Verordening van de raad van gemeente Zandvoort houdende wijziging van de Verordening adviescommissie raad 2018

De raad van de gemeente Zandvoort

gelezen het voorstel van het presidium van 23 juni 2021

gelet op artikelen 3.8 en 3.10 Wet ruimtelijke ordening, artikelen 2 t/m 9a Wet voorkeursrecht gemeenten, afdeling 3.4 Algemene wet bestuursrecht, artikelen 84, 147 en 149 Gemeentewet

B E S L U I T:

vast te stellen de Wijzigingsverordening adviescommissie raad Zandvoort 2021

Artikel I

De Verordening adviescommissie raad 2018 wordt als volgt gewijzigd:

A.

In artikel 3 vervalt het vijfde lid en worden de leden 6 tot en met 9 vernummerd tot 5 tot en met 8.

B.

Artikel 5, eerste lid komt te luiden als volgt:

De leden van de commissie worden voor maximaal vier jaren benoemd. Zij kunnen worden herbenoemd.

C.

In artikel 5 wordt een nieuw lid toegevoegd dat komt te luiden als volgt:

• 4. De raad kan een lid van de commissie ontslaan wanneer het betreffende commissielid naar zijn oordeel niet naar behoren functioneert.

D.

Artikel 10, eerste lid komt te luiden als volgt:

De commissie kan degene die tijdig een zienswijze kenbaar heeft gemaakt bij de raad in de gelegenheid stellen vóór het besluit van de raad de zienswijze mondeling toe te lichten in een hoorzitting. De commissie kan tevens ambtenaren, andere deskundigen of anderen voor het verstrekken van inlichtingen uitnodigen.

E.

Artikel 10, vijfde lid komt te luiden als volgt:

De indieners van zienswijzen worden ten minste één week voor de hoorzitting uitgenodigd.

F.

Artikel 10, zesde lid komt te luiden als volgt:

De hoorzitting is openbaar.

G.

In artikel 11 vervalt het zesde lid en wordt lid 7 vernummerd tot lid 6.

H.

In artikel 12 vervalt het derde lid en worden de leden 4 en 5 vernummerd tot 3 en 4.

I.

Artikel 14, tweede lid komt te luiden als volgt:

De griffie houdt de aanwezigheid bij van de leden van de commissie op een vergadering of hoorzitting.

Artikel II

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

Artikel III

Deze verordening wordt aangehaald als: Wijzigingsverordening adviescommissie raad Zandvoort 2021.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 september 2021

de griffier,

de voorzitter,

TOELICHTING OP DE VERORDENING (bij vaststelling wijzigingsverordening september 2021)

ALGEMEEN

Op basis van de Gemeentewet heeft de raad een verordenende bevoegdheid. De raad kan dus een eigen adviescommissie instellen.

De Wet ruimtelijke ordening en de Wet voorkeursrecht gemeenten kennen een aantal procedurevoorschriften voor de behandeling van zienswijzen, ingediend op een ontwerpbestemmingsplan of een te vestigen voorkeursrecht.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING 

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit artikel geeft aan wat onder de verschillende termen wordt verstaan.

Artikel 2 Inleidende bepaling

Dit artikel bepaalt door wie zienswijzen, ingediend bij de raad over een ter inzage gelegd ontwerpbestemmingsplan, een voorgenomen besluit tot vestiging van een voorkeursrecht of overige ontwerpbesluiten, waartegen zienswijzen kunnen worden ingediend, worden afgehandeld. Het bepaalt daarmee tevens de bevoegdheid van de commissie.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

Op grond van artikel 84 lid 1 van de Gemeentewet kan de raad commissies instellen, anders dan raadscommissies ter voorbereiding van besluitvorming en bestuurscommissies.

Een plaatsvervanger wordt verondersteld beschikbaar te zijn, als de vaste leden niet (allen) kunnen deelnemen aan de behandeling van de zaak binnen de tijd die daarvoor staat.

Artikel 4 Secretariaat

De commissie moet procedureel en administratief worden ondersteund bij haar taken. De griffie ondersteunt de commissie.

De commissie adviseert inhoudelijk aan de raad en regelt samen met de griffie de daarmee verband houdende werkzaamheden. Zie ook de toelichting bij artikel 9. De griffie zorgt voor een samenvatting van de ingediende zienswijzen en eventueel de notulen van de hoorzitting. De griffie is bij iedere vergadering van de adviescommissie en een eventuele hoorzitting aanwezig.

Artikel 5 Zittingsduur

De leden van de commissie worden benoemd voor een periode van maximaal 4 jaar en kunnen door de raad worden herbenoemd. De periode van 4 jaar is niet wettelijk voorgeschreven, maar komt voort uit het feit dat een zekere mate van continuïteit dient te zijn gewaarborgd. De raad kan ook voor een kortere periode kiezen. Een te korte periode is onwenselijk, omdat rekening gehouden moet worden met een inwerkperiode en het verkrijgen van lokale kennis.

Artikel 6 Ingediende zienswijze

Dit artikel regelt de ontvangst van ingediende zienswijzen. De datum van ontvangst en poststempel spelen een rol bij het bepalen of een ingediende zienswijze wel of niet ontvankelijk is. Een zienswijze is pas ontvankelijk als deze tijdig is ingediend voor het einde van de termijn van terinzagelegging. Dit is geregeld in artikel 6:9 van de Algemene wet bestuursrecht.

Voor het indienen van zienswijzen is de procedure als beschreven in afdeling 3.4 van Algemene wet bestuursrecht van toepassing.

Het verdient aanbeveling om bij grensgevallen naast aantekening van de datum van ontvangst op de ingediende zienswijze, de envelop waarin het is verzonden te bewaren. Dit is gezien het belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb). Een per email of fax verzonden bezwaarschrift dient vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het faxen zijn aangevangen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de zendende als de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender (ABRS 16 mei 2000, AB 00/325).

Artikel 7 Toezending ingediende zienswijzen aan de commissie

De zienswijzen worden gericht aan de raad en door de griffie ontvangen. De griffie draagt zorg voor het doorsturen van de zienswijzen naar de commissie, zodat de commissie de zienswijzen kan behandelen.

Artikel 8 Verstrekken van stukken aan de commissie

Raad, college en de hun ondersteunende diensten moeten de leden van de commissie alle relevante stukken verstrekken en informatie geven zodat de commissie de ingediende zienswijzen op een juiste wijze kan beoordelen.

Artikel 9 Werkzaamheden commissie

De inhoudelijke werkzaamheden van de commissie zijn niet nader in de verordening bepaald. Dit wordt grotendeels door de commissieleden zelf ingevuld. Wel is aangegeven dat de werkzaamheden moeten leiden tot een schriftelijk advies aan de raad met vermelding wat in het advies in ieder geval vermeld dient te worden. In grote lijnen zullen de volgende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door de commissie in samenwerking met de griffie:

• 1. De griffie zorgt voor een samenvatting van de te volgen procedure (datum bijeenkomsten commissie, evt. datum hoorzitting en data vergaderingen raad) en een samenvatting van de zienswijzen;

• 2. De commissie bepaalt of een hoorzitting zal worden gehouden en of deze vooraf zal worden aangekondigd of via het versturen van uitnodigingen na afloop van de termijn voor terinzagelegging;

• 3. Voor een eventuele hoorzitting worden de indieners van zienswijzen uitgenodigd met het verzoek zich te melden indien zij gebruik willen maken van de mogelijkheid om gehoord te worden;

• 4. De griffie zorgt ervoor dat de commissie kan beschikken over alle zienswijzen. Dit kan digitaal. Op verzoek van de commissie kan de griffie schriftelijke kopieën verstrekken;

• 5. De griffie kan op verzoek van de commissie een rondleiding (schouw) organiseren in het plangebied;

• 6. De griffie begeleidt de feitelijke hoorzitting;

• 7. De griffie begeleidt de besloten beraadslaging(en) van de commissie, waarin gekomen wordt tot de formulering van het advies aan de gemeenteraad;

• 8. De commissie stelt een advies aan de raad op;

• 9. Het advies van de commissie wordt aangeboden aan de raad en tevens aan het college van burgemeester en wethouders voor een reactie hierop;

• 10. Het ontwerpbestemmingsplan of het voorstel tot vestiging van het voorkeursrecht wordt geagendeerd voor de vergaderingen van de raad: bij de stukken wordt het advies van zowel de commissie als de reactie daarop van het college van burgemeester en wethouders gevoegd;

• 11. Besluit over de vaststelling van het bestemmingsplan of over de vestiging van het voorkeursrecht in de raad.

Bij dit artikel is ook een bepaling opgenomen, die stelt dat het door de griffie aangeleverde tijdpad leidend is. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat hij toeziet dat de wettelijk verplichte termijn voor de raad om tot besluitvorming te komen kan worden gehaald.

Daarnaast is gesteld dat de voorzitter van de commissie de taken verdeelt en de aanpak regelt, waarbij vermeden moet worden dat zaken dubbel of door alle leden worden gedaan.

Artikel 10 Keuze hoorzitting

Het houden van een hoorzitting waarin indieners van zienswijzen mondeling hun ingediende zienswijzen op een ontwerpbestemmingsplan, een projectbesluit of een voornemen tot het vestigen van een voorkeursrecht kunnen toelichten is niet wettelijk verplicht volgens de Wet ruimtelijke ordening, de Wet voorkeursrecht gemeenten en de Algemene wet bestuursrecht. Wel kent de wet een "hoorplicht", dat inhoudt dat belanghebbenden in de gelegenheid moeten worden gesteld om een zienswijze naar voren te brengen (artikel 4:8 Algemene wet bestuursrecht). Dit naar voren brengen kan zowel schriftelijk als mondeling gebeuren (artikel 4:9 Algemene wet bestuursrecht). Echter het mondeling naar voren brengen van een zienswijze impliceert niet het houden van een hoorzitting. Dit zijn twee verschillende zaken. De hoorzitting dient dus niet te worden verward met de "hoorplicht".

Het houden van een hoorzitting is dan ook als keuzemogelijkheid in dit artikel opgenomen, omdat de raad belang hecht aan inspraak voor de inwoners van de gemeente Zandvoort. De commissie zal in zijn advies gemotiveerd moeten aangeven als wordt afgezien van het houden van een hoorzitting.

De indieners van zienswijzen worden uiterlijk een week voorafgaand aan de hoorzitting uitgenodigd. Deze termijn is heel kort, vooral als een indiener van een zienswijze zich wil laten bijstaan door een externe juridische adviseur. Een praktische oplossing zou kunnen zijn om al tijdens de terinzagelegging de datum voor een eventuele hoorzitting aan te kondigen. Indien de wettelijke termijnen het toelaten, kan uiteraard gekozen worden voor een langere termijn tussen uitnodiging en hoorzitting.

De hoorzitting is altijd openbaar. Een reden voor een besloten hoorzitting is op grond van de Wet openbaarheid van bestuur niet aanwezig. De hoorzitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die wel achter gesloten deuren plaatsvindt. De beraadslagingen van de commissie zullen echter moeten leiden tot een openbaar advies aan de raad over de ingekomen zienswijzen.

De keuze voor een hoorzitting is dus vrijblijvend. Het achterwege laten van de "hoorplicht" daarentegen niet. Laatstgenoemde mag alleen op wettelijke gronden achterwege worden gelaten: (1) vereiste spoed, (2) de belanghebbende is reeds eerder in de gelegenheid gesteld om zijn zienswijze naar voren te brengen en sindsdien hebben zich geen nieuwe feiten of omstandigheden voorgedaan of (3) het beoogde doel kan alleen bereikt worden als de belanghebbende niet al vooraf op de hoogte is gesteld. Dit is geregeld in artikel 4:11 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 11 Schriftelijke verslaglegging hoorzitting

Aan de verslaglegging worden in de wet geen inhoudelijk vereisten gesteld. In de praktijk mag gekozen worden voor een vaste procedure.

Uit het verslag zal duidelijk moeten blijken wie in welke hoedanigheid aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. In het kader van de openbaarheid wordt het verslag van de hoorzitting als bijlage opgenomen in het advies van de commissie aan de raad.

Het verslag speelt ook een rol bij de beraadslagingen van de commissie.

Artikel 12 Advies commissie

De hoorzitting is openbaar; de bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats. De advisering dient plaats te vinden door een voltallige commissie, bestaande uit drie leden. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 06-01- 1997).

Artikel 13 Beslissing raad

De raad zendt de beslissing op het advies ook aan de leden van de commissie. In de praktijk zal de griffie dit uitvoeren.

Artikel 14 Vergoeding

Er is gekozen voor een vergoedingswijze gebaseerd op de wijze waarop de leden van de bezwaarschriftencommissie een vergoeding ontvangen.