Beleidsregels Cameratoezicht gemeentehuis Scherpenzeel

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Doel van het cameratoezicht

De doelstelling van de inzet van cameratoezicht in en bij het gemeentehuis en (eventueel) de gemeentewerf is:

• 1. bescherming aan bezoekers en medewerkers

• 2. voorkomen van schade aan persoonlijke eigendommen van gebouwgebruikers

• 3. handhaving van de openbare orde

• 4. voldoen aan voorwaarden Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Artikel 2 Begripsbepaling

In deze beleidsregels wordt verstaan onder:

• a. gemeentehuis: een gemeentelijk gebouw, vrij toegankelijk voor het publiek, waar specifieke gemeentelijke publiekrechtelijke dienstverlening plaatsvindt.

• b. camerasysteem: het geheel van camera’s, monitoren, opnameapparatuur, verbindingskasten, kabelverbindingen en bevestigingen.

• c. opnameruimte: ruimte waar opslag van de opgenomen beelden plaatsvindt.

• d. beeldinformatie: de door het camerasysteem verkregen en geregistreerde filmbeelden. Beeldinformatie is onderdeel van het begrip verwerking persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens.

• e. eindverantwoordelijke: de gemeentesecretaris namens het college.

• f. beheerder: de Openbare Orde en Veiligheid-medewerkers operationeel beheerder: de Openbare Orde en Veiligheid-medewerkers

• g. technisch beheerder: de technisch gebouwbeheerder.

• h. incident: gebeurtenis waarbij mensen, gebouwen, inventaris of bedrijfskritische processen in gevaar zijn.

HOOFDSTUK 2 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Artikel 3 Taken en verantwoordelijkheden

• 1. Het cameratoezicht valt onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, die deze taak heeft gemandateerd aan het Management Team.

• 2. De feitelijke uitvoering vindt plaats onder regie van de beheerder.

• 3. Het technisch beheer van het cameratoezicht is voor de technisch gebouwbeheerder.

• 4. Ingeval van een calamiteit worden de beelden teruggekeken door de beheerders. Ingeval van een incident meldt de medewerker die dit constateert het incident zoals in het agressieprotocol beschreven is.

Artikel 4 De video-observatieruimte en opnameruimte

• 1. De observatie vindt plaats op een speciale pc bij Openbare Orde en Veilig van het gemeentehuis.

• 2. De opnameruimte (computerruimte) is toegankelijk voor diegenen die volgens het elektronisch toegangscontrolesysteem (druppel) toegang hebben door hun functie.

Artikel 5 Bediening van het camerasysteem en terugkijken beelden

• 1. Bevoegd tot het bedienen van het camerasysteem zijn:

  • de beheerder en de door hem aangewezen personen;

  • derden, als dat functioneel noodzakelijk is, uitsluitend met toestemming van de beheerder of de door hem aangewezen persoon.

• 2. Bevoegd tot het terugkijken van de beelden van het camerasysteem zijn:

  • de beheerder en de door hem aangewezen personen;

  • politiefunctionarissen voor de uitoefening van hun wettelijke taken;

  • officieren van justitie voor opsporingsdoeleinden;

  • derden, als dat functioneel noodzakelijk is, uitsluitend met toestemming van de beheerder of de door hem aangewezen persoon.

• 3. Onder het bedienen van de apparatuur wordt ook begrepen het terugkijken van digitale opnamen en het vastleggen van beeldinformatie op de bijbehorende recorder.

• 4. Politiefunctionarissen en officieren van justitie die beroepshalve beelden live uitkijken en/of het camerasysteem bedienen legitimeren zich vooraf ten overstaan van de beheerder of de door hem aangewezen persoon.

HOOFDSTUK 3 VERKREGEN GEGEVENS

Artikel 6 Vastgelegde gegevens en wijze van verkrijging

• 1. De persoonsregistratie bevat de volgende gegevens:

  • a. videobeelden van de personen die zich in het voor publiek toegankelijke ruimten van de gebouwen en rondom de gebouwen van de gemeente Scherpenzeel bevinden;

  • b. datum en tijd indicatie van de opname;

  • c. plaats van de opname.

• 2. De bovengenoemde gegevens worden verkregen uit het camerabewakingssysteem dat is gericht op de diverse voor het publiek toegankelijke ruimten van de gemeente Scherpenzeel.

• 3. De camera's zijn voor iedereen zichtbaar geplaatst. Ook is bij de ingangen van de voor het publiek toegankelijke ruimten melding gemaakt van het cameratoezicht.

Artikel 7 Verslaglegging en rapportage

• 1. De via de recorders opgenomen beelden worden na 28 dagen verwijderd. De beelden worden niet langer opgeslagen, tenzij er een verzoek tot inzage of uitgifte is gedaan naar aanleiding van een incident. De beelden worden dan bewaard totdat afhandeling van het verzoek of de aanleiding ervan heeft plaatsgevonden.

• 2. De beheerder of de door hem aangewezen persoon legt vast wie er voor de bediening van de apparatuur zorgt.

• 3. Elk incident wordt gerapporteerd volgens de in het agressieprotocol beschreven wijze.

Artikel 8 Integriteit, privacy en rechten van de geregistreerde

• 1. De beeldinformatie wordt uitsluitend gebruikt voor de doelstellingen van het cameratoezicht.

• 2. Onbevoegden hebben geen toegang tot het camerasysteem.

• 3. De onder artikel 5, eerste lid, genoemde functionarissen gaan vertrouwelijk en integer om met de kennis die zij opdoen met het cameratoezicht, in het bijzonder met betrekking tot de privacy van derden.

Artikel 9 Uitgifte van beeldinformatie

• 1. Beeldinformatie wordt verstrekt op schriftelijke vordering van de politie of de officier van justitie.

• 2. De beeldinformatie wordt op CD-ROM of een andere gegevensdrager verstrekt.

• 3. De politiefunctionaris of de officier legitimeert zich vooraf ten overstaan van de beheerder of de door hem aangewezen persoon.

• 4. De politiefunctionaris of de officier van justitie tekent voor ontvangst en voor zorgvuldig en integer gebruik van de beeldinformatie.

Artikel 10 Inzagerecht beeldinformatie van derden

• 1. Gemotiveerde verzoeken tot inzage van de beeldinformatie door derden moeten schriftelijk worden gedaan bij de beheerder.

• 2. Een verzoek tot inzage van een advocaat, in het kader een strafproces ter verdediging van een verdachte cliënt, wordt gedaan door tussenkomst van de officier van justitie.

• 3. Het management team beslist na weging van de belangen binnen 2 werkdagen op de aanvraag.

• 4. De verzoeker, van wie het verzoek is gehonoreerd, moet zich, voor de vaststelling van zijn identiteit, in persoon naar de beheerder of een door hem aangewezen persoon gaan.

• 5. Personen die inzage in beeldinformatie krijgen tekenen een inzageverklaring.

• 6. Het verzoek tot inzage, de reactie daarop en de getekende inzageverklaring worden opgeslagen in een Logboek Inzage Beeldmateriaal.

HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze beleidsregels treden in werking op 1 september 2021.

• 2. Deze beleidsregels kunnen worden aangehaald als “Beleidsregels Cameratoezicht gemeentehuis Scherpenzeel”.

R.J. ter Horst

secretaris

E. Klein

burgemeester

TOELICHTING

Algemene toelichting

Het is belangrijk dat bezoekers, raad, bestuur en medewerkers van een gemeentehuis zich daarin veilig voelen. De verbouwing van de hal van het gemeentehuis is de aanleiding om camerabeveiliging aan te brengen. Naast een toegangs- en beveiligingssysteem gaat het hier om voorzieningen in de voor het publiek toegankelijke gedeelten van het gemeentehuis, zoals de publiekshal en in de spreekkamers, bij nooduitgangen, de personeelsingang en parkeerplaatsen.

De camera’s nemen digitaal op en staan constant aan, maar nemen alleen beelden op bij bewegingen. Ze zijn ook uitgerust met gezichtsherkenning voor goed herkenbare beelden van alle bezoekers van het gemeentehuis en de medewerkers in en rondom de gebouwen.

De inzet van cameratoezicht biedt bescherming aan bezoekers en de medewerkers. Het aantal incidenten kan beperkt worden en verwacht wordt dat er een preventieve werking van het toezicht uitgaat. En dat de meldingsbereidheid bij slachtoffers vergroot wordt en de opnamen kunnen bij eventuele aangiften en gebouwontzeggingen gebruikt worden. Uiteraard neemt het college het besluit met de hoop dat de preventieve werking dusdanig groot is dat aangiften, meldingen en eventuele gebouwontzeggingen niet nodig zijn. De vervolgacties zijn opgenomen in het agressieprotocol.

Ook de preventieve werking van het voorkomen van schade aan (persoonlijke) eigendommen van gebouwgebruikers, zowel binnen als buiten het gemeentehuis.

In de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) staat het dringend advies voor cameratoezicht bij burgerzaken en de in- en (nood)uitgang in deze ruimte.

De camera’s worden geplaatst, maar kunnen in geval van een verhuizing van het gemeentehuis meegenomen worden naar de nieuwe locatie.

De afspraken over het cameratoezicht zijn vastgelegd in deze beleidsregels. Hierin staan de taken en verantwoordelijkheden beschreven en zijn afspraken vastgelegd over de toepassing van dit instrument, de verwerking van de beelden en de eventuele verstrekking. Met deze beleidsregels schept de gemeente duidelijkheid voor burgers en medewerkers.

Privacy

Bij het gebruik van cameratoezicht op langere termijn, moet er een DPIA (Data Protection Impact Assessment) uitgevoerd worden, om onder meer de risico’s met betrekking tot privacy te beoordelen. Dat wordt gedaan voordat de camera’s in gebruik genomen worden.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1

Doel van het cameratoezicht is allereerst de bescherming en beveiliging van personeel en overige personen die zich in de betreffende, voor het publiek toegankelijke ruimten bevinden. Maar er kan zelfs beschermende werking uitgaan van camera’s die niet aan staan. De aanwezigheid van de camera’s zorgt al voor een preventieve werking. Met behulp van de persoonsregistratie kunnen personen worden opgespoord die zich mogelijk schuldig hebben gemaakt aan het plegen van enig strafbaar feit in het gebouw, op een voor het publiek toegankelijke ruimte. Hierbij geeft de registratie ook inzicht in de aard en de wijze van het plegen van het strafbare feit.

Ook kan de persoonsregistratie helpen bij het opsporen van personen die zich mogelijk schuldig hebben gemaakt aan het plegen van een onrechtmatige daad en helpen de hierdoor ontstane schade te verhalen. Hierbij geeft de registratie ook inzicht in de aard en de wijze van het plegen van de onrechtmatige daad. De camerabeelden die zijn opgenomen zullen niet worden bekeken en gebruikt voor de registratie van gedragingen van werknemers of bezoekers, anders dan de hierboven omschreven doelen.

Artikel 2

a: de gemeente Scherpenzeel kent tot op heden een aantal voor publiek toegankelijke gemeentelijke gebouwen. In de definitie van gemeentehuis is de mogelijkheid open gelaten dat er meerdere gemeentelijke gebouwen in de zin van deze beleidsregels (blijven) bestaan. Voor het overige spreekt de inhoud van dit artikel voor zich.

Artikel 3

Iedereen die betrokken is bij de werking van de registratie is verplicht tot geheimhouding van de gegevens in de registratie, behalve wanneer de doelstellingen van het cameratoezicht of enig ander wettelijk voorschrift hem verplicht tot bekendmaking.

1e lid

Conform het mandaatbesluit

Vijfde lid

De gemeente heeft een agressieprotocol waarvan elke medewerker, die te maken heeft met klantcontacten, kennis heeft en de medewerkers van handhaving en toezicht en de buitendienstmedewerkers. In het agressieprotocol is voorgeschreven hoe moet worden omgegaan met agressie en hoe incidenten gemeld moeten worden.

Artikel 4

Waar camera’s permanent draaien (niet noodzakelijkerwijs opnemen) bekijken de beheerders en hun vervanger de beelden in de computerruimte Op die plek bevindt zich de monitor. In sommige gevallen zullen opnames plaatsvinden. Deze opnames moeten achter gesloten deuren bewaard worden en eventueel bekeken kunnen worden. Toegang tot deze opnameplaats is geregeld via het toegangscontrolesysteem, zoals is vastgelegd in het Gebruikersprotocol Toegangscontrolesysteem Gemeentehuis. Het gemeentehuis is buiten openingstijden beveiligd tegen inbraak en vandalisme.

Artikel 5

Niet iedereen mag opnames of live beelden bekijken. De beheerders en hun vervanger uiteraard wel, en daarnaast politie en officieren van justitie. Deze zullen zich als zodanig kenbaar moeten maken.

Artikel 6

In en om het gemeentehuis kunnen diverse vormen van cameratoezicht zijn:

• camera’s die beelden live weergeven. Sommige van deze camera’s worden gericht naar de bezoekers toe, zodat bezoekers hetzelfde beeld te zien krijgen als de beheerders, die de beelden op de monitoren kunnen zien.

• camera’s die (permanent) beelden opnemen.

• een 360 graden camera in de publieke hal.

Opnames vinden dus niet overal en altijd plaats. Bevordering van opsporing en (makkelijker maken van) vervolging is alleen aan de orde als beelden worden opgenomen en (tijdelijk) worden bewaard. Slechts een gedefinieerde groep personen mag de beelden bekijken en beelden op een Cd-rom of een andere gegevensdrager (bijvoorbeeld een usb-stick) zetten voor strafrechtelijke doeleinden. De gegevensdrager moet beveiligd/versleuteld zijn. Ook de beelden moeten minimaal met een wachtwoord beveiligd zijn, zodat onbevoegden de beelden niet kunnen uitlezen als ze de gegevensdrager in handen krijgen.

Bij de gebouwen worden bordjes opgehangen met de tekst ‘cameratoezicht’, zodat voor personeel en bezoekers duidelijk is dat er opnames gemaakt worden.

Artikel 7

Eerste lid

de beelden blijven niet bewaard. Als zich geen voorvallen of incidenten hebben voorgedaan, zullen de beelden na 28 dagen worden gewist. Als zich een incident heeft voorgedaan, kan een verzoek tot uitlezen en bewaren worden gedaan aan de beheerder. Dan worden de beelden bewaard tot na de afhandeling van het incident of tot na een negatief besluit op het verzoek. Een besluit op een dergelijk verzoek is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Dat betekent dat bij een negatief besluit de verzoeker naar de burgerlijk rechter zou moeten gaan.

Tweede lid

er worden logboeken bijgehouden. Zo kan altijd worden nagekeken wie de beelden (live) heeft gezien en/of de opnames heeft verzorgd.

Derde lid

zie toelichting bij artikel 3, vijfde lid.

Artikel 8 en 9

Opgenomen beelden kunnen niet zomaar worden bekeken. Hiervoor moet een goede aanleiding zijn. De beelden mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt dat de doelen waarvoor het cameratoezicht dient. Politie of officier van justitie moeten schriftelijk een verzoek indienen tot inzage. Voor deze verzoeken worden standaardformulieren ontwikkeld. Als dat noodzakelijk wordt geacht kunnen de opnames op een Cd-rom of een andere gegevensdrager (bijvoorbeeld een usb-stick) worden vastgelegd. De gegevensdrager moet beveiligd/versleuteld zijn. Ook de beelden moeten minimaal met een wachtwoord beveiligd zijn, zodat onbevoegden de beelden niet kunnen uitlezen als ze de gegevensdrager in handen krijgen.

Na overdracht van deze gegevensdrager gaat de verantwoordelijkheid voor de privacybescherming op de ontvanger over.

Artikel 10

In uitzonderlijke gevallen kunnen ook derden inzage in beelden krijgen. Advocaten in een strafproces moeten de inzage regelen via de Officier van Justitie. Andere derden moeten een zwaarwegend belang aantonen en een schriftelijk verzoek aan de beheerder doen. Deze derde kan zich, als het verzoek gehonoreerd wordt, in persoon vervoegen bij de beheerder of een door deze aangewezen persoon (de vervanger bijvoorbeeld). Dit soort verzoeken komen waarschijnlijk niet vaak voor. Te denken valt aan verzoeken van bijvoorbeeld verzekeringsmaatschappijen bij diefstal. Per geval zullen de daartoe gemandateerden een afweging maken of een belang tot inzage zwaarwegend genoeg is om de bescherming van de privacy van geregistreerden te schenden.

Zesde lid.

De schriftelijke verzoeken en de (weigering en) toestemmingen worden bewaard. Als een verzoek gehonoreerd is, zal degene die inzage verkrijgt zich moeten identificeren en een inzageverklaring tekenen. Deze documenten gezamenlijk vormen een “logboek inzage”, waarin is opgenomen door wie, wanneer en waarom de beelden zijn bekeken. Dit logboek wordt als vertrouwelijk bestempeld.

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.