Verordening Rekenkamercommissie Medemblik 2021

HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Gemeente: gemeente Medemblik;

• b. Deelnemende gemeenten: gemeenten Medemblik en Opmeer of andere gemeenten, ieder voor zover dezelfde verordening is vastgesteld;

• c. Gemeenteraad: dit betreft de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten;

• d. Penvoerende gemeente: de gemeente die namens de deelnemende gemeenten de (financiële) administratie voert met betrekking tot activiteiten van de rekenkamercommissie;

• e. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• f. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• g. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

HOOFDSTUK 2 TAKEN, SAMENSTELLING EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 2 Taken

• 1. De rekenkamercommissie doet onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur;

• 2. De rekenkamercommissie stelt elk jaar voor 1 april een (financieel) verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit verslag wordt ter kennisname verzonden aan de deelnemende gemeenteraden;

• 3. De rekenkamercommissie dient op uitnodiging van de gemeenteraad zich te verantwoorden ten overstaan van de gemeenteraad of de gezamenlijke raden van de deelnemende gemeenten.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

• 1. De rekenkamercommissie bestaat uit drie leden: een externe voorzitter en twee externe leden die door elke gemeenteraad van de deelnemende gemeenten worden benoemd;

• 2. De leden worden door de gemeenteraad benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen voor nog een periode worden herbenoemd;

• 3. De rekenkamercommissie benoemt uit haar midden de voorzitter van de rekenkamercommissie;

• 4. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met de griffie van de deelnemende gemeenten. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter, dan wel als de overige leden een gelijke zittingsperiode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.

Artikel 4 Eed of verklaring en belofte

• 1. Ten aanzien van rekenkamercommissieleden is artikel 81g van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing;

• 2. Bij een rekenkamercommissie voor meerdere deelnemende gemeenten kan worden volstaan met het afleggen van de eed of belofte in de raad van de penvoerende gemeente.

Artikel 5 Einde lidmaatschap

• 1. De gemeenteraad ontslaat de rekenkamercommissieleden of stelt hen op non-actief overeenkomstig hetgeen daarover in lid 2 van dit artikel is bepaald;

• 2. Het lidmaatschap eindigt:

  • a. op eigen verzoek;

  • b. bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie;

  • c. wanneer het lid door ziekte, gebreken of ongeschiktheid niet in staat is de functie naar behoren te vervullen;

  • d. wanneer het lid naar het oordeel van de gemeenteraad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem of haar gestelde vertrouwen;

  • e. wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  • f. indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft gekregen of wegens schulden is gegijzeld;

  • g. door tijdsverloop van vier jaar, behoudens herbenoeming.

Artikel 6 Vergoeding

• 1. De leden van de rekenkamercommissie ontvangen een maandelijkse vergoeding voor hun reguliere werkzaamheden van € 300,00. Voor de voorzitter is deze vergoeding vastgesteld op € 450,00.

• 2. De in het vorige lid genoemde bedragen zullen worden geïndexeerd volgens het indexcijfer CAO-lonen overheid inclusief bijzondere beloningen geldend voor de maand september van het tweede kalenderjaar voorafgaand aan die datum ten opzichte van hetzelfde indexcijfer geldend voor de maand september van het daaraan voorafgaande kalenderjaar.

• 3. De reiskostenregeling van de gemeente Medemblik is van toepassing.

Artikel 7 Ondersteuning van de rekenkamercommissie

• 1. De rekenkamercommissie voorziet zelf in haar ambtelijke ondersteuning;

• 2. De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde;

• 3. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht;

• 4. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, de vorming van dossiers, brieven aan de raad en raadsvoorstellen de rekenkamercommissie aangaande. De rekenkamercommissie kan de secretaris ook verzoeken onderzoeken uit te voeren.

Artikel 8 Budget rekenkamercommissie

• 1. De rekenkamercommissie is bevoegd, binnen een aan haar bij de Programmabegroting beschikbaar gesteld budget, uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken;

• 2. Ten laste van het in het in lid 1 bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

  • a. de vergoedingen aan de leden;

  • b. de ambtelijk secretaris;

  • c. interne onderzoeksmedewerkers;

  • d. externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld;

  • e. eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 3. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. Deze verantwoording wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 2 lid 2;

• 4. De kosten van de rekenkamercommissie worden verdeeld naar rato van het aantal deelnemende gemeenten;

• 5. Betreft het onderzoek een onderwerp dat op uitdrukkelijk verzoek van één van de deelnemende gemeenten plaatsvindt en waarvan de onderzoeksresultaten uitsluitend ten dienste staan van die gemeente, dan komen de hiermee gepaard gaande kosten in zijn totaliteit ten laste van de inbreng van het budget van die gemeente.

• 6. Indien aan het einde van het jaar een deel van het door de gemeenteraad beschikbaar gestelde jaarbudget resteert, kan de rekenkamercommissie maximaal vijftien procent van het uit de gemeentebegroting blijkende jaarbudget overhevelen naar het nieuwe jaar.

HOOFDSTUK 3 WERKWIJZE VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE

Artikel 9 Huishoudelijk reglement

• 1. De rekenkamercommissie stelt een huishoudelijk reglement vast voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden;

• 2. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisname aan de gemeenteraad.

Artikel 10 Onderwerpselectie

• 1. De rekenkamercommissie kan op eigen initiatief of op verzoek van derden tot de keuze voor een onderwerp van onderzoek komen;

• 2. Ook de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten kunnen gemotiveerde verzoeken doen tot het verrichten van een onderzoek. De rekenkamercommissie informeert de gemeenteraad over wat er met het verzoek wordt gedaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de gemeenteraad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren;

• 3. Het jaarplan van de rekenkamercommissie wordt ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad en voorziet in een evenwichtige verdeling van de te plegen onderzoeken in deelnemende gemeenten;

• 4. Jaarlijks vindt afstemming plaats over de onderzoeksonderwerpen met de auditcommissie, accountant en/of andere commissies belast met onderzoek naar het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur.

Artikel 11 Werkwijze

• 1. De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de invoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet;

• 2. De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de gemeenteraad tussentijds te informeren;

• 3. De rekenkamercommissie is bevoegd de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren verstrekken desgevraagd - binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn- alle inlichtingen die de rekenkamercommissie ter vervulling van haar taak nodig acht;

• 4. De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid; haar rapporten zijn openbaar. De rekenkamercommissie kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden overlegd, geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door allen die van deze stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de rekenkamercommissie haar opheft;

• 5. De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen;

• 6. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen;

• 7. De rekenkamercommissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die ten minste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het concept­ onderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn in elk geval degenen wier taakuitoefening (mede) ontwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt;

• 8. Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden de onderzoeksrapporten en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN

Artikel 12 Voorziening en verdere uitwerking

• 1. In alle gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de rekenkamercommissie gehoord hebbende de gemeenteraad;

• 2. Voor een verdere uitwerking van de afspraken ten aanzien van rekenkamercommissie voor deelnemende gemeenten, kan een samenwerkingsovereenkomst worden gesloten.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand die volgt op die waarin zij is vastgesteld.

Artikel 14 Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening rekenkamercommissie gemeente Medemblik 2021".

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Medemblik, gehouden op 20 mei 2021.

De griffier,

De voorzitter,

Bijlage 1 - Toelichting bij voorgestelde nieuwe verordening

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Verordening Rekenkamercommissie Medemblik 2021

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven.

Artikel 2 Taken

Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Dat is in deze het geval.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

Anders dan bij de rekenkamer kunnen naast externen ook raadsleden en leden van andere rekenkamercommissies deel uitmaken van de rekenkamercommissie. Uit het oogpunt van onafhankelijkheid worden de leden enkel uit externen benoemd.

Er is voor een benoemingstermijn van vier jaar gekozen, zodat de nieuwe raad niet meteen na de installatie wordt geconfronteerd met benoemingen en herbenoemingen van rekenkamercommissieleden.

Artikel 4 Eed of verklaring en belofte

De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op externe leden van de rekenkamercommissie.

Artikel 5 Einde lidmaatschap

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

Bij de beoordeling van onverenigbaar zijn van functies worden de artikelen 13 en 15 van de Gemeentewet als uitgangspunt genomen.

Artikel 6 Vergoeding

In dit artikel is vastgelegd dat de externe leden en de voorzitter voor hun werkzaamheden een vergoeding ontvangen. Deze vaste maandelijkse vergoeding dekt alle werkzaamheden die rekenkamercommissieleden uit hoofde van hun lidmaatschap van de rekenkamercommissie uitvoeren. Om jaarlijkse discussie te voorkomen is gekozen voor de technische koppeling aan het CBS-indexcijfer CAO-lonen overheid inclusief bijzondere beloningen.

Voor eventuele reiskostenvergoedingen is aansluiting gezocht bij de reiskostenregeling van de gemeente Medemblik. Als deze regeling wijzigt, heeft dat daarom ook gevolgen voor de rekenkamercommissieleden.

Artikel 7 Ondersteuning van de rekenkamercommissie

De rekenkamer dient zelfstandig te functioneren. De rekenkamercommissie is daarom zelf verantwoordelijk om uit haar budget een secretaris aan te stellen. De secretaris verricht ook de werkzaamheden die behoren bij de communicatie van de rekenkamercommissie met de raad, zoals het opstellen van brieven en raadsvoorstellen met betrekking tot onderzoeksaanbevelingen.

Artikel 8 Budget rekenkamercommissie

De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat beschikbaar is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht. Om vooruitbetalingen aan onderzoekers te voorkomen kan een beperkt deel van het budget naar het opvolgende jaar worden doorgeschoven.

Artikel 9 Huishoudelijk reglement

Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het huishoudelijk reglement worden zaken als vergaderfrequentie, agendering, stemmingen, de verhouding secretaris-voorzitter, de procedure die gevolgd wordt bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten, enzovoort geregeld.

Artikel 10 Onderwerpselectie

De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. Het in handen van de commissie leggen van de uitwerking van de vraagstelling en de vaststelling van de onderzoeksopzet bevordert de onafhankelijkheid. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen, maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de Gemeentewet genoemd. Doordat de mogelijkheid uitdrukkelijk in de Gemeentewet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de gemeenteraad zal zijn daarvoor goede gronden aanvoeren.

Om te voorkomen dat er dubbele werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie plaatsvinden dient er over de onderzoeksonderwerpen afstemming plaats te vinden met de andere commissies die zich bezighouden met onderzoek naar het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (denk daarbij aan: auditcommissie, accountant (mbt. controleprogramma), commissie belast met collegeonderzoeken 213a GW, ed.).

Artikel 11 Werkwijze

Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek voor het vormen van objectieve oordelen over voldoende relevantie gegevens kan beschikken, is het van belang over zo ruim mogelijke bevoegdheden tot het inwinnen van informatie te beschikken.

Daarom is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van alle ambtenaren van de deelnemende gemeenten.

De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar, maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien (hieronder wordt verstaan informatie die door betrokkene(n) zelf is verstrekt, informatie verkregen buiten betrokkene(n) om en de gevolgtrekkingen door de onderzoekers die betrokkene(n) zelf betreffen) aan de betrokkene(n) worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden er uit te halen en te corrigeren. Een eventueel wederhoor mag evenwel geen consequenties hebben in die zin dat achteraf conclusies of aanbevelingen zouden moeten worden bijgesteld. Wederhoor dient dan ook plaats te vinden alvorens de afrondende conclusies en/of aanbevelingen aan het papier worden toevertrouwd.

De rekenkamercommissie kan variatie aanbrengen in de manier waarop de uitkomsten van het onderzoek naar buiten worden gebracht. Naast rapporten kan worden gedacht aan het organiseren van conferenties en workshops of zelfs het publiceren van handreikingen. Vanzelfsprekend zal hieraan een rapportage ten grondslag liggen.

Artikel 12 Voorziening en verdere uitwerking

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 14 Citeerartikel

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.