Gedragscode integriteit van bestuurders Ede 2021

De raad van de gemeente Ede;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 augustus 2021;

gelet op artikel 15, derde lid, artikel 41c, tweede lid, en artikel 69, tweede lid, van de Gemeentewet;

overwegende dat bij integriteit van het openbaar bestuur de volgende kernbegrippen leidend zijn:

Dienstbaarheid

Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.

Functionaliteit

Het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

Onafhankelijkheid

Het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.

Openheid

Het handelen van een bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij.

Betrouwbaarheid

Op een bestuurder moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

Zorgvuldigheid

Het handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Overwegende dat deze kernbegrippen de toetssteen zijn voor de vast te stellen gedragsafspraken;

besluit:

vast te stellen de volgende Gedragscode integriteit van bestuurders van de gemeente Ede 2021;

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Algemene bepalingen

• 1. Deze gedragscode geldt voor de bestuurders van de gemeente. In dit verband worden als bestuurders aangemerkt de voorzitter en alle leden van de raad, de voorzitter en de overige leden van het college van burgemeester en wethouders en de fractievolgers.

• 2. De burgemeester ziet toe op naleving van de code op basis van zijn wettelijke taak om de bestuurlijke integriteit te bevorderen.

• 3. De code is openbaar en op de gemeentelijke website beschikbaar.

• 4. Nieuw aantredende bestuurders ontvangen bij hun aantreden een digitaal exemplaar van de code. Bij de ontvangst van de gedragscode verklaren zij daarvan kennis te hebben genomen en deze naar eer en geweten te zullen hanteren.

• 5. Een bestuurder is aanspreekbaar op de naleving van deze code en op hem rust de verantwoordelijkheid er zelf op toe te zien dat hij handelt en zich gedraagt overeenkomstig het gestelde in deze gedragscode.

Hoofdstuk 2. Belangenverstrengeling en aanbesteding

Artikel 2. Voorkomen van belangenverstrengeling

• 1. Een bestuurder doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen.

• 2. Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

• 3. Indien de onafhankelijke oordeelsvorming van een bestuurder over een onderwerp in het geding kan zijn, geeft hij bij de besluitvorming daarover aan in hoeverre het onderwerp hem persoonlijk aangaat.

• 4. Een bestuurder voorkomt (de schijn van) belangenverstrengeling, onder meer door niet in eigen persoon namens een burger of organisatie:

  • a. in te spreken in een vergadervorm van de gemeenteraad

  • b. een zienswijze, een verzoek- of bezwaarschrift of een aanvraag in te dienen bij het bestuursorgaan waarvan hij zelf deel uitmaakt of hieromtrent op te treden als vertegenwoordiger of adviseur

  • c. een melding of een klachtmelding te doen dienen bij het bestuursorgaan waarvan hij zelf deel uitmaakt of hieromtrent op te treden als vertegenwoordiger of adviseur ¹

  • d. een aanbieding te doen aan de gemeente of hieromtrent op te treden als vertegenwoordiger of adviseur.

Artikel 3. Omgang met oud-bestuurders en persoonlijke relaties

• 1. Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, meldt dit binnen het desbetreffende bestuursorgaan en onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.

• 2. Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van contractuele werkzaamheden voor de gemeente Ede.

• 3. Burgemeester en wethouders vragen bij minimaal drie verschillende aanbieders offertes aan als bij een inkoopprocedure ook oud-bestuurders en bevriende relaties zijn betrokken. Dit geldt ook als de keuze voor een enkelvoudig onderhandse procedure mogelijk is op basis van de opdrachtwaarde. Overigens wordt de toe te passen procedure bepaald door de toepasselijke aanbestedingsregels en het gemeentelijk inkoopbeleid.

• 4. Het college van burgemeester en wethouders draagt de burgemeester en een wethouder niet eerder dan een jaar na aftreden voor als kandidaat voor benoeming tot commissaris dan wel bestuurslid van een verbonden partij.

• 5. Onder verbonden partij wordt verstaan hetgeen hieronder wordt verstaan in het Besluit begroting en verantwoording.

Hoofdstuk 3. Nevenfuncties

Artikel 4. Nevenfuncties

• 1. Een bestuurder vervult geen nevenfuncties die in strijd zijn met het belang van de gemeente. Hieronder wordt in elk geval verstaan: een functie in als voorzitter, secretaris of penningmeester van een rechtspersoon die structureel een aanzienlijke subsidie ontvangt van de gemeente Ede of een belangrijke maatschappelijke partner is voor de gemeente om beleidsdoelstellingen te realiseren.

• 2. Een bestuurder maakt binnen een maand na aanvang van het ambt melding van al zijn nevenfuncties (dus ook q.q.-nevenfuncties) waarbij tevens wordt aangegeven voor welke organisatie de functies worden verricht, wat het tijdsbeslag is, wat de hoogte van de bezoldiging is en of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt. Nieuwe functies worden binnen één maand gemeld.

• 3. De kosten die een bestuurder maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend.

• 4. Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college (indien het een collegelid betreft) of met het raadspresidium (indien het de voorzitter van de raad of een raadslid betreft). Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten.

Hoofdstuk 4. Omgang met informatie

Artikel 5. Informatie

• 1. Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie. Hij zorgt ervoor dat stukken met geheime gegevens veilig worden opgeborgen en dat computerbestanden beveiligd zijn.

• 2. Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

• 3. Een bestuurder maakt niet voor zichzelf of voor derden gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen (nog) niet openbaar gemaakte informatie.

• 4. Een bestuurder gaat verantwoord om met de e-mail- en internetfaciliteiten van de gemeente als mede met de sociale media.

Hoofdstuk 5. Geschenken, faciliteiten, diensten, excursies, evenementen en andere uitnodigingen

Artikel 6. Toepassingsbereik

Het bepaalde in dit hoofdstuk is van toepassing op het handelen van de bestuurder in de uitoefening van zijn functie. Op privé handelingen is de inhoud van dit hoofdstuk van toepassing als aannemelijk is dat er een verband is met de functie van bestuurder.

Artikel 7. Geschenken en diensten

• 1. Een bestuurder accepteert geen geschenken, faciliteiten of diensten indien zijn onafhankelijke positie hierdoor kan worden beïnvloed. In onderhandelingssituaties weigert hij door betrokken relaties aangeboden geschenken of andere voordelen.

• 2. Onverminderd het eerste lid kan een bestuurder bij uitzondering geschenken die een geschatte waarde van ten hoogste € 50 vertegenwoordigen behouden.

• 3. Geschenken van € 50 worden hetzij teruggestuurd hetzij overgedragen aan de gemeente Ede. Hiervoor vindt overleg plaats in het college (bij een collegelid) of het presidium (bij een raadslid of fractievolger). Er wordt een openbaar register via internet bijgehouden van geschenken met een geschatte waarde van meer dan € 50. In het register is aangegeven welke bestemming de gemeente hieraan heeft gegeven. Het register wordt bijgehouden door de secretaris (voor giften aan collegeleden) en de griffier (voor giften aan raadsleden en fractievolgers).

• 4. Geschenken worden niet ontvangen op het privé adres.

• 5. Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden of kortingen op privégoederen worden niet geaccepteerd.

Artikel 8. Uitnodiging lunches, diners en dergelijke

• 1. Een bestuurder accepteert geen lunches, diners, congressen, seminars, werkbezoeken, recepties en uitnodigingen voor vergelijkbare activiteiten die door anderen betaald of georganiseerd worden, tenzij dat behoort tot de uitoefening van de functie en de aanwezigheid beschouwd kan worden als functioneel.

• 2. Bij twijfel legt de bestuurder de uitnodiging ter bespreking voor aan het college (indien het een burgemeester of wethouder betreft) of het presidium (indien het een raadslid of fractievolger betreft).

• 3. Uitnodigingen voor excursies en evenementen voor rekening van anderen dan de gemeente legt de bestuurder ter bespreking voor aan het college (indien het een burgemeester of wethouder betreft) of het presidium (indien het een raadslid of fractievolger betreft).

• 4. In een openbaar register op internet wordt informatie opgenomen over excursies en evenementen anders dan bedoeld in het eerste lid waar bestuurders aan hebben deelgenomen. Hierbij wordt vermeld wie de kosten voor deelname heeft betaald.

Artikel 9. Reizen buitenland

• 1. Voor de toepassing van dit artikel wordt onder een buitenlandse reis niet verstaan een dienstreis in het belang van de gemeente naar een Europese instelling.

• 2. Een bestuurder die het voornemen heeft functioneel een buitenlandse reis te maken, heeft toestemming nodig van het college (bij een collegelid) of het presidium (bij een raadslid of fractievolger). De gemeenteraad wordt van het besluit op de hoogte gesteld.

• 3. Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.

• 4. Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college (bij een collegelid) of het presidium (bij een raadslid of fractievolger) en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

• 5. Van de reis wordt een verslag opgesteld. Het verslag wordt geagendeerd voor de inforonde van het college en vervolgens ter informatie toegestuurd aan het presidium.

• 6. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voorzover zij redelijk en verantwoord zijn.

• 7. In een openbaar register op internet wordt informatie opgenomen over buitenlandse reizen die bestuurders hebben gemaakt. Hierbij wordt vermeld wie de kosten voor deelname heeft betaald.

Artikel 10. Meereizen van derden en verlenging voor privédoeleinden

• 1. Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college of presidium betrokken.

• 2. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is weliswaar niet verboden, maar wordt in het algemeen ontraden. Het wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college of presidium betrokken.

• 3. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privédoeleinden is slechts beperkt toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college of presidium. De extra reis- en verblijfkosten en de fiscale gevolgen komen volledig voor rekening van de bestuurder.

Hoofdstuk 6. Uitgaven, declaraties en gebruik gemeentelijke voorzieningen

Artikel 11. Bestuurlijke uitgaven

• 1. Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

• 2. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

  • met de uitgave is het belang van de gemeente gediend en

  • de uitgave vloeit voort uit de functie.

• 3. Een bestuurder is terughoudend bij het in rekening brengen van uitgaven die zich op het grensvlak van privé en publiek bevinden.

Artikel 12. Declaraties

• 1. De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

• 2. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

• 3. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

• 4. Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.

• 5. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

• 6. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester. Naargelang de hoedanigheid van de bestuurder die het aan gaat (lid van het college of voorzitter dan wel lid van de raad), wordt de declaratie zonodig ter besluitvorming voorgelegd aan resp. het college of het raadspresidium.

Artikel 13. Gebruik van gemeentelijke voorzieningen

• 1. Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privédoeleinden is niet toegestaan tenzij het de bruikleen betreft van een mobiele telefoon, een tablet en computerapparatuur die mede voor privédoeleinden kunnen worden gebruikt.

• 2. Er wordt geen gebruik gemaakt van gemeentelijke creditcards.

• 3. Het gebruik van een dienstauto geschiedt conform wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 14. Elkaar aanspreken

• 1. Een bestuurder wordt geacht een andere bestuurder aan te spreken wanneer hij vermoedt dat gedragingen en/of handelingen niet stroken met de inhoud of bedoeling van deze gedragscode.

• 2. De burgemeester ziet toe op de toepassing van de gedragscode. Wanneer het in het vorige lid bepaalde niet leidt tot een bevredigend resultaat, informeert een bestuurder de burgemeester.

• 3. Een bestuurder kan een gedraging en/of handeling van een collega-bestuurder waarvan gegrond vermoeden bestaat dat deze niet strookt met de inhoud van deze gedragscode na overleg met de burgemeester, griffier of gemeentesecretaris ter bespreking voordragen in de vergadering van het presidium resp. het college. De betrokken fractievoorzitter wordt door de burgemeester vertrouwelijk geïnformeerd voordat bespreking in presidium resp. het college plaatsvindt.

• 4. In geval een bestuurder een gegrond vermoeden heeft dat gedragingen en/of handelingen van de burgemeester niet stroken met de inhoud van deze gedragscode, meldt hij dit aan het presidium resp. het college.

• 5. Voor de bevordering van de bestuurlijke integriteit en de behandeling van meldingen over (mogelijke) integriteitschendingen door bestuurders geldt het Protocol bevordering integriteit gemeentebestuur Ede.

Artikel 15. Periodieke bespreking integriteit en aanwijzing contactpersonen

• 1. Op voorstel van de burgemeester maakt de gemeenteraad met hem afspraken over de navolgende onderwerpen:

  • a. een jaarlijkse bespreking over het onderwerp integriteit in zijn algemeenheid en van de gedragscode in het bijzonder;

  • b. de periodieke actualisering van het overzicht van nevenfuncties en neveninkomsten van leden van het college van burgemeester en wethouders in de gemeenteraad;

• 2. De burgemeester kan voor de jaarlijkse bespreking over integriteit gebruik maken van voorbeeldmateriaal zoals de dilemmakaarten integriteit van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten of de applicatie ‘Zuivere Koffie’.

• 3. Raadsleden en fractievolgers kunnen zich voor integriteitsvragen wenden tot de griffier. Collegeleden kunnen zich voor integriteitsvragen wenden tot de secretaris.

Artikel 16. Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Deze code kan worden aangehaald als: “Gedragscode integriteit van bestuurders Ede 2021”

• 2. Deze code treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekendgemaakt. Het bepaalde in artikel 4, eerste lid, tweede volzin geldt met ingang van de dag waarop de gemeenteraad na de eerstvolgende verkiezingen in nieuwe samenstelling bij elkaar komt.

• 3. De gedragscode bestuurlijke integriteit gemeente Ede 2016 wordt ingetrokken.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 23 september 2021, zaaknummer 241323,

De raad voornoemd,

dr. G.H. Hagelstein

de griffier,

mr. L.J. Verhulst

de voorzitter.