Eerste wijziging van de Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2019

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten,

gelet op de artikel 10:3, eerste lid, artikel 10:6, eerste lid, artikel 10:9, eerste lid en artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

gelet op artikel 23 en 24 van de Financiële Verordening van de gemeente Voorschoten;

overwegende dat de gemeenteraad op 10 december 2020 hen toestemming heeft verleend om uit de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde te treden;

overwegende dat zij op 16 december 2020 hebben besloten om op 31 december 2022 uit de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde te treden;

overwegende dat hierop vooruitlopend de gemeente per 1 september 2021 weer over een gangbare ambtelijke organisatie zal beschikken;

overwegende dat het gewenst is om de huidige budgethoudersregeling zo aan te passen dat deze na 1 september 2021 bruikbaar blijft, opdat met betrokkenheid van dan bij de gemeente werkzame personen kan worden gewerkt aan goed op een nieuw algemeen mandaatbesluit afgestemde nieuwe budgethoudersregeling;

besluiten de Eerste wijziging van de Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2019 vast te stellen

Artikel I

De tekst van artikel 1.1 (Begripsbepalingen) komt als volgt te luiden:

In dit besluit wordt verstaan onder:

accounthouder:

de als zodanig aangewezen medewerker van de afdeling Financiën en HR.

ambtelijke organisatie:

het geheel van voor de gemeente Voorschoten als ambtenaar of externe inhuur werkzame natuurlijke personen die het bestuur van de gemeente ondersteunen bij het ontwikkelen, vaststellen en uitvoeren van beleid;

ambtenaar:

ambtenaar als bedoeld in artikel 1.1, eerste lid, van de Ambtenarenwet 2017, met als overheidswerkgever de gemeente Voorschoten;

budget:

een door het college voor een bepaald jaar op taakveldniveau beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten;

budgethouder:

de beheerder van een budget;

burgemeester:

de burgemeester van de gemeente Voorschoten;

college:

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten;

domeinhoofd:

een voor de gemeente Voorschoten als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde het hoofd van het domein Mens en Samenleving van de gemeente Voorschoten;

externe inhuur:

een organisatie of een natuurlijke persoon waarmee geen arbeidsrelatie bestaat, verricht tegen betaling en in opdracht van de gemeente Voorschoten werkzaamheden, die bestaan uit het inzetten van personele capaciteit of specifieke deskundigheid;

gemeenteraad:

de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten;

gemeentesecretaris:

de gemeentesecretaris van de gemeente Voorschoten;

griffie:

de raadsgriffie van de gemeente Voorschoten;

griffier:

de raadsgriffier van de gemeente Voorschoten;

hoofdbudgethouder:

de door het college aangewezen beheerder van het totale budget van de gemeente Voorschoten;

investeringsbudget:

een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een investering waarop in meerdere jaren wordt afgeschreven;

krediet:

een door de raad beschikbaar gesteld bedrag met een specifiek bestedingsdoel;

mandaat:

de bevoegdheid om namens het college besluiten te nemen;

medewerker:

een voor de gemeente als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon,

niet zijnde gemeentesecretaris, domeinhoofd, teammanager, programmamanager of projectleider;

niet beïnvloedbare kosten:

het deel van de baten en lasten waar de budgethouder géén invloed op kan uitoefenen;

PAV-er:

de medewerker die geautoriseerd is om de prestatielevering te registreren in het goedkeuringsproces van de betaalbaarstelling van facturen;

programma:

een overkoepelend geheel van projecten met een gezamenlijk einddoel;

programmamanager:

een voor de gemeente als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde de opdrachtnemer van een overkoepelend geheel van projecten met een gezamenlijk einddoel;

project:

een verzameling van gebudgetteerde activiteiten met een definieerbaar begin en eind alsmede een beoogd concreet resultaat;

projectleider:

een voor de gemeente als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde de opdrachtnemer van een project die leiding geeft aan het tijdelijk samenwerkingsverband waarmee het project wordt gerealiseerd;

rechtmatigheid:

het handelen in overeenstemming met de van belang zijnde wet- en regelgeving;

raad:

de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten;

rekenkamercommissie:

de rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 1 van de Verordening op de rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg, Oegstgeest, Voorschoten, en Wassenaar 2014;

teammanager:

een voor de gemeente Voorschoten als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde de manager van een team;

verplichting:

de financiële verplichting of op geld waardeerbare component van een bindende overeenkomst (waaronder bij een raamovereenkomst slechts een verplichting tot een afname of een boetebeding ter ondersteuning van een exclusiviteitsbeding wordt verstaan), dan wel een besluit om:

• te besluiten tot nadeelcompensatie of tegemoetkoming in planschade;

• een zuiver of onzuiver schadebesluit te nemen;

• subsidie te verlenen of vast te stellen;

• schade te vergoeden boven het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van de gemeente vergoedt;

• een bestuursrechtelijke geldschuld kwijt te schelden of buiten invordering te stellen;

• een vordering kwijt te schelden of buiten invordering te stellen.

Artikel II

De tekst van artikel 1.2 (Mandatering en aanwijzing hoofdbudgethouder en budgethouder) komt als volgt te luiden:

• 1. Het college mandateert het beheer van de budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris wordt hierdoor aangewezen als hoofdbudgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.

• 2. De gemeentesecretaris mandateert voor de uitvoering van de teamoverschrijdende taken binnen het domein Mens en Samenleving het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan het domeinhoofd. Het domeinhoofd wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.

• 3. De gemeentesecretaris mandateert voor de uitvoering van de taken van een team het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan de teammanager. De teammanager wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.

• 4. De gemeentesecretaris kan voor de uitvoering van een programma of een project het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten mandateren aan het domeinhoofd, een teammanager of medewerker. Deze wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.

• 5. Teammanagers kunnen voor de vervulling van de functie van een medewerker binnen het team het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten mandateren aan deze medewerker. Deze wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven met een limiet van € 50.000.

• 6. Per budget, project of programma wordt maximaal één budgethouder aangewezen.

• 7. De hoofdbudgethouder blijft ten allen tijde eindverantwoordelijk voor de door het college toegewezen budgetten.

Artikel III

De tekst van artikel 1.3 (Vervanging hoofdbudgethouder en budgethouders) komt als volgt te luiden:

• 1. De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door een plaatsvervangend gemeentesecretaris.

• 2. Het domeinhoofd wordt vervangen door de manager van een tot het domein Mens en Samenleving behorend team.

• 3. Teammanagers van een tot het domein Mens en Samenleving behorend team worden bij afwezigheid vervangen door de teammanager van een ander team of door het domeinhoofd.

• 4. Teammanagers van een niet tot het domein Mens en Samenleving behorend team worden bij afwezigheid vervangen door de teammanager van een ander team.

• 5. Medewerkers worden vervangen door de teammanager of een andere medewerker van het team.

• 6. Projectleiders of programmamanagers worden bij afwezigheid vervangen door een budgethouder op aanwijzing van de gemeentesecretaris.

• 7. De bijzondere budgethouders genoemd in artikel 1.4 worden bij afwezigheid vervangen door hun plaatsvervanger.

• 8. Budgethouders dienen wijzigingen van mandaten zo spoedig mogelijk te melden bij de afdeling Financiën, Facilitair en Juridische zaken en Inkoop ten behoeve van de routing van de facturen en het vastleggen van de juiste parafen.

Artikel IV

Artikel 2.2 (Het afdelingshoofd) wordt vervangen door:

Artikel 2.2 De teammanager

• 1. De teammanager stelt voor het team een jaarplan op dat volledig aansluit bij de in de programmabegroting aangegeven beleidsdoelstellingen en de door het college benoemde activiteiten in de diverse taakvelden.

• 2. De teammanager is verantwoordelijk voor de ramingen van het investeringsbudget, het beheer daarvan en de rapportage aan de gemeentesecretaris.

• 3. De teammanager is verantwoordelijk voor het beheer van het totale budget, inclusief de kosten uit artikel 3.5.

• 4. Met het beheer van het totale budget zoals bedoeld in het tweede lid, wordt bedoeld, verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

• 5. De teammanager zorgt voor een actieve afstemming met het team over ontwikkelingen in de budgetten.

• 6. De teammanager let erop toe dat budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2019 en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Voorschoten.

• 7. De teammanager is verantwoordelijk voor een tijdige behandeling van facturen en een adequate behandeling van de verplichtingen.

• 8. Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de teammanager een ondertekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

Artikel V

Artikel 2.3 (De teamleider of medewerker) wordt vervangen door:

Artikel 2.3 De medewerker

• 1. De medewerker is verantwoordelijk voor de ramingen van het investeringsbudget het beheer daarvan en de rapportage aan de teammanager.

• 2. De medewerker is verantwoordelijk voor het beheer van het totale budget, inclusief de kosten uit artikel 3.5.

• 3. Met het beheer van het totale budget zoals bedoeld in het tweede lid, wordt bedoeld, verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

• 4. De medewerker ziet erop toe dat budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2019 en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Voorschoten.

• 5. De medewerker is verantwoordelijk voor een tijdige behandeling van facturen en een adequate behandeling van de verplichtingen.

• 6. Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de medewerker een ondertekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

Artikel VI

De tekst van artikel 2.4 (De projectleider of programmamanager) komt als volgt te luiden:

• 1. De projectleider of programmamanager stelt een projectplan of programmaplan op en draagt zorg voor tussentijdse rapportages met betrekking tot de voortgang van het project.

• 2. De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor de ramingen van het investeringsbudget, het beheer daarvan en de rapportage hierover aan de gemeentesecretaris.

• 3. De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor het beheer van het totale budget, inclusief de kosten uit artikel 3.5.

• 4. Met het beheer van het totale budget zoals bedoeld in het derde lid, wordt bedoeld, verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

• 5. De projectleider of programmamanager ziet erop toe dat budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2019 en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Voorschoten.

• 6. De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor een tijdige nacalculatie en een rechtmatige afsluiting van het project.

• 7. De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van facturen en een adequate afhandeling van de verplichtingen.

• 8. Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de projectleider of programmamanager een ondertekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

Artikel VII

De tekst van artikel 3.5 (Centrale verdeling kosten) komt als volgt te luiden:

• 1. Voor een aantal kostensoorten ontvangt de gemeente Voorschoten centraal facturen, die betrekking kunnen hebben op budgetten van verschillende taakvelden. Het gaat om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, publiekrechtelijke heffingen, verzekeringen en om interne doorbelastingen van ondersteunende afdelingen. Deze lasten worden centraal berekend in de organisatie.

• 2. De personeelslasten (salarissen en afdracht premies en belastingen), kapitaallasten, dotaties aan voorzieningen, reservemutaties en boekingen vanuit de administratie van derden worden centraal berekend in de organisatie.

• 3. In afwijking van de bepalingen in hoofdstuk 2 van deze regeling worden de kosten uit het eerste en tweede lid door het team de Financiën en HR verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. De budgethouders worden van deze verdeling in kennis gesteld.

• 4. De teammanager Financiën en HR is verantwoordelijk voor de verdeling en de boeking van de bedragen. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten.

• 5. De teammanager Financiën en HR is verantwoordelijk voor de verdeling van de kosten naar de in de financiële verordening en de begroting aangegeven taakvelden.

Artikel VIII

In de titel van hoofdstuk 4 (Concern control, Financial control en Financiële administratie) wordt gewijzigd in “Control en financiële administratie”.

Artikel IX

Artikel 4.1 (Concerncontroller) wordt vervangen door:

Artikel 4.1 Controller

• 1. De controller adviseert gevraagd en ongevraagd het college, de gemeentesecretaris, het domeinhoofd en de teammanagers.

• 2. Indien de menig van de controller niet door de gemeentesecretaris wordt gedeeld, kan de controller zich rechtstreeks wenden tot het college onder gelijktijdige mededeling aan de gemeentesecretaris.

• 3. De hoofdbudgethouder, de budgethouders en medewerkers verstrekken de controller tijdig alle informatie waarom deze verzoekt.

Artikel X

De tekst van artikel 4.2 (Accounthouder) komt als volgt te luiden:

• 1. De accounthouder levert een bijdrage aan de totstandkoming en doorontwikkeling van de planning en control cyclus en adviseert gevraagd en ongevraagd de gemeentesecretaris, het domeinhoofd en de teammanagers op het gebied van financieel beleid.

• 2. De accounthouder toetst adviesnota’s voor het college en de raad en doet indien nodig verbetervoorstellen.

• 3. De accounthouder is nauw betrokken bij de bestuurlijke besluitvorming en schrijft hiervoor de voorstellen voor de raad en het college.

Artikel XI

De tekst van artikel 4.3 (Financieel consulenten) komt als volgt te luiden:

• 1. De financieel consulenten adviseren, indien aan hen toegewezen, de domeinleider, programmamanagers, projectleiders en de budgethouders van de teams en bewaken vanuit een oogpunt van financial control de uitvoering en het beheer van de aan de budgethouders toevertrouwde middelen.

• 2. De financieel consulent is samen met de accounthouder belast met de coördinatie van de planning en control producten.

• 3. De financieel consulent draagt zorg voor een juiste en tijdige aanlevering van de voorgenomen begrotingswijziging en na besluitvorming de verwerking van de begrotingswijziging.

• 4. De financieel consulent adviseert over de uitvoering van de in dit besluit genoemde verantwoordelijkheden.

Artikel XII

Hoofdstuk 6 (Aanwijzingsbesluit budgethouders) vervalt.

Artikel XIII

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 september 2021.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 29 juni 2021,

de gemeentesecretaris,

A.R. de Graaf

de burgemeester,

drs. N. Stemerdink