Gemeenteblad van Medemblik

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
MedemblikGemeenteblad 2021, 207727Beleidsregels



Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Medemblik houdende regels omtrent de taak en de bevoegdheden van de griffier (Instructie voor de griffier van de gemeente Medemblik 2021)

 

Artikel 1. Algemene ondersteuning

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en door de raad ingestelde commissies.

  • 2.

    De griffier is aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Agenda vergaderingen

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen

Artikel 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen

De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.

Artikel 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

  • 2.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

  • 3.

    De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5. Ondersteuning presidium

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

  • 2.

    Indien het presidium aanvullende ondersteuning wenst, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

Artikel 6. Organisatie griffie

  • 1.

    De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2.

    De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 3.

    De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 7. Verhindering en vervanging

  • 1.

    Indien de griffier meer dan 30 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

  • 2.

    Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 8. Slotbepalingen

  • 1.

    Deze instructie komt in de plaats van de instructie van de griffier van de gemeente Medemblik 2011.

  • 2.

    In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier, voor zover nodig, overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

  • 3.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling.

  • 4.

    Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Medemblik 2021.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Medemblik op 17 juni 2021.

De griffier,

De voorzitter,

Toelichting

Algemeen

Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.

 

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

 

Artikel 1. Algemene ondersteuning

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college.

 

Artikel 2. Agenda vergaderingen

De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het raadspresidium (zie verder de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

 

Ook bij het vaststellen van de bestuurlijke termijnagenda en het vergaderschema biedt de griffier ondersteuning.

 

Artikelen 3. Voorbereidingen en verloop vergaderingen en 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning.

Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

 

Artikel 5. Ondersteuning presidium

Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.

 

Artikel 6. Organisatie griffie

Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen.