Regeling producthouderschap gemeente Peel en Maas

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas

b e s l u i t

vast te stellen de navolgende "Regeling producthouderschap gemeente Peel en Maas"

Voorwoord.

In het Besturingskompas is beschreven hoe de organisatie van de gemeente Peel en Maas is opgebouwd en welke uitgangspunten we daarbij hanteren. Dat betreft de volgende punten:

• a. De indeling van de organisatie is gebaseerd op de verschillende vormen van dienstverlening van onze organisatie aan (groepen) inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties, aan het gemeentebestuur en aan de organisatie zelf.

• b. Onder deze basisordening vindt een verbijzondering plaats, gericht op de primaire processen en geclusterd op gelijkgerichte activiteiten. Dat levert een logische samenhang op van een aantal thema’s met daaronder programma’s die worden gevormd door producten, projecten en strategische en communicatieve processen.

• c. De ordening van bevoegdheden, resultaatverantwoordelijkheden en stuurinformatie vindt plaats langs thema’s en programma’s.

• d. Wij vertrouwen op het vakmensschap van de medewerkers in onze organisatie en leggen daarom de bevoegdheden voor het behalen van resultaten laag in de organisatie. Dat betekent ook een platte organisatie met weinig lagen. Hiermee willen we mogelijk maken dat er een open wijze van samenwerking in onze werkgemeenschap ontstaat en hiërarchische structuren een natuurlijke, integrale samenwerking bevorderen.

• e. De samenstelling van een team wordt bepaald door de mate van samenhangende expertise en de benodigde capaciteit.

• f. Teams worden zoveel mogelijk eenduidig aan programma’s gekoppeld.

• g. De teammanager is integraal verantwoordelijk voor de aansturing van zijn programma(‘s) en verdeelt het mandaat verder over zijn team. Hiermee ontstaat er een éénduidige verantwoordelijkheid voor de gehele productie van onze organisatie.

• h. Daar waar nodig worden tijdelijke samenwerkingen ingezet om de noodzakelijke samenhang in de productie te garanderen en integraliteit te borgen. De teammanager van het team waar het zwaartepunt van de inhoudelijke opgave ligt, fungeert voor die opgave als opdrachtgever.

Om aan die uitgangspunten tegemoet te kunnen komen is het noodzakelijk dat de budgetverant- woordelijkheid goed is geregeld. Dat doen we door middel van deze producthoudersregeling waarin de mogelijkheid wordt geboden om verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de productie en de inzet van beschikbaar gestelde middelen, over te dragen binnen de hiërarchische lijn.

Die hiërarchische lijn kan als volgt worden weergegeven:

Artikel 1 Begripsbepaling

• 1. masterproducthouder : een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar in de functie van gemeentesecretaris/algemeen directeur, adjunct directeur of griffier.

• 2. producthouder: een door de masterproducthouder aangewezen ambtenaar, in de functie van teammanager die verantwoordelijk is voor één of meerdere producten.

• 3. productbeheerder: een door een producthouder aangewezen medewerker of de producthouder zelf die verantwoordelijk is voor één of meerdere producten.

• 4. FCL-beheerder: een door de productbeheerder aangewezen medewerker uit hetzelfde team die verantwoordelijk is voor een afgebakend gedeelte van één of meerdere producten.

• 5. projectleider: een door een producthouder aangewezen medewerker of de producthouder zelf die verantwoordelijk is voor één of meerdere projecten.

• 6. product: een door het college beschreven eenheid, waarmee met de concrete aanduiding van output en input de vertaling plaatsvindt van het beleid. Inclusief de : baten en lasten verbonden aan het product, met de daarbij behorende taakstelling.

• 7. project: een activiteit welke éénmalig is en waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. In het beheer wordt een project gelijk gesteld aan een product.

• 8. productenraming: een raming van te leveren producten ter uitvoering van de begroting, voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft en drie daarop volgende jaren vast te stellen door het college van burgemeester en wethouders. Het is tevens het document waarmee bevoegdheden worden overgedragen van het college van burgemeester en wethouders aan de masterproducthouders voor realisatie van de productie binnen de periode van één kalenderjaar binnen de bijbehorende financiële kaders.

• 9. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

• 10. volmacht: de bevoegdheid tot het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

• 11. machtiging: de bevoegdheid tot het verrichten van feitelijke handelingen (niet zijnde een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling).

• 12. concerncontroller: de functie die verantwoordelijk is voor de inrichting en werking van planning en control op strategisch niveau.

Artikel 2 Masterproducthouder

• 1. Het college wijst voor elk begrotingsjaar opnieuw voor elk product uit de productenraming een masterproducthouder aan.

• 2. De masterproducthouder is verantwoordelijk voor realisatie van de betreffende producten binnen de in de productenraming per product aangegeven grenzen.

• 3. Het college blijft eindverantwoordelijk voor realisatie van de producten uit de productenraming.

Artikel 3 Producthouder

• 1. De masterproducthouder kan voor elk product dat onder zijn masterproducthouderschap valt aantoonbaar een producthouder aanwijzen.

• 2. De producthouder is verantwoordelijk voor realisatie van de betreffende producten binnen de in de productenraming per product aangegeven grenzen.

• 3. De masterproducthouder blijft zelf ook verantwoordelijk voor realisatie van de producten die onder zijn masterproducthouderschap vallen.

• 4. Zolang een masterproducthouder voor een bepaald product geen producthouder heeft aangewezen is hij zelf naast masterproducthouder tevens producthouder.

Artikel 4 Productbeheerder

• 1. De producthouder kan voor elk product dat onder zijn producthouderschap valt aantoonbaar een productbeheerder aanwijzen

• 2. De productbeheerder is verantwoordelijk voor de uitvoering van het totale productieproces van het toegewezen product, te weten (proces)planning en inzet en beheersing van middelen.

• 3. De producthouder blijft medeverantwoordelijk voor realisatie van de producten die onder zijn producthouderschap vallen.

• 4. Zolang een producthouder voor een bepaald product geen productbeheerder heeft aangewezen is hij zelf naast producthouder tevens productbeheerder.

Artikel 5 FCL-beheerder

• 1. Een productbeheerder kan de verantwoordelijkheid voor de realisatie van een afgebakend gedeelte van een product aantoonbaar aan een FCL-beheerder toewijzen.

• 2. De productbeheerder blijft medeverantwoordelijk voor realisatie van de producten die onder zijn productbeheerderschap vallen.

Artikel 6 Regels rond de budgetbevoegdheid

• 1. De (master)producthouder, productbeheerder en FCL-beheerder mogen beschikken over het budget dat in de productenraming of een wijziging van de productraming door het college ten behoeve van het betreffende product of gedeelte daarvan beschikbaar is gesteld.

• 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan wanneer de verplichting past binnen de taakstelling zoals deze uit de productbeschrijving van het betreffende product volgt, en als binnen het budget van het betreffende product voldoende financiële middelen beschikbaar zijn.

• 3. Verplichtingen mogen alleen worden aangegaan als ze voldoen aan de gedragslijn met betrekking tot de aanbesteding van diensten, leveringen en werken, zoals die is opgenomen in de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 4. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. De producthouders, productbeheerders en FCL-beheerders zijn niet automatisch op grond van hun (master)producthouderschap, productbeheerderschap of FCL_beheerderschap bevoegd om de nodige bijbehorende handelingen te verrichten, maar hebben hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Hiervoor moet dus een apart besluit genomen worden conform de mandaatregeling.

• 5. De (master)producthouders, productbeheerders en FCL-beheerders zorgen ervoor, dat de hen toebedeelde budgetten op een bedrijfseconomische en rechtmatige wijze worden ingezet voor activiteiten ter realisatie van de toegewezen producten.

Artikel 7 Overige instructies

• 1. De (master)producthouders, productbeheerders en FCL-beheerders leggen de op het product betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het realiseren van de taakstelling c.q. het project kan worden aangegeven.

• 2. De (master)producthouders, productbeheerders en FCL-beheerders verstrekken de teammanager van het team Advies en Control en de concerncontroller alle benodigde informatie inzake hun en / projecten die in het kader van de planning & controlcyclus (kadernota, begroting, bijstellingsrapportages en jaarstukken) nodig zijn. De concerncontroller stelt in overleg met de teammanager van Advies en Control zodanige organisatorische maatregelen vast dat aan deze verplichting kan worden voldaan.

• 3. Een (master)producthouder en productbeheerder is bevoegd om uitgaven te doen ten laste van een voorziening als betreffende voorziening gevoed wordt door stortingen ten laste van het product waar hij/zij (master)producthouder of productbeheerder van is.

Artikel 8 Condities en beperkingen

• 1. Productverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat 2 of meer producthouders of 2 of meer productbeheerders gelijktijdig gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor één product met bijbehorend budget.

• 2. De producthouder, productbeheerder en de FCL beheerder kunnen bepaalde bevoegdheden ten aanzien van het aangaan van specifieke verplichtingen laten uitvoeren door een andere medewerker. Dit gebeurt altijd na toestemming van de producthouder die de mandaten, volmachten of machtigingen die hiervoor nodig zijn regelt conform de mandaatregeling in een ondermandaatbesluit.

• 3. Het masterproducthouderschap, producthouderschap, productbeheerderschap en FCL-beheerderschap geldt voor onbepaalde tijd en kan indien gewenst aantoonbaar worden beëindigd door degene die het heeft toegekend

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van vaststelling door het college van B&W.

• 2. Deze regeling heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2021.

• 3. De volgende regeling wordt ingetrokken:

  • a. producthouderregeling Peel en Maas vastgesteld op 26 juni 2012

Aldus vastgesteld in de vergadering van 17 mei 2021

Het College van burgemeester en wethouders voornoemd,

secretaris, burgemeester

L. Breukers, W.J.G. Delissen-van Tongerlo