTW in rekening wordt gebracht, dit terecht is gedaan (enkel van toepassing indien BTW door subsidieontvanger niet is terug te vorderen);

• eventuele risico's en niet uit de balans blijkende verplichtingen, die gevolgen kunnen hebben voor de exploitatie in volgende jaren, zijn toegelicht.

3.2 Naleving subsidievoorwaarden

De accountant stelt onder meer vast dat;

• de subsidie is besteed voor het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld;

• als de subsidieontvanger voor dezelfde uitgaven ook subsidie heeft aangevraagd bij andere bestuursorganen, daarvan melding is gedaan bij de aanvraag tot subsidievaststelling, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot die andere subsidie aanvraag of aanvragen;

• de in de subsidiebeschikking beschreven specifieke verplichtingen zijn nageleefd;

• er voldaan wordt aan artikel 19 van de Asv;

• door de subsidieverstrekker specifiek toestemming is verleend om (een deel van de) gesubsidieerde activiteiten, bijv. activiteiten die niet uitgevoerd zijn, en het daarmee gemoeide subsidie in een volgend jaar te realiseren.

3.3 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

3.3.1 Eisen voor de controleaanpak

De controle moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

3.3.2 Materialiteit: goedkeuringstoleranties en gewenste zekerheid

De accountant richt zijn controle zodanig in dat op een efficiënte en effectieve wijze een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid wordt verkregen dat de subsidiedeclaratie, in alle materieel zijnde aspecten, is opgesteld in overeenstemming met het van toepassing zijnde normenkader.

De fouten en onzekerheden in de controle kunnen zowel betrekking hebben op het juiste beeld van de verantwoording als de rechtmatigheid van de subsidiebestedingen. De accountant gebruikt ten behoeve van de oordeelsvorming over de subsidieverantwoording de onderstaande tabel, rekening houdend met een betrouwbaarheid van 95%, om een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid te verkrijgen. Deze 95% geldt voor de kwantificering van het gebruik van statistische technieken. Het houdt dus niet in dat een accountant 95% van alle facturen dient te controleren. De exacte mate van betrouwbaarheid en de diepgang van de uit te voeren werkzaamheden hierbij worden overgelaten aan de vaktechnische oordeelsvorming van de accountant.

Uitkomst van decontrole in % van de subsidiabele lasten	Fouten in de financiële verantwoording			Onzekerheden in de financiële controle
	Goedkeuring	Beperking	Afkeuring	Goedkeuring	Beperking	Oordeel- onthouding
	≤ 1	> 1 en < 3	≥3	≤ 3	> 3 en < 10	> 10

Voor een nadere uitwerking verwijzen we naar de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV.

Het is de bedoeling dat geconstateerde fouten die herstelbaar zijn worden gecorrigeerd. Dat geldt ook voor fouten waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden. De niet-herstelde fouten wegen mee in de oordeelsvorming over de juistheid en rechtmatigheid van de verantwoording.

3.4 Review van de accountantscontrole

De externe accountant van de gemeente, of een medewerker van Interne controle van de gemeente, kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake de verantwoording. De met de controle van de verantwoording belaste accountant verstrekt de externe accountant of de toezichthouder die namens de gemeente de review uitvoert desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden op een wijze zoals deze laatste dat wenselijk acht.

Deze regeling treedt op de derde dag na bekendmaking in het Gemeenteblad met terugwerkende kracht per 1 januari 2021 in werking en vervangt eerder gepubliceerde versies.

Aldus besloten door burgemeester en wethouders van Roosendaal op 21 december 2021,

de secretaris, de burgemeester,