Gemeenteblad van Moerdijk
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Moerdijk | Gemeenteblad 2021, 331144 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Handboek vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties - Zaaksysteem.nl
Het opstellen van dit handboek voor vervanging ligt in het feit dat de gemeente Moerdijk de te vernietigen en te bewaren papieren archiefbescheiden die geregistreerd worden in de applicatie Zaaksysteem.nl van Mintlab wil vervangen door digitale reproducties. In maart 2014 heeft het college van Burgemeester en Wethouders al een besluit tot vervanging genomen voor te vernietigen en te bewaren papieren archiefbescheiden die geregistreerd worden in het DMS Verseon. Hiervoor is het ‘Handboek vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties, gemeente Moerdijk, 2014’ opgesteld. Dit handboek blijft nog van kracht, omdat Verseon ook nog gebruikt wordt voor registraties. De aanschaf van Zaaksysteem.nl maakt het nodig een handboek op te stellen om een vervangingsbesluit te kunnen nemen voor de papieren archiefbescheiden die opgenomen worden in deze applicatie. Het handboek is opgesteld in overleg met en goedkeuring van de archivaris van het West-Brabants Archief (WBA).
Voor het opstellen van het handboek is gebruik gemaakt van ‘Handboek vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties’, gemeente Moerdijk, februari 2014.
In de inleiding wordt kort beschreven wat de belangrijkste verschillen zijn tussen het handboek voor Zaaksysteem.nl en het handboek voor Verseon.
De papieren archiefbescheiden worden al jaren gescand en geregistreerd in het documentmanagementsysteem Verseon. Omdat er sprake was van een hybride dossiersituatie heeft het college van Burgemeester en Wethouders in maart 2014 een vervangingsbesluit genomen, zodat analoge archiefbescheiden konden worden vervangen door digitale reproducties.
Om dit voor het Zaaksysteem.nl ook te realiseren moet een extra vervangingsbesluit genomen worden. Dit handboek beschrijft de omzetting van analoge archiefbescheiden naar digitale reproducties in het Zaaksysteem.nl en hoe daarbij de duurzaamheid gewaarborgd wordt, zodat de ‘overdracht’ naar een e-depot in de toekomst gegarandeerd is.
Het college van burgemeester en wethouders heeft op 11 maart 2014 een besluit genomen voor de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. Met de aanschaf van Zaaksysteem.nl moet het college een extra vervangingsbesluit nemen. Als in dit handboek gesproken wordt over vervanging gaat het dan ook om alle te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden, die door de organisatie in papieren vorm zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten en in het Zaaksysteem.nl digitaal opgenomen worden.
Specifiek gaat het om de volgende archiefbescheiden:
- •
- •
Dit handboek heeft bij vervanging steeds betrekking op alle genoemde archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken. Daar waar er verschillen zijn, wordt dat aangegeven.
Vanaf 5 december 2016 is Zaaksysteem.nl operationeel binnen gemeente Moerdijk. Dit handboek vervanging is dan ook met terugwerkende kracht van toepassing.
1.2 Belangrijkste verschillen handboek Verseon en Zaaksysteem.nl
Zoals eerder aangegeven is dit handboek voor Zaaksysteem.nl gebaseerd op het handboek voor Verseon. Dit is mede gedaan omdat de ervaring heeft geleerd, dat de procedures beschreven in dat handboek juist en betrouwbaar zijn.
Onderstaand worden de belangrijkste verschillen tussen de twee handboeken kort toegelicht:
- •
- •
- •
De wettelijke bepalingen die voor dit handboek van belang zijn, worden onderstaand benoemd en zijn verdeeld in bepalingen voor vervanging en bepalingen voor duurzame toegankelijkheid.
2.1 Wettelijke bepalingen voor vervanging
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
Bij het besluit tot vervanging van archiefbescheiden dient rekening gehouden te worden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
De zorgdrager maakt van de vervanging een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
2.2 Wettelijke bepalingen voor duurzame toegankelijkheid
Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld met betrekking tot de duurzaamheid van door overheidsorganen op te maken archiefbescheiden.
Artikel 11 Archiefbesluit 1995
De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
De zorgdrager koppelt aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:
- a.
- b.
Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.
Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder
van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
Bij de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is het provinciale toezicht op de wijze waarop de gemeente omgaat met de uitvoering van de Archiefwet 1995 c.a. gewijzigd. Voor vervanging is een generiek toezichtsregime van toepassing, dat is uitgewerkt in de provinciale Verordening systematische toezichtinformatie d.d. 20 september 2013. Voor vervanging is geen machtiging meer nodig van Gedeputeerde Staten, maar volstaat een besluit van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Moerdijk en een positief advies van de gemeentearchivaris van het WBA.
Substitutie wordt niet toegepast voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
- •
- •
De uitzonderingscriteria zijn onderstaand toegelicht.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek
Op basis van artikel 2, lid c. en d. van het Archiefbesluit 1995 zal bij vervanging van archiefbescheiden rekening worden gehouden met de waarde van de bescheiden voor het culturele erfgoed en het belang van de gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de processen met betrekking tot vervanging binnen de gemeente Moerdijk ingericht zijn.
In het selectieproces wordt bekeken of documenten wel of niet geregistreerd en gescand moeten worden. De selectie bij inkomende documenten wordt uitgevoerd door een DIV-medewerker.
Uitgaande intern opgemaakte documenten worden in een tekenboek bij DIV aangeboden. In het tekenboek geeft de vakmedewerker aan wat er met een document moet gebeuren: scannen, registreren, verzenden of een combinatie van genoemde acties. In de loop van 2017 worden de uitgaande documenten digitaal aangeboden aan DIV om te registreren. Het werken met het tekenboek wordt dan afgeschaft.
Tijdschriften, boeken, reclamedrukwerk e.d. worden niet gescand. Bij de beoordeling of iets wel of niet opgenomen moet worden in het zaaksysteem wordt gekeken of de bescheiden een relatie hebben met de taken of handelingen van de organisatie en/of deze specifiek zijn bedoeld voor de organisatie.
Documenten die vallen onder de uitzonderingsbepalingen (zie bijlage1) worden wel meegenomen in de beschreven processen, maar zullen ook in hun oorspronkelijke papieren vorm bewaard worden. Feitelijk vindt er dus geen vervanging plaats. De archivaris krijgt hiervan een melding, waarna het beheer en de overbrenging in overleg plaats zullen vinden. De documenten die vallen onder de uitzonderingsbepalingen worden niet bij de te vervangen documenten geplaatst. De fysieke bewaring van deze documenten wordt opgenomen in de verklaring van overbrenging.
Daarnaast kunnen documenten ook in hun oorspronkelijke vorm bewaard, omdat deze aan de afzender geretourneerd moeten worden. Een voorbeeld hiervan zijn de bankgaranties bij projecten. Voor het overige geldt dat ook deze documenten de processen doorlopen.
Documenten worden bij DIV aangeboden via diverse kanalen: post, fax, e-mail, webformulieren en persoonlijk. E-mailberichten en webformulieren kunnen direct in het zaaksysteem worden opgenomen. In dat geval vindt er geen vervanging plaats.
Het aanbieden van inkomende documenten aan DIV geschiedt direct bij binnenkomst in de organisatie of met enige vertraging wanneer documenten in eerste instantie door andere afdelingen/clusters zijn ontvangen.
In sommige gevallen worden documenten ter scanning/registratie aangeboden die om organisatorische of inhoudelijk redenen in eerste instantie niet aan DIV zijn aangeboden (scanning en registratie achteraf).
Medewerkers van een vakafdeling hebben zelf ook de mogelijkheid om digitale documenten in het zaaksysteem op te nemen. Hierbij is geen sprake van vervanging, omdat het gaat om reeds digitaal beschikbare documenten.
Voor het digitaliseren is bij DIV één scanner beschikbaar, die voldoet aan de gestelde normen voor vervanging. Zie voor technische specificaties hoofdstuk 6 ‘Technische inrichting’. Documenten bestaande uit verschillende papierformaten groter dan A3 en individuele documenten groter dan A3 worden gescand met de scanner van de repro.
Bij het scannen worden papieren documenten omgezet naar een PDF/A-document en in dat bestandsformaat opgeslagen in het zaaksysteem Deze documenten zijn qua inhoud en structuur exacte kopieën van het papieren origineel. Alleen de vorm (uiterlijke verschijning) verandert van analoog naar digitaal. Om verlies van betekenis en inhoud van een document te voorkomen wordt in kleur gescand, tenzij het papieren document volledig zwart/wit is samengesteld.
Alle documenten worden volledig gescand. Bij een procedure, waarbij gewerkt wordt met fatale indieningstermijnen, worden tevens documenten gescand (bv. enveloppen) die kunnen dienen als bewijs van ontvangst op een bepaalde datum.
In het geval van omvangrijke rapporten en/of afwijkende bestandsformaten wordt naar alternatieven voor scanning gezocht. Mogelijke alternatieven zijn downloaden van het internet of digitale toezending door de aanbieder. Hierbij wordt ernaar gestreefd om de alternatieven in PDF- bestandsformaat in het zaaksysteem op te nemen. Wanneer digitale alternatieven worden gebruikt, vindt er geen vervanging plaats.
Gescande documenten worden na scanning en na controle tijdelijk chronologisch gearchiveerd. Zie verder bij de paragraaf vernietiging.
De scans worden in geordende en toegankelijke staat in digitale vorm in het zaaksysteem opgeslagen en zijn daardoor voor elk doel raadpleegbaar. Om die raadpleegbaarheid te borgen worden de scans met een aantal metadata geregistreerd.
Ook uitgaande intern opgemaakte documenten worden geregistreerd. Dit gebeurt direct in de Office-applicatie Word of via Libre office. Daarnaast kunnen ook andere soorten bestanden via een importactie in het zaaksysteem worden opgenomen.
Registratie in het zaaksysteem vindt plaats op twee niveaus: zaken en documenten. Aan een zaak worden documenten gekoppeld. De afhandeling vindt plaats op zaakniveau. Bij de registratie wordt bekeken en bepaald of het om een nieuwe zaak gaat of om een document bij een reeds bestaande zaak. Zaken bepalen de samenhang van de documenten binnen het zaaksysteem.
Bij de registratie van zaken wordt gebruikt gemaakt van de zaaktypen, zoals die zijn opgenomen in de GEMMA-zaaktypencatalogus en het model-DSP, dat beschikbaar wordt gesteld in de applicatie i- Navigator. Per vakafdeling is geïnventariseerd welke zaaktypen gebruikt worden. Op basis van een zaaktype wordt bij een registratie automatisch een aantal metadata ingevuld.
Op zaakniveau worden minimaal de volgende metadata vastgelegd:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Op documentniveau worden minimaal de volgende metadata vastgelegd:
- •
- •
- •
- •
- •
Wanneer een zaak of document onder de uitzonderingsbepalingen valt (zie bijlage 1) en om die reden in papieren vorm bewaard moet blijven, zal dit bij de registratie in het zaaksysteem als notitie in de timeline worden opgenomen.
Als leidraad wordt gehandeld op basis van het TMLO (toepassingsprofiel metadatering lokale overheden) en volgens NEN-ISO 23081 (standaard voor metadata).
De afhandeling vindt plaats op zaakniveau. Dat geldt ook voor overbrenging en vernietiging. De overbrenging van te bewaren archiefbescheiden en de vernietiging van te vernietigen archiefbescheiden vindt alleen nog maar op zaakniveau plaats.
Na digitalisering en registratie worden de papieren documenten gedurende een termijn van vier maanden bewaard in de chronologische reeks. Mocht tijdens de behandeling van een document op de vakafdeling blijken dat het gescande document niet goed leesbaar of bruikbaar is, dan kan het desbetreffende papieren document gedurende deze termijn nogmaals gescand worden.
De papieren documenten in de chronologische reeks worden na vier maanden verwijderd. De termijn van vier maanden vloeit voort uit de beslistermijnen van de Algemene Wet Bestuursrecht. Dit betekent dat documenten gescand in januari worden vernietigd in mei, documenten gescand in februari worden vernietigd in juni etc. In de praktijk vindt één keer per maand de daadwerkelijke vernietiging van de fysieke documenten plaats.
De gemeentearchivaris van het West-Brabants Archief (WBA) wordt periodiek op de hoogte gesteld van de documenten die vernietigd zijn, zoals bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.
Grootformaat tekeningen (A3 en groter) die binnenkomen met de post worden wel gescand, maar vervolgens niet vernietigd. Ze worden als dit voor het werkproces nodig is doorgestuurd naar de vakafdeling. De reden hiervoor is, dat de vakafdeling deze moet beoordelen en een stempel van goedkeuring er op moet zetten.
De Archiefwet verplicht overheidsorganen archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat te bewaren. Om dat kunnen waarborgen is een aantal kwaliteitsprocedures opgesteld. Deze procedures richten zich op de aspecten juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid van documenten.
Kwaliteitscontrole vindt plaats bij de volgende processen:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
In de bijlage is een steekproefplan opgenomen, dat gevolgd moet worden voor het uitvoeren van de steekproeven genoemd in onderstaande paragrafen.
Deze controle richt zich op juistheid, volledigheid en duidelijke leesbaarheid van de scans. Deze kwaliteitscontrole vindt plaats tijdens het scannen.
Controle tijdens het dagelijkse werk
De scanmedewerker controleert de kwaliteit en het aantal pagina’s van het gescande document. Na het scannen maar voor de registratie, controleert de postmedewerker in ieder geval de eerste pagina van de scan.
Controles op basis van steekproeven
Elke twee weken wordt een steekproef uitgevoerd door een DIV-medewerker.
Deze controle richt zich op het aspect terugvindbaarheid en duurzaamheid in brede zin. Deze kwaliteitscontrole vindt plaats na de registratie van gescande documenten.
Controle tijdens het dagelijkse werk
Er wordt gecontroleerd of de belangrijkste metadata voor het terugvinden van documenten op de juiste wijze zijn ingevuld.
De controle richt zich op de compleetheid van een zaak. Deze kwaliteitscontrole vindt plaats na de behandeling van een zaak.
Controle op basis van zaaktype
Behandelaars zijn zelf verantwoordelijk voor het bij een zaak voegen van alle archiefwaardige documenten. Om de kwaliteit te bewaken voert een DIV-medewerker na afhandeling een controle uit bij zaaktypen waaraan een controlefase is toegevoegd.
Deze controle richt zich op de juiste toepassing van de uitzonderingsbepalingen.
Voordat de papieren documenten in de chronologische reeks vernietigd worden, vindt een controle plaats. Als de uitzonderingsbepalingen niet juist zijn toegepast, worden corrigerende handelingen uitgevoerd. Eventuele twijfelgevallen zullen besproken worden met de gemeentearchivaris. Deze kwaliteitscontrole vindt plaats voor de werkelijke vernietiging van de papieren documenten.
De software die gebruikt wordt voor het digitaliseringsproces bestaat uit Kofax Capture Scan voor het scanproces en Zaaksysteem.nl voor het registratieproces. In Zaaksysteem.nl kunnen diverse bestandsformaten worden opgeslagen. Kofax verwerkt de bestandsformaten tiff, pdf, dcx, gif, pcx, bmp, jpg, cals, en png. Bij de keuze voor instelling van de scansoftware Kofax is een overweging gemaakt tussen de weergave en de reproductiekwaliteit aan de ene kant, en de bestandsgrootte en de belasting hiervan op het systeem aan de andere kant. Er is uiteindelijk gekozen om op 300 ppi te scannen. Er wordt standaard in kleur gescand. Grootformaattekeningen worden op verzoek gescand op 300 ppi.
Om de continuïteit te garanderen en gegevens veilig te stellen, maakt Mintlab dagelijks een back-up van de data van de software. Elke dag wordt er een lokale back-up gemaakt binnen de omgeving van het datacenter. Daarnaast wordt er voor het zaaksysteem dagelijks een externe back-up gemaakt en versleuteld opgeslagen. Deze back-up gaat maximaal twee weken terug.
Voor het scannen van documentformaten van A5 tot A3 is één scanner beschikbaar, t.w. Canon DR- 7550C. Dit is een full-color bulkscanner. De scanner kan kleur en grijswaarden dubbelzijdig scannen en ondersteunt een optische resolutie tussen 100 ppi en 600 ppi.
6.3 Gebruikte bestandsformaten
De ontvangen papieren documenten worden met Kofax gescand naar een PDF/A-bestand en vervolgens in dat formaat opgeslagen in Zaaksysteem.nl. PDF/A staat voor Portable Document Format Archivable en is bedoeld voor archivering van documenten. Het is geschikt voor duurzame opslag. PDF/A is een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. Het door gemeente Moerdijk gebruikte PDF-formaat voor scanning van te vervangen documenten is momenteel PDF/A versie 1.4.
6.4 Kwaliteit van de reproducties
Om de leesbaarheid van de reproducties te garanderen moet de kwaliteit van de documenten, gescand met Kofax, aan bepaalde eisen voldoen. De kwaliteit van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (Quality Index). Hierbij is het zinvol om een onderscheid te maken tussen de QI voor gedrukte teksten en de QI voor afbeeldingen. Om na te gaan of de gemeente Moerdijk voldoet aan de kwaliteitsindex is er gedurende drie weken (week 45-47, jaar 2013) een steekproef uitgevoerd.
Voor gedrukte teksten dienen de reproducties te voldoen aan de minimumeis QI ≥ 5. De kwaliteit wordt (leesbaarheid) wordt gerelateerd aan de lettergrootte (h= de hoogte van de kleinste letter 'e' van de onderkast in het originele document in mm) en de resolutie (ppi). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen:
Ql 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) Ql 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar)
Ql 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar)
De formule voor het berekenen van de kwaliteit van kleurenscans van gedrukte teksten luidt:
De documenten worden gescand met een resolutie van 300 ppi (nakijken). De kleinste gemeten lettergrootte (h) uit de steekproef op deze categorie documenten is 1,3 mm. De Ql die hieruit volgt is Ql = (300 x (0,039 x 1,3))/2 = 7,6 en deze voldoet dus aan de minimumeis Ql ≥ 5.
Voor tekeningen en afbeeldingen dienen de reproducties te voldoen aan de minimumeis QI ≥ 1,5. De kwaliteit wordt gerelateerd aan de resolutie (ppi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat
in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen: Ql 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar)
Ql 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) Ql < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar)
De formule voor het berekenen van de kwaliteit van kleurenscans van afbeeldingen luidt: Ql = ppi x 0,039w
De documenten worden gescand met een resolutie van 300 ppi. Het kleinst gemeten detail (dikte van een lijn) uit de steekproef op deze categorie documenten is 0,2 mm. De Ql die hieruit volgt is Ql = 300 x (0,039 x 0,2) = 2,34 en deze voldoet dus aan de minimumeis Ql > 1,5.
7. Invoering en changeprocedure
Voor vervanging is een besluit van de zorgdrager nodig, dat officieel bekend moet worden gemaakt. Hiervoor is een positief advies nodig van de gemeentearchivaris. Het handboek dient hierbij als basis. Het vervangingsbesluit is van toepassing op alle documenten die vanaf 5 december 2016 bij de gemeente binnenkomen of intern worden opgemaakt als gevolg van haar taakuitoefening, voor zover die niet vallen onder de uitzonderingsbepalingen
Het definitieve collegebesluit wordt echter wel ter kennisname aan Gedeputeerde Staten voorgelegd.
Grote wijzigingen die invloed hebben op het vervangingsproces worden direct gemeld aan de gemeentearchivaris gevolgd door een aanpassing van het handboek. Het kan er toe leiden, dat het positieve advies van de gemeentearchivaris inzake vervanging wordt ingetrokken en dat het college opnieuw een vervangingsbesluit moet nemen.
Grote wijzigingen zijn in ieder geval:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Kleine procedurele wijzigingen worden ter kennisname genoteerd en gecommuniceerd aan de gemeentearchivaris.
9. Afkortingen, begrippen en definities
Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de gemeente ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.
Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.
Het proces van het scannen van analoge documenten met als doel deze geschikt te maken voor digitaal werken.
Documentaire informatie voorziening. Het taakveld DIV is onderdeel van het team Facilitair en Informatievoorziening van de afdeling Bedrijfsvoering.
Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren archiefbescheiden mogelijk maakt.
Overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.
Portable document format. Documenten van dit bestandsformaat kunnen worden geopend en geraadpleegd met Adobe Reader.
Portable document format archivable. Een variant van PDF geschikt voor archivering van documenten.
Pixels per inch. Een maat voor de resolutie van beeldopname-apparaten.
Vervanging van het type drager van een informatieobject. In dit handboek gaat het om vervanging van papieren documenten door digitale documenten. Ofwel: van analoog naar digitaal.
Een samenhangende hoeveelheid werk met een begin- en eindpunt, waarvan de doorlooptijd en kwaliteit bewaakt moet worden.
Een zaaksysteem bundelt alle relevante informatie rondom een zaak, gestructureerd en ongestructureerd. Het biedt functionaliteit voor zaakbehandeling, documentcreatie en archivering. Gemeente Moerdijk gebruikt het zaaksysteem Zaaksysteem.nl van Mintlab.
Het geheel van karakteristieke eigenschappen van zaken van eenzelfde soort. Wordt ook wel uitgelegd als een sjabloon/template wat het mogelijk maakt om snel zaken in het zaaksysteem te registreren.
Degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor archiefbescheiden. Voor een gemeentelijke organisatie is dat het college van burgemeester en wethouders.
Er vinden twee steekproeven plaats:
- 1.
- 2.
De steekproeven moeten gezien worden als een extra controle naast de kwaliteitscontroles die in het dagelijkse werk al worden uitgevoerd.
Frequentie en betrouwbaarheid van de steekproef
De steekproef zal elke twee weken plaatsvinden en bestaat uit een controle van 10 geregistreerde zaken/documenten per week (dus 20 in twee weken). De resultaten van de steekproef worden vastgelegd in het logboek (zie paragraaf 4 ‘Logboek’).
Gelet op de vele controles tijdens de dagelijkse werkzaamheden door verschillende medewerkers van DIV en de vakafdelingen, wordt de steekproef als voldoende betrouwbaar beschouwd. De kans dat er scans van onvoldoende kwaliteit in het zaaksysteem terechtkomen is klein. Hierbij is meegenomen dat papieren documenten na het digitaliseringsproces nog vier maanden in de oorspronkelijke vorm worden bewaard.
1. Steekproef op scanresultaat
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en telling van het aantal pagina’s. Er wordt gecontroleerd op afwijkingen die de leesbaarheid, juistheid en de volledigheid van het scanresultaat aantasten. De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
- •
- •
Cosmetische afwijkingen die de leesbaarheid niet beïnvloeden worden wel geaccepteerd. Voorbeelden van deze afwijkingen zijn:
- •
- •
- •
Indien na controle blijkt dat er een fout gevonden is, wordt als volgt te werk gegaan:
- •
- •
- •
- •
Aard steekproef scanresultaat/ registratie
Registratiekenmerk Afwijking? Specificatie afwijking (indien van toepassing) Goedgekeurd?
Eindoordeel steekproef Goedgekeurd?
Oorzaken geconstateerde afwijkingen
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-331144.html