Verordening op de raadscommissies gemeente Uitgeest 2021

De raad van de gemeente Uitgeest;

gelezen het voorstel van het presidium van 26 oktober 2021;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

gezien het advies van de commissie SLZ/AZF d.d. 11 november 2021;

besluit:

vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de raadscommissies gemeente Uitgeest 2021

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. commissie: raadscommissie ex artikel 82 van de Gemeentewet;

• b. commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• c. burgerlid: een commissielid, niet zijnde raadslid, die een raadsfractie vertegenwoordigt in een commissievergadering;

• d. voorzitter: voorzitter van een commissie of diens plaatsvervanger;

• e. commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• f. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

• 1. Er zijn twee raadscommissies.

• 2. De benaming van de commissies en de daarin ondergebrachte portefeuille- en/of beleidsonderdelen is een bevoegdheid van het presidium.

Artikel 3. Taken

• 1. Een raadscommissie:

  • a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

  • b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

  • c. voert een opiniërend debat onderling;

  • d. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

• 2. Indien een onderwerp meerdere commissies aangaat wordt dit behandeld in de commissie die het onderwerp het meest aangaat, tenzij het presidium beslist dat het onderwerp in een gezamenlijke vergadering van de commissies zal worden behandeld.

• 3. Indien een gezamenlijke vergadering wordt belegd, vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.

Artikel 4. Samenstelling en plaatsvervanging

• 1. Alle raadsleden worden door de gemeenteraad benoemd als lid van de raadscommissies.

• 2. Per agendapunt zitten er maximaal twee commissieleden per fractie aan tafel en is er maximaal één woordvoerder per fractie.

• 3. Er is geen vaste vertegenwoordiging in raadscommissies; de fracties bepalen zelf door welke commissieleden zij vertegenwoordigd worden. Dit kan per vergadering of desgewenst per agendapunt verschillen.

Artikel 5 Burgerleden in commissies

• 1. Een fractie kan burgerleden als woordvoerders in de commissie aanwijzen. Het burgerlid treedt eerst op als woordvoerder namens de desbetreffende fractie nadat het burgerlid als zodanig door de raad is toegelaten en beëdigd.

• 2. De artikelen 10, 11, 12, 13, 15 en 28 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat in artikel 15, tweede lid, van de Gemeentewet voor 'gedeputeerde staten' 'de raad' moet worden gelezen.

• 3. Het lidmaatschap van de commissie van een burgerlid eindigt:

  • a. als de fractie waar het burgerlid geacht wordt deel van uit te maken, ophoudt een zelfstandige fractie te zijn;

  • b. als het burgerlid op eigen verzoek ontslag neemt;

  • c. door overlijden van het burgerlid;

  • d. als de raad de toelating en beëdiging als burgerlid intrekt;

  • e. als de fractie de aanwijzing als burgerlid intrekt;

  • f. als het burgerlid niet meer voldoet aan de vereisten bedoeld in de artikelen 10 tot en met 13 van de Gemeentewet;

  • g. als het burgerlid een benoeming tot lid van de raad aanneemt;

  • h. als de commissie ophoudt te bestaan.

• 4. Per fractie mag elk burgerlid in alle raadscommissies als plaatsvervanger optreden.

Artikel 6 Commissievoorzitter

• 1. De commissievoorzitters worden door de raad, uit zijn midden, op voordracht van het presidium benoemd. Er worden maximaal 2 commissievoorzitters en 2 plaatsvervangend voorzitters benoemd.

• 2. Het voorzitterschap eindigt als:

  • a. de voorzitter of het lid ophoudt lid te zijn van de raad;

  • b. de voorzitter ontslag neemt als voorzitter van de commissie;

  • c. de raad de voorzitter ontslaat of een andere voorzitter benoemt;

  • d. een commissie ophoudt te bestaan.

Artikel 7 Verzoek tot agendering en vragen

• 1. Als een raadslid of een commissielid een onderwerp wil agenderen dient hij de daartoe een voorstel in bij de griffier. Het agendapunt wordt opgenomen in de eerstvolgende nog door het presidium vast te stellen agenda van de commissievergadering.

• 2. De voorzitter stelt in een openbare commissievergadering de leden in de gelegenheid bij het agendapunt ‘vragenkwartiertje’ elk onderwerp ter sprake te brengen, welke betrekking heeft op het beleidsterrein van de betrokken raadscommissie, ook als het niet op de agenda staat.

Artikel 8. De commissiegriffier

• 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een medewerker van de griffie aan als commissiegriffier.

• 2. Een commissiegriffier en/of de griffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 9. Beeldvormende avond

• 1. Om de kwaliteit van het debat in de raadscommissies en de besluitvorming in de raad te versterken, zijn er ter ondersteuning van dit proces beeldvormende avonden.

• 2. De beeldvormende avond is bedoeld als instrument om:

  • a. raadsleden en commissieleden de mogelijkheid te bieden om die informatie te verkrijgen welke noodzakelijk is om het debat in de raadscommissies te kunnen voeren en een politiek standpunt te kunnen bepalen;

  • b. inwoners en organisaties te betrekken bij de besluitvorming van de raad.

• 3. Iedereen kan meespreken over geagendeerde onderwerpen tijdens de beeldvormende avonden.

Artikel 10. Oproep en agenda

• 1. Het presidium stelt de voorlopige agenda’s van de commissievergaderingen en de programma’s van de beeldvormende avonden vast.

• 2. De commissiegriffier zendt uit naam van de commissievoorzitter ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

• 3. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 4. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 11. Beschikbaar stellen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep digitaal beschikbaar gesteld via de website van de gemeente.

• 2. Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 12. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht op de voor de gemeente gebruikelijke wijze.

Paragraaf 2. Vergadering

Artikel 13. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 14. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 15. Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

• 4. Maximaal 1 lid per fractie neemt deel aan de in derde lid genoemde stemmingen.

Artikel 16. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Commissieleden voeren in de eerste termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel. Het opiniërend debat vindt plaats in de tweede termijn.

• 4. Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 17. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 18. Spreekrecht belanghebbenden

• 1. Belanghebbenden kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over alle tot het werkterrein van de raadscommissie behorende onderwerpen. Een organisatie wordt door maximaal 2 sprekers vertegenwoordigd.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

• 3. De commissievoorzitter bepaalt wanneer de inspreker het woord kan voeren.

• 4. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers korte, verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 5. Elke spreker krijgt maximaal 5 minuten het woord.

• 6. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de belanghebbende.

Artikel 19. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 20. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over. Bij het staken van de stemmen is het ordevoorstel verworpen.

Artikel 21. Verslag

• 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2. Uit een verslag blijkt in ieder geval:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c. een samenvatting van het advies aan de raad met vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet hebben uitgelaten, en

  • d. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 4. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

• 5. Elektronisch beschikbare verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 22. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 23. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 24. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 25. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Het presidium is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 27. Slotbepalingen

• 1. De Verordening Commissie Algemene Zaken en Financiën 2012, de Verordening Commissie Grondgebiedzaken 2012 en de Verordening Commissie Samenlevingszaken 2012 worden ingetrokken.

• 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 25 november 2021.

• 3. De verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening op de raadscommissies Uitgeest 2021’.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 november 2021.

Mevrouw W.J. Vrolijk-Gevaert

De heer S. Nieuwland

Griffier

Voorzitter