Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie

Het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen;

Gelet op artikel 35 lid 6 Wet gemeenschappelijke regelingen juncto artikel 212 van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de navolgende verordening:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Hoofdstuk 1. Begroting en verantwoording

Artikel 1. Programma-indeling

• 1. Het bestuur stelt bij aanvang van iedere raadsperiode van de deelnemende gemeenten een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2. Het bestuur stelt bij aanvang van iedere raadsperiode de taakvelden per programma vast. De onderverdeling van de programma's in taakvelden staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot het wijzigen daarvan. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet gemeld.

• 3. Het bestuur stelt per programma de beleidsindicatoren vast. De beleidsindicatoren bevatten ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4. Het bestuur stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden bij elk van de programma’s de baten en lasten per taakveld weergegeven.

• 2. Bij de programma’s in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 4. In de jaarrekening worden incidentele baten en lasten groter dan € 50.000 toegelicht.

Artikel 3. Kaders begroting

• 1. Het bestuur biedt uiterlijk 15 april de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

• 2. Het bestuur stelt deze kaders uiterlijk 1 mei vast.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd wordt voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het bestuur voorgelegd.

• 4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het bestuur, bedoeld in artikel 5, worden voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid aan het bestuur voorgelegd. 

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

• 1. Het bestuur wordt door middel van tussentijdse rapportages geïnformeerd over de realisatie van de begroting gedurende het lopende boekjaar.

• 2. De rapportage gaat in op afwijkingen ten aanzien van de baten en de lasten en de kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen. Indien daar aanleiding voor is gaat de rapportage ook in op de maatschappelijke effecten en politiek relevante onderwerpen. Daarnaast wordt ingegaan op de raming en realisatie van de investeringskredieten.

• 3. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

• 4. Overheveling van incidentele budgetten geschiedt zo minimaal mogelijk en slechts één keer.

Hoofdstuk 2. Financieel beleid

Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3. Een saldo voor agio of disagio wordt lineair in ten hoogste 5 jaar afgeschreven.

Artikel 7. Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2. De nota reserves en voorzieningen wordt door het bestuur vastgesteld en behandelt:

  a. de vorming en besteding van reserves;

  b. de vorming en besteding van voorzieningen.

• 3. De nota reserves en voorzieningen wordt periodiek geactualiseerd.

• 4. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investerings-voornemen wordt minimaal aangegeven:

  a. het specifieke doel van de reserve;

  b. de voeding van de reserve;

  c. de maximale hoogte van de reserve;

  d. de maximale looptijd.

Artikel 8. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 4. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

Artikel 9. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de bedrijfsvoeringsorganisatie aan overheidsbedrijven en derden waarbij de bedrijfsvoeringsorganisatie in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang stelt het bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een besluit vast, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de bedrijfsvoeringsorganisatie aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang stelt het bestuur vooraf een besluit vast waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de bedrijfsvoeringsorganisatie aan overheidsbedrijven en derden wordt uitgegaan van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang stelt het bestuur vooraf een besluit vast, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4. Besluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  f. een bevoordeling van publieke media-instellingen;

  g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 10. Financieringsfunctie

• 1. Het bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het bestuur indien mogelijk zekerheden.

• 3. Het bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste en tweede lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut.

Hoofdstuk 3. Paragrafen

Artikel 11. Paragrafen

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken wordt in ieder geval in de betreffende paragrafen de informatie opgenomen als bedoeld in de artikelen 9 tot en met 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 2. Indien gewenst kan het bestuur bepalen dat hij over aanvullende zaken in de paragrafen wordt geïnformeerd.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 12. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

  b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, etc;

  c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten;

  e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• 2. Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 13. Financiële organisatie

Het bestuur draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van de interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 14. Interne controle

Het bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het bestuur maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 15. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1. De "Financiële verordening Openbaar Lichaam 2015”, laatst gewijzigd op 6 december 2016, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2018 zijn gedaan, blijft de "Financiële verordening Openbaar Lichaam 2015” van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na dit besluit en werkt terug tot en met 1 januari 2018.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen 2018.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 27 februari 2020.