Instellingsbesluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Roermond, Weert, Nederweert, Venlo, Asten en Someren houdende regels omtrent een flexibelere, efficiëntere en professionelere dienstverlening op het gebied van ICT (ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML))

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Roermond, Weert, Nederweert, Venlo, Asten en Someren;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en Wet gemeenschappelijke regelingen;

overwegende:

• dat de raden van alle gemeenten toestemming hebben gegeven aan het treffen van de gemeenschappelijke regeling;

• dat door samenwerking gestreefd wordt naar een flexibelere, efficiëntere en professionelere diensterverlening op gebied van ICT;

• dat een doorontwikkeling van de bestaande samenwerking met een lichte basis noodzakelijk wordt geacht vanuit een oogpunt van continuïteit.

besluiten:

vast te stellen de navolgende gemeenschappelijke regeling, de bedrijfsvoeringsorganisatie met de naam ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML)

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. de wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen (Stb. 1984, nr. 667), zoals nadien gewijzigd;

• b. de regeling: de gemeenschappelijke regeling ICT NML;

• c. de gemeente(n): een/de aan de regeling deelnemende gemeente(n);

• d. college: college van burgemeester en wethouders;

• e. bestuur: het bestuur zoals beschreven in hoofdstuk 4 van deze regeling;

• f. Gedeputeerde Staten: het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg en van de provincie Noord-Brabant;

• g. ICT: voorziening op het gebied van informatie- en communicatietechnologie;

• h. PDC: producten- en dienstencatalogus;

• i. SLA: service-level agreement;

• j. opdrachtgeversoverleg: het overleg als bedoeld in hoofdstuk 6.

Hoofdstuk 2 Het rechtspersoonlijkheid bezittend lichaam

Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie

• 1. Er is een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam, te weten de bedrijfsvoeringsorganisatie, in de zin van artikel 8 derde lid van de wet, genaamd “ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML)”.

• 2. De regeling is gevestigd te Roermond, hierna te noemen gemeente van vestiging.

Artikel 3 Doel van de samenwerking

De regeling heeft tot doel het ten dienste van de deelnemers verzorgen en ondersteunen van voorzieningen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening.

Hoofdstuk 3 Taken en bevoegdheden

Artikel 4 Taak van het samenwerkingsverband

• 1. De regeling voert ten behoeve van de deelnemers de volgende basistaken uit:

  • a. systeembeheer;

  • b. werkplekbeheer;

  • c. technisch infrastructuur- en databasebeheer;

  • d. beheer datacommunicatie infrastructuur;

  • e. technisch en functioneel beheer generieke (kantoor) applicaties en gezamenlijke systeemtechnische applicaties;

  • f. helpdesk;

  • g. beheer telefonie.

• 2. Naast het uitvoeren van de basistaken kan de regeling ook aanvullende dienstverlening voor één of meer van de deelnemende gemeenten verzorgen. Voor deze aanvullende dienstverlening wordt apart betaald. Ten behoeve van deze aanvullende dienstverlening wordt een aanvullende dienstverleningsovereenkomst aangegaan en deze wordt opgenomen in de PDC;

• 3. Naast de in de leden 1 en 2 genoemde taakuitoefening voor de deelnemende gemeenten kan de regeling basistaken of aanvullende dienstverlening verrichten voor andere organisaties of gemeenschappelijke regelingen, die zijn ingesteld ter uitvoering van aan de deelnemende gemeenten opgedragen wettelijke taken. Ten behoeve van deze aanvullende dienstverlening wordt een aanvullende dienstverleningsovereenkomst aangegaan en deze wordt opgenomen in de PDC;

• 4. De regeling dient bij de uitoefening van de taken als bedoeld in de voorgaande leden uitvoering te geven aan door de deelnemers vastgestelde beleidsregels.

Artikel 5 Dienstverleningsovereenkomst

• 1. Ter uitvoering van de in artikel 4 opgenomen taken van de regeling wordt een meerjarige dienstverleningsovereenkomst aangegaan tussen de regeling als dienstverlenende instantie en de deelnemers als afnemende instantie en wordt een PDC vastgesteld.

• 2. De dienstverleningsovereenkomst dient ten minste afspraken te bevatten over:

  • a. te leveren producten en diensten;

  • b. uit te voeren processen;

  • c. verantwoording door de regeling;

  • d. relaties/gegevensuitwisseling en relatiebeheer;

  • e. een regeling inzake de informatiebeveiliging en datalekken (privacyprotocol);

  • f. kwaliteit;

  • g. looptijd van de overeenkomst;

  • h. de totstandkoming van wijzigingen in de overeenkomst.

• 3. De dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast.

• 4. Met iedere deelnemer wordt er als vertaling van de dienstverleningsovereenkomst en de PDC een SLA met prestatieafspraken overeengekomen, welke regelmatig besproken wordt.

Artikel 6 Overdracht bevoegdheden

De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten dragen hun taken en bevoegdheden die bij of krachtens de Gemeentewet, waaronder artikel 160 lid 1 sub a, aan hen zijn opgedragen, over aan het bestuur voor zover deze nodig zijn om het doel zoals genoemd in artikel 3 en de taken genoemd in artikel 4 te verwezenlijken.

Hoofdstuk 4 Bestuur

Artikel 7 Samenstelling

• 1. Aan het hoofd van de regeling staat het bestuur.

• 2. Het college van iedere deelnemende gemeente wijst één lid van het college aan als lid van het bestuur. Gelijktijdig wordt/worden één of meer vaste plaatsvervanger(s) aangewezen. De aanwijzing van de leden van het bestuur geschiedt voor dezelfde periode als waarvoor het college is benoemd en vindt plaats in de eerste vergadering of uiterlijk binnen 6 weken na de eerste vergadering van de nieuwe zittingsperiode van het college.

• 3. Bij tussentijdse toetreding vindt aanwijzing van het lid van het bestuur met inachtneming van het bepaalde in lid 2 plaats gelijktijdig met het besluit tot toetreding.

• 4. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid van het college van de desbetreffende deelnemende gemeente te zijn.

• 5. Een lid van het bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Hij deelt zijn ontslag mede aan de voorzitter alsmede het college van de betrokken deelnemer. Het lidmaatschap duurt voort tot het moment waarop in de opvolging is voorzien.

• 6. Indien tussentijds een vacature ontstaat in het bestuur wijst het college van de betrokken deelnemer ten spoedigste een nieuw lid aan.

Artikel 8 Werkwijze

• 1. Het bestuur vergadert jaarlijks tenminste vier maal en verder zo vaak als de voorzitter dat nodig oordeelt of wanneer één van de deelnemers dit onder opgave van redenen schriftelijk verzoekt.

• 2. De vergaderingen zijn openbaar.

• 3. De deuren worden gesloten wanneer de voorzitter het nodig oordeelt of tenminste een vijfde gedeelte van de aanwezige leden daarom verzoekt.

• 4. Het bestuur van de regeling beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 5. Het bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast.

Artikel 9 Besluitvorming

• 1. Besluiten worden op basis van meerderheid van stemmen genomen.

• 2. Iedere deelnemer krijgt stemmen naar rato van zijn inwonersaantal (peildatum 1 januari van het jaar voorafgaand aan toetreding), hetgeen per 10.000 inwoners bepaald wordt:

  • a. < 14.999 inwoners 1 stem;

  • b. 15.000 – 24.999 inwoners 2 stemmen;

  • c. 25.000 – 34.999 inwoners 3 stemmen;

  • d. 35.000 – 44.999 inwoners 4 stemmen;

  • e. 45.000 – 54.999 inwoners 5 stemmen;

  • f. 55.000 – 64.999 inwoners 6 stemmen;

  • g. 65.000 – 74.999 inwoners 7 stemmen;

  • h. 75.000 – 84.999 inwoners 8 stemmen;

  • i. 85.000 – 94.999 inwoners 9 stemmen;

  • j. 95.000 – 104.999 inwoners 10 stemmen;

  • k. etc

• 3. Besluiten kunnen alleen worden genomen in een vergadering waarin twee derde van de stemmen is vertegenwoordigd.

• 4. Indien niet twee derde van de stemmen in een vergadering vertegenwoordigd is, roept de voorzitter een nieuwe vergadering bijeen onder opgave van de te behandelen onderwerpen. In die vergadering kunnen met inachtneming van het bepaalde in het eerste lid besluiten worden genomen, ongeacht of aan het bepaalde in het derde lid is voldaan.

Artikel 10 De taak en de bevoegdheden

Tot de taak en de bevoegdheden van het bestuur van de regeling behoren:

• 1. het vaststellen en wijzigen van de begroting;

• 2. het vaststellen van de rekening;

• 3. het vaststellen van de organisatiestructuur;

• 4. het aangaan van geldleningen en van rekening-courant overeenkomsten;

• 5. het vaststellen van de PDC;

• 6. de uitvoering van opgedragen of overgedragen taken als bedoeld in Hoofdstuk 3 van de regeling;

• 7. het doen van voorstellen aan de deelnemers tot toetreding en uittreding van (andere) deelnemers, dan wel het wijzigen of opheffen van de regeling;

• 8. het aangaan van operationele samenwerkingsverbanden met andere rechtspersonen die taken uitoefenen op het gebied van ICT;

• 9. het aangaan dan wel het wijzigen van dienstverleningsovereenkomsten voor het uitvoeren van de taken en de extra taken voor de deelnemers of voor derden als bedoeld in artikel 4;

• 10. het beheren van inkomsten en uitgaven van de regeling;

• 11. houden van toezicht op al hetgeen de regeling aangaat.

Artikel 11 Informatie- en verantwoordingsplicht

• 1. Een lid van het bestuur verstrekt het college dat hem heeft aangewezen alle inlichtingen die door een of meer leden van dat college worden gevraagd.

• 2. Een lid van het bestuur kan door het college dat hem heeft aangewezen te allen tijde ter verantwoording worden geroepen voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

• 3. Een lid van het bestuur dat niet langer het vertrouwen geniet van het college dat hem heeft aangewezen, kan door dat college worden ontslagen. In dat geval draagt dat college er zorg voor dat zo spoedig mogelijk een nieuw lid van het bestuur wordt aangewezen.

• 4. Het bestuur verstrekt de gemeenteraden van de deelnemers alle inlichtingen die door één of meer leden van die raden worden gevraagd.

Hoofdstuk 5 De voorzitter

Artikel 12 Voorzitterschap

• 1. Het bestuur bepaalt jaarlijks wie van de leden voorzitter respectievelijk vice-voorzitter is van de regeling.

Artikel 13 De taak en de bevoegdheden

• 1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur en draagt ervoor zorg, dat de besluiten naar behoren worden uitgevoerd.

• 2. De voorzitter tekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

• 3. De voorzitter vertegenwoordigt de regeling in en buiten rechte. Hij kan de vertegenwoordiging schriftelijk aan een door hem aan te wijzen persoon opdragen.

Hoofdstuk 6 Het Opdrachtgeversoverleg

Artikel 14 Opdrachtgeversoverleg

• 1. Het bestuur kan een opdrachtgeversoverleg instellen.

• 2. Het opdrachtgeversoverleg vergadert eens per 2 maanden en verder zo vaak als een lid dit onder opgave van redenen schriftelijk verzoekt.

• 3. Het opdrachtgeversoverleg bepaalt wie van de leden voorzitter respectievelijk vice-voorzitter is van het opdrachtgeversoverleg.

• 4. Het bestuur stelt ten aanzien van het in lid 1 bedoelde overleg bevoegdheden en faciliteiten bij reglement vast.

Artikel 15 Zittingsduur

• 1. De leden van het opdrachtgeversoverleg hebben zitting voor onbepaalde tijd en treden af op de dag waarop zij hun functie bij de deelnemende gemeente niet meer vervullen.

• 2. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende leden van het opdrachtgeversoverleg bevoegd besluiten te nemen.

Artikel 16 Werkwijze opdrachtgeversoverleg

• 1. Het opdrachtgeversoverleg kan slechts vergaderen indien meer dan de helft van het aantal leden van het overleg aanwezig is. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is bij een vergadering, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, welke binnen twee weken dient plaats te vinden. Op deze nieuwe vergadering behoeft niet meer dan de helft van het aantal leden van het opdrachtgeversoverleg aanwezig te zijn.

• 2. Het opdrachtgeversoverleg stemt op basis van meerderheid over zijn uit te brengen adviezen.

• 3. Indien de stemmen met betrekking tot een voorstel staken, wordt het betrokken voorstel voorgelegd aan het bestuur en neemt het bestuur het besluit met in acht name van de stemverdeling als bepaald in artikel 9.

Hoofdstuk 7 De organisatie

Artikel 17 Manager ICT NML

• 1. Het bestuur wordt bijgestaan door de Manager ICT NML die in de vergaderingen van dit bestuur en van het opdrachtgeversoverleg een adviserende stem heeft. de Manager ICT NML verzorgt ook het secretariaat van het bestuur en van het opdrachtgeversoverleg.

• 2. De aanstelling, de schorsing en het ontslag van de Manager ICT NML geschiedt door het bestuur.

• 3. De Manager ICT NML is belast met de dagelijkse leiding van de organisatie.

• 4. De Manager ICT NML ondertekent mede alle stukken die van het bestuur uitgaan.

• 5. De Manager ICT NML is verantwoording schuldig aan het bestuur.

Artikel 18 Personeel

• 1. Bij de regeling is personeel werkzaam.

• 2. Het bestuur stelt voor het personeel de rechtspositieregeling vast.

• 3. Besluitvorming inzake personeel geschiedt door het bestuur, de Manager ICT NML gehoord.

Hoofdstuk 8 Financiën

Artikel 19 Verdeling kosten

• 1. De deelnemers dragen de kosten.

• 2. De wijze van verrekening van alle door de regeling gegenereerde incidentele en structurele kosten is opgenomen in de DVO en vastgesteld door het bestuur.

• 3. De colleges zullen er steeds zorg voor dragen dat de regeling te allen tijde over voldoende middelen beschikt om al zijn verplichtingen te kunnen voldoen.

• 4. Indien het algemeen bestuur blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgaven op de gemeentebegroting te zetten, doet het algemeen bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 193 en 194 van de Gemeentewet.

Artikel 20 Begroting

• 1. Het bestuur stelt jaarlijks voor 15 april een ontwerpbegroting met de daarbij behorende toelichting op voor het daarop volgende jaar. Het bestuur zendt de ontwerpbegroting toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 2. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het bestuur wordt aangeboden.

• 3. Het bestuur stelt de begroting uiterlijk vast op 15 juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. Hierbij wordt rekening gehouden met de door de raden van de deelnemers uitgebrachte zienswijzen.

• 4. Nadat de begroting is vastgesteld zendt het bestuur de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 5. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg en van de provincie Noord-Brabant.

Artikel 21 Begrotingswijziging

• 1. Het bepaalde in artikel 20, eerste, derde, vierde lid, tweede volzin en vijfde lid is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting.

• 2. Het eerste lid van dit artikel is niet van toepassing op wijzigingen van de begroting, die niet leiden tot een overschrijding van het budget van de regeling voor zover dit wordt bepaald door de vastgestelde bijdragen van de deelnemers.

Artikel 22 Jaarrekening

• 1. Het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 2. Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan de raden van de deelnemers en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg en van de provincie Noord-Brabant.

Artikel 23 Kadernota en voorlopige jaarrekening

Het bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Artikel 24 Administratie en controle

• 1. Het bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer.

• 2. Het bestuur stelt regels vast voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Deze regels dienen te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie worden getoetst.

• 3. Het bestuur wijst een accountant aan als bedoeld in artikel 393 lid 1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het daarbij uitbrengen van een verslag van de bevindingen. Artikel 213 lid 3 tot en met 5 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de accountantsverklaring en het verslag.

Hoofdstuk 9 Duur, wijziging, toetreding, uittreding en opheffing

Artikel 25 Duur van de regeling

De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

Artikel 26 Wijziging

• 1. De colleges van de deelnemende gemeenten kunnen aan het bestuur voorstellen tot wijziging doen en ook kan het bestuur zelf met een voorstel tot wijziging komen.

• 2. Indien het bestuur instemt met een wijzigingsvoorstel, doet het daarvan mededeling aan de colleges;

• 3. Een wijzigingsbesluit komt vervolgens tot stand, indien alle colleges een gelijkluidend besluit daartoe genomen hebben en na verkregen toestemming van alle raden.

Artikel 27 Toetreding

• 1. Toetreding door andere gemeenten, overheden of ketenpartners met een maatschappelijk belang tot de gemeenschappelijke regeling vindt plaats bij schriftelijk verzoek van het daartoe bevoegde orgaan van die gemeente of dat overheidsorgaan aan het bestuur.

• 2. Toetreding kan slechts plaatsvinden wanneer alle colleges van de deelnemende gemeenten daarin toestemmen bij eensluidend besluit, en na verkregen toestemming van alle raden.

• 3. In een besluit als bedoeld in het tweede lid kan toetreding afhankelijk worden gesteld van het voldoen aan bepaalde voorwaarden door de betrokken gemeente of het betrokken overheidsorgaan.

• 4. Het bestuur regelt de gevolgen van de toetreding van de nieuwe deelnemers.

Artikel 28 Uittreding

• 1. Het voornemen tot uittreding wordt bij aangetekende kennisgeving aan de voorzitter van de regeling meegedeeld.

• 2. Een deelnemer aan deze regeling kan uit de regeling uittreden mits alle kosten, die direct en indirect samenhangen met de uittreding worden vergoed.

• 3. Een deelnemer aan deze regeling kan uit de regeling treden door een daartoe strekkend besluit van het college of bestuur van die deelnemer aan deze regeling. Daarbij wordt een opzegtermijn van 2 jaar, ingaande 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen.

• 4. Na ontvangst van de in het derde lid vermelde kennisgeving wordt door het bestuur in overleg met de uittredende deelnemer aan te wijzen onafhankelijke registeraccountant opdracht verleend een plan op te stellen dat ten minste inzicht geeft in alle kosten, die direct en indirect samenhangen met de uittreding. Het plan wordt vastgesteld door het bestuur en de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend. Artikel 31 is niet van toepassing.

• 5. Nadat het plan is vastgesteld, is de uittredende deelnemer gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen.

• 6. De kosten van het in het vierde lid bedoelde plan komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

• 7. Het bestuur kan betreffende de uittreding nadere voorwaarden stellen.

Artikel 29 Opheffing

• 1. De gemeenschappelijke regeling kan worden opgeheven met instemming van alle deelnemers en na verkregen toestemming van alle raden.

• 2. Bij opheffing van de regeling wordt een liquidatieplan opgesteld, waarin onder meer afspraken worden vastgelegd over de vereffening van het vermogen van de regeling. Het bepaalde in het vierde, vijfde en zesde lid van artikel 28 is van overeenkomstige toepassing.

• 3. De deelnemers verbinden zich in het geval van opheffing van de regeling in het liquidatieplan de verplichting op te nemen dat zij alle rechten en verplichtingen van het de regeling over de gemeenten verdelen op een in het plan te bepalen wijze

Hoofdstuk 10 Slotbepalingen

Artikel 30 Archief

• 1. Archivering geschiedt overeenkomstig de ter zake geldende wettelijke regelgeving inclusief de daarop gebaseerde uitvoeringsvoorschriften.

• 2. De archiefverordening van de gemeente Roermond is van overeenkomstige toepassing.

• 3. De Manager ICT NML is belast met het dagelijks beheer van het archief.

• 4. Bij opheffing van deze gemeenschappelijke regeling worden de archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Roermond.

Artikel 31 Geschillen

• 1. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet zullen de deelnemers in alle redelijkheid naar overeenstemming streven.

• 2. Van een geschil als bedoeld in artikel 28, eerste lid, van de wet is sprake als tenminste één van de deelnemers of het bestuur van de regeling een zodanige mening is toegedaan.

• 3. Indien de deelnemers onderling niet tot overeenstemming komen, wordt het geschil voorgelegd aan Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg overeenkomstig het bepaalde in artikel 28 van de wet.

Artikel 32 Toezending en bekendmaking regeling

• 1. Het college van de gemeente Roermond zendt een volledig ondertekend exemplaar van deze regeling alsmede van besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling toe aan gedeputeerde staten.

• 2. Het college van de gemeente Roermond maakt een volledig ondertekend exemplaar van deze regeling alsmede van besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling tijdig bekend door kennisgeving van de inhoud van de regeling in de Staatscourant.

• 3. Het bestuur draagt zorg voor de registratie van de regeling in het Handelsregister.

Artikel 33 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking op 1 mei 2021.

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als: “ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML)”.