Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Losser houdende regels omtrent de klankbordgesprekken van de burgemeester en de raad (Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Losser 2021)

De raad van de gemeente Losser;

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 30 juni 2021;

gelet op artikelen 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet;

gelet op de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, uitgave december 2020;

b e s l u i t :

De Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Losser 2021 vast te stellen.

Artikel 1. Begripsomschrijving In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

• b. commissie: de commissie, samengesteld uit leden van de raad, die het klankbordgesprek voert;

• c. informanten: derden van zowel binnen als buiten de gemeente die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft;

• d. commissaris: commissaris van de Koning in de Provincie Overijssel.

Artikel 2. Taak

De commissie voert ten minste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode.

Artikel 3 Samenstelling commissie

• 1. De gesprekken worden door een commissie gevoerd die is samengesteld uit de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde partijen;

• 2. Bij afwezigheid van een commissielid wordt deze vervangen door de plaatsvervangende fractievoorzitter van zijn of haar fractie.

• 3. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

• 4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe begeleider.

• 5. De commissie kan zich laten informeren door informanten.

Artikel 4. Voorzitterschap van de commissie

• 1. Het voorzitterschap wordt bekleed door de fractievoorzitter van de grootste raadsfractie.

• 2. Bij diens afwezigheid wordt de plaats ingenomen door de fractievoorzitter van de één na grootste raadsfractie.

• 3. De voorzitter leidt het gesprek.

• 4. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 5. Geheimhouding

• 1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikelen 84 en 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

• 2. Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en van de door dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

• 3. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• 4. De commissie treft, met inachtneming van artikel 9 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding gewaarborgd blijft bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 5. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 6. De voorgaande artikelen welke zien op de geheimhouding zijn van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier (of diens plaatsvervanger), de informanten en een mogelijke externe begeleider.

Artikel 6. Voorbereiding gesprek

• 1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

• 2. Het gesprek wordt voorbereid door de commissie.

• 3. De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 4. De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, welke informanten geraadpleegd zullen worden, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. De burgemeester wordt hierover geïnformeerd. Artikel 5 lid 2 van deze verordening is op de betrokken informanten van overeenkomstige toepassing.

• 5. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval de plaats, het tijdstip, de agenda en bespreekpunten vermeld.

Artikel 7. Het gesprek

• 1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

• 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

• 4. De volgende onderwerpen kunnen worden tijdens het gesprek besproken worden:

• de burgemeester:

  • a. als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het presidium;

  • b. in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

  • c. als voorzitter van het college;

  • d. als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

  • e. die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier.

  • f. die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

  • g. zijn/haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

  • h. als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;

  • i. en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

  • j. zijn/haar nevenfuncties en integriteit;

  • k. zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties;

  • l. alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

  • m. zijn/haar doelen en ambities voor de komende periode;

  • n. de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken/ die voor de toekomst worden vastgelegd.

• 5. Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakt afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 8. Verslaglegging

• 1. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt.

• 2. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voorts door de leden van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 3. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats, en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 4. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 5. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Artikel 9. Archivering

• 1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Losser 2021.

• 3. De Verordening functioneringsgesprekken burgemeester-raad, vastgesteld op 8 mei 2012, wordt ingetrokken.

Besloten in de openbare vergadering van 6 juli 2021.

griffier,

voorzitter,