Mandaat- en volmachtbesluit Inkoop en Monitoring Utrecht West met betrekking tot inkoop Jeugdhulp en Wmo vanaf 2022

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Oudewater, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente De Ronde Venen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Montfoort, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stichtse Vecht, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Woerden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Overwegende dat:

• De samenwerkende Utrecht West gemeenten (Woerden, De Ronde Venen, Montfoort, Stichtse Vecht, Oudewater) vanaf 01 januari 2022 de inkoop van Jeugdhulp en Wmo gezamenlijk uitvoeren, waarbij Stichtse Vecht alleen aan deze samenwerking deelneemt m.b.t. het product EED;

• Vanuit deze samenwerking de Inkoop van Jeugdhulp en Wmo zorg gezamenlijk wordt uitgevoerd via Inkoop en Monitoring Utrecht West (hierna: I&M UW);

• De colleges en de burgemeesters van de verschillende gemeenten hiertoe bevoegdheden dienen te mandateren aan het college en de burgemeester van de gemeente Woerden waaronder het team I&M UW ressorteert;

• Binnen de gemeente Woerden het team I&M UW een zelfstandige positie heeft;

• Het college en de burgemeester van de gemeente Woerden haar bevoegdheden wenst te (onder)mandateren aan de Manager van Inkoop en Monitoring Utrecht West en de onder hem ressorterende functionarissen voor de uitvoering van de afgesproken taken en de hierbij behorende begroting ter bevordering van een effectieve en efficiënte dagelijkse bedrijfsvoering van Inkoop & Monitoring Utrecht West.

Gelet op artikel 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 160 en 171 van de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen het volgende Mandaat- en volmachtbesluit Inkoop en Monitoring Utrecht West vanaf de datum van de publicatie van de inkoopdocumentatie op Tenderned volgens planning op 22 april 2021:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit mandaat- en volmachtbesluit wordt verstaan onder:

a.	Mandaat:	de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten ex artikel 1:3 van de Awb te nemen en te ondertekenen;
b.	Volmacht:	de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;
c.	Machtiging:	de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan handelingen, die noch een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, te verrichten;
d.	Directie:	de directie van de gemeente Woerden;
e.	I&M UW:	Inkoop & Monitoring Utrecht West;
f.	Manager I&M UW:	de leidinggevende van Inkoop en Monitoring Utrecht West.

Artikel 2 Mandaat aan I&M UW

Het college en de burgemeester van de in de aanhef genoemde partijen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, verlenen mandaat en volmacht volgens het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister, met inachtneming van onderstaande bepalingen aan het college dan wel de burgemeester en de Directie van de gemeente Woerden, dat ondermandaat verleent aan I&M UW.

Artikel 3 Mandaat of ondermandaat aan Manager I&M UW

De manager I&M UW is volgens het Mandaatregister bevoegd om namens het college besluiten te nemen die in het bevoegdhedenregister benoemd zijn. In voorkomende gevallen zoals benoemd in het bevoegdhedenregister heeft de Manager I&M UW ondermandaat.

Artikel 4 Ondermandaat van de gemeente Woerden aan onder de Manager I&M UW ressorterende medewerkers

Het college en de burgemeester van de gemeente Woerden verleent ondermandaat volgens het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister aan de onder de Manager I&M UW ressorterende medewerkers met betrekking tot aangelegenheden die op hun werkterrein betrekking hebben.

Artikel 5 Vervanging bij afwezigheid

In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger.

Artikel 6 Volmacht en machtiging

Het bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging.

Artikel 7 Instructies

• 1. Naast de instructies zoals opgenomen in het Bevoegdhedenregister worden ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden de volgende algemene instructies gegeven:

  • a. Bij de uitoefening van de bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen.

  • b. Bij de uitvoering van de bevoegdheden wordt zorg gedragen voor een duidelijke, heldere, gestructureerde en tijdige vorm van communicatie die passend is bij de betreffende werkzaamheden en die aansluit bij de wensen van de mandaatverleners. Daarbij wordt in er in ieder geval voor zorg gedragen dat:

    • gewenste controlevragen van de mandaatverleners worden meegenomen in de gesprekken en controles met de zorgaanbieders;

    • er sprake is van een heldere en goed gestructureerde communicatie met de mandaatverleners over de controles, bevindingen en wijzigingen bij de inkoop van Jeugdhulp en Wmo;

    • de planning van I&M UW volgt de Planning & Control cyclus (P&C cyclus) van de mandaatverleners, zodat informatie tijdig aangeleverd wordt voor P&C producten van de mandaatverleners;

    • er sprake is van gezamenlijk communiceren van wensen van mandaatverleners naar zorgaanbieders (bijvoorbeeld afspraken over berichtenverkeer);

    • er wordt zorggedragen voor gedegen dossiervorming, van een goede beschikking tot relevante documentatie voor mandaatverleners;

    • deze bijdraagt aan de strategische thema’s van Partijen zoals vastgesteld door het PT of anderszins.

  • c. Het Programma van eisen/bestek behorende bij een aanbesteding of daarmee overeenkomende procedures en daarmee overeenkomende documenten worden ter besluitvorming voorgelegd aan de mandaatverleners, zijnde de samenwerkende gemeenten.

  • d. De beslissing tot gunning van een opdracht naar aanleiding van een inkoop- en aanbestedingstraject is een bevoegdheid van de mandaatverleners, zijnde de samenwerkende gemeenten, uitgezonderd de bevoegdheden zoals genoemd in het Bevoegdhedenregister.

  • e. Het (onder)mandaat geldt maximaal voor de duur van de overeenkomsten en verlengingen hiervan die met betrekking tot de inkoop van Jeugdhulp en Wmo worden gesloten.

  • f. Bij de uitvoering van de bevoegdheden vindt de verwerking van persoonsgegevens plaats met inachtneming van de bij of krachtens de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacy wet- en regelgeving gestelde voorschriften.

  • g. De uitoefening van de bevoegdheden vindt slechts plaats voor zover er sprake is van begunstigende besluiten, tenzij uitdrukkelijk anders in het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister is aangegeven.

  • h. De bevoegdheden die opgenomen zijn in het Bevoegdhedenregister zijn beslissingsmandaten, tenzij anders is aangegeven.

• 2. De mandaatverlener kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de gemandateerde of bij volmacht gegeven bevoegdheden.

Artikel 8 Beperkingen mandaat en volmacht

Het mandaat, ondermandaat en de volmacht zoals opgenomen in het bijbehorende Bevoegdhedenregister hebben geen betrekking op:

• a. het zelfstandig aanhangig maken van juridische procedures;

• b. het zonder toestemming van mandaatverlener aangaan van meerjarige verplichtingen, die leiden tot overschrijding van een bestaande begrotingspost per hoofdcategorie;

• c. het zonder toestemming van mandaatverlener besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij gemandateerde zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt;

• d. de bevoegdheid tot het beslissen over en het ondertekenen van stukken die niet in de begroting zijn opgenomen, tenzij het aangelegenheden met een routinematig karakter betreft;

• e. het beslissen over of ondertekenen van stukken betreffende politiek gevoelige aangelegenheden, naar oordeel van de manager van I&M UW.

Artikel 9 Ondertekening

• 1. In het in (onder)mandaat genomen besluit dient expliciet te worden aangegeven dat het besluit in naam van het betreffende college dan wel de burgemeester is genomen. In (onder)mandaat genomen besluiten worden als volgt ondertekend:

  “Namens burgemeester en wethouders van ...(naam betreffende gemeente)...........

  gevolgd door handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.

  of

  “Namens de burgemeester van ......(naam betreffende gemeente)..............”

  gevolgd door handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.

• 2. Ondertekening van besluiten die door het bestuursorgaan zelf zijn genomen, dient door de (onder)gemandateerde op dezelfde wijze te geschieden als in lid 1, waarbij “namens” wordt vervangen door “voor”.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1. Dit besluit treedt in werking op 22 april 2021.

• 2. Dit besluit kan worden aangehaald als " Mandaat- en volmachtbesluit Inkoop en Monitoring Utrecht West met betrekking tot inkoop Jeugdhulp en Wmo vanaf 2022”.

[Plaats], [datum]

Burgemeester en wethouders van de gemeente Oudewater,

de secretaris,

(naam)

de burgemeester,

(naam)

De burgemeester van de gemeente Oudewater

(naam)

[Plaats], [datum]

Burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse Vecht

de secretaris,

(naam)

de burgemeester,

(naam)

De burgemeester van de gemeente Stichtse Vecht

(naam)

[Plaats], [datum]

Burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort,

de secretaris,

(naam)

de burgemeester,

(naam)

De burgemeester van de gemeente Montfoort

(naam)

Mijdrecht, 11 mei 2021

Burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen,

de secretaris,

Ruud Kleijnen

de burgemeester,

Maarten Divendal

De burgemeester van de gemeente De Ronde Venen

Maarten Divendal

[Plaats], [datum]

Burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden,

de secretaris,

(naam)

de burgemeester,

(naam)

De burgemeester van de gemeente Woerden

(naam)

[Plaats], [datum]

De wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden,

(naam)

[Plaats], [datum]

De wethouder jeugd en jeugdzorg van de gemeente Oudewater,

(naam)

[Plaats], [datum]

De Directie van de Gemeente Woerden:

(naam)

Bevoegdhedenregister, behorende bij het Mandaat- en volmachtbesluit m.b.t. Inkoop Jeugdhulp en Wmo 2022

Inkoop van de genoemde Zorgproducten in de inkoopdocumenten m.b.t. de Inkoop van Jeugdhulp en Wmo 2022

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
1.	Bevoegdheid tot het voeren van het gehele inkooptraject en evaluatie hiervan in samenwerking met betrokkenen (de uitvoering, de zorgaanbieders, de werkgroepen beleid etc.).	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Senior inkoper	De ingekochte producten en diensten sluiten goed aan bij de behoefte van de gemeente, zowel op het gebied van beleid als de uitvoering. Betreft niet de bevoegdheid tot gunning en ondertekening van de overeenkomsten. De allround administratieve projectondersteuner en de kwaliteitsmedewerker zijn enkel bevoegd tot administratieve handelingen rondom de inkoopprocedure.
2.	Beoordelen van de ingediende inschrijvingen tijdens de instroommomenten.	College	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Contractmanager/-beheerder Senior inkoper
3.	Het verzorgen van het complete administratieve proces van een aanbestedingsprocedure of daarmee overeenkomende procedures.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractbeheerder Senior inkoper
4.	Communicatie met zorgaanbieders over zaken gerelateerd aan de inkoop	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW	De communicatie vindt plaats op een heldere, tijdige en goed gestructureerde wijze, waarbij iedere medewerker helder voor ogen heeft wat en waarover hij/zij vanuit zijn functie kan en mag communiceren.
5.	Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Senior inkoper	Betreft alle onderhandelingen binnen de lopende aanbesteding en tussentijdse mogelijkheid tot instroming. Onder voorbehoud van instemming door het bevoegde bestuursorgaan dan wel de gemandateerde namens het bevoegde bestuursorgaan.
6.	Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders bij (tijdelijk) contract in verband met zorgcontinuïteit.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Senior inkoper
7.	Vertaling van de ingekochte producten naar productcodes.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Senior inkoper Kwaliteitsmedewerker
8.	Voeren van correspondentie inzake inkoop indien daar geen beleidsmatige aspecten aan zitten. Indien er financiële rechtsgevolgen kunnen zijn worden deze op voorhand besproken met de mandaatgever.	College/ Burgemeester	College / Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Alle medewerkers van I&M UW

Contractmanagement en monitoring

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
9.	De inrichting en het beheer van de informatie- en administratiesystemen van I&M UW bij de gemeente Woerden.	College/ burgemeester van de gemeente Woerden	Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW
10.	De budgetbewaking van de afgesloten verwervingspakketten met aanbieders en hierover per half jaar rapporteren.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Senior inkoper	Rapportage is conform de door de betreffende gemeente gestelde voorwaarden.
11.	Aanbestedingsdossier of daarmee overeenkomende procedures op orde maken en (na afronding) ter archivering aanbieden aan de betreffende deelnemende Partijen.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder
12.	Contracten en dossiers samenstellen.	College	College/ Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractbeheerder Senior inkoper Jurist I&M UW
13.	Opstellen budgetindicaties van zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder
14.	Aanpassing van de budgetindicatie.	College/ Burgemeester	College / Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractbeheerder	Na schriftelijk (bijvoorbeeld via e-mail) akkoord van de bevoegde functionaris voor accordering van overproductie bij de lokale gemeente.
15.	Uitvraag van versleutelde persoonsgegevens bij gemeenten en/of zorgaanbieders t.b.v. de uitvoering van de contractmanagement- en monitoringstaak.	College / Burgemeester	College / Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager Data Analist
16.	Uitvoeren van controle op kwaliteitseisen en op de verplichtingen opgenomen in de contracten met de zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractbeheerder Senior inkoper Data Analist
17.	In kaart brengen totale palet aan aanbieders, de hiermee samenhangende risico’s en kwetsbaarheden binnen de inkoop Jeugdhulp en Wmo 2022	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Senior inkoper
18.	Het verzamelen, controleren en rondsturen van financiële productieverantwoordingen en accountantsverklaringen.	College	College en Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Senior inkoper Allround administratieve projectondersteuner
19.	Het voeren van voortgangsgesprekken met zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder
20.	Het voeren van correspondentie met zorgaanbieders voortvloeiend vanuit de rechten en verplichtingen van de overeenkomst (bv: afrekenbrieven n.a.v. uitgevoerde controles, ingebrekestellingen, toepassen boeteclausule, etc.)	College	College van gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Senior Inkoper Jurist I&M UW	Afstemming met betreffende gemeente(n) en/of de accounthouder vindt plaats naar inschatting van impact door betrokken medewerkers die hierbij het vier-ogenprincipe hanteren

Planning en Control

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
21.	Het verzamelen van de accountantsverklaringen van zorgaanbieders voor de accountantscontrole en het toetsen op rechtmatigheid: technische controles, materiële controles en steekproefsgewijze controle van aanbieders onder andere op daadwerkelijk geleverde zorg.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Data Analist
22.	Uitvraag van gegevens bij gemeenten en/of zorgaanbieders voor de Planning en Control Cyclus.	College	College van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Data Analist

Coördinatie en ondersteuning

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
23.	Het beheren van een website voor uniforme informatie over het aanbestedingsproces dan wel daarmee overeenkomende procedures in Utrecht West.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Data-analist Allround administratieve projectondersteuner	Afstemming met de betreffende gemeente vindt altijd plaats bij eventuele wijzigingen (in prioritering)
24.	Coördinatie en afstemming bij (dreigende) faillissementen en klachten.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Senior inkoper Jurist I&M UW	Betreft niet de bevoegdheid tot het beslissen op klachten.
25.	Gezamenlijk communiceren van wensen binnen inkoop en monitoring naar zorgaanbieders.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Senior inkoper Jurist I&M UW Kwaliteitsmedewerker

Instroommomenten en overeenkomsten

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
26.	Het gunnen van de opdracht aan de (nieuwe) inschrijvers of aanmelders die zich (op de instroommomenten) hebben ingeschreven of aangemeld en voldoen aan de gestelde voorwaarden en eisen uit de inkoopdocumenten en/of de Jeugdwet, en met deze inschrijvers of aanmelders de overeenkomsten zoals opgenomen in de inkoopdocumenten aan te gaan.	College	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger	De beoordeling om tot een gunning of afwijzing te komen is gedaan door Inkoop en Monitoring Utrecht West
27.	Het gunnen aan de inschrijvers of aanmelders die zich (op de instroommomenten) hebben ingeschreven of aangemeld voor een aanvullend product binnen een bestaande en/of nieuwe productcategorie en voldoen aan de gestelde voorwaarden en eisen uit de inkoopdocumenten en/of de Jeugdwet, en de overeenkomst met deze inschrijvers of aanmelders hiermee uit te breiden.	College	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger	De beoordeling om tot een gunning of afwijzing te komen is gedaan door Inkoop en Monitoring Utrecht West
28.	Het afwijzen van de opdracht indien de nieuwe inschrijvers of aanmelders, die zich (op de instroommomenten) hebben ingeschreven of aangemeld, niet voldoen aan de gestelde voorwaarden en eisen uit de inkoopdocumenten en/of de Jeugdwet.	College	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger	De beoordeling om tot een gunning of afwijzing te komen is gedaan door Inkoop en Monitoring Utrecht West
29.	Ondertekening van de Overeenkomst inkoop Jeugdhulp en Wmo met de zorgaanbieders middels ondertekening van de gunningsbrief.	Burgemeester	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger
30.	Ondertekening van de Overeenkomst inkoop Jeugdhulp en Wmo 2022, van een addendum bij deze Overeenkomst, al dan niet betreffende een uitbreiding of wijziging van deze Overeenkomst met de zorgaanbieders.	Burgemeester	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger
31.	De gunning dan wel het aangaan van aanvulling, wijziging en beëindiging van de overeenkomst met zorgaanbieders voor afname van diensten betreffende essentiële functies (Jeugdzorg-plus, specialistische klinische opname voor psychiatrische zorg en drie-milieu-voorzieningen).	College	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger
32.	Ondertekening van (uitbreiding van) de overeenkomst met zorgaanbieders voor afname van diensten betreffende essentiële functies (Jeugdzorg-plus, specialistische klinische opname voor psychiatrische zorg en drie-milieu-voorzieningen).	Burgemeester	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger