Vervangingsbesluit - Besluit tot vervanging van vernietigbare archiefbescheiden door digitale reproducties voor de categorie personeelsadministratie van de gemeente Coevorden

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Coevorden

Gelet op:

- De regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

- Artikel 7 van de Archiefwet.

besluit(en):

Artikel 1

1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge en archiefbescheiden worden vernietigd.

2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgesteld handboek vervanging; Handboek Vervanging personeelsdossiers gemeente Coevorden 2021;

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van dit besluit in het elektronisch gemeenteblad;

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging personeelsdossiers gemeente Coevorden 2021

Plaats Datum

Coevorden 15 juni 2021

Het college van burgemeester en wethouders gemeente Coevorden

Gemeentesecretaris Burgemeester

B.M. de Vries B.J. Bouwmeester

TOELICHTING

De gemeente Coevorden verwerkt haar personeelsadministratie volledig digitaal.

Hiertoe zijn de fysieke dossiers gescand. Echter alleen fysieke dossiers inscannen is niet voldoende. Als we niet iets doen aan de digitalisering van de werkprocessen dan houden we een overbodige fysieke poststroom in stand en daarmee ook een fysiek (overbodig) archief.

Om die reden worden, aansluitend op de digitalisering van de bestaande personeelsdossiers, werkprocessen zodanig ingericht dat zij, daar waar mogelijk, volledig digitaal kunnen worden doorlopen. De neerslag van deze processen wordt gaandeweg de afhandeling opgenomen in het personeelsdossier. Daar waar volledige digitalisering, om welke reden dan ook niet mogelijk blijkt, wordt de fysieke neerslag alsnog gescand.

Als gevolg hiervan heeft het college van burgemeester en wethouders het besluit genomen om de fysieke poststroom te elimineren en heeft daarbij het volgende overwogen:

Er wordt gestreefd naar verdere digitalisering en digitale archivering

Het digitaliseren van de personeelsprocessen past binnen de ambitie van Coevorden om meer producten en diensten digitaal toegankelijk en beschikbaar te maken. Medewerkers krijgen meer regie op hun eigen gegevens en participeren in de opbouw van hun digitale dossier. Hiermee wordt het digitaal werken meer gestimuleerd. Het beschikken over de eigen persoonsdossier is een logische stap in deze ontwikkeling.

De veiligheid van de gegevens en de bescherming van de privacy is gewaarborgd

Het digitale document kan volledig functioneren als substituut. De veiligheid en toegankelijkheid van een digitaal substituut kan als hoger ingeschat worden ten opzichte van een fysiek origineel:

• Er is altijd een back-up van de digitale bestanden

• De toegang tot de informatie is geautoriseerd

• De goede staat is gewaarborgd door gebruikmaking van gecertificeerde systemen

• De toegankelijkheid is gewaarborgd door het toepassen van gestandaardiseerde metadatering

• Het personeelsdossier is geconcentreerd op één centrale plek die bovendien beschermd en beveiligd is en waarbij de toegang beperkt is tot de medewerker zelf, medewerkers van het team P&O en de verantwoordelijke leidinggevende.

Er wordt een efficiënte bedrijfsvoering nagestreefd

De gemeente Coevorden verkeert in een hybride situatie. Er vindt een digitaliseringsslag plaats, deze richt zich voornamelijk op het inscannen van papieren stukken en het digitaliseren van processen. Processen worden volledig digitaal ingericht waardoor de fysieke poststroom tot een minimum kan worden beperkt.

Er wordt bespaard op fysieke opslag

Het opslaan van fysiek archief onder geconditioneerde omstandigheden is duur. Het vernietigen van fysiek archief betekent dat er minder papier (extern) opgeslagen wordt. Vervanging levert derhalve een bijdrage aan het reduceren van de opslagkosten. Daarnaast stimuleert vervanging het digitaal werken en dringt de hoeveelheid circulerend papier terug.

Reikwijdte van het besluit

Het besluit tot vervanging behelst zowel de vervanging van de fysieke documenten door digitale exemplaren als de digitale documenten die uit Corsa en van de afdelingsschijven komen. Daarnaast omvat het besluit de vervanging van fysieke documenten die nog gegenereerd worden door de werkprocessen. Door het elimineren van papier wordt bijhouden van personeelsdossiers beperkt tot één digitale omgeving.

BIJLAGE

Handboek Vervanging Personeelsdossiers gemeente Coevorden 2021