Beleidsregels proactieve hotspot Medemblik 2021

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik,

gelet op artikel 7 van de Archiefverordening,

overwegende, dat de bewaartermijnen van informatie die door de gemeente is ontvangen of opgemaakt is bepaald in Selectielijsten als bedoeld in artikel 5 Archiefwet,

dat de Selectielijsten van 2017 en 2020 mogelijkheden geeft om informatie aan te wijzen als hotspot en te waarderen als te bewaren informatie,

dat het regionale Expertteam Informatiebeheer en Kwaliteit voorstelt een aantal procestypen van de Selectielijst aan te wijzen als ‘proactieve hotspot’ en deze informatie blijvend te bewaren,

dat de proactieve hotspot akkoord is bevonden door het strategisch informatie overleg (SIO) én de regionale Adviescommissie Gemeentesecretarissen in de vergadering van 16 april 2021,

besluit onderstaande proactieve hotspot vast te stellen:

Proactieve hotspot

Procestype	Procestype nr.	Afwijking	Bewaartermijn	Nieuwe bewaartermijn	Grondslag
Instellen en inrichten organisatie	1.1.2 Selectielijst 2017 en 2020	Toevoegen: gemeentevlag, logo en –beeldmerk.	Bewaren	Geen wijziging	1.3.2
Evaluatie uitvoeren	4.1.6 Selectielijst 2017 en 4.1.13 Selectielijst 2020	Functioneringsgesprekken burgemeesters	10 jaar lijst 2017 en 5 jaar lijst 2020	Bewaren	1.3.3
Verzoeken behandelen	6.1.6 Selectielijst 2017 en 2020	Predicaat Koninklijk of hofleverancier	5 jaar	Bewaren	1.3.2
Verzoeken behandelen	6.2 Selectielijst 2017 en 2020	Afgewezen moties	1 jaar	Bewaren	1.3.2 en 1.3.6
Status toekennen	9.3 Selectielijst 2017	Beëindiging markt	1 jaar	Bewaren	1.3.2
Toestemming verlenen	11.1.5 Selectielijst 2017 en 2020	Toevoegen: samenvoeging van panden	Bewaren	Geen wijziging	1.3.2
Overeenkomsten aangaan	16.1.1 Selectielijst 2017 en 2020	Bijzondere objecten zoals ambtsketen en kunstobjecten	7 jaar	Bewaren	1.3.2
Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken	19.1.6 Selectielijst 2017 en 2020	Toevoegen: presidium en seniorenconvent	Bewaren	Geen wijziging	1.3.2

Inwerkingtreding en citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Beleidsregels proactieve hotspot Medemblik 2021

en treedt in werking na de bekendmaking van dit besluit en werken terug tot en met 01-01-2017

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik op 13-07-2021.

Burgemeester,

Secretaris,