Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen
- 1.
Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad in de zin van artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd werkgroep financieel overleg met een brede samenstelling vanuit de raad.
- 2.
In deze verordening wordt verstaan onder:
de commissie: de werkgroep financieel overleg;
de raad: de gemeenteraad van Midden-Drenthe;
de raadscommissie: de vaste commissies van de raad in de zin van artikel 82 Gemeentewet;
de rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van Midden-Drenthe;
de raadsperiode: de zittingsperiode van de gemeenteraad;
het college: het college van burgemeester en wethouders van Midden-Drenthe;
de accountant: de accountant in de zin van artikel 213 Gemeentewet;
de voorzitter: de voorzitter van de commissie;
de secretaris: de secretaris van de commissie.
Artikel 2. Doelstelling
- 1.
De commissie heeft als doel de raad te adviseren over zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van de gemeentefinanciën.
- 2.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
- 3.
De commissie is in de eerste plaats adviseur van de raad, met tevens een adviesrol naar het college als het gaat om de informatievoorziening en meer specifiek de verantwoording.
- 4.
De commissie houdt zich in het bijzonder bezig met de wijze waarop de raad sturing geeft en met de verantwoording door het college van haar activiteiten en prestaties.
Artikel 3. Taken en bevoegdheden algemeen
- 1.
De commissie adviseert de raad over de gemeentelijke planning- en controlcyclus, waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van de input en feedback vanuit de raadscommissie waarin de gemeentefinanciën worden behandeld.
- 2.
De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende- en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
- 3.
De commissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad over de uitvoering, evaluatie, vaststelling of wijziging van een verordening in de zin van artikel 212, 213 of 213a van de Gemeentewet.
- 4.
De commissie adviseert de raad over opbouw en inrichting van de programmabegroting en de jaarstukken.
- 5.
De commissie adviseert over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteringsacties op het gebied van de financiële verantwoording en de voortgang daarvan.
- 6.
De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen voorstellen uit te brengen en te voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.
- 7.
De commissie is namens de raad gesprekspartner voor de provincie in het kader van het begrotingstoezicht.
- 8.
In het kader van de uitoefening van taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te beraadslagen met het college, de ambtelijke organisatie, de rekenkamercommissie en de accountant.
- 9.
De commissie kan de gemeenteraad verzoeken om een externe deskundige om de commissie van advies te dienen.
Artikel 4.
Taken en bevoegdheden in relatie tot de accountant en externe partijen
- 1.
De commissie is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.
- 2.
De commissie bevordert de afstemming van diverse onderzoeken en controles die ingevolge de artikelen 182, 212, 213 en 213a van de Gemeentewet door accountant, college en rekenkamercommissie worden uitgevoerd en adviseert hierover aan de raad. De commissie ontvangt jaarlijks van de accountant, van het college en de Rekenkamercommissie opgave van alle door hen geplande en reeds uitgevoerde onderzoeken voor de gemeente Midden-Drenthe of samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente Midden-Drenthe deel uitmaakt.
- 3.
De commissie geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer.
- 4.
De commissie overlegt met de accountant over de controles en rapportages die deze uitbrengt ten behoeve van de raad en adviseert hierover aan de raad. Ook kan de commissie over andere rapportages van de accountant met hem overleggen en hierover adviseren aan de raad.
- 5.
De commissie is belast met besluitvorming over:
- a.
het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, en
- b.
de selecie van de accountant.
- 6.
De commissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad over:
- a.
aanwijsbesluit en opdrachtverstrekking van de accountant;
- b.
de controle van de jaarstukken;
- c.
het vaststellen van het controleprotocol;
- d.
tussentijdse rapportages en andere verslagen van de accountant;
- e.
verslagen van periodieke onderzoeken van het college, en
- f.
door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteringsacties en de voortgang daarvan.
- 7.
De commissie overlegt met de accountant over de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening, met name voor wat betreft de volgende onderwerpen:
- a.
door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten;
- b.
het besteden van specifieke aandacht aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen van de jaarstukken;
- c.
de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de inrichting;
- d.
prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.
- 8.
De commissie evalueert periodiek de werkzaamheden met de accountant en in het bijzonder of de uitvoering van de controle van de jaarrekening overeenkomstig opdracht heeft plaatsgevonden.
- 9.
De commissie is een overlegplatform met betrekking tot de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.
- 10.
Een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie is agenda-lid van de commissie.
Artikel 5.
Samenstelling, benoeming en zittingsduur
- 1.
De raad benoemt de leden van de commissie bij aanvang van elke raadsperiode.
- 2.
De commissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 raadsleden dan wel door de raad benoemde commissieleden-niet-raadsleden.
- 3.
De commissie kiest uit de in de commissie zitting hebbende leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
- 4.
De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris is secretaris van de commissie.
- 5.
De wethouder financiën, de concerncontroller en een vertegenwoordiger van de afdeling control zijn adviseur van de commissie.
- 6.
De accountant en een lid van de rekenkamercommissie zijn extern adviseur van de commissie.
- 7.
De commissie kan anderen als adviseur uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn.
- 8.
De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de commissie.
- 9.
Het lidmaatschap van de commissie vervalt aan het einde van de raadsperiode, door het verlies van de hoedanigheid van raadslid dan wel commissielid-niet-raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
- 10.
Bij langdurige afwezigheid van een lid van de commissie kan de commissie de raad verzoeken een vervanger te benoemen.
Artikel 6.
Voorzitter en ondersteuning
- 1.
De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.
- 2.
Onder de in het eerste lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen:
- a.
het voorbereiden van de agenda;
- b.
het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie;
- c.
het leiden van de vergaderingen;
- d.
het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;
- e.
het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie-aangelegenheden.
- 3.
De voorzitter wordt bij de in het tweede lid genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie.
- 4.
De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, verslaglegging, informatieverzameling, dossiervorming en communicatietaken.
- 5.
De commissie wordt vakinhoudelijk ambtelijk bijgestaan.
- 6.
De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in de raadscommissie en de raad ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern.
Artikel 7.
Vergaderingen en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema en voorts zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.
- 2.
De voorzitter belegt de vergaderingen.
- 3.
De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zoveel mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.
- 4.
Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en na vaststelling via de raadsupdate ter beschikking gesteld van de raad, het college en de directie.
- 5.
Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen of gedeelten daarvan, ligt voor de raadsleden vertrouwelijk ter inzage bij de griffier.
- 6.
De voorzitter kan als dit nodig is of wenselijk wordt geacht, namens de commissie, leden van het college, de rekenkamercommissie, ambtenaren en vertegenwoordigers van de externe accountant vragen bij een vergadering van de commissie aanwezig te zijn.
Artikel 8.
Besluitvorming over de advisering
- 1.
Adviezen van de commissie worden bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen uitgebracht, waarbij de commissie streeft naar consensus.
- 2.
Minderheidsstandpunten worden in het advies van de commissie vermeld.
- 3.
De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer minimaal de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 4.
Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.
- 5.
Bij het staken van de stemmen wordt een verdeeld advies uitgebracht, waarin de verschillende standpunten zijn terug te vinden.
Artikel 9.
Openbare en besloten vergaderingen, geheimhouding
- 1.
De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar gehouden. Stukken, die door het college als zijnde niet openbaar worden aangeleverd, worden in beslotenheid behandeld.
- 2.
De deuren worden gesloten als ten minste twee leden of de voorzitter dit nodig oordelen. Vervolgens besluit de commissie of met gesloten deuren vergaderd zal worden.
- 3.
Als de commissie besluit om besloten te vergaderen beslist zij tevens of, en zo ja welke, andere personen het besloten deel van de vergadering kunnen bijwonen.
- 4.
Artikel 86 Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de commissie.
Artikel 10
Informeren en adviseren van de raad
- 1.
De commissie informeert en adviseert de raad, indien mogelijk via de raadscommissie.
- 2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadscommissie of in de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 11.
Citeertitel en inwerkingtreding
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening werkgroep financieel overleg gemeente Midden-Drenthe 2020” en treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.
Toelichting
In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83, 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Voor Midden-Drenthe zijn dat op dit moment de commissies van advies aan de raad: Zorg en Welzijn, Algemeen Bestuur en Ruimte en Groen. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijk denkbare taken hebben.
Voor de werkgroep financieel overleg Midden-Drenthe is gekozen voor artikel 84 Gemeentewet als grondslag. Dit artikel geeft iets meer vrijheid in vormgeving van de commissie dan artikel 82 Gemeentewet (commissie van advies). Omdat er ook (externe) adviseurs een belangrijke rol vervullen bij de werkgroep financieel overleg Midden-Drenthe is artikel 84 Gemeentewet als grondslag gekozen. Bij de instelling van de werkgroep financieel overleg Midden-Drenthe in 2005, is in het raadsvoorstel ook een bewuste afweging gemaakt niet te kiezen voor een formele grondslag.
In het voorstel uit 2005 dat de basis vormt voor de huidige werkgroep financieel overleg, staat de volgende passage:
“De auditcommissie heeft vooral een coördinerende rol met betrekking tot uitvoering van taken die betrekking hebben op de financiële functie (contact accountant, coördineren onderzoeken, maken van werkafspraken e.d.). De auditcommissie heeft niet tot taak de besluitvorming door de gemeenteraad voor te bereiden, zoals bijvoorbeeld in de commissie gebeurt. Tegen die achtergrond behoeft aan de auditcommissie geen formele status te worden toegekend. Er is dus geen sprake van een raadscommissie als bedoeld in artikel 82 lid 1 van de Gemeentewet.
Bij dat uitgangspunt wordt hiermee aangesloten. Geen commissie van advies aan de raad maar een formele status is ook op een andere manier mogelijk als artikel 84 Gemeentewet als grondslag wordt gekozen (andere commissies). Dat geeft voldoende flexibiliteit om de taken van de huidige werkgroep uit te voeren. De reeds bestaande werkwijze wordt daarmee geformaliseerd.
Een van die werkwijzen is dat na de verkiezingen de raad de leden van de werkgroep benoemt. Een lijstje met taken wordt elke periode weer als uitgangspunt genomen voor de werkzaamheden van de werkgroep. Deze zaken zijn nu opgenomen in de verordening.
Daarmee regelt deze verordening de huidige praktijk en krijgt de werkgroep alleen de status van commissie en worden de werkzaamheden helder vastgelegd (zowel intern als extern kenbaar). Bij werkzaamheden als de aanbesteding van de accountant, maakt dat een apart aanwijzingsbesluit van de raad overbodig.
Op grond van de vigerende controleverordening die voortvloeit uit artikel 213 van de Gemeentewet dient er periodiek een afstemmingsoverleg plaats te vinden tussen de accountant, de portefeuillehouder financiën. een vertegenwoordiger van financiën of een aan te wijzen andere functionaris.
De werkgroep financieel overleg Midden-Drenthe is een technische adviescommissie. De werkgroep heeft een eigenstandige taak. Er wordt minder frequent vergaderd dan de andere raadscommissies en er wordt een onafhankelijk advies aan de raad gegeven. Het is geen ‘commissie’ waar al om politieke standpunten van de raadsfracties wordt gevraagd. Het politieke oordeel over de adviezen van de werkgroep financieel overleg Midden-Drenthe en de aanbevelingen van de accountant volgt in de raad.
Om de werkgroep slagvaardig te houden bestaat deze uit minimaal drie en maximaal vijf raadsleden en/of commissieleden niet zijnde raadsleden. Het verdient de voorkeur dat de leden van de werkgroep affiniteit hebben met de taken van de commissie.
De leden van de werkgroep financieel overleg Midden-Drenthe worden voor een raadsperiode benoemd. Indien een lid tussentijds door de raad wordt ontslagen dient dit besluit met redenen te zijn omkleed.
De voorzitter van de werkgroep is technisch voorzitter, maar hij of zij maakt ook deel uit van de commissie. Dit geeft de mogelijkheid voor de voorzitter om mee te discussiëren.
De voorzitter en de secretaris stellen de conceptagenda voor de vergadering op. Door de leden van de commissie en adviseurs als benoemd in artikel 5 van deze verordening kunnen agendapunten worden aangedragen. Extra vergaderingen kunnen in overleg met de voorzitter worden ingepland.
Ook is geregeld dat de werkgroep niet kan vergaderen als de helft plus 1 van het aantal leden niet aanwezig is. Dat vergt afstemming vooraf over het moment van vergaderen door de werkgroep.
De werkgroep financieel overleg Midden-Drenthe is ondersteunend aan de raad. Wil de raad zijn controlerende rol goed kunnen vervullen dan is het van belang dat men tijdig en adequaat geïnformeerd wordt.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen