Nadere regel Subsidie Programmeringsbudget Cultuur gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders van Utrecht;

- gelet op artikel 156 lid 3 Gemeentewet;

- gelet op artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening (ASV) Gemeente Utrecht;

- en gelet op de door de raad vastgestelde nota Kunst kleurt de Stad, Cultuurnota 2021-2024 en Cultuurvisie 2030;

Besluiten vast te stellen de Nadere regel Subsidie Programmeringsbudget Cultuur gemeente Utrecht

Artikel 1 Definities

In deze Nadere regel wordt verstaan onder:

• a. culturele activiteit: een activiteit op het vlak van beeldende kunst, fotografie, muziek, theater, mode, letteren, film, dans, design, architectuur & stedenbouw, digitale cultuur (waaronder games en internetkunst), strip, urban culture, of een mix hiervan;

• b. cultureel programma: een reeks van culturele activiteiten verspreid over meerdere momenten in het jaar gericht op publiek;

• c. doelgroepen: het type bezoekers dat op het programma afkomt, gecategoriseerd in groepen: herkomst, leeftijd, belangstelling, lifestyle;

• d. maker: individuele, talentvolle cultuurbeoefenaar of creatief producent woonachtig in Utrecht en/of zijn/haar praktijk hebbend in Utrecht, werkzaam in één van de volgende culturele velden: beeldende kunst, muziek, theater, mode, letteren, film, dans, design, digitale cultuur (waaronder games en internetkunst), strip en urban culture, of een mix hiervan, met of zonder vooropleiding;

• e. organisatie/organisator: een rechtspersoon gevestigd in Utrecht of met Utrecht als werkgebied;

• f. overhead: alle kosten waarvan de omvang en samenstelling niet direct aan productie (of presentatie, voorstelling, event of festival) kunnen worden gerelateerd en die behoren tot de vaste lasten van de organisatie.

Artikel 2 Doel

De gemeente Utrecht ondersteunt het culturele leven in de stad. De Cultuurvisie 2030 ‘Kunst kleurt de stad’ en daarop volgende nota’s vormen hierbij het inhoudelijke beleidskader. Een subsidieaanvraag dient een bijdrage te leveren aan de ambities en doelstellingen die in deze cultuurvisie zijn verwoord.

Als onderdeel van een herstelplan voor de culturele sector na de coronacrisis draagt deze tijdelijke regeling van gemeente Utrecht bij aan het creëren van een pluriform aanbod, de eerste pijler van “Kunst kleurt de stad”.

Programmerende podia kunnen makers nu maar beperkt ruimte bieden, vanwege het doorschuiven van eerder uitgesteld programma en door beperkte zaalcapaciteit in verband met Covid-19. Veel andere ruimtes waar, naast andere activiteiten, ook cultureel wordt geprogrammeerd, blijven nu onderbenut (waaronder wijkcultuurhuizen, broedplaatsen, cafés, de theaterzaal van een bibliotheek, nachtclubs, kerken, galeries en boekhandels). Daarnaast zijn er ook locaties die leegstaan en waar niet eerder culturele programmering heeft plaatsgevonden, maar die wel geschikt kunnen worden gemaakt voor culturele programmering (waaronder winkelpanden, verlaten kantoorgebouwen, loodsen, buitenlocaties).

Deze nadere regel stimuleert organisaties om culturele programmering te maken die bestaat uit een reeks van activiteiten verspreid over meerdere momenten in het jaar en wil op die manier de levendigheid in de stad terugbrengen.

Artikel 3 Eisen aan de subsidieaanvrager

De subsidie kan worden aangevraagd door rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid.

In het geval de aanvrager beschikt (via eigendom of huur) over een locatie geldt:

• dat de aanvrager de benodigde faciliteiten en expertise heeft om een cultureel programma te presenteren (denk bijvoorbeeld aan een geschikte zaal met voor de presentatie benodigde voorzieningen en voldoende ruimte voor publiek);

In het geval de locatie nog geschikt moet worden gemaakt voor culturele programmering geldt:

• dat de aanvrager kan beschikken over de gewenste locatie en in staat is om de locatie geschikt te maken voor culturele programmering (met inbegrip van alle benodigde faciliteiten);

De aanvrager programmeert op de locatie de culturele activiteiten van derden.

De aanvrager is gevestigd of heeft zijn werkpraktijk in de gemeente Utrecht.

Per aanvrager wordt maximaal 2 keer subsidie verstrekt uit deze regeling.

Organisaties die gesubsidieerd worden in het kader van de Cultuurnota 2021-2024 of de 2-jarige subsidie 2021-2022 kunnen alleen een aanvraag indienen als de programmering

aanvullende activiteiten betreft die niet zijn opgenomen in het huidige meerjarenbeleidsplan.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Burgemeester en wethouders stellen jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

Bij eventuele onderbesteding worden de beschikbare middelen ingezet voor het herstel van de cultuursector.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

In het kader van Subsidie Programmeringsbudget subsidiëren burgemeester en wethouders kosten die verband houden met het opzetten en uitvoeren van een cultureel programma.

Het gaat hierbij om kosten zoals fees/gages van makers of uitkoopsommen, materiaalkosten makers, marketingkosten, overhead. In het geval op de locatie niet eerder cultureel werd geprogrammeerd en de locatie dus nog geschikt moet worden gemaakt voor culturele programmering, kunnen bijvoorbeeld ook inrichtingskosten van de locatie worden opgevoerd (investeringen in het pand uitgezonderd).

Voor zowel bestaande locaties als locaties die nog geschikt moeten worden gemaakt geldt:

• Overheadkosten van de organisatie mogen maximaal 10% van de totale kosten bedragen;

• Marketingkosten mogen maximaal 15% van de totale kosten bedragen;

• Indien professionele makers worden betrokken bij het programma dienen zij te worden gehonoreerd volgens de Fair Practice principes. Zie voor richtlijnen: https://quickscan.fairpracticecode.nl/nl/zelf-het-tarief-bepalen;

• Activiteiten zoals opgenomen in het programma dienen primair publieksactiviteiten en dus openbaar toegankelijk te zijn.

Artikel 6 Niet-subsidiabele activiteiten

• Programma’s die reeds via een andere (subsidie) regeling worden bekostigd;

• Programma’s die plaatsvinden of zijn gestart voordat de subsidie-uitslag bekend is gemaakt;

• Programma’s die geen openbaar toegankelijk presentatiemoment in de gemeente Utrecht bevatten, of waarvan uit de aanvraag onvoldoende blijkt dat een eventuele subsidie grotendeels wordt gebruikt voor de uitvoering/productie van dit presentatiemoment;

• Programma’s met activiteiten in het kader van of als onderdeel van een (kunstvak)opleiding;

• Programma’s waarvan de activiteiten onderdeel zijn van de reguliere programmering van de aanvrager.

Artikel 7 Eisen aan de subsidieaanvraag

Een subsidieaanvraag wordt alleen in behandeling genomen als deze:

• Voldoet aan de eisen en voorwaarden van de geldende ASV;

• Is ingediend met e-herkenning via het subsidieportaal van de gemeente Utrecht (www.utrecht.nl/subsidie).

De subsidieaanvraag bestaat uit:

• A. Een activiteitenplan (in totaal max 3 A4);

• In het programma wordt tenminste aandacht besteed aan:

• Uitgangspunt en doelstelling van het programma, het soort activiteiten waar de aanvrager aan denkt, en begin- en einddatum van het programma. De beschrijving van de activiteiten mag globaal zijn. Indien al bekend, dient aanvrager ook de naam van makers betrokken bij het programma te vermelden, en de data en locaties van publieksmomenten (rekening houdend met eventuele coronamaatregelen);

• Verwachte bezoekersaantallen (totaal en per activiteit);

• Doelgroepen van het programma (inclusief informatie over op welke manier het programma toegankelijk is voor een breed publiek).

• B. Een communicatieplan (max 2 A4);

• C. Een realistische en sluitende begroting + toelichting (max 2 A4);

• Per begrotingspost geeft u een korte onderbouwing. Uit de toelichting moet blijken dat indien wordt gewerkt met professionele makers, zij volgens het Fair Practise principe worden gehonoreerd.

Indien op de locatie niet eerder culturele programmering heeft plaatsgevonden en de locatie nog geschikt moet worden gemaakt voor culturele programmering, dient aanvullend te worden meegestuurd (totaal max 3 A4):

• A. Informatie over locatie (ligging, toezegging van eigenaar/verhuurder dat voor genoemde periode kan worden beschikt over de ruimte, eventuele status m.b.t. voor programma benodigde vergunning);

• B. Informatie over wat nodig is om de locatie geschikt te maken voor culturele programmering, inclusief daaraan verbonden kosten;

Daarbij geldt:

• Alle activiteiten die onderdeel zijn van het programma dienen te worden uitgevoerd met inachtneming van de op dat moment geldende coronamaatregelen.

• Als bepaalde onderdelen van het programma nog onder voorbehoud zijn, dient dat te worden aangegeven in het activiteitenplan.

• Het programma van activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt, moet starten in 2021 en moet afgerond zijn op 31 december 2022.

• Indien door veranderde coronamaatregelen het gesubsidieerde programma, of een deel daarvan, niet conform de subsidieaanvraag kan plaatsvinden, kan de subsidieaanvrager na toestemming van de gemeente een alternatief programma aanbieden en de toegekende subsidie daarvoor gebruiken, zolang de uitgaven daarvoor passen binnen het doel van deze subsidieregeling.

Artikel 8 Indieningstermijn subsidieaanvraag

Burgemeester en wethouders verlenen de subsidie in volgorde van ontvangst van de aanvraag bij het college, totdat het vastgestelde subsidieplafond is bereikt.

Aanvragen is mogelijk tot 1 december 2021.

Artikel 9 Maximaal subsidiebedrag per aanvraag/aanvrager

Indien er eerder op de locatie culturele programmering heeft plaatsgevonden en voorzieningen reeds aanwezig zijn voor culturele programmering:

De minimaal aan te vragen subsidie is €3.000,-

De maximaal aan te vragen subsidie is €30.000,-

Indien er niet eerder culturele programmering heeft plaatsgevonden op de locatie en de locatie nog geschikt moet worden gemaakt voor culturele programmering:

De minimaal aan te vragen subsidie is €3.000,-

De maximaal aan te vragen subsidie is €50.000,-

Cofinanciering van de begroting is geen vereiste bij deze regeling.

Artikel 10 Beoordeling subsidieaanvraag

De aanvragen die tijdig en volledig zijn ontvangen en voldoen aan de doelstelling en eisen van deze regeling worden op volgorde van binnenkomst op basis van de volgende criteria ambtelijk beoordeeld:

• Een realistische raming van kosten en inkomsten waarbij er een redelijke verhouding moet zijn tussen de verwachte inkomsten en het gevraagde subsidiebedrag, de hoeveelheid activiteiten en het publiek dat met deze activiteiten wordt bereikt;

• De mate van uitvoerbaarheid en haalbaarheid van het programma;

• De mate waarin het programma toegankelijk is voor een breed en divers publiek (bereik van doelgroepen);

• Indien professionele makers bij het programma worden betrokken; de mate waarin zij worden gehonoreerd volgens de principes uit de Fair Practice code.

Indien de locatie nog geschikt moet worden gemaakt voor culturele programmering komt daar nog bij:

• De mate waarin de kosten van geschikt maken van de locatie in redelijke verhouding staan tot de lengte en de hoeveelheid activiteiten van het programma, de begroting van het programma en het publiek dat met de activiteiten wordt bereikt;

• De mate van uitvoerbaarheid en haalbaarheid van het aanpassen van de locatie voor de culturele programmering.

Alle criteria tellen even zwaar mee.

Artikel 11 Besluitvorming

Bij de besluitvorming wordt de volgende procedure gehanteerd:

• De aanvrager krijgt een schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de subsidieaanvraag;

• Alle aanvragen worden getoetst aan de formele vereisten zoals deze zijn opgenomen in de ASV en in deze nadere regel;

• De ontvankelijke aanvragen worden op basis van de in artikel 10 benoemde criteria beoordeeld; op basis van deze beoordeling besluiten burgemeester en wethouders binnen 13 weken over de aanvraag;

• Voor aanvragen die zijn afgewezen, kan éénmaal een herziene aanvraag worden ingediend.

Artikel 12 Voorwaarden aan de subsidieverlening

Voorwaarden aan de subsidieverlening zijn:

• De subsidie wordt verleend onder de ontbindende voorwaarde dat de aanvrager over de benodigde vergunning(en) beschikt;

Artikel 13 Verantwoording

Binnen drie maanden na beëindiging van de activiteit dient de aanvrager de subsidie te verantwoorden. Op basis van de verantwoording wordt de definitieve hoogte van de subsidie vastgesteld.

Indien het programma of een deel van het programma door veranderde coronamaatregelen geen doorgang kan vinden en geen alternatief voorhanden is, stelt de subsidieontvanger de gemeente hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte. De subsidie wordt dan afgerekend op basis van de Handreiking vaststelling subsidies in verband met het coronavirus.

Artikel 13 Evaluatie

Het beleid in welk kader de subsidie Programmeringsbudget Cultuur wordt ingezet, wordt periodiek geëvalueerd. De evaluatie kan leiden tot aanpassing van de subsidieregeling en deze nadere regel.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze nadere regel treedt in werking op de dag na bekendmaken van deze nadere regel. De regeling vervalt per 31 december 2021, met dien verstande dat de regeling van toepassing blijft op subsidiebesluiten die onder de werking van deze regeling zijn genomen.

Artikel 15 Citeertitel

Deze nadere regel wordt aangehaald als Programmeringsbudget Cultuur gemeente Utrecht.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van gemeente Utrecht, in de vergadering van

8 juni 2021

De secretaris, de burgemeester,

Gabrielle G.H.M. Haanen Sharon A.M. Dijksma