Reglement basisregistratie personen Waalwijk

Het College van Waalwijk,

gelet op de:

• Artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP),

• Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Waalwijk,

• Algemene verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming

besluit vast te stellen de volgende nadere regels:

het Reglement basisregistratie personen Waalwijk

Artikel 1 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

• 1. Met inachtneming van het besluit als bedoeld in artikel 3.2 van de Wet basisregistratie personen, te weten het Besluit basisregistratie personen, kunnen gegevens uit de basisregistratie aan organen van de gemeente Waalwijk worden verstrekt, voor zover die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de taak van de betreffende organen;

• 2. Een verstrekking als bedoeld in het eerste lid, kan ad hoc (rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen), spontaan (mutatieverstrekking) en door middel van een selectie plaatsvinden;

• 3. In bijlage 1 van dit reglement zijn de gegevens opgenomen die door de gemeente Waalwijk over een persoon kunnen worden vastgelegd naast de gegevens welke verplicht worden bijgehouden volgens de Wet BRP.

• 4. In bijlage 2 van dit reglement zijn de organen van de gemeente Waalwijk vermeld die rechtstreekse toegang kunnen hebben tot het systeem van de basisregistratie personen. De verantwoordelijke (= het College) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 

  Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. Dit kan zijn doordat er een technische datakoppeling is tussen de Basisregistratie Personen en de applicatie waar een medewerker zijn taak uitvoert of door gegevens op te vragen in het gegevensmagazijn.

• 5. In bijlage 3 van dit reglement zijn de autorisatiegroepen vermeld aan wie gegevens worden verstrekt via het gegevensmagazijn. Deze bijlage bevat informatie over welke autorisatiegroepen in dit systeem zijn opgenomen, op welke wettelijk taak deze groep is gebaseerd en wat de naam is van het profiel in de applicatie.

• 6 In bijlage 4 van dit reglement is een overzicht opgenomen van periodieke verstrekkingen aan organen van de gemeente Waalwijk.

Artikel 2 Verstrekkingen aan derden

• 1. Op verzoek van een derde kunnen aan hem overeenkomstig artikel 3.9 van de Wet basisregistratie personen gegevens worden verstrekt over ingezetenen van de gemeente Waalwijk, voor zover de derde aantoonbaar voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingezetene wiens gegevens worden verstrekt.

• 2. Op verzoek van een derde kunnen aan hem overeenkomstig artikel 3.9 van de Wet basisregistratie personen gegevens worden verstrekt over ingeschrevenen van de gemeente Waalwijk, voor zover de derde behoort tot een aangewezen categorie van derden, als bedoeld in artikel 3.

• 3. De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden;

• 4. Er worden geen gegevens verstrekt als op de persoonslijst een aantekening omtrent beperking van de verstrekking van gegevens aan derden is vermeld, als bedoeld in artikel 3.21, eerste lid, van de Wet basisregistratie personen.

Artikel 3 Aanwijzing werkzaamheden met gewichtig maatschappelijk belang en categorieën derden

• 1. De in bijlage 5 van dit reglement opgenomen werkzaamheden worden aangewezen als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang;

• 2. De in bijlage 5 van dit reglement opgenomen categorieën van derden worden aangewezen als derden die de in het eerste lid genoemde werkzaamheden uitvoeren.

• 3. In bijlage 6 van dit reglement is een overzicht opgenomen van periodieke verstrekkingen aan derden.

Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit besluit treedt in werking een dag na die van de bekendmaking en vervangt het reglement dat is vastgesteld door het college van Waalwijk op 4 december 2018 en in werking is getreden op 28 december 2018, dat komt te vervallen.

Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement BRP Waalwijk.

Aldus besloten in de vergadering van het college van Waalwijk op 16 november 2021,

Het college van Waalwijk,

de secretaris, de burgemeester,

Jan. H. Lagendijk, Sacha C.A.M. Ausems

BIJLAGE 1

Aangehaakte gegevens zijn:

- Persoonslijsten van vertrokken personen met uitzondering van de verwijsgegevens

- Adreshistorie van vóór de “datum adreshistorie aaneengesloten”

- Burgerlijke staat

- Gezinsrelatie/gezinsverhouding

- Interne aantekenvakken en –soorten (ter beoordeling van de beheerder)

BIJLAGE 2 Lijst van overheidsorganen (zijnde orgaan van de gemeente Waalwijk) met een rechtstreekse raadpleegmogelijkheid in de BRP

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Waalwijk hebben rechtstreeks toegang tot de basisregistratie:

Organisatie onderdeel	Wettelijk kader	Gegevensset
Team Publiekszaken: - Medewerkers klantcontact (balie) - Medewerkers Publiekszaken (BS-BRP) - Senior medewerkers Publiekszaken - Manager team Publiekszaken	Wet BRP, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.	Alle gegevens op PL , verwijsgegevens en de aangehaakte gegevens
Team WijZ (medewerkers zorgloket die hiervoor zijn aangewezen door de teammanager)	Wmo en Jeugdwet, Regeling Gehandicaptenparkeerkaart en Regeling Schuldhulpverlening	Persoonsgegevens, kindgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden verblijfplaatsgegevens, gegevens over gezagsverhouding, verwijsgegevens en verblijfstitel, aangehaakte gegevens (aantekeningen)
Team ICT	Beheer en bijhouding van de basisregistratie personen en het testen van programmawijzigingen	Persoonsgegevens, kindgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens en verblijfstitel

Bijlage 3 Overzicht van autorisatiegroepen in het gegevensmagazijn (Civision Makelaar Gegevens - CMG). Deze autorisatie is gebaseerd op de wettelijke taken opgenomen in het autorisatiebesluit (GABA) 510290 Gemeente Waalwijk BRP van 1-8-2018.

	Wettelijke taak	Profiel
⃝	Alle taken Dit is een minimaal profiel voor personen die de onderstaande wettelijke taken niet uitvoeren. Met dit profiel kun je gegevens over persoon, huwelijk, datum overlijden, indicatie geheim en actueel adres raadplegen.	AVG Alle taken spontaan
⃝	Gemeente belastingen / wet WOZ / Invordering belastingen	AVG Gem. belasting
⃝	Wet WOZ / Invordering belastingen	AVG WOZ
⃝	Gemeentelijke opsporingsambtenaren	AVG BOA
⃝	Winkeltijdenwet	AVG Winkeltijden
⃝	Drank- en horecabedrijf	AVG Drank en horeca
⃝	Kansspelen	AVG Kansspelen
⃝	Omgevingsvergunning	AVG Omgevingsvergunning
⃝	APV	AVG APV
⃝	Gehandicaptenparkeerkaart	AVG Gehand. Parkeerkaart
⃝	Bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen	AVG Opn. Psych. Ziekenh.
⃝	Rampenbestrijding	AVG Rampenbestrijding
⃝	Gevonden voorwerpen	AVG Gevonden voorwerpen
⃝	Volmachtverlening Kieswet	AVG Volmachtverl. Kieswet
⃝	Naturalisatie	AVG Naturalisatie
⃝	Pensioenen raadsleden en wethouders	AVG Pensioen raad en weth
⃝	Wachtgelden gemeentepersoneel	AVG Wachtg. Gemeentepers.
⃝	Burgerlijke stand	AVG Burgerlijke stand
⃝	Jeugd	AVG Jeugd
⃝	Leerplicht	AVG Leerplicht (ouders)
⃝	Wet op de lijkbezorging	AVG Lijkbezorging

Een overzicht van welke medewerkers zijn opgenomen in de verschillende autorisatiegroepen en welke gegevens in de verschillende groepen beschikbaar worden gesteld is beschikbaar bij de applicatiebeheerder CMG van team ICT.

BIJLAGE 4 Overzicht van periodieke verstrekkingen aan overheidsorganen, zijnde orgaan van de gemeente Waalwijk

Nummer	Mutaties op categorie	Lijsten	Rubriek / Selectie	Frequentie / vorm	Doel verstrekking en aan wie
001 – inwonerspanel	Overlijden	507 mutatieberichtg overlijden 532 Categoriewijziging overlijden	060810	Maandelijks per email	Controle bestand inwonerspanel op overleden personen Verstrekking aan THRM.
007	Binnenverhuizing Overlijden Vertrek	515,516,517 gehandicapten parkeerplaats	161	Maandelijks per email	Controle bestand personen met gehandicaptenparkeerplaats. Verstrekking aan TVVB.
010	Binnenverhuizing Overlijden Emigratie Vertrek Persoon	600, 605, 610, 615 Mut.ber. Loket Zorg	007 016110	Wekelijks op papier	Controle bestand van personen bekend bij team Wijz op mutaties. Verstrekking aan TWIJZ.
012	Vestiging Verblijfplaats	961 hervestiging	961 081420	Wekelijks op papier	Eigen gebruik TPUB voor toezenden persoonslijst naar personen die zijn (her)gevestigd in de BRP
014	Verblijfplaats	260 Pers.zonder nederlandse nation	260 088610	Maandelijks op papier	Eigen gebruik TPUB voor controle grootouder-artikel Rijkswet op het Nederlanderschap
017	Vertrek	553 Mutatiebericht. met vertrek	-	Wekelijks per email	Bepalen of er een VOA-indicatie geplaatst moet worden in de gegevens in de gegevensmakelaar als iemand uit gemeente vertrokken is. Verstrekking aan TICT.

Bijlage 5 Werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Waalwijk en categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van persoonsgegevens.

Voor een groot aantal derden is de verstrekking van gegevens uit de BRP al voorzien in de Wet basisregistratie personen (Wet BRP).

Op lokaal niveau kunnen werkzaamheden worden aangewezen met een gewichtig maatschappelijk belang, dat samenvalt met het gemeentelijk belang. Op verzoek van een derde, kunnen gegevens worden verstrekt over ingeschrevenen van de gemeente Waalwijk. Voorwaarde is dat deze derde is opgenomen in het overzicht in deze bijlage en de gegevens worden gebruikt voor het uitvoeren van de in het overzicht genoemde werkzaamheden.

De Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Waalwijk bepaalt in artikel 2, derde lid:

Het college van burgemeester en wethouders wijst aan:

• a. de werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Waalwijk ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie personen kunnen worden verstrekt; en

• b. de categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie.

In verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen schrijft de Wet BRP in artikel 3.9, tweede lid, voor dat de gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens over hen slechts mag toestaan voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde. Ook is het van belang dat de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene (waaronder ook diens recht op privacy) niet aan de verstrekking in de weg staan. Daarnaast kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op een aantal in artikel 3.9, vierde lid, Wet BRP met name genoemde gegevens.

Bij het aanwijzen van de werkzaamheden en categorieën zal steeds een afweging gemaakt moeten worden tussen deze belangen en de doeleinden waarvoor verstrekking wordt toegestaan.

Vanwege werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang mogen persoonsgegevens verstrekt. Dit zijn onder andere:

• Kabinetswerkzaamheden burgemeester

• Bevorderen lezen / bestrijden alfabetisme

• Fondsenwerving goede doelen

• Jeugd-welzijn

• Ouderenzorg

• Gehandicaptenzorg

• Maatschappelijk werk

In de tabel hierna worden de categorieën van derden genoemd die werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang uitvoeren benoemd.

Categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie:

Bewindvoerder / Bewindvoerderskantoor Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)	Voor het achterhalen van gegevens van de cliënt voor taken die onder het bewind vallen Bevorderen culturele en maatschappelijke vaardigheden inwoners
Buitenlandse EU overheidsorganen (met toestemming van de ingeschrevene)	Het dienen van een Nederlands publiek belang
Buitenlandse overheidsorganen die geen onderdeel uitmaken van de EU(met toestemming van de ingeschrevene)	Uitvoering van een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie dat in de verstrekking van de gegevens voorziet.
Buitenlandse rechtspersonen (o.a. instellingen voor sociale zorg en zekerheid)(met toestemming van de ingeschrevene)	Het dienen van een gemeentelijk (Nederlands) maatschappelijk belang
Overheidsorganen van de Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) en het Caribisch deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba)	Bijhouding van de BRP en de bevolkingsadministratie van de Caribische landen en het Caribische deel van Nederland (PIVA) of het dienen van een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente
Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)	Bijhouden begraafplaatsadministratie en uitvoering Wet op de Lijkbezorging
Culturele organisaties	Bevorderen cultuur en behoud cultureel erfgoed
Fondsverwervende organisaties	Ondersteunen organisaties met een doelstelling die ten goede komt aan de inwoners
Instellingen of organisaties die werkzaamheden verrichten op deze terreinen	Werkzaamheden op het terrein van: maatschappelijke dienstverlening, algemene/geestelijke gezondheidszorg, kinderopvang, jeugdwelzijnswerk, ouderenzorg, gehandicaptenzorg, werkvoorziening etc.
Instellingen / organisaties ten behoeve van belangenbehartiging vervolgingsslachtoffers	Behartiging belangen vervolgingsslachtoffers
Kredietbank (privaatrechtelijk, bijv. een stichting)	Schuldhulpverlening
Migrantenorganisaties (bijv. Stichting Vluchtelingenwerk)	Hulp aan migranten
Rechtspersonen die niet in de gemeentelijke verordening benoemd zijn (met toestemming van de ingeschrevene / gezaghouder)	Werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang, waarbij het doel verschillend van aard kan zijn per aanvrager
Onderwijsinstellingen	Een juiste registratie in de leerlingenadministratie
Oorlogsgravenstichting	Contact leggen met nabestaanden over de bijhouding van en administratie over graven
Ouderenorganisaties	Het geven van hulp en voorlichting aan ouderen
Patiëntenverenigingen	Het geven van hulp en voorlichting en het organiseren van lotgenotencontact
Reclassing / verslaafdenzorg	Uitvoering justitiële taken en begeleiding van de betrokken cliënten
Sportorganisaties en -verenigingen	Stimuleren sport en beweging
Stichting 40 - 45	Adviseren van de pensioenraad over toekenning en pensioenuitkering aan burgers
Thuiszorgorganisaties	Bevorderen van zelfredzaamheid
Uitvaartverzorgers	Werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang, op het terrein van uitvaartverzorging
Vakorganisaties	Behartiging van de belangen van de aangesloten (ex)werknemers
Veilig thuis	Het uitvoeren van de taken, bedoeld in artikel 4.1.1, tweede lid, van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 dan wel uitvoering van de Jeugdwet (voorbeelden: huiselijk geweld, kindermishandeling)
Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel	Maatschappelijke of filantropische doelen (bijv.: Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank)
Vrouwenorganisaties	Bevordering vrouwenwelzijn
Woningbouwvereniging en woningcorporaties	Eerlijke verdeling van sociale woonruimte en tegengaan illegale (spook)bewoning
Ziekenhuizen	Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen i.v.m. verleende zorg
Gemeente Waalwijk	Kabinetszaken

BIJLAGE 6 Overzicht van periodieke verstrekkingen aan derden

Nummer	Mutaties op categorie	Lijsten	Rubriek / Selectie	Frequentie / vorm	Doel verstrekking
060 – nieuwkomers in Waspik	Binnenverhuizing Vestiging	142	142	Maandelijks per email aan Platform Waspik, contactpersoon Jeanette Revet	Bevordering leefbaarheid in Waspik. Collegebesluit Z14-001664, besloten op 10-11-2015.