Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doesburg houdende vaststelling van het ‘Handboek Vervanging Doesburg’

Het college van burgemeester en wethouders van Doesburg,

Gelet op:

• Artikel 7 en 9, lid 1 van de Archiefwet 1995;

• Artikel 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995;

• Archiefregeling opgenomen in Staatscourant 2012, nr. 26238, 17 december 2012.

BESLUITEN

• 1. Instemmen met de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties (vervangingsbesluit) en vervolgens het vervangen papier te vernietigen. Hiermee te starten na een genomen besluit door college per 1 september 2021.

• 2. Vaststellen van het ‘Handboek Vervanging’ op basis waarvan de vervanging en de vernietiging, zoals genoemd in punt 1, worden uitgevoerd.

Toelichting op besluit:

De substitutie (vervanging) door reproducties omvat de archiefbescheiden zoals die de organisatie binnenkomen als onderdeel van het algemene postproces. Daarbij wordt per toe te kennen proces of zaaktype, op basis van de gemeentelijke selectielijst, beoordeeld in hoeverre de informatie vernietigbaar, dan wel permanent te bewaren is.

Waarborging van de belangen:

• a. De reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het ‘Handboek Vervanging Doesburg’, zoals door ons vastgesteld d.d. 20 juli 2021.

• b. De reproductie van desbetreffende archiefbescheiden is wenselijk vanuit oogpunt van ‘digitaal- en flexibel kunnen werken’ alsmede een efficiënte bedrijfsvoering en ruimtebesparing.

• c. Het belang van de gegevens voor de gemeente Doesburg is gewaarborgd; de analoge documenten worden op een dusdanige wijze gescand dat er geen verlies van gegevens optreedt.

• d. Ook het belang van de gegevens voor recht- en bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed is door de scanprocedure gewaarborgd.

• e. De vervangen analoge archiefbescheiden worden periodiek vernietigd. De vernietiging gebeurt onder verantwoordelijkheid van het cluster DIV, onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering.

De gemeentearchivaris van het streekarchivariaat De Liemers en Doesburg is bij de totstandkoming van het Handboek Vervanging betrokken geweest; diens opmerkingen zijn hierin meegenomen.

Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van de artikelen 8:1 en 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de datum van bekendmaking schriftelijk bij burgemeester en wethouders bezwaar maken.

Aldus besloten in de vergadering van 20 juli 2021

Burgemeester en wethouders van Doesburg,

de secretaris,

P. Werkman

de burgemeester,

drs. L.W.C.M. van der Meijs