Gemeenteblad van Heerenveen
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Heerenveen | Gemeenteblad 2021, 17777 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Heerenveen | Gemeenteblad 2021, 17777 | Verordeningen |
Archiefverordening gemeente Heerenveen 2020
De door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van informatie aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 1 van de wet, onder f, waaronder begrepen een e-depot.
Het afdelingshoofd belast met het archief- en informatiebeheer.
De functionaris die belast is met het toezicht op de naleving van hetgeen in de wet artikel 32 hierover is opgenomen ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Daarnaast is de gemeentearchivaris belast met het beheer van de informatie welke in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berusten.
De archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente.
De ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en gedurende de wettelijke termijn te bewaren.
Een systeem van documentatie, procedures, apparatuur of programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Een systeem dat bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het borgen van de kwaliteitszorg als bedoeld in de Archiefregeling, artikel 16.
Archieven die niet door de overheid tot stand zijn gekomen en niet bij een overheidsorgaan zijn ondergebracht.
Hoofdstuk 2. Zorgplicht burgemeester en wethouders voor het informatiebeheer
Artikel 2. Beleid ter zake van de wettelijke taken, verantwoordelijkheden en interne regels
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden en de interne regels van het beheer van informatie van de gemeentelijke organen.
Artikel 3. Onderlinge samenhang gemeentelijk informatiebeleid
Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daarvoor de nodige maatregelen.
Artikel 4. Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Burgemeester en wethouders dragen zorg dat het beheer van de informatie voldoet aan toetsbare eisen van een door hen toe te passen kwaliteitssysteem.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te voor het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.
Artikel 8. Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte informatie
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht, toe aan de beheerder.
Artikel 9. Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte informatie
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden van het beheer van de informatie, die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats of daar op een andere (rechts)titel is opgenomen, toe aan de gemeentearchivaris.
Hoofdstuk 3. Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de gemeentearchivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 11. Toezicht op de naleving
De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op de naleving van hetgeen in de wet hierover is opgenomen van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het beheer van de informatie in de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Artikel 12. Toezicht opdragen aan deskundige medewerkers
De gemeentearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers.
Artikel 13. Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris, of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 14. Toegang tot informatie
De gemeentearchivaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt.
Artikel 15. Inkennisstelling door de gemeentearchivaris
De gemeentearchivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding informeert de gemeentearchivaris de burgemeester en wethouders. De gemeentearchivaris geeft aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet en welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 16. Verslag over het beheer van informatie
De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en over de uitoefening van het toezicht op dit beheer, en betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats of daar op een andere (rechts)titel is opgenomen.
Hoofdstuk 4. Opname in de archiefbewaarplaats van particuliere archieven
Hoofdstuk 5. Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad
Met ingang van de in artikel 21 genoemde datum, wordt in de raadsvergadering van 16 januari 2017 vastgestelde archiefverordening ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de feiten die zich voor die datum hebben voorgedaan.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de informatie die een gemeente ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 4 stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Deze archiefverordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit vier gedeelten. Hoofdstuk 2 geeft aan welke aspecten van het informatiebeheer door burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk 3 beschrijft de verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris ten aanzien van het horizontale toezicht op de zorg voor de informatie en de verslaglegging ervan. Hoofdstuk 4 bevat bepalingen met betrekking tot de opname van particuliere archieven in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hoofdstuk 5 regelt de wijze waarop de raad geïnformeerd over de zorg van burgemeester en wethouder over de informatie.
Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in de Beheerregeling Informatiebeheer, op grond van artikel 2 van deze Archiefverordening.
Hieronder volgt (waar nodig) ter verduidelijking een artikelsgewijze toelichting:
Deze Archiefverordening hanteert het begrip ‘informatie’ waar de wet het begrip ‘archiefbescheiden’ hanteert. Het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Het gaat hier echter ook om digitale archiefbescheiden, waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via elektronische communicatiemiddelen. Om misverstanden te voorkomen wordt in deze Archiefverordening het neutrale begrip ‘informatie’ gebruikt.
Dit artikel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of ‘werkinstructies’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van informatie van de gemeentelijke organen.
De zorg voor informatie staat niet op zichzelf, maar maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in de brede zin. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor informatie dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zodanig daartoe maatregelen te treffen.
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen:
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem.
Binnen de gemeente Heerenveen wordt een kwaliteitssysteem beheerd. Dit systeem is ontwikkeld op basis van landelijke richtlijnen en beschrijft waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken worden uitgevoerd om de gewenste kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan wettelijke richtlijnen en standaarden wordt voldaan. Ook vindt in dit kader regelmatig interne toetsing plaats waarbij als uitgangspunt het systematische verbeteren (m.b.v. de cirkel van Deming, Plan-Do-Check-Act) wordt toegepast.
Dit is bepaald in artikel 32 van de wet.
Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.
Uit de wet volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de informatie van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid).
Op grond van artikel 32, tweede lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte informatie) en het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies gaat in veel gevallen gepaard met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatie vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de beheerder van de niet-overgebrachte informatie. Deze laatste beschikt immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de wet.
Deze verslaglegging is de basis voor het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad.
Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben informatie met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn op het gemeentearchief en kunnen daarmee een bredere kijk geven op de maatschappij. Tevens kan informatie van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als het dergelijke informatie betreft en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kan ze worden opgenomen in het gemeentearchief. Afspraken over de overdracht aan de gemeente worden vastgelegd in een overeenkomst (artikel 16 van de wet).
De kaders omtrent het opnemen van particuliere archieven in de archiefbewaarplaats zijn vastgelegd in het geldende beleid.
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de informatie van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:
Als er op te lossen knelpunten zijn, komt het hierboven, onder c, genoemde voorstel neer op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan moeten deze worden meegenomen in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch (bijstelling)proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording geborgd.
Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van het interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-17777.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.