Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam houdende regels over de taken en werkwijze van de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam (Reglement van de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam 2021)

Het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Gelet op de omstandigheid dat het takenpakket van de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam wordt uitgebreid, bestaat er aanleiding om een Reglement van de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam 2011, te actualiseren.

Gelet op artikel 84 van de Gemeentewet juncto artikel 160, eerste lid, van de Gemeentewet

besluit de volgende regeling vast te stellen:

Reglement van de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam december 2021

Artikel 1 Definities

• 1. In dit Reglement wordt verstaan onder:

  AVG: Algemene verordening gegevensbescherming

  College: College van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam

  CPA: Commissie Persoonsgegevens Amsterdam

  Persoonsgegevens: persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare levende natuurlijke persoon. Het gaat hierbij om gegevens die zowel geautomatiseerd als handmatig worden verwerkt, ongeacht de technologie die voor de verwerking van die gegevens is gebruikt. Losse gegevens die samengevoegd kunnen leiden tot de identificatie van een bepaalde persoon kwalificeren ook als persoonsgegevens. Ook vallen onder persoonsgegevens gegevens waarbij de identiteitsgegevens zijn verwijderd, die zijn versleuteld of gepseudonimiseerd, maar die kunnen worden gebruikt om iemand opnieuw te identificeren. Geanonimiseerde gegevens waarbij de anonimisering onomkeerbaar is, kwalificeren niet als persoonsgegevens.

  CIO: Chief Information Officer

  FG: Functionaris Gegevensbescherming

  Gemeente: de gemeente Amsterdam

  Reglement: Reglement van de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam

Artikel 2 Taken

• 1. De CPA is een commissie ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet en adviseert het College, op verzoek of uit eigen beweging, over de aan haar voorgelegde of onderzochte kwesties betreffende de verwerking van persoonsgegevens, algoritmen, data-ethiek, digitale (mensen-)rechten en openbaarmaking van persoonsgegevens.

• 2. Adviezen van de CPA zijn openbaar, tenzij de CPA besluit dat een adviesaanvraag en het advies geheimhouding behoeft.

• 3. Afwijking van de adviezen van de CPA door de ambtelijk verantwoordelijke, gewoonlijk de adviesaanvrager, vindt beargumenteerd plaats en wordt gerapporteerd aan het College en de CPA.

• 4. De taken en bevoegdheden van de CPA zijn:

  • Beoordelen van de feitelijke gang van zaken bij de organisatieonderdelen van de Gemeente, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens in breedste zin betreft;

  • Adviseren van het College over (ontwikkeling van) beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens en de uitvoering daarvan, waarbij de CPA zich direct richt tot de ambtelijk verantwoordelijke, gewoonlijk de adviesaanvrager;

  • Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan het College en de organisatieonderdelen van de Gemeente met betrekking tot de kwesties genoemd in artikel 2 lid 1, waaronder het adviseren over complexe en politiek gevoelige zaken met inachtneming van de wet- en regelgeving en de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen.

Artikel 3 Leden

• 1. De CPA bestaat uit minimaal vijf en maximaal tien leden, met inbegrip van de voorzitter en de vicevoorzitter(s)

• 2. Het College benoemt, herbenoemt en ontslaat de voorzitter en de overige leden van de CPA. De voorzitter en leden worden benoemd op basis van relevante deskundigheid op de in artikel 2 genoemde taakgebieden, onafhankelijkheid en goed gedrag. Daar waar mogelijk wordt bij de samenstelling van de CPA gewerkt binnen de kaders van het geldende diversiteitsbeleid. Vanwege de zeer specifieke kennis en het belang voor de Amsterdamse burgers van uitgebreide relevante ervaring, mogen voornoemde aspecten in het profiel echter doorslaggevend zijn.

• 3. De voorzitter en de overige leden worden benoemd voor vier jaar en kunnen vervolgens ten hoogste eenmaal daaropvolgend voor dezelfde periode worden herbenoemd. Na aftreden is herbenoeming niet eerder mogelijk dan na twee jaar. Onder speciale omstandigheden kan door het College worden besloten tot benoeming voor een extra periode.

• 4. Na afloop van de benoemingsperiode of wanneer de voorzitter zijn of haar positie ter beschikking stelt, draagt de CPA de nieuwe voorzitter uit haar midden ter benoeming aan het College voor. Indien geen commissielid zich kandidaat stelt ofwel indien de kandidatuur van een commissielid niet door de meerderheid van de CPA wordt gesteund, vindt er een publieke bekendmaking van de vacature(s) plaats.

• 5. De CPA benoemt uit haar midden een vicevoorzitter/vicevoorzitters die bij ontstentenis of belet de taken van de voorzitter waarneemt/ waarnemen.

• 6. Alle leden worden op persoonlijke titel benoemd.

Artikel 4 Verenigbaarheid lidmaatschap

• 1. Het lidmaatschap is onverenigbaar met het ambt van burgemeester of wethouder van de Gemeente of met deelname aan de gemeenteraad of het (dagelijks) besturen van de stadsdelen en de stadsdeelcommissies.

• 2. Het lidmaatschap is onverenigbaar met een arbeidsovereenkomst als ambtenaar bij de Gemeente.

• 3. Het lidmaatschap van de CPA kan op onverenigbaarheid wegens andere redenen worden getoetst en beoordeeld door de CPA zelf.

Artikel 5 Beëindiging lidmaatschap

• 1. Het commissielidmaatschap eindigt:

  • door verloop van de benoemingsperiode;

  • op eigen verzoek;

  • door een ontslagbesluit van het College;

  • door overlijden of in geval van voortdurende of blijvende ontstentenis of belet;

  • door aanvaarding van een functie als bedoeld in artikel 4.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De CPA vergadert zo vaak als de voorzitter dit nodig acht, maar ten minste vier keer per jaar en voorts indien ten minste de helft van de leden daartoe het verlangen kenbaar maakt.

• 2. De vergaderingen van de CPA zijn openbaar, tenzij de voorzitter van de CPA in samenspraak met de secretaris van mening is dat een agendapunt geheimhouding behoeft.

• 3. De adviezen worden binnen ten hoogste tien werkdagen na vaststelling van de notulen raadpleegbaar gepubliceerd, met uitzondering van agendapunten waarvoor geheimhouding geldt.

• 4. Indien een agendapunt geheimhouding behoeft, vindt de beraadslaging door de CPA geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaats.

• 5. De CPA besluit met gewone meerderheid van stemmen van de bij de stemming aanwezige leden. Bij het staken der stemmen beslist de voorzitter. Geldige besluiten kunnen slechts worden genomen bij aanwezigheid van ten minste de helft van het aantal benoemde leden. Bij het niet behalen van dit quorum schrijft de voorzitter zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering uit.

• 6. Voor het bijwonen van de vergaderingen van de CPA wordt aan de leden en aan de commissieleden vacatiegeld toegekend, conform de bepalingen van de verordening geldelijke voorziening externe commissieleden.

• 7. Voor de totale doorlooptijd van een advies geldt als richtlijn een termijn van vier weken vanaf de behandeling ter vergadering.

Artikel 7 Ambtelijk secretaris

• 1. De dagelijkse werkzaamheden van de CPA worden voorbereid en uitgevoerd door een ambtelijk secretaris, die onderdeel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie.

• 2. Het College benoemt, schorst en ontslaat de secretaris op voordracht van de CPA.

• 3. De secretaris is geen lid van de CPA. De secretaris woont de vergaderingen van de CPA bij en heeft daarin een adviserende stem.

• 4. De secretaris legt voor de inhoud van zijn of haar werk verantwoording af aan de voorzitter van de CPA. Tevens legt de secretaris voor processuele zaken verantwoording af aan het hoofd van de CIO-office.

Artikel 8 Bedrijfsvoering

• 1. De CPA koppelt terug aan de adviesaanvragers middels (delen van) het verslag van de vergadering, via de ambtelijk secretaris. De terugkoppeling wordt zo nodig van een toelichting voorzien. De CPA biedt jaarlijks een verslag van haar werkzaamheden aan het College aan.

• 2. Voordat tot behandeling van een adviesaanvraag wordt overgegaan, bepaalt de voorzitter in overleg met de ambtelijk secretaris of de adviesaanvraag voldoende gedocumenteerd is. Dit gebeurt uiterlijk binnen drie weken na ontvangst van de adviesaanvraag.

• 3. De geheimhoudingsplicht is conform de regeling die geldt voor ambtenaren van de Gemeente.

• 4. De geheimhoudingsplicht van commissieleden duurt voort na beëindiging van het lidmaatschap van de CPA.

• 5. In alle gevallen waarin het Reglement niet voorziet, neemt de voorzitter een beslissing, na overleg met de CPA.

Artikel 9 Inwerkingtreding Reglement

• 1. Dit Reglement is vastgesteld op 7 december 2021 door het College.

• 2. Dit Reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking in het Gemeenteblad.

• 3. Het Reglement van de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam, zoals vastgesteld bij besluit van 8 november 2011 (gepubliceerd in het Gemeenteblad, Jaar 2011, Afdeling 3B, Nummer 132/Publicatiedatum 9 december 2011) wordt ingetrokken.

Artikel 10 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als het Reglement van de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam 2021.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 7 december 2021.

De burgemeester

Femke Halsema

De gemeentesecretaris

Peter Teesink

Toelichting

Artikelsgewijze toelichting

Toelichting op artikel 2: Taken

Afbakening van de taken

De CPA adviseert over het beleid inzake de bescherming van de persoonsgegevens van de Gemeente en de uitvoering daarvan. De CPA kan gevraagd en ongevraagd adviseren over complexe en/of politiek gevoelige gegevensverwerking met inachtneming van de wet- en regelgeving en de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. De CPA signaleert, mits de CPA voldoende resources tot haar beschikking heeft, wat er binnen de Gemeente speelt op het gebied van persoonsgegevens en brengt dit onder de aandacht van het gemeentebestuur en het management van de ambtelijke organisatie. Gelet op de ruime taakstelling kan de CPA als onafhankelijke adviescommissie ook als klankbord fungeren voor de informatiecommissaris die vooruitlopend op de invoering van de Wet Open Overheid meer verantwoordelijkheid krijgt.

Klachtbehandeling en de afhandeling van bezwaarschriften behoort niet tot de taken van de CPA.

Hoewel de CPA hier wel over mag adviseren, is het niet haar primaire taak om te adviseren over de technische beveiliging van applicaties.

Complexe en/of politiek gevoelige gegevensverwerkingen

De CPA adviseert gevraagd en ongevraagd over complexe en/of politiek gevoelige gegevens-verwerkingen, met inachtneming van wet en regelgeving en maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Vraagstukken zijn bijvoorbeeld complex, wanneer de te verwerken gegevens uit verschillende bronnen gecombineerd worden. Maar ook wanneer het gaat om zaken die relatief nieuw zijn, zoals wifi-tracking, (biometrisch) cameratoezicht, gezichts-herkenning e.d. Vraagstukken zijn gevoelig wanneer bijvoorbeeld gegevens van grote aantallen burgers worden verwerkt, er bijzonder veel gebruikers van een informatiesysteem zijn op veel plaatsen en/ of in veel organisaties, wanneer commerciële partijen toegang tot de gegevens hebben, wanneer bijzondere gegevens (zoals ras en seksuele voorkeur) of strafrechtelijke gegevens worden verwerkt of wanneer het gaat om algoritmen, data-ethiek (waaronder maar niet beperkt tot de Tada-waarden), digitale (mensen-)rechten en openbaarmaking van persoonsgegevens.

Verhouding CPA en FG

Binnen de Gemeente is sinds 2018 een onafhankelijke Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De CPA Amsterdam heeft in 2011 zowel een toezichthoudende als een adviserende rol gekregen. De interne toezichthoudende rol ligt vanaf mei 2018 bij de FG. De FG houdt dus intern toezicht op de verwerking van persoonsgegevens, adviseert de Gemeente over de privacy-rechtelijke verplichtingen, waaronder maar niet beperkt tot de AVG en rapporteert aan het College. In het Stedelijk Kader is vastgelegd dat de CPA als externe adviescommissie een extra waarborg is, die ook na de inwerkingtreding van de AVG een belangrijke taak vervult. Tussen de CPA en de FG vindt waar nodig overleg plaats om overlap in de werkzaamheden te voorkomen.

In het document ‘Taken en verantwoordelijkheden bij het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Amsterdam’, vastgesteld door het college op 22 mei 2018, BD2018-006186 is aangaande de CPA het volgende opgenomen (p. 4-5, 7): “Deze commissie adviseert het College omtrent de gegevensverwerking in breedste zin.” T.a.v. de FG wordt vermeld: “De Functionaris Gegevensbescherming (FG) informeert en adviseert de verantwoordelijke, het college, of de verwerker over hun verplichtingen uit hoofde van de Algemene verordening gegevensbescherming en andere gegevensbeschermingsbepalingen.”

Indien de FG en de CPA conflicterende adviezen of verschillen van inzicht hebben, is het advies van de FG volgens dit document leidend. De verwerkingsverantwoordelijke beslist over de vraag of het advies van de CPA wordt overgenomen. Indien adviezen niet worden overgenomen vindt de afwijking beargumenteerd plaats en worden het College en de CPA hierover geïnformeerd.

Openbaarheid adviezen

De adviezen van de afgelopen drie jaar van de CPA worden gepubliceerd op de website van de CPA. Daarnaast kunnen de (oudere) adviezen worden opgevraagd bij de ambtelijk secretaris.

Toelichting op artikel 3: Leden

Procedure

De sollicitatiecommissie bestaat uit de voorzitter, de vicevoorzitter en de secretaris en kan worden aangevuld met een van de leden.

De voorzitter oordeelt in overleg met de overige leden van de sollicitatiecommissie over de geschiktheid van de kandidaat. Na afstemming met de overige leden van de CPA, wordt de kandidaat bij bevonden geschiktheid voorgedragen aan het College, dat tot de benoeming kan besluiten.

Beoordeling geschiktheid

Deskundigheid: Een evenwichtige verdeling binnen de CPA over relevante kennisgebieden is een afwegingsgrond.

Onafhankelijkheid: Het is van belang dat zelfs de schijn van enige afhankelijkheid of belangenverstrengeling bij commissieleden wordt vermeden. Er moeten daarom voldoende waarborgen zijn, naar oordeel van de sollicitatiecommissie, voor deze onafhankelijkheid.

Goed gedrag: Voorafgaand aan de benoeming kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) worden gevraagd.

Toelichting op artikel 5: Beëindiging lidmaatschap

Voorstel onvrijwillig ontslag via de CPA

De CPA kan een voorstel tot onvrijwillig ontslag voorleggen aan het College. Indien het College een voorstel voor onvrijwillig ontslag vanuit de CPA ontvangt, worden de CPA en het betrokken commissielid door of namens het College gehoord.

Toelichting op artikel 6: Vergaderingen

Vergaderingen vinden in beginsel fysiek plaats. Wanneer dit door omstandigheden niet mogelijk blijkt, kan de voorzitter in overleg met de secretaris besluiten de vergadering digitaal te organiseren.

Vacatiegelden

De leden van de CPA ontvangen vacatiegeld voor het bijwonen van de vergaderingen van de CPA. De Raad stelt de hoogte van het vacatiegeld vast (Verordening geldelijke voorziening externe commissieleden). Dat is in 2015 vastgesteld op 200 euro voor leden en 275 euro voor de voorzitter euro per vergadering. In 2022 zal worden onderzocht of een herijking passend is.