Regeling tegemoetkoming reiskosten vanaf 2017

gelet op de artikelen 3:21 en 3:22 van de CAR-UWO gemeente Landsmeer;

gelet op de van de ondernemingsraad verkregen instemming bij brief d.d. 25 mei 2010;

besluit:

vast te stellen de navolgende: Regeling tegemoetkoming reiskosten vanaf 2017

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. de regeling: Regeling tegemoetkoming reiskosten;

• b. de werkgever: de gemeente Landsmeer;

• c. de medewerker: hij die volgens hoofdstuk 1 van de CAR-UWO gemeente Landsmeer als ambtenaar wordt beschouwd;

• d. plaats van tewerkstelling: het gebouw, gebouwencomplex of terrein waar de medewerker zijn werkzaamheden verricht of van waaruit hij zijn werkzaamheden verricht;

• e. woon-werkverkeer: het dagelijks reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling;

• f. dienstreis: een naar het oordeel van de direct leidinggevende noodzakelijke verplaatsing van een medewerker tot het verrichten van dienst buiten de plaats van tewerkstelling;

• g. IKB: De IKB regeling zoals genoemd in H3 paragraaf 5 van de CAR-UWO.

Paragraaf 2 Woon-werkverkeer

Artikel 2 Tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer

Aan de medewerker wordt, ongeacht het middel van vervoer, maandelijks een tegemoetkoming in de reiskosten tussen de woning en de plaats van tewerkstelling verstrekt onder de voorwaarden, genoemd in de volgende artikelen van dit hoofdstuk.

Artikel 3 Toepassen routeplanner van Google Maps

Bij het vaststellen van de afstand tussen de woning en de plaats van tewerkstelling wordt gebruik gemaakt van Google Maps en volgens de route die de kortste reisafstand oplevert. De afstanden die hiervoor middels ANWB Routeplanner zijn berekend blijven bestaan tot er iets wijzigt.

Artikel 4 Geen tegemoetkoming bij afstand tot 5 kilometer

Indien de enkele reisafstand tussen de woning en de plaats van tewerkstelling minder is dan vijf kilometer wordt geen tegemoetkoming verstrekt.

Artikel 5 Tegemoetkoming over afstanden vanaf 5 kilometer

• 1. Indien de enkele reisafstand tussen de woning en de plaats van tewerkstelling vijf kilometer of meer bedraagt, wordt een tegemoetkoming verstrekt volgens de ‘Tabel tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer’ die als bijlage onderdeel uitmaakt van deze regeling.

• 2. Indien niet iedere week hetzelfde aantal dagen wordt gereisd, wordt uitgegaan van een gemiddeld aantal dagen per week. Hierbij wordt rekenkundig afgerond op een cijfer na de komma.

Artikel 6 Berekening over een gedeelte van een maand

• 1. De tegemoetkoming voor de medewerker die in de loop van een maand in dienst treedt of uit dienst treedt wordt voor die maand gedeeltelijk verleend.

• 2. Wanneer de tegemoetkoming over een gedeelte van een maand moet worden berekend, wordt het bedrag per dag vastgesteld door het maandbedrag te delen door het aantal dagen van de desbetreffende kalendermaand.

Artikel 7 Vermindering tegemoetkoming bij afwezigheid

• 1. Tijdens kortstondige afwezigheid, waarbij de duur niet in redelijkheid is te voorzien, wordt de tegemoetkoming volledig doorbetaald met een maximum van 6 aaneensluitende weken. Het tweede lid van artikel 6 is van overeenkomstige toepassing. Bij werkhervatting wordt de tegemoetkoming berekend volgens het dan geldende reispatroon.

• 2. Op het moment dat een langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, wordt de tegemoetkoming nog volledig uitbetaald gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Bij werkhervatting wordt de tegemoetkoming berekend volgens het dan geldende reispatroon.

• 3. Hervatting van de uitbetaling van de tegemoetkoming vindt plaats met ingang van de eerste dag van de kalendermaand volgende op de kalendermaand waarin de werkzaamheden zijn hervat.

Artikel 8 Wijziging door verhuizing

Bij verhuizing van de medewerker wordt de tegemoetkoming aangepast, rekening houdend met de nieuwe reisafstand op de datum van verhuizing. Aanpassing van de tegemoetkoming vindt in geval van verhuizing ook plaats voor de medewerker als bedoeld in artikel 10, onverminderd het bepaalde in het tweede lid van dat artikel.

Artikel 9 Wijziging van de hoogte van de tegemoetkoming

De bedragen genoemd in de in artikel 5 genoemde tabel worden telkens gewijzigd met het percentage waarmee de gemeentelijke salarisbedragen worden aangepast.

Artikel 10 Extra tegemoetkoming

Aan de medewerker die werkzaamheden heeft verricht tijdens de openingstijden van de gemeentewerf op zaterdag, wordt een extra tegemoetkoming van € 0,19 per kilometer verstrekt wegens het reizen op deze dag. Artikel 4 is niet van toepassing.

Paragraaf 3 Dienstreizen

Artikel 11 Reizen in het kader van de dienst

• 1. Aan de medewerker wordt in verband met het noodzakelijk reizen in het kader van de dienst een vergoeding van de reiskosten verleend. In principe moet gebruik worden gemaakt van het openbaar vervoer, tenzij het gebruik van een eigen vervoermiddel doelmatiger is. Uitgangspunt vormt dat het zakelijk reizen met een eigen vervoermiddel, in vergelijking met het openbaar vervoer, tijd- en/of kostenbesparend moet zijn. Voorafgaande toestemming van de direct leidinggevende voor zakelijke reizen is vereist.

  Onder reizen in het kader van de dienst tijdens of buiten de werktijd wordt, buiten het normale woon-werkverkeer, verstaan:

  • het extra reizen wegens (avond) vergaderingen;

  • het extra reizen wegens (over) werk;

  • het extra reizen naar de Arbodienst/bedrijfsarts.

• 2. Een medewerker kan tot maximaal 3 kalender maanden na de maand dat hij de kosten heeft gemaakt de declaratie indienen.

• 3. Alle gemaakte kosten dienen zo veel mogelijk in hetzelfde kalenderjaar vergoed te worden.

Artikel 12 Begin en einde van de dienstreizen

Voor de vergoeding van reiskosten geldt dat de plaats van tewerkstelling het beginpunt en het eindpunt is van de dienstreis.

Artikel 13 Vergoeding bij gebruik van openbaar vervoer

Wegens reiskosten per openbaar vervoer worden vergoed de kosten van het openbaar vervoer naar de laagste klasse die in verband met de dienstreis zijn gemaakt. De hoogte van de kosten moet blijken uit de door de Belastingdienst geaccepteerde kostenoverzichten.

Artikel 14 Vergoeding bij gebruik van een eigen motorvoertuig, bromfiets of fiets

De vergoeding bij het gebruik van een eigen vervoermiddel bedraagt:

• a. bij het gebruik van een eigen motorvoertuig: € 0,28 per afgelegde kilometer;

• b. bij het gebruik van een eigen bromfiets: € 0,19 per afgelegde kilometer;

• c. bij gebruik van een eigen fiets: € 0,19 per afgelegde kilometer; waarvan in verband met fiscale bovenmatigheid mogelijk een deel fiscaal belast moet worden.

Artikel 15 Vergoeding van het meerdere boven het fiscaal onbelaste gedeelte

Voor zover de vergoedingen, genoemd in artikel 15, hoger zijn dan het fiscaal onbelaste gedeelte, wordt dit verschil netto uitgekeerd door het te herleiden tot een bruto bedrag.

Artikel 16 Vergoeding bij gebruik van een taxi

Indien naar het oordeel van de direct leidinggevende het dienstbelang er mee is gebaat dat tijdens een dienstreis, naast openbaar vervoer, tevens gebruik wordt gemaakt van een taxi, worden de aan dat taxigebruik verbonden kosten volledig vergoed, een en ander onder overlegging van de rekening.

Artikel 17 Kosten van parkeren, stalling, overvaart en/of tolheffingen

De noodzakelijk gemaakte kosten van parkeren, stalling, overvaart en/of tolheffingen worden vergoed onder overleggen van de betaalbewijzen.

Artikel 18 Registratie van de afgelegde kilometers en declaratie

Indien voor de dienstreis gebruik wordt gemaakt van:

• a. een eigen motorvoertuig;

• b. een eigen bromfiets; of

• c. een eigen fiets.

moeten de bestemmingen en de afgelegde kilometers door de medewerker worden bijgehouden en worden ingevoerd in het Employee Self Service System: YouPP. In dit systeem kunnen de kilometers opgevoerd worden, er wordt hierbij direct een koppeling gemaakt met de salarisadministratie ter verwerking.

Paragraaf 4 Mogelijkheid om een deel van de bezoldiging in te zetten in ruil voor een onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer d.m.v. het Individueel Keuze Budget (IKB)

Artikel 19 Hogere tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer

De medewerker kan in aanmerking komen voor een hogere tegemoetkoming in de reiskosten tussen de woning en de plaats van tewerkstelling in een kalenderjaar:

• a. indien hij geen tegemoetkoming in de reiskosten tussen de woning en de plaats van tewerkstelling ontvangt; of

• b. indien hij een tegemoetkoming in de reiskosten tussen de woning en de plaats van tewerkstelling ontvangt die lager is dan fiscaal is toegestaan.

Artikel 20 Wijzigen samenstelling overeengekomen beloning

• 1. De uitruil van de kilometervergoeding woon/werkverkeer wordt toegevoegd als doel in het IKB. De medewerker kan zijn IKB budget uitruilen voor een hogere tegemoetkoming reiskosten. Dit kan de medewerker per maand doen en dient opgevoerd te worden in YouPP. Het is belangrijk dat de medewerker voldoende IKB budget beschikbaar heeft om de maximale fiscale ruimte te benutten.

• 2. Wanneer een medewerker niet structureel op dezelfde dagen werkt worden de werkelijk gereden uren geturfd.

• 3. Het uitruilen zoals genoemd in lid 1 van artikel 21 kan per maand opgevoerd worden en kan uiterlijk in de maand december voor hetzelfde kalenderjaar, mits de medewerker beschikt over voldoende IKB budget.

• 4. Bij een tussentijdse beëindiging van de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar kan de medewerker zijn reiskosten uitruilen tot en met de laatste maand dat de medewerker in dienst is. Na de beëindiging van het dienstverband kunnen er geen reiskosten meer uitgeruild worden via het IKB.

• 5. Het salaris mag met uitruil van woon-werkverkeer niet lager zijn dan het minimum volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag.

Artikel 21 Berekening van de hogere tegemoetkoming

• 1. De berekening van de hogere tegemoetkoming als bedoeld in artikel 20 vindt plaats aan de hand van de formule: (D x R x A x F) - V.

  In deze formule is: D: 214, zijnde het aantal reguliere werkdagen (260) per jaar, verminderd met het gemiddelde aantal dagen (46) in verband met kortstondige afwezigheid (vakantie, verlof en ziekte);

  • R: het aantal reisdagen per week gedeeld door 5;

  • A: de totale reisafstand tussen de woning en de plaats van tewerkstelling (heen en terug), doch maximaal 150 kilometer;

  • F: het bedrag per kilometer dat maximaal belastingvrij mag worden vergoed;

  • V: het bedrag dat in het kalenderjaar als tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer is verstrekt.

• 2. Het eerste lid is niet van toepassing indien de enkele reisafstand naar de vaste arbeidsplaats meer dan 75 kilometer bedraagt. In dat geval wordt uitgegaan van het werkelijke aantal woon-werkkilometers maal het bedrag per kilometer dat maximaal belastingvrij mag worden vergoed.

• 3. De artikelen 3 en 7 zijn van overeenkomstige toepassing.

• 4. De berekening zoals genoemd in het eerste lid van dit artikel wordt automatisch gegenereerd door YouPP.

• 5. Indien een van de factoren, genoemd in het eerste lid, wijzigt (b.v. door verhuizing of verandering van aantal werkdagen), wordt vanaf de datum van de wijziging rekening gehouden met de nieuwe reisafstand.

Paragraaf 5 Slotbepalingen

Artikel 22 Onvoorziene gevallen

Voor gevallen waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, kan het college een bijzondere regeling treffen.

Artikel 23 Intrekking oude regeling

• 1. Met ingang van 1 januari 2017 wordt de regeling tegemoetkoming reiskosten, vastgesteld op 1 december 2015 ingetrokken.

• 2. Regeling tegemoetkoming reiskosten vanaf 2017.