Budgethoudersregeling Gemeente Eemsdelta

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eemsdelta;

Gelet op de "Financiële verordening gemeente Eemsdelta" onderdeel Financiële organisatie

(Verordening op grond van artikel 212 Gemeentewet).

B E S L U I T:

vast te stellen de Budgethoudersregeling gemeente Eemsdelta.

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• Raad De gemeenteraad van de gemeente Eemsdelta.

• Griffier De griffier als bedoeld in hoofdstuk VII paragraaf 3 van de gemeentewet.

• College Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eemsdelta.

• Directie De leiding van de organisatie bestaande uit de algemeen directeur, clusterdirecteur(en) en programmadirecteur.

• Budget De middelen die via de programmabegroting en productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken, waaronder kengetallen en prestatie-indicatoren.

• Tot het budget wordt ook gerekend de door de raad vastgestelde (investerings)kredieten en de kredieten voor de bouwgrondexploitatie of projecten.

• Directie/griffie Leden van de directie en de griffier zijn aangewezen om binnen de afgesproken kaders voor de realisering van de aan de budgetten verbonden doelstellingen financiële verplichtingen aan te gaan dan wel bestedingen te doen ten laste van de budgetten die tot het taakveld/producten van zijn/haar cluster behoren.

• Hoofdbudgethouder De griffier, programmamanager, teammanager en ploegleider zijn aangewezen om binnen de afgesproken kaders voor de realisering van de aan de budgetten verbonden doelstellingen financiële verplichtingen aan te gaan dan wel bestedingen te doen ten laste van de aan hem/haar toegewezen budgetten.

• Budgethouder Een schriftelijk door de hoofdbudgethouder aangewezen functionaris die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder binnen de afgesproken kaders voor de realisering van de aan de budgetten/producten verbonden doelstellingen, financiële verplichtingen aan kan gaan dan wel bestedingen kan doen ten laste van de aan hem/haar toegewezen budgetten.

• Budgetbeheerder Een door de (hoofd)budgethouder aangewezen functionaris die onder de verantwoordelijkheid van de (hoofd)budgethouder mede de budgettaak beheert.

• Rechten en verplichten onder rechten, respectievelijk verplichtingen, worden verstaan het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten door c.q. aan de gemeente, verkrijging van subsidiegelden.

Artikel 2: Aanwijzing van budgethouders

• 1. De directie en griffier kunnen per budget een hoofdbudgethouder aanwijzen.

• 2. De griffier is de hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten dienste van de raad staan.

• 3. De hoofdbudgethouder kan per budget een budgethouder aanwijzen.

• 4. De directie kan voor een cluster overstijgend budget een budgethouder aanwijzen.

• 5. De budgethouder kan budgetbeheerders aanwijzen.

• 6. De hoofdbudgethouder meldt elke aanwijzing als bedoeld in het derde, vierde resp. vijfde lid schriftelijk aan de financiële administratie.

Artikel 3: Verantwoordelijkheden

• 1. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de productramingen inclusief tussentijdse wijzigingen.

• 2. De clusterdirecteur(-en) en programmadirecteur zijn onverminderd de bepalingen die in deze regeling zijn opgenomen voor de taken van budgethouders, eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakveld/producten van zijn/haar cluster behoren.

Artikel 4: Taken, bevoegdheden en verplichtingen

• 1. De budgethouders geven bij het opstellen van de programmabegroting aan hoeveel budget zij nodig hebben om de producten/opgaven te kunnen realiseren. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de richtlijnen en uitgangspunten van de begroting.

• 2. De hoofdbudgethouder, budgethouder zijn namens het college bevoegd tot het doen van uitgaven:

  • a. tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij/zij als budgethouder is aangewezen;

  • b. tot maximaal het saldo van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de programmabegroting en als zodanig vallen binnen de budgetten als bedoeld onder art. 4.2 lid a;

  • c. tot maximaal de kosten van uitvoering van een in het investeringsplan of projectplan bij de programmabegroting opgenomen investering of project waarvoor hij/zij als budgethouder is aangewezen met dien verstande dat hij/zij het college vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investering of project ter vaststelling aanbiedt.

• 3. Het aangaan van verplichtingen welke leiden tot het doen van uitgaven door de hoofdbudgethouder / budgethouder mag slechts worden aangegaan nadat deze heeft vastgesteld dat;

  • a. er toereikend mandaat bestaat op grond van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Eemsdelta;

  • b. het desbetreffend budget voldoende toereikend is om die uitgave(n) te doen dan wel dat binnen het betreffende programma voldoende toereikend budget beschikbaar is;

  • c. indien een toereikend budget ontbreekt, dient van het aangaan van de verplichting te worden afgezien tenzij de raad (desgevraagd) aanvullend(e) budgetruimte beschikbaar heeft gesteld.

• 4. Het paraferen/accorderen van facturen is gelimiteerd tot de budgetruimte waar de verplichting /factuur op verantwoord dient te worden.

• 5. Bij het paraferen/accorderen van facturen stelt de budgethouder vast dat;

  • a. het gefactureerde bedrag overeenkomstig de gemaakte afspraken is;

  • b. de gefactureerde prestatie daadwerkelijk geleverd is;

  • c. de geleverde hoeveelheden juist zijn;

  • d. de kwaliteit van de gefactureerde prestatie als voldoende is beoordeeld;

  • e. dat de aangegane verplichting in overeenstemming met deze regeling en externe regelgeving tot stand is gekomen;

  • f. de juiste codering is aangebracht.

• 6. Inkoop en / of aanbesteding van diensten, goederen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting en het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Eemsdelta, conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid en/of nadere (uitvoerings)voorschriften die door het college of raad kunnen worden vastgesteld.

• 7. De hoofdbudgethouder en budgethouder dragen er zorg voor dat de akkoordverklaringen tijdig worden ondertekend en aan de financiële administratie worden geleverd opdat de facturen binnen de betalingstermijn van 30 dagen worden betaald.

Artikel 5: Condities en beperkingen

• 1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar en in die zin is het niet toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget.

• 2. Voor de integriteit en de functiescheiding kan de budgethouder de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf, of ten aanzien van boven hem/haar geplaatste functionarissen en of haar of zijn gelieerde bedrijven.

• 3. De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie in het betaalproces bij de financiële administratie.

• 4. Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden teruggegeven aan de hoofdbudgethouder die in een vervangingsregeling voorziet (zie art. 2 lid 3).

Artikel 6: Rapportage en verantwoording

• 1. De budgethouder rapporteert aan de hoofdbudgethouder en de hoofdbudgethouder rapporteert aan de directie over de werkelijke, dan wel de te verwachten afwijkingen op het budget en voorzien deze van analyses en toelichtingen met de frequentie en in de vorm die is vastgesteld in de financiële verordening ex art. 212.

Artikel 7: Informatieverstrekking

• 1. De clusterdirecteur interne en externe dienstverlening draagt er zorg voor dat de directie beschikt over tijdige en volledige informatie over budgetten waartoe zij gemachtigd zijn.

Artikel 8: Overige regelingen/slotbepalingen

• 1. De algemeen directeur, de clusterdirecteur(en) en de programmadirecteur zijn bevoegd de hoofdbudgethouders aanwijzingen te geven met het oog op het bewaken van de eenheid in de administratie, het bevorderen van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer van de vermogenswaarden, de informatievoorziening en de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 2. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

Artikel 9: Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2021.

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Eemsdelta 2021”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eemsdelta op 5 januari 2021.

Burgemeester Gemeentesecretaris

G. Beukema R. Koch

Bijlage 1. Processchema

1. Aanwijzing (hoofd)budgethouder en budgetbeheerder

Directie Hoofdbudgethouder Budgethouder budgetbeheerder

2. Wijzigen (hoofd)budgethouder, budgetbeheerder en tijdelijke vervanging

Directie Hoofdbudgethouder oud Hoofdbudgethouder nieuw

Hoofdbudgethouder Budgethouder oud Budgethouder nieuw

Budgethouder(s) Budgetbeheerder oud Budgetbeheerder nieuw

3. Verantwoording over budgetten

(Hoofd)budgethouder Hoofdbudgethouder

Directie College van B&W

Bijlage 2. Organigram