Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem 2021 (2021/463691)

Het college van de gemeente Haarlem,

Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet,

Besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem 2021

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

collegeleden: de burgemeester en de wethouders

de voorzitter: de burgemeester en de loco- burgemeester

de secretaris: de gemeentesecretaris en de loco-secretaris.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 3 Mandaatverlening tijdens collegereces

• 1. Indien tijdens een collegereces een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een collegelid of, bij aanwezigheid van meer collegeleden, zijn deze collegeleden in gezamenlijkheid, bevoegd ter zake een besluit namens het college te nemen, met inachtneming van het “Incidenteel mandaatbesluit voor collegebesluiten in recesperioden”.

• 2. In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan door middel van het overleggen van de in mandaat genomen besluiten.

Hoofdstuk 2. Voorbereiding van collegevergaderingen

Artikel 4 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden. Indien omstandigheden hiertoe aanleiding geven, is het mogelijk om de vergaderingen elders in de gemeente of digitaal te laten plaatsvinden of om digitaal aanwezig te zijn in een fysieke vergadering.

Artikel 5 Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 6 Agenda

• 1. De agenda wordt, als regel 48 uur voor aanvang van de vergadering, door de secretaris ter beschikking gesteld aan de collegeleden. De afzonderlijke agendapunten en de bespreekpunten worden tezamen met alle vergaderstukken op vrijdag ter beschikking gesteld via het gemeentelijke digitaal vergadersysteem en zo nodig in fysieke vorm.

• 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, worden onder opgave van reden(en) van urgentie zoveel mogelijk uiterlijk om 10.00 uur op de werkdag voor de vergadering aangemeld bij de secretaris. De secretaris stelt de leden van het college op de hoogte van deze spoedeisende onderwerpen en doet hen de eventuele erop betrekking hebbende vergaderstukken toekomen.

Artikel 7 Openbare vergadering

• 1. Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet worden de vergaderingen van het college met gesloten deuren gehouden.

• 2. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Hoofdstuk 3. Werkwijze collegevergadering

Artikel 8 Vergaderorde

• 1. De collegevergadering bestaat uit de besluitvormende vergadering en de informatieronde.

• 2. In de besluitvormende vergadering vindt beraadslaging plaats en worden besluiten genomen.

• 3. In de informatieronde kunnen collegeleden informatie en meningen uitwisselen over actuele onderwerpen. Hieruit kunnen instructies volgen voor de ambtelijke organisatie bij de voorbereiding van collegevoorstellen.

Artikel 9 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De secretaris zorgt voor al hetgeen nodig is voor een vlot verloop van de vergadering van het college, binnen de hem opgedragen taak.

• 2. Bij de collegevergaderingen is een ambtenaar van communicatie aanwezig die met inachtneming van de aanwijzingen van het college de publiciteit van door het college genomen besluiten verzorgt.

Artikel 10 Deelneming derden aan de vergadering

De voorzitter kan – al dan niet op voorstel van een wethouder – besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 11 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• • 3. a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 12 Verslag en besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2. Het verslag bevat ten minste:

  • a. de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c. een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt conform de bepalingen in de Gemeentewet en toegezonden aan de leden van de raad.

Hoofdstuk 4. Parafenbesluit

Artikel 13 Parafenbesluit buiten vergadering

• 1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit, waarop binnen een circulatietermijn van twee werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven, dat bespreking in een vergadering gewenst is en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste vier leden akkoord is geparafeerd.

• 2. Direct na het plaatsen van de laatst benodigde paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit.

• 3. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

• 4. Een genomen parafenbesluit wordt in de eerstvolgende collegevergadering ter kennisname geagendeerd.

Artikel 14 Openbaarmaking parafenbesluit

Voor zover de aard en de inhoud van een parafenbesluit zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor openbaarmaking van een parafenbesluit via de besluitenlijst.

Artikel 15 Elektronisch parafenbesluit

Een parafenbesluit kan elektronisch worden vastgesteld. In dat geval geven de collegeleden langs elektronische weg aan akkoord te zijn met het conceptbesluit.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 16 Slotbepaling

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de voorzitter, zo nodig en mogelijk gehoord de overige collegeleden.

Artikel 17 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na die van bekendmaking. Op dat moment wordt het laatstelijk vastgestelde reglement ingetrokken.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem 2021”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op

14 december 2021.

de secretaris,

mr. C.M. Lenstra

de burgemeester,

drs. J. Wienen

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenoemde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 3 Mandaatverlening tijdens collegereces

In artikel 56 van de Gemeentewet is bepaald dat het college in zijn vergaderingen slechts kan beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Dit quorum is tijdens een vakantieperiode doorgaans niet aanwezig. Om deze reden heeft het college een kerst- en zomerreces, waarbij er in beginsel geen besluiten worden genomen.

In spoedeisende gevallen kan het noodzakelijk zijn dat er in deze perioden besluiten worden genomen namens het college. In dit reglement wordt daarom bepaald dat het college tijdens het kerst- en zomerreces aan zijn leden mandaat verleent om besluiten te nemen. Als één collegelid aanwezig mag hij/zij in mandaat besluiten nemen namens het college. Als twee of meer collegeleden aanwezig zijn (zonder dat het quorum aanwezig is om als college in vergadering bijeen te komen), zijn zij in gezamenlijkheid bevoegd tot zulke mandaatbesluiten. Mandaatverlening aan collegeleden is mogelijk, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet (zie artikel 168 Gemeentewet). De bepaling in dit reglement is verder uitgewerkt in het “Incidenteel mandaatbesluit voor collegeleden in recesperioden”.

Artikel 4 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken.

Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg.

Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.

Artikel 5 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan

de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 6 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement en in de instructie voor de gemeentesecretaris (opgenomen in het Organisatiestatuut van de gemeente Haarlem).

In dit artikel wordt aangegeven dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 7 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 7 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 8 Vergaderorde

De collegevergadering bestaat uit een besluitvormend en een informatief deel. In het besluitvormende deel worden besluiten genomen en wordt beraadslaagd over te nemen besluiten. Ook parafenbesluiten waarvoor bespreking wordt verlangd worden geagendeerd voor de besluitvormende vergadering. In de informatieronde kunnen de collegeleden informatie of standpunten uitwisselen over actuele ontwikkelingen in hun portefeuilles. Dit overleg is een belangrijk instrument voor de bevordering van de eenheid van het collegebeleid. Daarnaast kan het college instructies meegeven aan de ambtelijke organisatie voor de uitwerking van collegevoorstellen. Hierdoor kan worden aangesloten bij de informatiebehoefte van het college.

Van de informatieronde wordt verslag opgemaakt waarop ex artikel 55 Gemeentewet geheimhouding rust.

Artikel 9 Ambtelijke ondersteuning en artikel 10 Deelneming derden aan de vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

In veel gemeenten is het gebruik om een communicatieadviseur bij de vergadering aanwezig te laten zijn in het belang van een goede communicatie met de burger.

Artikel 11 Stemmingen

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt.

De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Staken de stemmen over andere voorstellen dan de benoeming, voordracht of aanbeveling van personen dan beslist de stem van de burgemeester op grond van artikel 59, tweede lid, van de Gemeentewet.

Artikel 12 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag

wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 13 Parafenbesluit

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen. De Raad van State heeft de eerder genoemde uitspraak nogmaals bevestigd in een uitspraak van 21 maart 2007, zaaknr. 200602267/1.

Er is bewust gekozen voor een korte circulatietermijn van twee werkdagen na verzending waarbinnen de collegeleden bespreking kunnen verlangen. Het parafenbesluit wordt namelijk in de Haarlemse praktijk alleen gebruikt in spoedeisende situaties. In andere gevallen worden besluiten geagendeerd voor de wekelijkse collegevergadering.

Artikel 14 Bekendmaking parafenbesluit

Volgens artikel 60, eerste lid, van de Gemeentewet gaat het college over tot openbaarmaking van de

besluitenlijst van zijn vergaderingen. Omdat parafenbesluiten buiten de collegevergadering worden genomen, is dit artikel niet rechtstreeks van toepassing. Om die reden is artikel 14 in het reglement opgenomen om te voorzien in de bekendmaking.

Artikel 15 Elektronisch parafenbesluit

Het gebruik van de elektronische weg neemt een steeds grotere rol in binnen de gemeentelijke praktijk. Omdat het parafenbesluit wordt gebruikt in spoedeisende situaties, is het wenselijk om op te nemen dat het elektronisch kan worden vastgesteld. Het voordeel van de elektronische weg is immers dat collegeleden tegelijkertijd zich akkoord kunnen verklaren met het voorstel en dat dit middel tijd- en plaats-onafhankelijk is.

Wel zal de omgeving waarbinnen het elektronisch parafenbesluit tot stand komt voldoende beveiligd moeten zijn, zodat zeker is dat alleen de collegeleden zelf hun elektronische handtekening kunnen

plaatsen. Denkbaar is bijvoorbeeld een zaaksysteem waarin collegeleden inloggen door middel van een persoonlijk wachtwoord en waarin alle handelingen worden bijgehouden door een digitaal logboek.