Klachtenregeling Woensdrecht 2022

De raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Woensdrecht;

 

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 november 2021;

 

gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht;

 

Besluiten:

 

vast te stellen de Klachtenregeling Woensdrecht 2022.

 

Hoofdstuk 1 Begrippen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Klaagschrift: een schriftelijke uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een persoon werkend onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, zich in een bepaalde aangelegenheid tegenover die persoon of een ander heeft gedragen;

Bestuursorgaan: het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente Woensdrecht;

Klachtenbehandelaar: door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester gezamenlijk en de door gemeenteraad aangewezen persoon voor het afhandelen van klaagschriften;

Ombudsman: de Nationale Ombudsman;

Klager: degene die een klaagschrift indient;.

Beklaagde: degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

Hoofdstuk 2 Doelstellingen

Artikel 2 Doelstelling

De doelstelling van de Klachtenregeling is het vastleggen van een procedure om klachten van burgers binnen de wettelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen.

Hoofdstuk 3 Interne klachtenbehandeling

Artikel 3 Recht indienen klacht

  • 1.

    Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop het bestuursorgaan van de gemeente Woensdrecht zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.

  • 2.

    Een klacht kan mondeling, schriftelijk en langs elektronische weg, worden ingediend.

  • 3.

    Een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan.

Artikel 4 Klaagschrift

  • 1.

    Een klacht wordt aanhangig gemaakt door het indienen van een klaagschrift bij het bestuursorgaan waarover wordt geklaagd.

  • 2.

    Een klaagschrift kan slechts worden ingediend door of vanwege degene jegens wie de gedraging heeft plaatsgevonden.

  • 3.

    Het klaagschrift dient ondertekend te zijn en ten minste te bevatten:

    • a.

      naam en adres van de indiener;

    • b.

      de dagtekening;

    • c.

      een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

  • 4.

    Artikel 6:5, derde lid van de Algemene wet bestuursrecht is van overeenkomstige toepassing.

  • 5.

    Indien het klaagschrift niet voldoet aan de eisen zoals gesteld in de leden 1 tot en met 4 van dit artikel wordt aan de klager een termijn van twee weken gegeven ten behoeve van het herstel van de tekortkomingen, gedurende welke termijn de behandeling van het klaagschrift wordt opgeschort.

Artikel 5 Mondeling ingediende klacht

  • 1.

    Bij een mondelinge klacht volstaat de algemene zorgplicht om klachten behoorlijk af te doen.Een schriftelijke reactie op een mondelinge klacht is niet verplicht.

  • 2.

    Als de klager uitdrukkelijk om een schriftelijke reactie vraagt, wordt de mondelinge klacht door de klachtenbehandelaar op schrift gesteld, waarna de klacht alsnog in behandeling wordt genomen.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging klaagschrift

Het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk binnen een week na ontvangst, en vermeldt daarbij wie over de klacht zal adviseren.

Artikel 7 Aanwijzing klachtenbehandelaar

  • 1.

    Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester wijzen gezamenlijk één of meerdere (plaatsvervangende) klachtenbehandelaars aan.

  • 2.

    De raad wijst hierbij de griffier aan als klachtenbehandelaar en de plaatsvervangend griffier als plaatsvervangend klachtenbehandelaar.

Artikel 8 Advisering over klaagschriften

  • 1.

    De behandeling van en advisering over klaagschriften gericht tegen het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester geschiedt door:

    • a.

      De klachtenbehandelaar aangewezen door het college van burgemeester en wethouder en de burgemeester indien het een gedraging van een medewerker of teammanager betreft;

    • b.

      De gemeentesecretaris, namens het college van burgemeester en wethouders, indien het een gedraging van een hoofd van een afdeling of de hiërarchisch leidinggevende van de klachtenfunctionaris;

    • c.

      De burgemeester indien het een gedraging van de gemeentesecretaris betreft;

    • d.

      De burgemeester indien het een gedraging van een lid van het college van burgemeester en wethouders betreft;

    • e.

      De loco burgemeester indien het een gedraging van de burgemeester betreft.

  • 2.

    De in lid 1 sub b tot en met e genoemde personen worden hierbij ondersteund door de klachtenbehandelaar aangewezen door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;

  • 3.

    De behandeling van en advisering over klaagschriften gericht tegen de raad en de opinieraad geschiedt door de griffier of de plaatsvervangend griffier.

  • 4.

    De klachtenbehandelaar is verantwoordelijk voor het bewaken van de termijn van de afdoening van een klaagschrift.

Artikel 9 Wanneer geen verplichting bestaat tot behandeling van een klaagschrift

  • 1.

    Het bestuursorgaan is niet verplicht een klaagschrift te behandelen indien zij een gedraging betreft genoemd in artikel 9:8 lid 1 Awb.

  • 2.

    Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

  • 3.

    Het bestuursorgaan is niet verplicht het klaagschrift in behandeling te nemen indien de klager niet voldoet aan het gestelde in artikel 4 van deze regeling;

  • 4.

    Van het niet in behandeling nemen van een klaagschrift wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift in kennis gesteld, onder verwijzing naar nog openstaande vervolgstappen zoals het indienen van een verzoekschrift.

Artikel 10 Afschrift klaagschrift toezenden

Aan degene op wiens gedraging het klaagschrift betrekking heeft en zijn eventuele hiërarchisch leidinggevende wordt een afschrift van het klaagschrift, alsmede van de daarbij meegezonden stukken, toegezonden.

Artikel 11 Informele oplossing

  • 1.

    Voordat de formele klaagschriftprocedure wordt gestart, wordt bezien of de klacht op een informele wijze kan worden afgewikkeld. Als dat het geval is, wordt contact opgenomen met de klager en beklaagde door klachtenbehandelaar om te bezien of het klaagschrift op een informele wijze kan worden afgewikkeld, zonder dat de formele klachtenprocedure moet worden doorlopen;

  • 2.

    Voor het bereiken van een informele oplossing is maximaal twee weken beschikbaar, te rekenen vanaf het moment van indiening van het klaagschrift;

  • 3.

    Wanneer de klacht op een informele wijze is opgelost, wordt dit schriftelijk bevestigd aan de klager en de beklaagde, en wordt de ingediende klacht als afgedaan beschouwd.

Artikel 12 Horen klager en beklaagde

  • 1.

    De klager en de beklaagde, worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord;

  • 2.

    Indien de klacht betrekking heeft op het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester vindt het horen plaats door de door hen aangewezen klachtenbehandelaar of zijn plaatsvervanger als beklaagde de klachtenbehandelaar is.

  • 3.

    Indien de klacht betrekking heeft op de raad of de opinieraad vindt het horen plaats door de door de raad aangewezen klachtenbehandelaar

  • 4.

    Het horen vindt plaats binnen vier weken na de datum waarop alle relevante bescheiden zijn ontvangen en wordt voldaan aan het gestelde in artikel 4;

  • 5.

    Indien de klachtenbehandelaar, tijdens het horen, blijkt dat verzoening tussen partijen plaatsvindt, maakt hij daarvan een verslag op dat door beide partijen wordt ondertekend en wordt meegezonden met het rapport van bevindingen;

  • 6.

    Van het horen van de klager en/of de beklaagde, kan worden afgezien indien zij hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, dan wel indien het klaagschrift kennelijk ongegrond is;

  • 7.

    Op verzoek van de klager of de beklaagde, dan wel op eigen initiatief, kan de klachtenbehandelaar, gelet op de specifieke situatie, ervoor kiezen beide partijen afzonderlijk te horen;

  • 8.

    Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Artikel 13 Afdoening en verdaging

  • 1.

    Het bestuursorgaan handelt het klaagschrift af binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift;

  • 2.

    Het bestuursorgaan kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan beklaagde.

  • 3.

    De raad behandelt de klacht in beslotenheid.

Artikel 14 Oordeel over het klaagschrift

  • 1.

    Het bestuursorgaan stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar het klaagschrift, zijn oordeel en advies daarover alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. De beklaagde ontvangt van deze bevindingen een afschrift;

  • 2.

    Bij de beoordeling van het klaagschrift en het trekken van de conclusies als bedoeld in lid 1 gaat het bestuursorgaan uit van het rapport van bevindingen van de klachtenbehandelaar. Indien de conclusies van het bestuursorgaan afwijken van het rapport van bevindingen, wordt in de conclusies de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de bevindingen als bedoeld in lid 1;

  • 3.

    Indien de klager niet tevreden is over de afhandeling van zijn klaagschrift, kan hij binnen één jaar na de dag van verzending van de bevindingen van het onderzoek een verzoekschrift indienen bij de ombudsman.

Hoofdstuk 4 externe klachtenbehandeling

Artikel 15 Instelling ombudsman

  • 1.

    Er is een ombudsman die als externe klachtenbehandelaar klaagschriften in tweede aanleg behandelt;

  • 2.

    Aangewezen als ombudsman is: de Nationale ombudsman.

Artikel 16 Recht indiening verzoekschrift

  • 1.

    Een ieder heeft het recht de ombudsman schriftelijk te verzoeken een onderzoek in stellen naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid heeft gedragen;

  • 2.

    Alvorens het verzoek aan de ombudsman te doen, dient de verzoeker over de gedraging een klacht in bij het betrokken bestuursorgaan, tenzij dit redelijkerwijs niet van hem kan worden gevergd.

  • 3.

    Het tweede lid geldt niet indien het verzoek betrekking heeft op de wijze van klachtafhandeling door het betrokken bestuursorgaan.

Artikel 17 Werkwijze

Op de afhandeling van klachten door de ombudsman zijn Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en de Wet Nationale Ombudsman van toepassing.

Hoofdstuk 5 Bijzondere bepalingen

Artikel 18 Overgangsbepaling

Klachten die zijn ingediend voor de inwerkingtreding van deze regeling worden afgehandeld op basis van de 'Klachtenverordening 2015' en de ‘Interne klachtenregeling 2015’.

Artikel 19 Jaarverslag

De op grond van artikel 6 aangewezen klachtenbehandelaren brengen over ieder afgelopen kalenderjaar vóór 1 juni schriftelijk verslag uit aan de bestuursorganen over de ervaringen met zowel het interne- als het externe klachtenrecht. Daarbij wordt inzicht gegeven in het aantal klachten, de aard van de klachten, de wijze van afdoening en de (eventuele) maatregelen die naar aanleiding daarvan zijn getroffen.

Artikel 20 Geheimhoudingsplicht

Degenen die belast zijn met de behandeling van klachten zijn verplicht tot geheimhouding van bij de uitvoering van hun taak verkregen gegevens waarvan zij het vertrouwelijk karakter kennen of redelijkerwijs moeten vermoeden, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot bekendmaking verplicht of uit hun taak de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

Artikel 21 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: "Klachtenregeling 2022".

Artikel 22 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze regeling treedt in werking op de achtste dag na die van de bekendmaking;

  • 2.

    Per datum inwerkingtreding van deze regeling worden de 'Klachtenverordening 2015' en de ‘Interne klachtenregeling 2015’ ingetrokken.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders op 16 november 2021,

de secretaris, de burgemeester,

Aldus vastgesteld door de burgemeester op 16 november 2021,

de burgemeester,

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 december 2021

De griffier, de voorzitter,

Naar boven