Gemeenteblad van Amsterdam
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Amsterdam | Gemeenteblad 2021, 19194 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Gemeente Amsterdam - Besluit tot vervanging van informatie
De heer B. de Vries, directeur van het Stadsarchief,
hiertoe gemandateerd door burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam in het Bevoegdhedenbesluit ambtelijke organisatie Amsterdam van 16 december 2014 (nr. BD2014-01377613776AB), bijlage 1, afdeling G, artikel 1, onder a,
heeft besloten, na verkregen positief advies van de gemeentearchivaris, over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de navolgende analoge informatie, welke ingevolge de Selectielijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in Gemeentearchieven vastgesteld op 20 december 1983 en de selectielijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in Gemeentearchieven vastgesteld in 2005 en geactualiseerd op 25 juni 2012, voor blijvende bewaring in aanmerking komt en deze na reproductie te vernietigen:
Dossiers, beheerd en gevormd door de voormalige Dienst Milieu en Bouwtoezicht, met betrekking tot bodemonderzoeken en bodemsaneringen op specifieke locaties in de gemeente Amsterdam, gevormd in de periode 1987-2014. Deze informatie is voornamelijk blijvend te bewaren.
De vervanging geschiedt volgens het Handboek digitale vervanging Bodemdossiers versie 1.0 datum 20-5-2020, dat als bijlage bij dit besluit is gevoegd.
De Dienst Milieu en Bouwtoezicht (DMB) wilde de dossiers over bodemverontreiniging en –sanering (bodemdossiers) digitaliseren en de originele papieren documenten op korte termijn na digitalisering vernietigen: digitale vervanging. Met dit omvangrijke project is gestart op 1 januari 2011. Als gevolg van het besluit van B&W d.d. 17 december 2013 is op 1 januari 2014 de DMB formeel opgeheven. De taken voor wat betreft bodemverontreiniging en sanering werden overgenomen door de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (ODNZKG). Na de opheffing van de DMB is de ODNZKG in de systemen van de voormalige DMB blijven werken. Op 15 mei 2015 werd Corsa, het DMS van de DMB, afgesloten. Het Stadsarchief Amsterdam (SAA) is vanaf 1 augustus 2014 de beheerder van het archief van de voormalige DMB geworden.
Tussen de ODNZKG (hierna te noemen OD) en het SAA is voor die tijd de afspraak gemaakt dat het SAA de digitalisering van de bodemdossiers afrondt en digitaal ter beschikking stelt aan de OD.
Toen het project in 2011 startte, werden alle werkzaamheden uitgevoerd door medewerkers van het Stadsarchief en de DMB ten kantore van DMB. De medewerkers van het Stadsarchief werkten daarbij als “inhuurkracht” voor de opdrachtgever DMB. De gekozen werkwijze die werd gehanteerd, had als achtergrond dat bij de DMB een nieuw DMS genaamd “Corsa” was ingevoerd. Daarbij was de wens uitgesproken dat de DMB voortaan volledig digitaal wilde gaan werken. In navolging daarom wilde de DMB alle bestaande papieren bodemdossiers die door de jaren heen waren gevormd, gaan scannen en de metadata handmatig in Corsa gaan registreren. De scanning van alle papieren dossiers werd op scanners van de afdeling Documentaire Informatievoorziening van de DMB uitgevoerd. Deze werkwijze is aangehouden tot aan het moment van overdracht van het beheer van het archief DMB. Met ingang van 1 augustus 2014 is het beheer van het gehele papieren archief bij het Stadsarchief komen te liggen. Vanaf dat moment werd de uitvoering van het bodemdossier-project de verantwoordelijkheid van de afdeling Advisering en Ondersteuning (later Toezicht Beleid en Advies). Dit heeft tot gevolg gehad dat de werkwijze die tot dan toe werd gehanteerd werd aangepast. Wegens het wegvallen van het systeem Corsa schakelde het SAA over op de werkwijze die al langere tijd bij de digitalisering van de Bouwdossiers werd toegepast. De voorbewerking werd vanaf dat moment onder toezicht van het SAA uitgevoerd door extern ingehuurde medewerkers. Voor de scanwerkzaamheden maakte men gebruik van de op initiatief van het Stadsarchief opgezette Scanstraat. De scanwerkzaamheden werden grotendeels uitgevoerd door medewerkers van een extern bedrijf genaamd 2dA Intelligent Digital Archives, die als onderaannemer voor de Scanstraat het merendeel van de bodemdossiers heeft gedigitaliseerd. Deze samenwerking heeft tot en met mei 2017 geduurd, waarna het restant van de Bodemdossiers is gescand door de afdeling digitaliseren van de Stichting Pantar Amsterdam.
Dit handboek beschrijft hoe de digitalisering van de bodemdossiers in zijn werk ging vanaf de start van het project. Hierbij gaat het om het reguliere digitaliseringstraject, het toevoegen van documenten aan gedigitaliseerde dossiers in de DMB-periode en de procedure voor scanning-on-demand.
De werkwijze bij het project is op hoofdlijnen ongewijzigd:
- -
- -
- -
De manier waarop de stappen werden uitgevoerd is aan ontwikkeling onderhevig geweest. De wijzigingen hebben te maken met het gebruik van Corsa, de omvang van de vast te leggen metadata en uiteindelijk de overgang naar een andere werkmethode. De fases in het project lopen van
- -
- -
- -
De papieren bodemdossiers waren opgeslagen bij het Gemeentearchief in Zaandam. Ten behoeve van het digitaliseringsproject werd steeds een werkvoorraad opgehaald. Wanneer een bodeminspecteur een bodemdossier direct nodig had, werd dit dossier opgenomen in het scanning on demand-traject. De gehanteerde werkwijzen in dit traject verschilden niet van de reguliere scanprocedure. Deze dossiers werden alleen ‘voorgetrokken’.
1 Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden
De Wet Bodembescherming (Wbb) is van kracht geworden in 1987. Tot die tijd vielen handelingen met betrekking tot bodem onder de Hinderwet, die werd ingesteld in 1875. Vanwege de Wbb zijn B&W het bevoegd gezag in Amsterdam. Deze taak werd uitgevoerd door de DMB.
De instelling van de Wbb leidde tot veel meer documenten die specifiek betrekking hebben op bodem. De toenmalige Milieudienst (rechtsvoorganger van de DMB) besloot begin jaren negentig specifieke bodemdossiers te vormen. De bodemstukken zijn toen vanuit de hinderwetdossiers overgeheveld naar de bodemdossiers. Bodemdossiers bevatten documenten die door de afdelingen Bodemtoezicht en Bodemvergunningen van de DMB zijn opgemaakt of ontvangen. Veel documenten hebben betrekking op het Besluit Uniforme Saneringen (Bus) dat sinds 2006 onderdeel uitmaakt van de Wbb (Artikel 39b) en als doel heeft het versnellen van de procedure voor eenvoudige gelijksoortige bodemsaneringen. Ingewikkelde saneringen worden nog altijd ingediend, beoordeeld en begeleid volgens de procedures van de Wbb. Voorbeelden van werkzaamheden waarvan documenten in de bodemdossiers zitten zijn:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Een lijst van veelvoorkomende inkomende, uitgaande en interne documenten in de bodemdossiers is te vinden in bijlage 1.
Bodemdossiers bevatten vooral stukken van 1987 tot 2014. Sporadisch zaten er oudere stukken in de dossiers, vaak kopieën van Hinderwetvergunningen of kopieën van oude tekeningen.
Tot de opheffing van de DMB in 2014 waren de bodemdossiers dynamische dossiers, er konden nieuwe documenten aan bestaande dossiers worden toegevoegd. De procedure hiervoor wordt in het volgende hoofdstuk beschreven.
Nadat de OD was overgegaan naar een eigen archiefsysteem, zijn er geen documenten meer aan de dossiers toegevoegd. De OD werkte vanaf dat moment volledig digitaal en vormde nieuwe zaakdossiers. De vervanging van papieren dossiers loopt daarom dus niet door in de nieuwe organisatie.
De bodemdossiers, opgemaakt door de afdeling Bodem, hebben geen samenhang met archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door andere afdelingen binnen de DMB.
Het papieren bodemdossier zat in een groene map, grote bodemdossiers zaten in meerdere groene mappen. Op de mappen stond handgeschreven het unieke AM0363-(locatie)nummer en het adres. Dit was geen unieke informatie, deze informatie was op meerdere plekken in het dossier terug te vinden. Het eerste document in het dossier was een kartonnen voorblad waarop het adres en AM0363-nummer stond vermeld, en waarop met de hand de ontwikkelingen binnen het dossier waren bijgehouden. De overige documenten binnen het dossier waren ingedeeld met behulp van acht tabbladen, deze tabbladen bevatten geen unieke informatie.
De meeste documenten binnen het bodemdossier waren A4-formaat. Van een enkelzijdige brief van één pagina, tot dubbelzijdig gedrukte rapporten met honderden pagina’s. Meerdere pagina’s werden bijeengehouden door nietjes of paperclips, rapporten waren ingebonden of gelijmd. Rapporten bevatten soms uitklapbladen op A3-formaat. Verder kwamen diverse formaten kleiner dan A4 formaat voor, grotendeels in de vorm van handgeschreven notities of beschreven enveloppen. Tekeningen kwamen voor in alle formaten tussen A4 en A0. De meeste informatie was gedrukt op papier van gebruikelijke kwaliteit. Losse aantekeningen waren soms genoteerd op papier van dunnere kwaliteit. Een enkele keer zaten er afgedrukte foto’s in een dossier
De materiële staat van de bescheiden was over het algemeen goed.
De documenten waren in zwart-wit en in kleur geprint. Kleur had betekenis, vooral bij kaarten en grafieken in onderzoeks- en saneringsrapporten. Op het voorblad maakten inspecteurs met lichtblauwe pen aantekeningen.
Sporadisch bevatten de dossiers een cd-rom. Wanneer dit niet slechts dubbele informatie was, werd dit aan het digitale dossier toegevoegd.
Totaal bedroeg het te vervangen archiefbestand Bodem 453.5 m’ papieren dossiers. Aangezien de dossiers achteraf zijn gedigitaliseerd, spreekt men ook wel van retrospectieve vervanging.
Volgens Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen
opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, geactualiseerd in 2012, dienen bescheiden inzake bodemsanering blijvend bewaard te worden, categorie 3.9.2. Dubbelen en boekhoudkundige stukken komen wel in aanmerking voor vernietiging, categorie 3.1.2.
1.4 Intrinsieke waarde van de documenten
Het belang van de dossiers was gelegen in hun informatieve waarde: verontreinigingen en saneringen werden gedocumenteerd. Het ging om gangbare, standaard documenten wat betreft vorm. Er was geen sprake van bijzondere uiterlijke kenmerken. De documenten waren niet speciaal interessant als cultureel erfgoed. De dossiers bevatten nauwelijks stukken van vóór 1987. Voor zover stukken ouder waren, ging het meestal om fotokopieën van oude originelen, gemaakt ten behoeve van historisch onderzoek. Ook bij spraakmakende saneringen zoals de Diemerzeedijk en Volgermeerpolder had het bewaren van de papieren dossiers geen meerwaarde. De Wbb betekende voor DMB uitvoering van landelijke regelgeving. Er is dus geen sprake van het documenteren van beleid op het hoogste niveau.
Uit het bovenstaande volgt dat de waarde van de documenten als fysieke archiefstukken nihil is geweest.
1.5 Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek
De inhoud van de bodemdossiers is van belang met het oog op de milieukundige staat van de bodem. Hierbij gaat het om het vaststellen van eventuele risico’s voor de volksgezondheid, de beoordeling van saneringen en bodemonderzoeken en de verantwoording van gevolgde procedures.
Tevens is de inhoud van belang om in de toekomst na te kunnen gaan welke acties zijn ondernomen bij een geval van bodemvervuiling en wie daarbij betrokken waren, zowel met het oog op eventuele gezondheidsrisico’s als het al dan niet aansprakelijk kunnen stellen van betrokken partijen.
Voor de DMB als overheidsorgaan zijn de bodemdossiers de neerslag van de bedrijfsvoering en de rechten en plichten verbonden aan een bodemsanering. In het kader van de nazorg van een sanering kunnen de rechten en plichten langlopend zijn. Met de bodemdossiers legt de DMB verantwoording af voor de gemaakte keuzes.
2 Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces
In de DMB-periode waren de bodemdossiers dynamisch, dat wil zeggen dat er voortdurend nieuwe stukken aan dossiers werden toegevoegd. In dit hoofdstuk worden de procedures voor de vervanging van de dossiers en het vervangen en toevoegen van losse stukken beschreven. Naast te scannen stukken werden ook ontvangen en verzonden digitale documenten aan de dossiers toegevoegd.
Gedurende de uitvoering van het project zijn onderdelen van de werkwijze aangepast. Waar dat van belang is, is aangegeven wanneer een bepaalde werkwijze werd gevolgd.
2.1 Voorbewerking van de dossiers
Voor de indeling van de dossiers werd gebruik gemaakt van een tabindeling. De tabindeling volgde het werkproces in omgekeerde volgorde (met uitzondering van de laatste tab). Gedurende het hele project is deze tabindeling ongewijzigd gebleven.
Deze tab bevatte alleen het voorblad van het dossier. Hierop staat een aantal vaste gegevens zoals het adres, het unieke dossiernummer (oftewel AM-nummer) en de behandelende adviseur/inspecteur. Meestal staan er aantekeningen op over het verloop van de onderzoeken en de sanering.
Bevatte documenten die betrekking hadden op nazorg na een sanering, zoals een jaarlijks terugkerende rapportage
De saneerder was verplicht na afloop van een sanering een evaluatieverslag in te dienen. Wanneer het evaluatieverslag akkoord werd bevonden, werd er een goedkeuringsbrief betreffende het evaluatieverslag aan de indiener gezonden en aan een aantal instanties.
3. Sanering / BUS / SP / KGV / PVA
Alvorens ergens mocht worden begonnen met een sanering moest hiervan melding worden gemaakt bij de DMB. In meer dan de helft van de gevallen ging het om een eenvoudige sanering en kon er gesaneerd worden door middel van een Bus-melding. Het Besluit uniforme saneringen (Bus) is ingegaan in 2006 en zorgde ervoor dat eenvoudige saneringen in korte tijd afgerond konden worden. Voor grotere, complexere saneringen moest gebruik worden gemaakt van het meldingsformulier Wet Bodembescherming met bijbehorend saneringsplan.
Alle bodemonderzoeksrapporten, analysecertificaten, enzovoort, moesten onder dit tabblad worden geregistreerd. Vrijwel alle documenten die te maken hadden met onderzoeken en rapporten hoorden ook bij dit tabblad. Wanneer de DMB een bodemonderzoek had ontvangen en beoordeeld, werd in veel gevallen een brief aan zowel de indiener als het stadsdeel gezonden waarin de beoordeling van het bodemonderzoek kenbaar werd gemaakt.
Handhaving komt neer op inspecteren en beoordelen of de sanering volgens de regels is verlopen. Ook werden sommatiebrieven gestuurd naar bedrijven of privépersonen wanneer bepaalde verplichte documenten inzake de sanering (nog) niet waren opgestuurd naar DMB. Daarop konden sancties volgen.
Hierachter zaten algemene documenten en documenten die qua onderwerp niet achter een ander tabblad pasten.
Onder deze tab zaten de documenten die direct met bouw te maken hadden. Hierbij ging het vooral om het ‘Formulier aanvraag bouwvergunning’ en de ‘Brief van stadsdeel met verzoek om advies bij een aanvraag bouwvergunning’.
8. Bouwstoffenbesluit Bsb / Bbk / VG
Onder deze tab zaten de documenten die te maken hebben met het toepassen (aanbrengen) van grond, die van elders kwam, op de bodem van een (sanering)locatie of grond die werd afgevoerd van een saneringslocatie.
Het controleren van de dossiers op volledigheid, dat wil zeggen: zitten alle documenten in het dossier die erin moeten zitten, maakte geen deel uit van de voorbewerking. De voorbewerkers en medewerkers van het Stadsarchief konden niet inhoudelijk beoordelen of er documenten waren die in het dossier hadden moeten zitten. Er vond dus geen controle op volledigheid plaats. Documenten die in een verkeerd dossier waren gearchiveerd, werden wel in het goede dossier opgenomen.
Alle documenten in de bodemdossiers werden gescand, met uitzondering van ‘mailinglijsten’ en dubbelen. Na 1 augustus 2014 werden ook facturen en opdrachtbonnen uit de dossiers verwijderd. Facturen en opdrachtbonnen zijn gedurende een korte periode opgenomen geweest in de Bodemdossiers maar zijn later deel gaan uitmaken van het archief van de financiële administratie. In de meeste gevallen was van de inliggende financiële stukken de bewaartermijn van 7 jaar reeds overschreden. Daar waar dit niet het geval was, zijn deze in aparte VVV-jaar-dozen opgeborgen en werden in een later stadium vernietigd. De financiële stukken waarvan de bewaartermijn reeds was verstreken, zijn op grond van categorie 3.1.2 van de selectielijst 2005 op basis van de doorlopende machtiging direct vernietigd.
2.2 Vervangingsproces dossiers
In de periode tot 1 augustus 2014 worden de werkzaamheden met betrekking tot de digitale vervanging als volgt uitgevoerd.
1 januari 2011 – 1 augustus 2014
In Corsa Productie was voor het digitaliseren van de bodemdossiers een groot aantal stuknummers gereserveerd. Voor elk gereserveerd nummer werd reeds van tevoren een barcodevel geprint. De voorbewerker van het Stadsarchief scheidde de verschillende documenten met behulp van deze barcodevellen. Vervolgens registreerde de voorbewerker in Corsa Productie de vereiste metadata, onder het stuknummer dat gekoppeld was aan het barcodevel. In de paragraaf hierna wordt verder beschreven welke metadata door wie op welke manier werd toegekend.
Deze werkwijze betekende dat de volgorde van de documenten in het analoge dossier ongewijzigd bleef: er werd een barcodevel ingestoken met de juiste metadata zodat in het digitale dossier de documenten in de juiste volgorde werden gepresenteerd.
De voorbewerker van het Stadsarchief verwijderde nietjes, paperclips, elastiekjes, ringbanden of andere bindmiddelen. Documenten werden losgeschud, tekeningen in A3 werden uitgeklapt. Geperforeerde randen werden met een snijmachine afgesneden omdat perforaties het scanproces kunnen belemmeren. Hierbij werd gezorgd dat er geen informatie verloren ging. Afwijkende formaten kleiner dan A3 werden gemarkeerd zodat ze tijdens het scanproces herkenbaar waren en op een juiste manier gescand konden worden. Afwijkende formaten groter dan A3 werden opzij gelegd voor apart scannen op een A0-scanner.
Waar nodig werden documenten glad gestreken. Doordat per 1 augustus 2014 bij de scanstraat gebruik werd gemaakt van een vacuümtafel is het gladstrijken vanaf dat moment niet meer nodig.
Na 1 augustus 2014 Is de voorbewerking uitgevoerd door extern ingehuurde medewerkers die onder leiding en toezicht van Stadsarchief de dossiers op dezelfde wijze voorbewerkten, zoals hier boven reeds staat beschreven. Het enige verschil hierbij was dat de verschillende formaten (groter of kleiner dan A3) niet meer bij de voorbewerking in aparte stapels werden ondergebracht. Tijdens het scanproces werd dit voortaan door de scanoperator zélf gedaan..
Ten behoeve van de registratie van de dossiers in Corsa werd een BOD-nummer aangemaakt, voluit heette dit ‘Zaakdossier Bodem’. Hierbij werd vastgelegd:
- -
- -
- -
- -
De afzonderlijke documenten binnen een dossier werden van elkaar gescheiden door reeds geprinte barcodevellen (zie paragraaf hiervóór). De barcode werd door de voorbewerker opgevraagd in Corsa Productie en onder die barcode werden de metadata behorende bij het document geregistreerd.
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
De barcode is de koppeling tussen de geregistreerde metadata per document in Corsa Productie en het fysieke, te scannen document. Door de toekenning van de metadata werd het document gekoppeld aan het juiste dossier. De werkwijze voor het registreren van metadata in Corsa Productie wordt volledig beschreven op pagina’s 4 en 5 van bijlage 2, ‘Handleiding Corsa Productie en Corsa Capture’.
Vanaf 1 juli 2012 werden de metadata door de voorbewerkers van het Stadsarchief geregistreerd in de hiervoor speciaal ontwikkelde module van Sunbase. Deze Bodem-module was gebaseerd op de invoermodule die gebruikt wordt voor de registratie van dossiers van Bouw- en Woningtoezicht. Na registratie van het dossier in de module werden de afzonderlijke documenten geregistreerd. Voor de registratie van adressen kon gebruik worden gemaakt van een standaard adressentabel maar er was ook ruimte voor niet-gestandaardiseerde locatieaanduidingen. Bovendien konden vanuit de module barcodevellen worden geprint.
1 augustus 2014 - 1 april 2019
Per 1 augustus 2014 is het vastleggen van metadata uit besparings- en efficiencyoverwegingen beperkt. Tevens is het gebruik van Corsa als systeem afgeschaft, aangezien het SAA hier de beschikking niet over had. In de Bodemmodule die vanaf dat moment als vervangend systeem werd gebruikt, werd de nu volgende metadata vastgelegd:
- -
- -
- -
- -
Op documentniveau is het aantal metadata beperkt:
- -
- -
- -
1 januari 2011 – 1 augustus 2014
Na het voorbereiden van de documenten had de voorbewerker twee stapels. Eén met documenten van A3-formaat en kleiner en een stapel met documenten groter dan A3-formaat. De documenten waren gescheiden door de barcodevellen.
De scanners maakten een tiff-bestand. Hier werd automatisch door de scanner een pdf-document van gemaakt. Van deze pdf werd na het importeren in Corsa Capture weer een tiff-bestand gemaakt. Het tiff-bestand werd geëxporteerd naar Corsa 7.2 Productie en daar werd het in 2 formaten ingelezen: in het tiff-formaat en in een pdf/A-formaat.
De stapel (of stapels) documenten kleiner dan A3 werden door de scanmedewerker gescand op scanners van het merk Ricoh, model: Aficio MP C5501A. De scaninstelling was kleur/foto/tekst 300 dpi. Vóór het scannen werd het aantal te scannen pagina’s geteld, op het display van de scanner is zo na het scannen aan het aantal gescande pagina’s te zien of alle pagina’s gescand zijn (Bij de voorbewerking werden de betekenisvolle pagina’s geteld. Omdat alle documenten dubbelzijdig werden gescand kon het aantal pagina’s dus wel meer zijn dan staat aangegeven, maar niet minder).
Het voorblad werd apart gescand op de glasplaat vanwege het afwijkende formaat (iets breder dan A4). De overige documenten werden bovenin de scanner gelegd en via de automatische boven invoerlade gescand. Afwijkende formaten werden eventueel los gescand.
Tijdens het scannen werd er door de scanmedewerker voortdurend over gewaakt dat de relatie tussen barcodevel en bijbehorend document behouden bleef. Alle documenten werden dubbelzijdig gescand, eventuele lege pagina’s werden bij het inlezen van de scans in Corsa Capture door de scancontroleur verwijderd. Er is sprake van een lege pagina als er geen enkele informatie op een pagina aanwezig is.
- -
- -
- -
- -
- -
- -
De scans kwamen in pdf/a-formaat in een daartoe toegewezen map terecht met de naam ‘prod’.
Documenten (veelal tekeningen) groter dan A3-formaat werden gescand op een A0-scanner van het merk Ricoh, model MP W2401. De scaninstelling is kleur/foto/tekst 300 dpi. Deze documenten werden alleen dubbelzijdig gescand wanneer de achterkant van een document unieke informatie bevatte. De gescande documenten kwamen automatisch in pdf/a-formaat in een toegewezen map te staan met de naam ‘A0’. Vanuit deze map werden ze verplaatst naar de ‘prod’-map zodat alle te verwerken documenten in dezelfde map stonden.
Vanaf 1 augustus 2014 (na de opheffing van de DMB) is het scannen uitgevoerd door de Scanstraat die door het Stadsarchief is opgezet en door scanbedrijf 2da Intelligent Digital Archives werd gerund. De scans die door de firma 2DA werden vervaardigd werden vanaf dat moment niet meer als PDF/A maar als JPG uitgeleverd. Als gevolg van de beëindiging van de samenwerking met 2da Intelligent Digital Archives in mei 2017, is de scanning van het laatste deel van de bodemdossiers door de firma Pantar uitgevoerd.
Pantar maakte daarbij gebruik van dezelfde scanapparatuur en bestandsformaat als 2da en volgde dezelfde werkwijze.
Het scannen van de Bodemdossiers werd over twee typen scanners verdeeld. Gedurende het deelproject zijn de bodemdossiers door de firma 2da Intelligent Digital Archives gedigitaliseerd. De firma 2da scande alle documenten tot aan A3 formaat op een InoTech scanner gescand. Hieronder volgen de specificaties:
Programmanaam (gebruikt door 2da): Adobe Photoshop CS2
Fotometrieke interpretatie; YCbCr
De documenten waarvan het formaat grote dan A3 is, zijn op een White Tec scanner gemaakt. Hieronder volgen de specificaties
Soort scanner A0: Image Acces WT48-600-39D28C
Programmanaam (gebruikt door 2da): Adobe Photoshop CS2
Fotometrieke interpretatie; YCbCr
Elke scan is op 300 dpi gemaakt, in kleur en niet-gecomprimeerde TIFF. Er wordt gescand zonder gegevens verlies ten opzichte van het origineel. De digitale pagina's worden dusdanig gecropt dat rondom de pagina ca. 10 pixels wit wordt opgenomen. De gedigitaliseerde dossiers worden geautomatiseerd verwerkt middels een Virtual Machine. Van elke originele scan wordt een JPG (PSD 10) gemaakt. De keuze voor weergave in JPG in plaats van de eerder gehanteerde PDF/A , heeft te maken met het feit dat JPG als bestandsformaat betere weergavekwaliteit en dus scherpere afbeeldingen geeft.
2.2.4 Opname in beheerssysteem
Na het scannen werden de documenten door de scancontroleur vanuit de verzamelmap (prod) ingelezen in het registratiesysteem Corsa Capture. Vervolgens worden de gescande documenten geëxporteerd vanuit Corsa Capture naar Corsa Productie 7.2. De volledige werkinstructie voor het controleren en werken in Corsa Capture wordt beschreven op pagina 6 van bijlage 2, ‘Handleiding Corsa Productie en Corsa Capture’. Als het dossier was gescand werden de stukken teruggeplaatst in de dossieromslag.
Vanuit Corsa Capture (zie paragraaf 3.1.3) werden de gecontroleerde scans door de scancontroleur ingelezen in Corsa Productie 7.2. Zie pagina 7 van bijlage 2 ‘Handleiding Corsa Productie en Corsa Capture’ voor een instructie voor het inlezen van de documenten in Corsa Productie. Alleen medewerkers van de afdeling DIV van de DMB (waartoe ook de ingehuurde medewerkers van de Stadsarchief behoren) zijn geautoriseerd om documenten te verwijderen of toe te voegen. In Corsa was niet aangegeven of de documenten te bewaren of te vernietigen was. Reden hiervoor is dat alle bodemdossiers en bodemdocumenten zijn gekenmerkt als blijvend te bewaren.
Vanaf 1 juli 2012 werd gebruik gemaakt van de invoermodule voor registratie van metadata. Deze metadata werd geëxporteerd naar Corsa Productie. Deze ‘export’ is een tool waarmee binnen enkele handelingen alle wijzigingen die zijn aangebracht in de Bodemapplicatie (ook wijzigingen naar aanleiding van een foute registratie) werden geëxporteerd naar Corsa Productie. Alleen die wijzigingen werden geëxporteerd die tussen het moment van de laatste export en de meest recente export zijn aangebracht in de module.
De dossiers die in Corsa Productie waren opgenomen, scans en metadata, zijn op 16 mei 2015 uit Corsa geëxporteerd en in het E-Depot van het Stadsarchief geïmporteerd (toegangsnummer 30920, Archief van de Dienst Milieu en Bouwtoezicht: bodemdossiers).
Hiervoor zijn eerst de metadata van de bodemdossiers uit Corsa naar een xml-bestand geëxporteerd, daarna de bijbehorende digitale bestanden. In het digitaal depot zijn beide geïntegreerd.
Na 1 augustus 2014 is er geen gebruik meer gemaakt van Corsa Productie en Corsa Capture omdat het SAA de beschikking niet meer had over dat systeem. Vanaf dat moment kon alleen met de zelf gebouwde Bodemmodule wordt gewerkt. Medewerkers van (v/h) DMB hebben Corsa tot 15 mei 2015 gebruikt.
De metadata van de dossiers die bewerkt worden na 1 augustus 2014 zijn daarom uit de invoermodule geëxporteerd en naar het e-depot van het Stadsarchief overgebracht, zonder tussenkomst van Corsa.
In de periode juni 2015 t/m december 2019 zijn de bodemdossiers tijdelijk beschikbaar gesteld aan de medewerkers van de OD via de website https://dmb.archief.amsterdam. Vanaf 1 januari 2020 zijn de Bodemdossiers via Datapunt van de gemeente Amsterdam toegankelijk gemaakt.
2.3 Vervanging ingekomen poststukken voor bodemdossiers
De vervanging van afzonderlijke documenten werd uitgevoerd door medewerkers van de afdeling DIV van DMB. Onderstaande werkwijze is gecontinueerd tot 15 mei 2015, toen de OD voor de bodemdossiers definitief overstapte naar een eigen DMS. Daarna werden geen ingekomen poststukken meer aan een dossier toegevoegd.
Wanneer een medewerker van de afdeling een nieuw dossier moest aanmaken, werd hiervoor door de medewerkers van het Stadsarchief een dossiernummer (BOD-nummer) gereserveerd, om te voorkomen dat meerdere dossiers over dezelfde zaak ontstaan.
Voor afzonderlijke documenten golden dezelfde selectiecriteria als voor dossiers, zie 2.1.
Bij de voorbewerking van afzonderlijke documenten werd geen gebruik gemaakt van barcodevellen. Voor het overige werden afzonderlijke documenten op dezelfde manier voorbereid als complete dossiers.
Voor de digitalisering van de afzonderlijke documenten werd gebruik gemaakt van dezelfde scanners als voor de dossiers.
Na het scannen werden de documenten door de DIV-medewerker ingelezen in het registratiesysteem Corsa Capture en daarin stuk voor stuk gecontroleerd op volledigheid en leesbaarheid: is het document geheel gescand? Vallen er geen gegevens af? Is het leesbaar? Zitten er geen vlekken op? Zijn alle pagina’s gescand en zijn blanco pagina’s verwijderd?
Vervolgens werden de gescande documenten geëxporteerd vanuit Corsa Capture naar Corsa Productie 7.2. In dit proces kreeg elk gescand document een uniek Corsa-nummer (jaar + volgnummer). De volledige werkinstructie voor het controleren en werken in Corsa Capture is beschreven op pagina 6 van bijlage 2, Handleiding Corsa Productie en Corsa Capture’.
Na de export van de gescande documenten vanuit Corsa Capture naar het document management systeem Corsa 7.2 stonden de documenten voorzien van een uniek documentnummer en datum van registratie in het DMS. De metadata van de bodemdossiers en bodemdocumenten werden vervolgens aan het gescande document toegevoegd. Het document werd dan ter behandeling binnen de organisatie uitgezet.
De bodemdossiers en bijbehorende bodemdocumenten werden gedetailleerd van metadata voorzien. Voor zover mogelijk werd voor veel voorkomende documenten gebruik gemaakt van vaste inhoudelijke beschrijvingen, voor een lijst met vaste omschrijvingen zie bijlage 1, Handleiding digitalisering bodemdossiers. Voor een overzicht van de geregistreerde metadata zie diezelfde bijlage.
2.3.4 Opname in beheerssysteem
Vanuit Corsa Capture (zie paragraaf 3.1.3) werden de gecontroleerde scans door de medewerker DIV ingelezen in Corsa Productie 7.2. Alleen medewerkers van de afdeling DIV van de DMB (waartoe ook de ingehuurde medewerkers van de Stadsarchief behoren) waren geautoriseerd om documenten te verwijderen of toe te voegen. De medewerkers van v/h DMB hebben documenten toegevoegd tot 15 mei 2015, toen de OD definitief overging op een eigen DMS.
3 Kwaliteitsprocedures; beheer en onderhoud van het vervangingsproces
3.1 Vervangingsproces 1 maart 2011– 1 augustus 2014
Hierboven is beschreven op welke manier de voorbewerker de documenten scanklaar maakte en de metadata registreerde, de scanmedewerker de documenten scande, en de scancontroleur de scans controleert en inleest in Corsa Productie 7.2.
De drie genoemde functies konden door verschillende medewerkers worden uitgevoerd, of door één en dezelfde medewerker. Nadat de scans zijn ingelezen in Corsa Productie vond nog een controle plaats door de eindcontroleur, die was altijd een andere medewerker dan de medewerker die had gescand, ingevoerd of ingelezen. De eindcontroleur controleerde aan de hand van het fysieke dossier in Corsa of de metadata volledig en juist waren toegekend en of de scans compleet en juist waren.
De kwaliteitsprocedures voor het scannen van gehele dossiers en toe te voegen afzonderlijke stukken zijn hetzelfde geweest.
- -
- -
De documenten werden na het scannen ingelezen in Corsa Capture. De blanco pagina’s werden verwijderd en nogmaals gecontroleerd of het aantal gescande pagina’s overeenkomt met het aantal getelde pagina’s. Tevens werd gecontroleerd of de scans goed leesbaar waren en dezelfde gegevens bevatten als het origineel, door het origineel er naast te leggen. Zo werd nagegaan of de scans dezelfde kwaliteit hebben als de originelen.
- -
De documenten werden vervolgens geïmporteerd in Corsa Productie 7.2. Hierin werden de documenten nogmaals gecontroleerd, maar dan door een ander dan degene die het document gedigitaliseerd had. De eindcontroleur nam het analoge dossier en zocht het AM0363-nummer op in Corsa Productie 7.2. Zo werd duidelijk of het dossier terug vindbaar is. Aan dit dossier waren de gescande documenten gekoppeld. De verschillende stuknummers werden één voor één geopend, waarbij de scan en de metadata op het scherm verscheen. De eindcontroleur controleerde aan de hand van het analoge document het aantal pagina’s, de volledigheid van de scans, de leesbaarheid en juistheid van de metadata in Corsa. Fouten in de metadata werden door de eindcontroleur verbeterd, bij scanfouten werd het scanproces opnieuw doorlopen.
- -
- -
- -
- -
- -
- -
3.2 Vervangingsproces vanaf 1 augustus 2014- 1 mei 2019
- -
- -
Als voorbereiding voor het scannen van de dossiers werden ze verpakt in archiefdozen en aan de Scanstraat aangeleverd. De archiefdozen kregen een uniek nummer, welke op de voorzijde van de doos werd vermeld. Vanuit de Bodem-module werd een “verzendlijst” gegenereerd. Hierop stond per archiefdoos-nummer aangegeven welke dossiers en barcodes in deze specifieke doos zaten. Hiermee kon de scanoperator na afloop van het scannen nagaan of hij alle documenten uit een doos had verwerkt. In het geval dat er een barcode “open” bleef staan, moest de scanoperator dat melden en werd deze melding in de verzendlijst opgenomen.
- -
- -
De visueel controleur controleerde de fouten op de verrijkte verzendlijst en zorgde dat deze werden hersteld. De overige scans werden aan de hand van het fysieke dossier door de scancontroleur per stuk nagekeken en beoordeeld. Wanneer een scan werd afgekeurd, keurde de scancontroleur de hele barcode af en werd het gehele document opnieuw gescand (rescan).
- -
- -
Voor het controleren van de scans was een speciale module ontwikkeld. De gemaakte scans werden aangeleverd op een harde schijf. In de controlemodule werden de scans opgeroepen en bekeken. De controleur beoordeelde de scans en kon bij een scan die niet aan de criteria voldeed vastleggen wat de geconstateerde fout was.
Om te kunnen garanderen dat alle gemaakte scans aan dezelfde kwaliteitseisen voldeed, werden dagelijkse en periodieke controles uitgevoerd aan de scanapparatuur.
Aan het begin van de productie-dag controleerde de scanoperator door middel van een proefscan of de afbeelding geen strepen of andere onregelmatigheden bevatte. Afhankelijk van de frequentie van het optreden van onscherpte en/of kleurverschillen bij de scans, kon worden gekozen voor her-kalibratie van de scanner. Dit gebeurde periodiek een keer per drie tot zes maanden.
Deze controles vormden de basis van het scanproces zoals dat bij alle bodemdossiers gescand in de periode 2011-2019 is toegepast.
3.3 Kwaliteitsslag rescan afgekeurde documenten bodem
Periode juni 2018 – april 2019
In mei 2017 is tijdens een controle gebleken dat diverse digitale bestanden van bodemdossiers, gemaakt in de periode 2011-2014, gebreken vertoonden. Om een beeld te krijgen van het soort en de aantallen, is een steekproef uitgevoerd. Daaruit kwam naar voren dat circa 2 procent van de gemaakte scans niet aan de vervangingseis zou gaan voldoen. Om dit probleem op te lossen is er een controleapplicatie (Bodos) gebouwd die het mogelijk maakte om alle in de periode 2011-2014 gedigitaliseerde bodemdossiers opnieuw te controleren.
Met behulp van de applicatie werden alle gescande documenten uit deze periode opnieuw beoordeeld en waar nodig afgekeurd. De afgekeurde scans werden tezamen met de overige scans van de betreffende eenheid (barcode) opnieuw ter scanning aangeboden.
Voorafgaand aan het opnieuw scannen van de afgekeurde afbeeldingen zijn de papieren documenten als een “rescan” bewerkt. Hiervoor werd gebruik gemaakt van de applicatie Bodos, speciaal hiervoor ontwikkeld. Met deze applicatie kon een barcodevel worden gegenereerd met hetzelfde barcodenummer als de oorspronkelijke scan, van belang bij opname in het beheerssysteem. Daarbij is gecontroleerd of de metadata nog steeds juist was en of alle papieren stukken in de oorspronkelijke volgorde zaten.
In een aantal gevallen is bij de controle naar voren gekomen dat papieren documenten uit het dossier überhaupt niet waren gescand. In deze gevallen is het document voorzien van een nieuw barcode nummer en aan de overige rescan documenten toegevoegd.
Bij deze documenten zijn de nu volgende metadata geregistreerd:
- -
- -
- -
- -
- -
Voor het digitaliseren van de rescan documenten is gebruik gemaakt van hetzelfde procedé als toegepast bij de digitalisering van de bodemdossiers uit de beheerperiode Stadsarchief (ná 2014).
De te scannen barcodes (met daarachter de documenten) werden in een staande archiefdoos aangeboden. In deze doos zaten (meestal) meerdere omslagen met daarbinnen één of meer barcodes. Per doos kregen alle inliggende documenten een zogenaamd “rescan-nummer”. Dit is een nieuw doosnummer waaraan de inliggende barcodes gekoppeld werden. Uit deze nummering ontstond een inventarislijst, ook wel verzendlijst genoemd. Deze lijst werd gebruikt als controle lijst bij het scannen.
Het scannen van de rescan documenten is voor een deel uitgevoerd door de firma Pantar. De documenten waarvan het formaat groter dan A3 was, werden op de A0 scanner van de scanstraat Bouwdossiers gemaakt. De specificaties van de gebruikte scanners zijn als volgt:
Soort scanner (A3/A4 formaten): Ino Tech Gmb H
Programmanaam : Alanis Scan dispatcher
Fotometrieke interpretatie; YCbCr
De documenten met een formaat groter dan A3 is, worden op een White Tec scanner gemaakt. Hieronder volgen de specificaties
Soort scanner A0: Image Acces WT48-600
Programmanaam : Alanis Scan dispatcher
Fotometrieke interpretatie; YCbCr
Na afloop van het scannen werd aan de hand van de controlelijst nagegaan of alle inliggende barcodes zijn afgehandeld.
Tevens gebruikte de scanoperator de verzendlijst om bij de verwerking van de scans de juiste bestandsnaam aan de juiste scan te kunnen koppelen.
Na het scannen en de verwerking van de scans, volgde de visuele controle. Deze controle vond één op één plaats en werd door een ander persoon dan de scanoperator uitgevoerd.
In geval van afkeuring werd bovenstaande procedure van aanlevering en scanning herhaald.
3.3.3 Opname in het beheerssysteem
Wanneer de visuele controle was afgerond en alle scans die opnieuw voor rescan in aanmerking komen waren gedaan, volgde de overdracht van alle digitale bestanden naar het E-Depot. De bestanden werden op een externe Harddisk gekopieerd waarbij een set metadata werd meegeleverd. De afdeling Digitaal Beheer van het Stadsarchief heeft de bestanden in ontvangst genomen en deed een MD5 check om de volledigheid en de authenticiteit van de bestanden te kunnen controleren. Vervolgens is de metadata in Scope ingelezen en konden de digitale bestanden worden opgenomen in de bewaaromgeving van het E-Depot.
3.4 Vernietigingsproces van de vervangen analoge documenten
Voorafgaand aan de vernietiging van de vervangen bestanden dient het hoofd van de beheerseenheid (in dit geval de directeur van het Stadsarchief) een verzoek tot positief besluit vervanging archiefbescheiden, tezamen met het handboek vervanging in bij de Gemeentearchivaris. Na het verlenen van een positief advies door de Gemeentearchivaris zal hij dit mededelen aan het hoofd van de beheerseenheid (directeur van het Stadarchief). Na ondertekening van het concept besluit vervanging archiefbescheiden door het hoofd van de beheerseenheid, publiceert hij dit in de krant. Na het verstrijken van de bezwaar en beroepsprocedure wordt het vervangingsbesluit definitief. De bezwaar en beroepsprocedure zal tussen de 6 en 8 weken in beslag gaan nemen. Na het vervallen van deze termijn kan het definitieve besluit worden genomen. Op het moment van besluitneming vervalt feitelijk de waarde van de papieren documenten en worden de digitale bestanden het vervangend origineel. Tot aan het moment van afronding van bovenstaande procedure, wordt het papieren archief bewaard in een daarvoor geschikte archiefruimte.
Wanneer het archief wordt vernietigd, zal dat als vertrouwelijk papier worden afgevoerd door de gecertificeerd archiefvernietiger De Graaf te Zaandam. Dit bedrijf is de vaste “papiervernietiger” van het Stadsarchief. Afhankelijk van hun planning, de hoeveelheid te vernietigen papier en de snelheid waarmee het kan worden afgevoerd, zal de vernietiging twee à drie weken in beslag gaan nemen. Na vernietiging geeft de archiefvernietiger een verklaring af dat het betreffende archiefmateriaal volgens de geldende regelgeving is vernietigd.
In januari 2011 is de DMB gestart met het digitaliseren van de bodemdossiers. Dit zijn er ruim 15.000 en dit aantal groeit nog steeds gestaag. De meeste dossiers worden opgeslagen bij Saan in Almere en kunnen op verzoek van de afdeling bodem of door DIV worden opgevraagd. In eerste instantie wordt begonnen met de dossiers die op dit moment ‘in huis zijn’ en de dossier die nu relevant zijn voor een nieuwe zaak. Het uiteindelijke doel is om àlle dossiers te digitaliseren!
Inhoud en opbouw van bodemdossiers:
Alle bodemdossiers hebben hetzelfde onderwerp; een bodemsanering. Dit kan gaan over een grote sanering bij bijvoorbeeld een bedrijf maar ook over een kleine sanering in verband met een particuliere verbouwing. In de meeste gevallen betreft het dit laatstgenoemde voorbeeld en is een dossier zo’n vier centimeter dik.
De opbouw van een bodemdossier volgt vaak een vaste lijn van opeenvolgende documenten, vooral bij recente dossiers van de laatste jaren is dit het geval. Enig inzicht in vaste processen bij de afdeling bodem is voor de snelle herkenbaarheid van documenten daarom zeker nuttig.
Het eerste document in een dossier is altijd het voorblad. Hierop staan een aantal vaste gegevens zoals het adres, het unieke dossiernummer (oftewel AM-nummer) en de behandelende adviseur/inspecteur. Ook staan er vaak aantekeningen op.
In de dossiers wordt vervolgens gebruik gemaakt van vaste tabstroken. Dit zijn:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
Deze volgorde in het dossier is eigenlijk de omgekeerde weergave van het werkproces bij de afdeling bodem. Een bodemdossier begint vaak met documenten die bij een van de onderste tabs horen, zoals een aanvraag voor een bouwvergunning, behorend bij tabblad 7. De documenten die bij de tabs Evaluatie en Monitoring horen gaan over het laatste stadium van een sanering. Zie pagina 4 voor een korte uitleg per tab.
Het dossier wordt op zeer gedetailleerd niveau ontsloten. Dit houdt in dat vrijwel elk individueel document apart gedigitaliseerd wordt. Er wordt dus niet op tabniveau gedigitaliseerd. De meeste documenten die je aantreft in de nieuwere dossiers zijn goed herkenbaar omdat ze in verschillende dossiers steeds weer terug komen. Een goed voorbeeld hiervan is het ‘Formulier Bus-melding’, dit document zit vrijwel in elk dossier (zie pag. 30).
De documenten komen veelal in een logische opeenvolging achter elkaar voor. Er wordt namelijk volgens een vast stramien gewerkt bij de afdeling bodem. Zo volgt op het document ‘Formulier Bus-melding’ vrijwel altijd de ‘Brief ontvangstbevestiging Bus-melding’ (zie pag. 32).
Een overzicht van de meest voorkomende documenten die de kern vormen van een bodemdossier is te vinden op pagina’s 17 t/m 63. Hou je zo strikt mogelijk aan de omschrijving zoals je in de lijst kunt vinden. Dit zorgt voor overzicht en duidelijkheid voor de afdeling bodem. Als je een document niet kunt vinden in de lijst moet je zelf een vrije omschrijving bedenken. Je kunt in zo’n geval altijd even overleggen met een collega. In het uiterste geval kan iemand van bodem geraadpleegd worden.
Inhoud en opbouw van de tabbladen:
Achter dit tabblad zitten (vrijwel) nooit documenten. Het bevat vooral documenten die betrekking hebben op nazorg na een sanering. Bijvoorbeeld een jaarlijks terugkerende rapportage. Vooral oudere dossiers hebben soms documenten achter dit tabblad.
De naam zegt het al, deze tab bevat de evaluatie van het saneringsproces. De saneerder is verplicht na afloop van een sanering een evaluatieverslag in te dienen. De DMB stuurt vervolgens een ontvangstbevestiging van het evaluatieverslag aan de saneerder, daarna beoordeelt DMB het evaluatieverslag. Soms ontbreken er gegevens en wordt er een brief verstuurd waarin de indiener om aanvullende gegevens betreffende het evaluatieverslag wordt verzocht. Wanneer het evaluatieverslag akkoord wordt bevonden, wordt er een goedkeuringsbrief betreffende het evaluatieverslag aan de indiener gezonden. Ook gaat er een brief naar de Dienst Persoons- en Geo Informatie (DPG) die vervolgens aan de buitenwereld kenbaar maakt dat de sanering is afgerond. Bij deze brief aan DPG (ook bij andere brieven aan DPG bij andere tabbladen) hoort altijd een kadastrale kaart en een apart intern document; het voorloopvel. De brief aan DPG kun je gewoon samen met het voorloopvel digitaliseren. Dit is een zeer verkorte weergave van het proces evaluatie. Kijk voor alle documenten die bij het tabblad evaluatie horen in het ‘Uitgebreide informatieprofiel’ (hoofdstuk 3) en voor voorbeelden van de meest voorkomende stukken in de ‘Selectie individuele documenten per tabblad’ (hoofdstuk 4).
3. Sanering / BUS / SP / KGV / PVA
Alvorens ergens mag worden begonnen met een sanering moet hiervan melding worden gemaakt bij de DMB. In meer dan de helft van de gevallen gaat het om een eenvoudige sanering en kan er gesaneerd worden door middel van een Bus-melding. Het Besluit uniforme saneringen (Bus) is ingegaan in 2006 en zorgt ervoor dat eenvoudige saneringen in korte tijd afgerond kunnen worden. Voor grotere, complexere saneringen moet gebruik worden gemaakt van het meldingsformulier Wet Bodembescherming met bijbehorend saneringsplan.
De DMB stuurt een ontvangstbevestiging aan de indiener van de melding en gaat deze daarna beoordelen. De indiener kan overigens zowel een privé-persoon zijn, als een bedrijf dat voor de sanering gemachtigd is door een privé-persoon. Het kan ook een bedrijf zijn dat zelf wil saneren en ook een ambtelijk orgaan (het komt bijvoorbeeld vaak voor dat een stadsdeel ergens wil saneren).
Bij de beoordeling kan blijken dat er gegevens ontbreken, dan wordt er een brief gestuurd met het verzoek om aanvullende gegevens. De indiener moet dan een brief en/of rapport met aanvullende gegevens terugsturen. Gaat de DMB vervolgens akkoord, dan wordt er een goedkeuringsbrief aan indiener Bus-melding gezonden en kan er gestart worden met de uitvoering van de sanering. Ook wordt er dan altijd een brief aan DPG inzake de bekendmaking van de Bus-melding gezonden.
Er zijn natuurlijk verschillende uitzonderingen op bovenstaand proces. De Bus-melding kan worden afgekeurd door de DMB of er komt een wijziging. Probeer de kern uit de tekst te halen, vaak staan de belangrijkste steekwoorden al bij het onderwerp van de brief, en kijk vervolgens in de lijst bij welke documentomschrijving het document dat voor je ligt het beste past.
Alle bodemonderzoeksrapporten, analysecertificaten, enzovoort, moeten onder dit tabblad worden geregistreerd. Vrijwel alle documenten die te maken hebben met onderzoeken en rapporten horen ook bij dit tabblad. Wanneer de DMB een bodemonderzoek heeft ontvangen en beoordeeld, wordt in veel gevallen een brief aan zowel de indiener als het stadsdeel gezonden waarin de beoordeling van het bodemonderzoek kenbaar wordt gemaakt.
Dit onderdeel van het bodemdossier wordt door een aparte afdeling binnen bodem behandeld. Handhaving komt neer op inspecteren en beoordelen of alles wat betreft de sanering volgens de regels verloopt. Ook worden sommatiebrieven gestuurd naar bedrijven of privépersonen wanneer bepaalde verplichte documenten inzake de sanering (nog) niet zijn opgestuurd naar DMB. Indienende partijen krijgen eerst een sommatiebrief om ze aan te sporen, sturen ze het gevraagde document dan nog niet op dan krijgen ze een dwangsombeschikking, oftewel een boete, op de mat! Bijvoorbeeld ‘Sommatiebrief niet indienen evaluatieverslag’ en vervolgens ‘Dwangsombeschikking niet indienen evaluatieverslag’.
Hierachter zitten algemene documenten en documenten die niet achter een ander tabblad passen.
Onder deze tab zitten alle documenten die direct met bouw te maken hebben. Dus bijvoorbeeld een ‘Formulier aanvraag bouwvergunning’ en een ‘Brief van stadsdeel met verzoek om advies bij een aanvraag bouwvergunning’. Ook vind je onder deze tab vaak grote bouwtekeningen. Bouwtekeningen moeten ook gedigitaliseerd worden, mits het tekeningen betreft waarop een gedeelte van het bouwwerk de grond raakt. Dus wel een uitbouw in de vorm van een serre, maar tekeningen van een dakkapel hoeven niet gedigitaliseerd te worden.
8. Bouwstoffenbesluit / BKK / VG
Onder deze tab zitten alle documenten die te maken hebben met het toepassen (aanbrengen) van grond op de bodem van een (sanering)locatie. In Nederland kennen we 2 Besluiten die het toepassen van grond regelen, dit zijn: Het Bouwstoffen Besluit (Bsb) en het Besluit bodemkwaliteit (Bbk). Het Bsb is een verouderd Besluit die vervangen is door het Bbk. In het overgrote deel van de bodemdossiers zitten geen documenten achter dit tabblad. Echter bij de nieuwere dossiers kun je ze wel meer tegen komen. Vooral documenten t.a.z. van het Bbk, zoals een formulier betreffende een Melding Besluit Bodemkwaliteit of een rapportage over een partijkeuring, kom je dan tegen. Een formulier betreffende een melding Bbk is een melding die verplicht gedaan moet worden als er grond wordt toegepast. Een rapportage van een partijkeuring is een rapportage van een onderzoek naar de kwaliteit van de grond die toegepast wordt.
- -
Er wordt onderscheid gemaakt tussen inkomende, uitgaande en interne bodemdocumenten. Voordat je de metadata van een document in Corsa in kunt vullen moet er altijd eerst gekeken worden naar de afzender en geadresseerde zodat je kunt bepalen of het een inkomend, intern of uitgaand document is. Als je dit vastgesteld heb selecteer je in Corsa het bijpassende sjabloon.
- -
Alle e-mails die bij één tab zitten kunnen in principe samen gedigitaliseerd worden en dus één stuknummer krijgen. Probeer indien mogelijk in enkele steekwoorden de inhoud van de e-mails weer te geven. Als je snel ziet dat je één pakketje e-mails hebt die over hetzelfde onderwerp gaan kun je deze bij elkaar houden, apart van andere losse e-mails die je nog vind onder dezelfde tab. Besteed er echter niet te veel tijd aan.
- -
Let goed op bij het toekennen van een tab in Corsa. Het komt regelmatig voor dat documenten in het dossier niet onder de juiste tab zijn opgeborgen. Digitaal moet het document wel aan de juiste tab worden toegekend. Op papier hoef je de fout niet te herstellen en mag het document op de verkeerde plek in het dossier blijven zitten.
- -
- -
- -
- -
Wanneer er meerdere documenten samen worden gedigitaliseerd en dus één stuknummer krijgen is het belangrijkste document leidend. Zowel bij ‘documentsoort’ als in de inhoudsomschrijving. Bij documentsoort kun je maar één soort document selecteren. Bijvoorbeeld bij een Bodemonderzoeksrapport met begeleidende brief selecteer je dan ‘rapport’ en niet ‘brief’. Het stukje ‘met begeleidende brief’ wel gewoon achter de inhoudsomschrijving zetten.
- -
- -
- -
- -
Begeleidende brieven mogen bij oude/afgehandelde dossiers altijd worden samengevoegd. In de lijst met documentomschrijvingen vind je ze apart. Het kan zijn dat je ze los aantreft in een dossier, in dat geval kun je ze natuurlijk gewoon als op zichzelf staande documenten digitaliseren. Maar meestal zul je dus ‘Rapport evaluatieverslag met begeleidende brief’ kunnen invullen.
- -
3. Uitgebreid informatieprofiel
Van de met geel gemarkeerde documenten is een voorbeeld opgenomen in Hoofdstuk 4: ‘Individuele documenten per tab’. Dit zijn documenten die de kern vormen van een bodemdossier en derhalve vaak voorkomen.
4. Selectie individuele documenten per tab:
Hieronder worden voorbeelden gegeven van veel voorkomende documenten die het hart van een bodemdossier vormen.
|
Soort stuk: Bodem interne documenten Datum document: Zie eerste aantekening. In dit geval 08-10-1992. |
Tabblad: 1. Monitoring/nazorg (paars)
Tabblad: 2. Evaluatie (donkerblauw)
Opmerking: Wanneer het rapport wordt voorafgegaan door een begeleidende brief, de beide documenten samenvoegen met de begeleidende brief voorop. Inhoud wordt dan: Rapport evaluatieverslag met begeleidende brief adres. Datum document wordt dan de datering van de begeleidende brief.
2.02 Begeleidende brief bij evaluatieverslag
Opmerking: Wanneer een begeleidende brief aan een rapport voorafgaat - en dat is natuurlijk bijna altijd het geval - de twee samenvoegen. Zie ook opmerking bij 2.01 (Rapport evaluatieverslag).
2.03 Formulier evaluatieverslag Bus categorie immobiel / mobiel / tijdelijk uitplaatsen
Opmerking: Er zijn drie categorieën: immobiel, mobiel en tijdelijk uitplaatsen. Zie rechtsboven op het formulier voor de juiste categorie. In dit geval dus ‘categorie immobiel’.
2.05 Brief verklaring verantwoordelijk nazorg
2.07 Brief ontvangstbevestiging evaluatieverslag
2.09 Brief verzoek aanvullende gegevens evaluatieverslag Bus-sanering
2.10 Besluit niet behandelen evaluatieverslag
|
Soort stuk: Bodem uitgaande documenten Datum document: Zie datum brief. In dit geval 09-12-2010. Taakcode: Zie laatste gedeelte van behandelnummer. In dit geval ‘B50’. |
2.11 Beschikking evaluatieverslag (met begeleidende brief)
Opmerking: De beschikking evaluatieverslag wordt bijna altijd voorafgegaan door een begeleidende brief. Wanneer dit inderdaad het geval is, de twee stukken apart registreren.
2.14 Brief aan DPG / GVI evaluatieverslag
|
Soort stuk: Bodem uitgaande documenten Datum document: Zie brief. In dit geval 30-12-2008. Taakcode: Zie laatste gedeelte van behandelnummer. In dit geval ‘B50’. |
Opmerking: Dit document is meestal gericht aan DPG (Dienst Persoons- en Geo-informatie). Maar soms is het gericht aan GVI (Dienst Geo en Vastgoedinformatie), de voorloper (tot oktober 2008) van DPG. De kadastrale kaart en voorloopvel zitten er meestal achter als bijlage, samen registreren.
2.16 Checklist evaluatieverslag Bus sanering
|
Soort stuk: Bodem interne documenten Datum document: Zie ondertekening op laatste bladzijde, anders datum baseren op context. |
2.18 Kadastrale kaart en gegevens
|
Soort stuk: Bodem inkomende documenten Documentsoort: Brief / Tekening Datum document: Zie datum uitdraai, anders baseren op context. |
Opmerking: Je kan ook alléén de Kadastrale kaart, of alléén de Kadastrale gegevens tegenkomen. In dat geval de omschrijving aanpassen.
Opmerking 2: Zie document 3.16 voor een voorbeeld van Kadastrale gegevens
Tabblad: 3. Sanering / Bus-melding (lichtblauw)
3.01 Formulier Bus-melding categorie immobiel / mobiel / tijdelijk uitplaatsen
|
Soort stuk: Bodem inkomende documenten Datum document: Zie datum ondertekening op een van de laatste bladzijden van het formulier. Afzender: Zie begeleidende brief of anders de ondertekenaar. |
Opmerking: Er zijn drie categorieën: immobiel, mobiel en tijdelijk uitplaatsen. Zie rechtsboven op het formulier voor de juiste categorie. In dit geval dus ‘categorie immobiel’.
3.02 Machtigingsbrief / Machtigingsformulier
Opmerking: De machtiging kan ook plaatsvinden door middel van een machtigingsformulier.
3.04 Begeleidende brief bij Bus-meldingsformulier
|
Soort stuk: Bodem inkomende documenten Datum document: Zie datering brief. In dit geval 20-11-2009. Afzender: Zie brief, in dit geval ‘Back Milieu-advies en onderzoek B.V.’. |
3.08 Brief ontvangstbevestiging Bus-melding
|
Soort stuk: Bodem uitgaande documenten Datum document: Zie datum brief. In dit geval 02-12-2009. Taakcode: Zie laatste gedeelte van behandelnummer. In dit geval ‘B95’. |
|
Soort stuk: Bodem uitgaande documenten Datum document: Zie datum ondertekening. In dit geval 02-12-2009. Geadresseerde: Gemeente Amsterdam (Postbus 202, 1000AE Amsterdam) |
3.10 Afkeuringsbrief aan indiener Bus-melding voldoet niet
3.11 Goedkeuringsbrief aan indiener Bus-melding
|
Soort stuk: Bodem uitgaande documenten Datum document: Zie datum brief. In dit geval 08-12-2009. Taakcode: Zie laatste gedeelte van behandelnummer. In dit geval ‘B95’. |
3.13 Brief aan DPG / DVG Bus-melding
|
Soort stuk: Bodem uitgaande documenten Datum document: Zie datum brief. In dit geval 08-12-2009. Taakcode: Zie laatste gedeelte van behandelnummer. In dit geval ‘B95’. |
Opmerking: Dit document kan ook gericht zijn aan DVG (Dienst Geo- en Vastgoed-informatie), de voorloper van DPG tot oktober 2008.
Opmerking 2: Dit document gaat vaak samen met ‘Voorloopvel bij brief DPG’ (zie 3.17). Als dit het geval is, de beide documenten samenvoegen en omschrijven als ‘Brief aan DPG met voorloopvel’.
3.16 Kadastrale kaart en gegevens
|
Soort stuk: Bodem inkomende documenten Documentsoort: Brief / Tekening Datum document: Zie datum uitdraai, anders baseren op context. In dit geval 29-09-2009. |
Opmerking: Je kan ook alléén de Kadastrale kaart, of alléén de Kadastrale gegevens tegenkomen. In dat geval de omschrijving aanpassen.
Opmerking 2: Zie document 2.18 voor een voorbeeld van Kadastrale kaart.
3.17 Voorloopvel bij brief DPG
|
Soort stuk: Bodem interne documenten Datum document: Zie datum ‘kenbaarheid besluit’, in dit geval 08-12-2009. |
Opmerking: Dit voorloopvel gaat vaak samen met ‘Brief aan DPG Bus-melding’ (3.13). In dat geval samenvoegen met brief en omschrijven als ‘Brief aan DPG Bus-melding met voorloopvel’. Verder omschrijving van ‘Brief aan DPG Bus-melding’ gebruiken.
3.23 Meldingsformulier Wet Bodembescherming
|
Soort stuk: Bodem inkomende documenten Datum document: Zie datum ondertekening op de laatste bladzijde van het formulier. |
Opmerking: ‘Startbericht sanering’ kan de vorm hebben van een vaste, in te vullen kaart (zoals voorbeeld hierboven) maar kan ook een brief zijn of een e-mail. Zie ook ‘Eindbericht sanering’ (3.34).
|
Soort stuk: Bodem inkomende documenten Datum document: Zie document. In dit geval 11-10-2010. Afzender: Zie document, afzender. In dit geval “AD Service BV’. |
Opmerking: ‘Eindbericht sanering’ kan de vorm hebben van een e-mail (zoals voorbeeld hierboven) maar kan ook een brief zijn of een vaste, in te vullen kaart. Zie ook ‘Startbericht sanering’ (3.33).
3.38 Ontwerpbeschikking (met begeleidende brief)
Opmerking: De ‘Ontwerpbeschikking’ wordt veelal voorafgegaan door een begeleidende brief. In dat geval documenten samenvoegen en omschrijven met ‘Ontwerpbeschikking met begeleidende brief’. Veel informatie voor de inhoudsomschrijving is dan op de begeleidende brief te vinden.
Opmerking 2: Ter info: Een ontwerpbeschikking is een voorlopige beschikking die nog niet ter inzage heeft gelegen.
3.39 Kennisgeving ontwerpbeschikking
|
Soort stuk: Bodem uitgaande documenten Datum document: Zie datum ondertekening. In dit geval 10-07-2008. Geadresseerde: Gemeente Amsterdam (Postbus 202, 1000AE Amsterdam) |
3.43 Definitieve beschikking (met begeleidende brief)
Opmerking: De ‘Definitieve beschikking’ wordt veelal voorafgegaan door een begeleidende brief. In dat geval documenten samenvoegen en omschrijven met ‘Definitieve beschikking met begeleidende brief’. Veel informatie voor de inhoudsomschrijving is dan op de begeleidende brief te vinden.
Opmerking 2: Ter info: Een definitieve beschikking is een beschikking die ter inzage heeft gelegen.
3.47 Brief aan DPG / GVI beschikking
|
Soort stuk: Bodem uitgaande documenten Datum document: Zie datum brief. In dit geval 18-10-2010. Taakcode: Zie laatste gedeelte van behandelnummer. In dit geval ‘B41’. |
Opmerking: Dit document kan ook gericht zijn aan GVI (Dienst Geo- en Vastgoed-informatie), de voorloper van DPG tot oktober 2008.
3.52 Checklist controle sanering
Tabblad: 4. Onderzoek (donkergroen)
4.01 Brief opdracht uitvoeren archief / historisch onderzoek
|
Soort stuk: Bodem inkomende documenten Datum document: Zie datum brief, in dit geval 04-02-2009. Afzender: Zie brief, in dit geval ‘Stadsdeel Oud-West’. |
4.02 Brief archief / historisch onderzoek
4.04 Rapport (indicatief / verkennend / nader / etc.) bodemonderzoek
Opmerking: Wanneer bij het rapport een begeleidende brief (zie 4.06) zit, de twee samenvoegen met de brief eerst. In de omschrijving de gegevens en datum van de begeleidende brief overnemen, en de inhoud als volgt beschrijven: ‘Rapport verkennend bodemonderzoek (dd-mm-jjjj) met begeleidende brief’
4.06 Begeleidende brief bij bodemonderzoek
|
Soort stuk: Bodem inkomende documenten Datum document: Zie datum brief, in dit geval 22-04-2009. Afzender: Zie brief, in dit geval ‘Liandyn B.V.’. |
Opmerking: Wanneer de begeleidende brief een bodemonderzoek voorafgaat (wat bijna altijd het geval is), de twee samenvoegen met de brief eerst. In de omschrijving de gegevens van de begeleidende brief overnemen, en de inhoud als volgt beschrijven: ‘Rapport verkennend bodemonderzoek (dd-mm-jjjj) met begeleidende brief’.
4.07 Brief aan stadsdeel beoordeling bodemonderzoek
4.08 Brief aan indiener beoordeling bodemonderzoek
|
Soort stuk: Bodem uitgaande documenten Datum document: Zie datum brief. In dit geval 09-07-2009. Taakcode: Zie laatste gedeelte van behandelnummer. In dit geval ‘B10’. |
|
Soort stuk: Bodem interne documenten Datum document: Zie vroegste datum op perceelkaart, in dit geval 18-01-1965. |
4.15 Checklist samenvatting bodemonderzoeksrapport
|
Soort stuk: Bodem interne documenten Datum document: Zie ondertekening op laatste bladzijde. |
Tabblad: 5. Handhaving (lichtgroen)
5.18 Sommatiebrief niet indienen Bus-evaluatieverslag
5.32 Dwangsombeschikking niet indienen Bus-evaluatieverslag
Tabblad: 6. Algemeen / Overdracht (geel)
Inhoud: documenten die handelen over het overdragen van dossierbehandeling door collega’s onderling
7.01 Brief van stadsdeel met verzoek tot advies
|
Soort stuk: Bodem inkomende documenten Datum document: Zie datum brief, in dit geval 19-06-2009. Afzender: Zie brief, in dit geval ‘Stadsdeel Oost-Watergraafsmeer’. |
Opmerking: Wanneer ‘Brief van stadsdeel met verzoek tot advies’ wordt aangetroffen samen met ‘Formulier aanvraag bouwvergunning’ (zie 7.02), beide documenten samenvoegen en omschrijven als ‘Brief van stadsdeel met verzoek tot advies over bijgevoegde aanvraag bouwvergunning’.
7.02 Formulier aanvraag bouwvergunning
Opmerking: Wanneer ‘Formulier aanvraag bouwvergunning’ wordt aangetroffen samen met ‘Brief van stadsdeel met verzoek tot advies’ (zie 7.01), beide documenten samenvoegen en omschrijven als ‘Brief van stadsdeel met verzoek tot advies over bijgevoegde aanvraag bouwvergunning’.
7.04 Brief aan stadsdeel beëindiging aanhouding bouwvergunning
Corsa Productie en Corsa Capture
Vanaf januari 2011 worden de bodemdossiers van de Dienst Milieu- en Bouwtoezicht gedigitaliseerd in het programma Corsa. Dit document is bedoeld om het werken met Corsa te vergemakkelijken.
Om de dossiers digitaal te maken wordt gebruik gemaakt van twee onderdelen van Corsa: Corsa Productie en Corsa Capture. In Corsa Productie worden poststukken geregistreerd en Corsa Capture is bedoeld voor het ophalen en gereedmaken van scans.
Er is gekozen om te digitaliseren volgens de volgende werkwijze: eerst wordt de metadata behorende bij een document geregistreerd en daarna wordt gescand. Dit scannen gebeurt met behulp van barcodes. Deze barcodes zijn gekoppeld aan registratienummers in Corsa en worden door één medewerker onder de andere projectmedewerkers onderverdeeld.
In de volgende hoofdstukken zal de werkwijze worden uitgelegd aan de hand van de volgorde van het handelingen. Het eerste hoofdstuk gaat in op het registreren. Vervolgens wordt in hoofdstuk 2 uitgelegd hoe scans kunnen worden opgehaald. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op het inlezen en verwerken van de scans. Dit document wordt afgesloten met een aantal handige tips.
1. Corsa Productie vóór het scannen
1.1 Het aanmaken van een dossier
Hoewel je poststukken ook los kan registreren, is het handig om eerst een dossier aan te maken. Op deze manier kan je een stuk namelijk direct aan een dossier koppelen. Hieronder is beschreven welke stappen moeten worden gezet.
Stap 1: Om een dossier aan te maken, open je Corsa Productie. De balk in het beginscherm toont
verschillende opties. Klik in dit geval op “Arch” en dan “registratie”. Er wordt een nieuw scherm geopend.
Stap 2: Om gegevens in te kunnen voeren, klik je op het lege veld onder het vakje “Zaakdossier
Bodem”. Er zullen dan meerdere vakjes verschijnen. Deze vakjes hoeven niet allemaal
ingevuld te worden. Van belang zijn enkel:
- -
- -
- -
Stap 3: Als je dit hebt ingevuld, kan je de gegevens opslaan. In het vakje “Dossiercode” verschijnt dan een nummer: “BOD000***”. Het is handig om dit nummer te kopiëren, zodat je het niet telkens hoeft op te zoeken of uit te typen, wanneer je stukken gaat registreren en aan een dossier wilt koppelen. Schrijf dit nummer tevens buiten op de kaft van het papieren dossier, onder het AM0363 nummer.
Stap 4: Sluit het extra scherm af.
1.2 Het registreren van poststukken
Na het aanmaken van het dossier kan de metadata per poststuk ingevoerd worden
Stap 5: De stuknummers die verbonden zijn aan je barcodes open je door in het Corsa beginscherm op “Post” te klikken en te kiezen voor de optie “Opvragen”. Er wordt een nieuw scherm geopend. In eerste instantie zal het tabje “Resultaat” geselecteerd zijn.
Stap 6: Ga naar het tabje ernaast, genaamd “Opvragen”. In het vakje kan je je laagste barcode nummer invullen. Het is handig om de keuze niet op “bevat” te zetten, maar te kiezen voor “groter of gelijk” aan. Je krijgt dan het nummer dat je zoekt en alle achtereenvolgende nummers. Als je op “Start” klikt, gaat Corsa automatisch terug naar het tabje “Resultaat”.
Stap 7: Dubbelklik op een nummer. In een extra scherm wordt nu een registratiescherm geopend.
Standaard is het documentsoort ingesteld als “Bodem inkomende documenten”. Wanneer het een uitgaand of intern document betreft, moet het stuksoort aangepast worden. Dit doe je door in de bovenste balk op het tiende knopje van rechts te klikken. Dit is het knopje “soort wijzigen”. Kies daar “bodem uitgaande documenten” dan wel “bodem interne documenten” en klik op “OK”.
Niet alle velden hoeven worden ingevuld. Per stuksoort verschilt dit. Voor de inkomende documenten vul je in:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Voor de interne documenten vul je in:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Voor deze twee stuksoorten moet bovendien het hokje “Afgehandeld” worden aangevinkt, omdat het documenten betreft die reeds zijn behandeld en niet terug hoeven naar de behandelaar.
Voor de uitgaande documenten vul je in:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
In het handboek “Digitalisering Bodemdossier Dienst Milieu en Bouwtoezicht” is precies omschreven hoe deze velden per bodemdocument moeten worden ingevuld.
Stap 8: Als al deze velden zijn ingevuld, sla je de gegevens op. Als je dit hebt gedaan, wordt het stuknummer blauw. Dit is een controlemiddel.
Stap 9: Haal het document uit het dossier en leg er een formulier met barcode voor. Het is van het grootste belang dat het nummer op het barcodevel overeenkomt met het bijbehorende stuknummer in Corsa.
Stap 10: Met het pijltje linksboven in het scherm kun je naar het volgende stuknummer in Corsa gaan.
Stap 11: Registreer het volgende document weer volgens de stappen 5 t/m 10.
Na het scannen moet het papieren dossier in gescande vorm in Corsa worden geplaatst. Wanneer op de twee scanners de map “CORSAP” wordt gekozen, komen de scans terecht in de map H:\corsa\prod. Deze map is automatisch gekoppeld aan Corsa Capture. Bouwtekeningen groter dan A3-formaat worden echter op een andere scanner gescand en komen binnen in de map H:\A0. Deze moeten geknipt en geplakt worden naar de map Prod, zodat ook deze te zien zijn in Corsa Capture.
Stap 1: Open Corsa Capture en kies voor nieuwe batch. Dit is de linkerknop. Er wordt een nieuw scherm geopend. Daarin zie je alle gescande documenten die zich in de map Prod bevinden.
Stap 2: Klik op “alle” middenin het scherm, zodat de documenten in de linkerbalk terecht komen.
Stap 3: Selecteer dan de gescande documenten en verschuif die vervolgens terug naar de rechterkant. Zorg ervoor dat de volgorde van de documenten klopt. Het is mogelijk om grote dossiers in meerdere delen in te scannen, dit moet bijvoorbeeld als een dossier zowel A4 als A3 formaat bevat. In Corsa Capture worden de documenten dan netjes op volgorde samengevoegd, mits ze ook op de juiste volgorde in de Capture zijn gezet.
Stap 4: Klik op Start. Corsa gaat de documenten verwerken. Dit proces kan enkele minuten in beslag nemen.
Stap 5: Als dit klaar is, krijg je een overzicht van alle documenten in de batch. Deze zijn dan al gescheiden door de barcodes. Een aantal pagina’s zijn standaard al geselecteerd voor verwijdering. Dit zijn vaak lege pagina’s. Het kan echter voorkomen dat Corsa pagina’s wil verwijderen die wel informatie bevatten. Het is dus zaak om alle pagina’s langs te lopen. De pagina’s met barcodes mogen worden verwijderd. Dit doe je door met de muis over de pagina te gaan en de Deleteknop in te toetsen. Controleer ook of Corsa niet een onterechte scheiding heeft aangebracht. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer er toevallig een barcode op een inkomende brief of envelop staat, die barcode wordt dan door Corsa wel als scheiding gezien, maar dat is niet de bedoeling. Controleer de kwaliteit van de scans: zijn documenten in zijn geheel gescand, staan de scans recht, zitten er geen vlekken of strepen op de scans. In de linkerkolom kun je de nummers van de barcodes zien als Corsa die heeft herkend, dit kun je als controle gebruiken. Om een onterechte scheiding ongedaan te maken, klik je met je rechtermuisknop op de eerste pagina van het onterechte gescheiden document en kiest voor “scheiding ongedaan maken”.
Zorg er bij deze stap tevens voor dat de grote bouwtekeningen rechtop staan. Door met de rechtermuisknop op de tekening te klikken, kan je kiezen voor “Roteren”. Let er op dat je kiest voor de juiste optie. Mocht je per ongeluk voor rechts kiest, terwijl de tekening juist linksom gedraaid moet worden, of andersom, kan je dat wel terugdraaien: roteer de tekening dan nog een keer en kies dan voor 180°.
Stap 6: Na de controle klik je op OK.
Stap 7: Wanneer alle documenten opnieuw zijn verwerkt, kan je de batch exporteren door middel van het tweede knopje met de groene pijl.
Stap 8: Hierna kan je Corsa Capture afsluiten.
3. Corsa Productie na het scannen
3.1 Het inlezen en verwerken van een batch
Als je klaar bent met Corsa Capture, ga je terug naar Corsa Productie om de batch in te lezen en te verwerken.
Stap 1: Klik op “Batch” en kies voor “Inlezen/verwerken”. Er wordt een extra scherm geopend.
Stap 2: Selecteer de juiste pc. Dit heet Barcode <vul nummer in >
Stap 3: Klik op het zevende icoontje van rechts in de balk (drie blaadjes met een pijl).
Stap 4: Om te kijken of alles is ingelezen klik je vervolgens op het knopje ernaast (koffiemolen), de zesde van rechts. Je krijgt dan in een extra scherm een overzicht van alle documenten. Als je dubbelklikt op één van de documenten, zie je nu dat het document is samengevoegd met de bijbehorende registratie.
Stap 5: Na deze controle moet de batch leeggemaakt worden. Door alle documenten te selecteren en op het tweede icoontje van rechts (drie blaadjes met rood kruis) te klikken gebeurt dit. Let er op dat je niet per ongeluk op het icoontje met alleen een kruis klikt. Dan verwijder je de documenten niet alleen uit de batch, maar ook uit Corsa.
3.2 Het bekijken van een digitaal dossier
Via het beginscherm van Corsa Productie kan je een dossier digitaal opvragen. Net als voor het registreren van een dossier, klik je voor deze mogelijkheid op “Arch” en dan op “Opvragen”. Als je in het vakje “BOD” invult, krijg je een overzicht van alle digitale bodemdossiers.
Behandelaar wijzigen: na het opslaan van de metadata lijkt het alsof de behandelaar niet meer veranderd kan worden. Dit kan echter wel. Ga daarvoor naar het tabje “Route” en ………………………………………………………….
Toevoegen persoon/organisatie: het kan voorkomen dat de geadresseerde of afzender niet bekend is in Corsa. Deze moet dan ingevoerd worden. Hiervoor ga je naar het beginscherm van Corsa Productie en klik op “Who” en dan “Registratie”. Selecteer dan wat je wil registreren, een privé persoon of een organisatie. Om de gegevens in te vullen, klik je op het lege vlak onder het balkje. Wanneer je van een bedrijf een postbusadres hebt, vul dan deze in (straatnaam is dan ‘Postbus’, huisnummer is het nummer van de postbus), in plaats van het vestigingsadres. Als je de gegevens hebt opgeslagen, kan je terug naar het registratiescherm en zal de naam herkend worden.
Het kan voorkomen dat er nog een andere organisatie staat geregistreerd onder hetzelfde adres. Je kan in dat geval gewoon kiezen om door te gaan. De oude registratie wordt namelijk niet overschreven.
NB: Mocht de naam nog niet herkend worden, probeer dan verschillende woorden uit de naam uit.
Veranderen van stuksoort: het is geen ramp als je bij de registratie bent vergeten het stuksoort te veranderen. Als je de metadata hebt opgeslagen, kan je alsnog kiezen voor “Bodem uitgaande documenten” of “Bodem interne documenten”. De gegevens die je al in had gevuld voor dat document worden dan overgenomen. Sla de gegevens daarna wel opnieuw op.
Heb je al gegevens ingevuld en verander je het stuksoort voordat je de gegevens hebt opgeslagen, zul je ze opnieuw moeten invoeren.
Datum document: de documentdatum staat standaard ingesteld op 01-01-2011. Het is daarom makkelijk om deze te veranderen. Om na te gaan of je alle documenten de juiste datum hebt gegeven, kan je in de “Resultaat” lijst bekijken of er nog een document op die datum staat.
Collectief wijzigen: Doordat Corsa niet een heel handig programma is voor het archiveren van dossiers moeten sommige dezelfde gegevens erg vaak ingevuld worden. Bijvoorbeeld het AM-nummer. Je kan er voor kiezen om het AM-nummer bij het registeren van stukken niet in te vullen, maar het na afloop in een keer te doen. Ga naar het overzicht van de poststukken binnen het dossiers, selecteer de stukken waaraan je het AM-nummer wil toevoegen, en druk dan op het derde icoontje van rechts (twee blaadjes met een potlood). Met dit icoontje kun je stukken collectief wijzigen. Kies het tweede tabje “Kenmerken”, vink AM0363 aan en vul het AM-nummer in. Als je op “opslaan” klikt zijn alle AM-nummers van de geselecteerd stukken gewijzigd.
Bent u het niet eens met dit besluit? Dan kunt u binnen zes weken na de bekendmaking van dit besluit bezwaar maken.
Het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,
Vermeld in uw bezwaarschrift altijd:
- •
- •
- •
- •
Na ontvangst informeert de gemeente u over de manier waarop zij uw bezwaarschrift gaat behandelen.
Het indienen van een bezwaarschrift heeft geen schorsende werking. Dat wil zeggen: het besluit waartegen u bezwaar maakt, blijft geldig totdat over uw bezwaar is beslist.
Bij grote spoed kunt u (tegen kosten) een zogeheten voorlopige voorziening aanvragen. Dat is een spoedprocedure waarmee het genomen besluit tijdelijk kan worden ingetrokken en/of andere maatregelen kunnen worden getroffen. Een voorlopige voorziening vraagt u aan bij:
de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Amsterdam
Dat kan ook via http://loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht. Daarvoor hebt u een DigiD nodig. Op deze site vindt u ook meer informatie.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-19194.html