De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne;
overwegende,
- •
dat per 1 januari 2020 de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren in werking is getreden;
- •
dat de Archiefwet 1995 is gewijzigd en aanpassing in de regeling vraagt;
gelet op de bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Archiefwet 1995;
gezien de door de gemeenteraden verleende toestemming als bedoeld in artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
besluiten :
de bestaande gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten te wijzigen, zodat deze komt te luiden als volgt:
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Begripsbepalingen
- 1.
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
de regeling: de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten
- b.
Streekarchief Voorne-Putten: de rechtspersoonlijkheid bezittende bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 3
- c.
gemeenten: de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne
- d.
college: het college van burgemeester en wethouders
- e.
gedeputeerde staten: het college van Gedeputeerde Staten van ZuidHolland
- f.
de wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) het door het bestuur aan te wijzen
- g.
archiefbewaarplaats: archiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet 1995.
- h.
streekarchivaris: de archivaris als bedoeld in art. 32 Archiefwet 1995.
- 2.
Waar in de regeling artikelen van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing worden verklaard, dient in de plaats van de gemeente, de raad, het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester te worden gelezen: de bedrijfsvoeringsorganisatie Streekarchief Voorne-Putten, zijn bestuur, respectievelijk zijn voorzitter.
Artikel 2 Begripsbepaling archiefbescheiden
Onder archiefbescheiden wordt in deze regeling verstaan:
- a.
de documenten welke in gevolge artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995 naar het archiefbewaarplaats van het Streekarchief zijn, dienen te of zullen worden overgebracht.
- b.
de documenten welke van het Rijk, van besturen van openbare lichamen of van bijzondere personen of instellingen in bewaring, bruikleen of ten geschenke zijn of zullen worden ontvangen.
- c.
de verzamelingen van geschreven, getekende of gedrukte stukken en alle overige verzamelingen, welke tot toelichting op of ter aanvulling van de vorengenoemde documenten kunnen dienen.
Artikel 3 Instelling
- 1.
Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie genaamd 'Streekarchief Voorne-Putten', gevestigd te Brielle.
- 2.
De gemeenten wijzen de archiefbewaarplaats aan als hun gemeentelijke archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995.
Artikel 4 Doel
Doel van het Streekarchief Voorne-Putten is in het samenwerkingsgebied:
- a.
uitvoering geven aan de Archiefwet; alsmede het
- b.
vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor het publiek.
Artikel 5 Taken en bevoegdheden
- 1.
Het Streekarchief Voorne-Putten heeft tot taak:
- a.
het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende documenten van de gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995;
- b.
het toezicht op het beheer van de documenten van de gemeenten voor zover deze niet zijn overgebracht;
- c.
het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis;
- d.
het exploiteren van een archiefbewaarplaats;
- e.
het beheer van door andere partijen dan de gemeenten overgedragen archieven.
- 2.
In aanvulling op de taken voor alle deelnemers kan het Streekarchief Voorne-Putten, voor zover dit geen verstoring veroorzaakt van deze taken, op verzoek van één van de gemeenten ook andere adviserende, ondersteunende of uitvoerende werkzaamheden op het werkterrein van het Streekarchief Voorne-Putten, uitvoeren. De verschuldigde bijdrage voor deze plustaken wordt vastgesteld door het bestuur.
- 3.
Het Streekarchief Voorne-Putten kan desgevraagd taken in het kader van de Archiefwet 1995 dan wel met betrekking tot de cultuur-historische functie, voor derden uitoefenen; het bestuur beslist over de vraag of en in welke omvang het Streekarchief Voorne-Putten voor een derde taken gaat uitvoeren.
Hoofdstuk 2 BESTUUR EN VOORZITTER
2.1 Het bestuur
Artikel 6 Samenstelling
- 1.
Het bestuur bestaat uit zoveel leden als het aantal gemeenten aan deze regeling.
- 2.
Het college van elke gemeente wijst uit zijn midden één lid en één of meer plaatsvervangende leden van het bestuur aan.
- 3.
In geval van verhindering of ontstentenis van een lid, wordt deze vervangen door zijn of haar plaatsvervanger.
- 4.
De colleges besluiten in de eerste vergadering van elke zittingsperiode van de colleges over de aanwijzing als bedoeld in het tweede lid.
- 5.
Indien tussentijds een vacature in het bestuur ontstaat, wijst het college van de betreffende gemeente zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.
- 6.
Het lidmaatschap van het bestuur eindigt als de zittingsperiode van het college afloopt of indien het lidmaatschap van het college, waaruit het betreffende lid afkomstig is, tussentijds beëindigd wordt.
Artikel 7 Vergaderingen en stemverhouding
- 1.
Op het houden en de orde van de vergaderingen van het bestuur is artikel 22 van de wet van toepassing.
- 2.
Ten aanzien van het verhandelde in een besloten vergadering is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing.
- 3.
In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of worden besloten over:
- a.
de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de rekening;
- b.
het toetreden tot en het uittreden uit de regeling;
- c.
het wijzigen en beëindigen van de regeling.
- 4.
Het bestuur beslist bij meerderheid van stemmen, met dien verstande dat ieder door het college van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne aangewezen lid één stem kan uitbrengen en het door het college van Nissewaard aangewezen lid twee stemmen kan uitbrengen.
Artikel 8 Inlichtingen en verantwoording
- 1.
Het bestuur geeft aan de raden en de colleges van de gemeenten, indien daartoe door één of meer leden daarvan wordt gevraagd, dan wel ongevraagd, alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door hem gevoerde en te voeren beleid.
- 2.
Een lid van het bestuur verschaft het college dat het betreffende lid heeft aangewezen en de raad van de gemeente waaruit hij of zij afkomstig is alle inlichtingen die door dat college of die raad of één of meer leden daarvan worden verlangd.
- 3.
leder lid van het bestuur is aan het college dat het betreffende lid heeft aangewezen en de raad van de gemeente waaruit hij of zij afkomstig is verantwoording schuldig voor het door hem of haar in dat bestuur gevoerde beleid.
- 4.
Het op verzoek verstrekken van inlichtingen als bedoeld in het eerste en tweede lid alsmede het afleggen van verantwoording als bedoeld in het derde lid geschiedt op de in de betrokken gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 9 bevoegdheden
- 1.
Aan het bestuur komen alle bevoegdheden tot regeling en bestuur toe die noodzakelijk zijn ten behoeve van de uitvoering van taken die bij deze gemeenschappelijke regeling aan het Streekarchief Voorne-Putten zijn opgedragen en die daarvoor bij of krachtens enig wettelijk voorschrift aan gemeentebesturen zijn of worden toegekend.
- 2.
Naast de uitoefening van taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaald, is het bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:
- a.
het vaststellen van de jaar- en meerjarenbeleidsplannen;
- b.
het opstellen van voorwaarden voor toetreding;
- c.
het voorstaan van de belangen van het Streekarchief Voorne-Putten bij andere overheden, instellingen, diensten en personen;
- d.
het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.
- 3.
Het bestuur kan ten behoeve van de bedrijfsvoering van het Streekarchief Voorne-Putten met één of meer gemeenten afspraken maken om de daarop gerichte activiteiten te leveren.
- 4.
Het bestuur heeft de bevoegdheid te besluiten tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang.
2.2 De voorzitter
Artikel 10 aanwijzen
- 1.
Door het bestuur wordt uit de leden een voorzitter aangewezen. De aanwijzing vindt plaats in de eerste vergadering van iedere zittingsperiode van het bestuur.
- 2.
Het bestuur wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
Artikel 11 taken en bevoegdheden
- 1.
De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur.
- 2.
De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het bestuur.
- 3.
De voorzitter tekent de stukken die van het bestuur uitgaan.
- 4.
De voorzitter vertegenwoordigt het Streekarchief Voorne-Putten in en buiten rechte. Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een gemeente die partij is in een privaatrechtelijke aangelegenheid dan wel een geschil waarbij het Streekarchief betrokken is, oefent de plaatsvervangend voorzitter deze bevoegdheid uit. Als ook zijn bestuur bij de privaatrechtelijke aangelegenheid dan wel het geschil is betrokken, oefent een ander lid deze bevoegdheid uit.
Hoofdstuk 3 PERSONEEL
Artikel 12 Streekarchivaris
- 1.
Aan het hoofd van de organisatie staat een streekarchivaris als bedoeld in artikel 32 Archiefwet 1995. Deze heeft de dagelijkse leiding.
- 2.
Het bestuur wijst de streekarchivaris aan. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van streekarchivaris geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar.
- 3.
De besturen van de gemeenten wijzen de in het vorige lid vermelde streekarchivaris aan als hun gemeentearchivaris.
- 4.
De streekarchivaris is belast met de uitvoering van de taken, als bedoeld in artikel 5 van de regeling.
- 5.
De streekarchivaris is verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
Artikel 13 Taken en bevoegdheden
- 1.
De streekarchivaris is belast met de uitvoering van de taken, als bedoeld in artikel 5 van de regeling.
- 2.
De streekarchivaris staat het bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde.
- 3.
De streekarchivaris is in de vergaderingen van het bestuur als ambtelijk secretaris aanwezig en heeft daarin een adviserende stem. Het bestuur wijst een plaatsvervangend secretaris aan.
- 4.
Alle stukken die van het bestuur uitgaan worden door de streekarchivaris mede ondertekend. Stukken die de directeur aangaan worden alleen door de voorzitter ondertekend.
- 5.
De streekarchivaris is verantwoordelijk voor het opmaken van de verslagen van de vergaderingen van het bestuur.
- 6.
De streekarchivaris beheert het archief van het Streekarchief Voorne-Putten.
Artikel 14 Overig personeel
Het bestuur kan overig personeel aanstellen, schorsen en ontslaan.
Hoofdstuk 4 FINANCIËLE BEPALINGEN
Artikel 15 financieel beheer
Het bestuur stelt bij besluit regels vast zoals bedoeld in artikel 212 en 213 Gemeentewet en zendt deze binnen twee weken na vaststelling aan gedeputeerde staten.
Artikel 16 Boekjaar
Het boekjaar van het Streekarchief Voorne-Putten is gelijk aan het kalenderjaar .
Artikel 17 Begroting
In aanvulling op hetgeen in artikel 35, tweede lid, van de wet is bepaald, wordt de ontwerpbegroting ook op de website van het Streekarchief Voorne-Putten gepubliceerd
Artikel 18 Rekening
In aanvulling op het bepaalde in de artikelen 34 en 34b van de wet:
- a.
stelt het bestuur jaarlijks de ontwerpjaarrekening vast uiterlijk een week voorafgaand aan de in artikel 34b van de wet genoemde datum;
- b.
stelt het bestuur de jaarrekening definitief vast uiterlijk een week voorafgaand aan de in artikel 34, vierde lid, van de wet genoemde datum;
- c.
zendt het bestuur gelijktijdig aan de toezending van de vastgestelde jaarrekening aan gedeputeerde staten de jaarrekening en alle daarbij behorende stukken aan de raden van de gemeenten.
Artikel 19 Exploitatiesaldo
- 1.
Indien enig exploitatiejaar een batig saldo oplevert wordt dit saldo toegevoegd aan het weerstandvermogen van het Streekarchief. Het weerstandsvermogen mag maximaal 10% van de jaaromzet bedragen. Voor zover het batig saldo van enig jaar zou leiden tot een weerstandsvermogen van meer dan 10% van de jaaromzet wordt het saldo boven de 10% gerestitueerd op basis van de in artikel 21 lid 2 genoemde verdeelsleutel, tenzij een meerderheid van de gemeenten instemt met een doelreservering van het batig saldo voor het Streekarchief. Het bestuur stelt hiertoe een voorstel vast.
- 2.
Onder het bepaalde in het eerste lid vallen niet de andere reserves dan het weerstandsvermogen.
- 3.
Indien enig exploitatiejaar een nadelig saldo oplevert en het weerstandsvermogen ontoereikend is om dit nadelige saldo te dekken, stelt het bestuur een plan vast dat gericht is op het afbouwen en/of dekken van het nadelig exploitatiesaldo. Het bestuur bepaalt tevens of, en zo ja tot welk bedrag, de gemeenten zullen bijdragen in het nadelig saldo. Het bedoelde plan wordt niet eerder vastgesteld dan nadat de raden van de gemeenten gedurende een termijn van acht weken in de gelegenheid zijn gesteld om hun mening ten aanzien van het plan naar voren te brengen.
- 4.
Wanneer het bestuur overeenkomstig het gestelde in het tweede lid een besluit heeft genomen omtrent het bijdragen door de gemeenten in het nadelig exploitatiesaldo, wordt het nadelig exploitatiesaldo door de gemeenten gedragen op basis van de in artikel 21 lid 2 genoemde verdeelsleutel.
Artikel 20 Financiering
- 1.
Voor het betalen van rente en aflossing van geldleningen en in rekening-courant opgenomen gelden staan de gemeenten garant voor zover ter zake door andere overheidsorganen geen garantie is verstrekt. De gemeenten nemen aan de garantie deel in de verhouding tot de bijdragen als bedoeld in artikel 22 lid 2 van deze regeling. Indien uit deze bepaling in enig jaar voor de gemeenten betalingsverplichtingen voortvloeien, worden deze aan de met de gemeenten te verrekenen bijdragen toegevoegd.
Artikel 21 Bijdragen
- 1.
De door de deelnemers verschuldigde bijdrage voor een specifiek kalenderjaar wordt aangeduid in de begroting van dat kalenderjaar.
- 2.
De berekeningsmethodiek van de bijdrage van de deelnemers wordt door het bestuur vastgesteld en om de vier jaren heroverwogen en opnieuw vastgesteld. Het eerste jaar waarin de berekeningsmethodiek wordt heroverwogen is 2022 ten behoeve van de begroting voor het jaar 2023.
Hoofdstuk 5 DUUR, TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING
Artikel 22 Duur
De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel 23 Toetreding
- 1.
Het bestuur van een gemeente die wenst toe te treden, richt het verzoek ter zake aan het bestuur.
- 2.
Het bestuur zendt het verzoek als bedoeld in lid 1 aan de colleges van de gemeenten onder overlegging van zijn advies omtrent de toetreding en de eventueel daaraan te verbinden voorwaarden.
- 3.
Bij toetreding van een gemeente zal het bestuur met de toe te treden gemeente overleg voeren ten aanzien van toetredingskosten.
- 4.
De toetreding gaat in op een door het bestuur te bepalen tijdstip.
Artikel 24 Uittreding
- 1.
Een gemeente kan uittreden door toezending van een daartoe strekkend aangetekend schrijven aan het bestuur waarin met inachtneming van het bepaalde in het derde lid staat vermeld per wanneer de uittreding is voorzien.
- 2.
Het bestuur zendt het in het eerste lid bedoelde schrijven in kopie aan de colleges van de overige gemeenten.
- 3.
Tenzij het bestuur een kortere termijn bepaalt, kan de uittreding niet eerder plaatsvinden dan op 31 december van het tweede kalenderjaar volgende op het jaar waarin het bestuur van het besluit tot uittreding in kennis is gesteld. Indien gedurende deze periode geen uittreedsom als bedoeld in het vierde wordt vastgesteld, dan wordt de daadwerkelijke uittreding opgeschort en wel tot en met 31 december van het jaar volgende op het jaar waarin die uittreedsom wel is vastgesteld.
- 4.
Het financiële nadeel dat het Streekarchief Voorne-Putten lijdt als gevolg van de uittreding, wordt, inclusief de hierdoor eventueel ontstane wachtgeldverplichtingen, als door de uittredende gemeente te betalen uittreedsom bij die gemeente in rekening gebracht.
- 5.
Voor de vaststelling van het financiële nadeel als bedoeld in lid 4 wordt door het Streekarchief Voorne-Putten en de uittredende gemeente gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.
Artikel 25 Wijziging
- 1.
Het bestuur, alsmede de colleges van de gemeenten kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling.
- 2.
Een wijziging treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin het besluit tot wijziging door het college van de gemeente Brielle overeenkomstig artikel 26 lid 2 van de wet is bekend gemaakt.
Artikel 26 Opheffing
- 1.
De regeling kan worden opgeheven indien de colleges van tenminste twee derde van de gemeenten daartoe besluiten.
- 2.
Ingeval van opheffing van de gemeenschappelijke regeling regelt het bestuur de financiële gevolgen van opheffing in een liquidatieplan. Hierbij kan van de bepalingen in de regeling worden afgeweken.
- 3.
Het liquidatieplan wordt door het bestuur, de colleges van de gemeenten gehoord, vastgesteld.
- 4.
Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing.
- 5.
Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel.
- 6.
Het bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.
- 7.
Het bestuur blijft ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.
Hoofdstuk 6 OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 27 Archiefzorg
- 1.
Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van het Streekarchief Voorne-Putten en stelt daartoe regels vast.
- 2.
In geval van opheffing van de regeling draagt het bestuur zorg voor het treffen van voorzieningen voor de archiefbescheiden.
Artikel 28 Geschillen
- 1.
Alvorens ten aanzien van een geschil, als bedoeld in artikel 28 van de wet, de beslissing van gedeputeerde staten wordt ingeroepen, wordt de zaak voorgelegd aan een geschillencommissie.
- 2.
Het bestuur benoemt deze commissie in overleg met de betrokken gemeente of gemeenten.
- 3.
De geschillencommissie onderzoekt de mogelijkheden om partijen alsnog tot overeenstemming te brengen en brengt partijen advies uit.
Artikel 29 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze regeling of de wet niet voorziet, beslist het best uu r.
Hoofdstuk 7 OVERGANGS EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 30 bekendmaking en citeerwijze
- 1.
Het college van de gemeente Brielle zendt de regeling aan gedeputeerde staten.
- 2.
Het college van de gemeente Brielle draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26 lid 2 van de wet.
- 3.
Het bepaalde in het eerste en tweede lid is van overeenkomstige toepassing voor de besluiten tot wijziging, opheffing toe- en uittreding.
- 4.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin zij bekend is gemaakt.
- 5.
De regeling kan worden aangehaald als gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne Putten 2020.
Aldus vastgesteld door:
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brielle op 26 mei 2020
De burgemeester
De secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hellevoetsluis op 27 oktober 2020
De burgemeester
De secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard op 7 juli 2020
De burgemeester
De secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westvoorne op 29 september 2020
De burgemeester
De secretaris
Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten 2020
Bijlage: inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Begripsbepalingen
Artikel 2 Begripsbepaling archiefbescheiden
Artikel 3 Instelling
Artikel 4 Doel
Artikel 5 Taken en bevoegdheden
Hoofdstuk 2 BESTUUR EN VOORZITTER
2.1 Het bestuur
Artikel 6 Samenstelling
Artikel 7 Vergaderingen en stemverhouding
Artikel 8 Inlichtingen en verantwoording
Artikel 9 Bevoegdheden
2.2 De voorzitter
Artikel 10 Aanwijzen
Artikel 11 Taken en bevoegdheden
Hoofdstuk 3 PERSONEEL
Artikel 12 Streekarchivaris
Artikel 13 Taken en bevoegdheden
Artikel 14 Overig personeel
Hoofdstuk 4 FINANCIËLE BEPALINGEN
Artikel 15 Financieel beheer Artikel 16 Boekjaar
Artikel 17 Begroting
Artikel 18 Rekening
Artikel 19 Exploitatiesaldo
Artikel 20 Financiering
Artikel 21 Bijdragen
Hoofdstuk 5 DUUR, TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING
Artikel 22 Duur
Artikel 23 Toetreding
Artikel 24 Uittreding
Artikel 25 Wijziging
Artikel 26 Opheffing
Hoofdstuk 6 OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 27 Archiefzorg
Artikel 28 Geschillen
Artikel 29 Onvoorziene gevallen
Hoofdstuk 7 OVERGANGS EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 30 Bekendmaking en citeerwijze
Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten 2020
/2/png-2/RGB.png)
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen