Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oss 2021

De raad van de gemeente Oss;

gezien het voorstel van de Raadsgriffie van 31 mei 2021;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Gezien het advies van de Adviescommissie Sociaal Bestuurlijk van 24 juni 2021;

besluit:

De volgende verordening vast te stellen:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oss 2021

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• bijstand : ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning, waaronder het geven van een objectief inhoudelijke opvatting, niet zijnde een verzoek om informatie;

• fractiemedewerker: persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld als medewerker.

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid of burgerlid kan de griffier of een ambtenaar verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker.

• 2. De griffier of de ambtenaar verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris de resterende informatie zo spoedig mogelijk te (laten) verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door (of namens) wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. De maximale jaarlijkse financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 2.000,- per fractie en een variabel deel van € 100,- per raadszetel van de fractie.

• 3. In een verkiezingsjaar gelden de jaarlijkse bedragen genoemd onder 2. naar rato van het aantal zittingsmaanden.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

• 1. Fracties besteden de financiële bijdrage uitsluitend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken.

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie als bedoeld onder 1. op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 8 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt. Dit gebeurt vanaf het eerstvolgende kalenderjaar.

• 2. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op is gedaan aan de raad.

• 3. Bij afsplitsing van één of meerdere leden van een fractie blijven de nog niet bestede gelden bij de oorspronkelijke fractie.

Artikel 9 Voorschot financiële bijdrage

• 1. De jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt aan de fractie.

• 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de maand, volgende op de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 10 Reserve

• 1. De fractie kan een deel van de bijdrage als bedoeld in artikel 6 over een jaar reserveren voor besteding in een volgend jaar. Hiervan wordt in het verslag als bedoeld in artikel 11 melding gemaakt.

• 2. De in het eerste lid bedoelde reservering mag in totaal niet groter zijn dan 30% van de bijdrage waar de fractie in het voorgaande kalenderjaar ingevolge artikel 6 recht op had.

• 3. Het deel van de ontvangen bijdragen dat op de datum van de raadsverkiezingen nog niet is besteed wordt binnen drie maanden na deze datum door de fractie aan de gemeente terugbetaald.

• 4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger kan worden beschouwd.

Artikel 11 Rekening en verantwoording

• 1. Binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar legt elke fractie aan de raad rekening en verantwoording af over de besteding van de in artikel 6 bedoelde bijdrage, onder overlegging van een verslag.

• 2. Het verslag vermeldt in elk geval:

  • a. het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan bijdragen is ontvangen;

  • b. het bedrag van de uitgaven ten laste van de bijdrage over het voorafgaande kalenderjaar;

  • c. ten behoeve van welke uitgaven de bijdrage is besteed;

  • d. de hoogte en het doel van de reservering zoals bedoeld in artikel 10

• 3. Bij het verslag wordt gevoegd:

  • a. een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens. Deze verklaring wordt ondertekend door de fractievoorzitter en zo mogelijk een fractielid;

  • b. afschriften van facturen en betalingsbewijzen.

• 4. Het verslag wordt ter kennisneming aan de raad verstuurd en de bij het verslag behorende facturen en betalingsbewijzen worden openbaar ter inzage gelegd.

• 5. In afwijking van het eerste lid wordt door fracties die na verkiezingen of tussentijds als zodanig ophouden te bestaan rekening en verantwoording afgelegd binnen 3 maanden na de verkiezingsdatum respectievelijk de datum van beëindiging van de activiteiten.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 12 Intrekking oude verordening

 De ‘Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Oss 2011’ wordt ingetrokken.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oss-2021.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 22 juli 2021.

De gemeenteraad voornoemd

Mede namens de voorzitter,

De griffier,   

Door RvandenAkker op 26 juli 2021

 drs. P.H.A. van den Akker

Toelichting bij de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oss- 2021

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om bijstand. Bijstand is voorbehouden aan de raadsleden. Dat geldt niet voor verzoeken om informatie. Die kunnen zowel door raads- als burgerleden worden ingediend. Voor een verzoek om informatie kunnen de raads- en burgerleden terecht bij de griffie, maar ook rechtstreeks bij de ambtenaar.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning, waaronder het geven van een objectief inhoudelijke opvatting, kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden en burgerleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier of rechtstreeks aan de ambtenaar kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier of aan de ambtenaar gericht.

Een verzoek kan ook namens een raadslid door een fractiemedewerker worden gedaan. De griffier (of één van de griffiemedewerkers) of de ambtenaar verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te

bewaken. Ingeval de ambtenaar de gevraagde informatie niet naar tevredenheid van het raadslid of het burgerlid kan verstrekken, kan het raadslid of burgerlid zich alsnog tot de griffier wenden met het verzoek. Die volgt dan het in dit artikel omschreven proces.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Verzoeken om bijstand kunnen alleen worden gedaan door raadsleden (of door fractiemedewerkers namens hen) en moeten aan de griffier gericht worden. Bijstand wordt niet verleend aan burgerleden of aan fractiemedewerkers. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. Dit laat onverlet dat de ambtenaar in het contact met het raadslid zelf kan aangeven dat hij de informatie over de ambtelijke bijstand met zijn wethouder wil delen. Mocht het raadslid dit niet op prijs stellen, dan kan dit voor de ambtenaar een reden zijn om de opdracht niet zelf op te pakken, maar terug te leggen bij de secretaris. Die moet dan op zoek naar een andere ambtenaar die de bijstand kan verlenen. Op deze manier is er ook oog voor de positie van de individuele ambtenaar. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden. De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid). Ook na een gemeentelijke herindeling waarbij de nieuwe raad vanaf 1 januari aantreedt, zal de bijdrage voor de duur van de zittingsperiode van die raad verstrekt worden (op basis van een door de nieuwe raad vastgestelde verordening). De herindelingsverkiezingen zijn dan in november van het jaar daarvóór geweest.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

De besteding van de fractieondersteuning is bedoeld voor fracties om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de gemeenteraad te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.

Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.

Artikel 8. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid). Bij splitsing van een fractie zal het variabele deel vanaf het eerstvolgende kalenderjaar worden toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij wordt aangesloten.

Artikel 9. Voorschot financiële bijdrage

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 10. Reserve

De reserve bestaat uit het overschot van het voorafgaande jaar, een fractie kan er voor kiezen om dit te reserveren voor een specifiek doel. Dit kan tot een maximum van 30% van de totale jaarlijkse bijdrage waar de fractie recht op heeft volgens artikel 6. Er wordt vanuit gegaan dat de fracties op verantwoorde wijze met de gevormde reserves omgaan. Bij splitsing van fracties wordt de eventuele reserve niet verdeeld omdat het de oorspronkelijke fractie is die deze heeft opgebouwd. Voor fracties die na verkiezingen in de gemeenteraad actief blijven, blijft de reservering beschikbaar.

Artikel 11. Rekening en verantwoording

Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie. Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot.

Via het verslag kan tevens worden nagegaan of de fracties de bijdragen niet in strijd met haar bestemming hebben gebruikt. Door de fracties bij monde van hun fractievoorzitter en een ander fractielid uitdrukkelijk te laten verklaren dat de in het verslag genoemde gegevens juist zijn, wordt het zwaartepunt van de verantwoordelijkheid bij de fracties gelegd. Voor fracties die als gevolg van verkiezingen of om andere redenen uit de raad verdwijnen is het tijdstip van het afleggen van rekening en verantwoording uit een oogpunt van continuïteit naar voren gehaald. Ter verifiëring van ontvangen bijdragen en gedane bestedingen dienen de fracties afschriften van facturen en betalingsbewijzen te overleggen. Deze liggen voor eenieder openbaar ter inzage

Na controle van het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt de raad de hoogte van de financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag.