Wijzigingsverordening Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Ede

De raad van de gemeente Ede;

gelezen het voorstel van het Presidium van 19 april 2021, zaaknummer 222690;

gelet op de artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

besluit:

Artikel I

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Ede wordt als volgt gewijzigd:

A

• 1. Artikel 7, eerste lid, komt als volgt te luiden:

  • 1. Ten minste twee derde deel (2/3e) van de financiële bijdrage wordt uitsluitend gebruikt voor inhoudelijke ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de lokale raadsfractie te versterken.

• 2. Artikel 7, tweede lid, onderdeel c komt als volgt te luiden:

  • c. leningen, beleggingen en voorschotten;

• 3. In artikel 7, tweede lid, wordt een onderdeel d ingevoegd na onderdeel d onder vernummering van het bestaande onderdeel d tot e:

  • d. giften, anders dan attenties die verband houden met het functioneren van de lokale raadsfractie en waarbij aanleiding en de persoon van de ontvanger worden gespecificeerd.

B.

In artikel 11, tweede lid, wordt “artikel 8” gewijzigd in: artikel 7.

C

• 1. In artikel 12, tweede lid, onder c komt als volgt te luiden:

  • c. belegstukken voor uitgaven vanaf €50,-;

• 2. In artikel 12, tweede lid, wordt een onderdeel d toegevoegd:

  • d. een bewijs van ontvangst van de ontvanger van een attentie met een waarde vanaf € 50,-.

D.

In artikel 13, tweede lid, vervallen de woorden: die hoger zijn dan €100,-.

Artikel II.

Deze wijzigingsverordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt tot terug tot 1 april 2021.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 20 mei 2021, zaaknummer 222690

De raad voornoemd,

dr. G.H. Hagelstein

de griffier,

mr. L.J. Verhulst

de voorzitter.

Toelichting

Algemeen

De afgelopen jaren zijn er zo nu en dan ingewikkelde discussies gevoerd in hoeverre bepaalde uitgaven bijdroegen aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de lokale raadsfractie. Om aan deze discussies een einde te maken wordt meer vrijheid gegeven in de besteding van 1/3e deel van de bijdrage voor fractieondersteuning. Voor het resterende 2/3e deel gaat juist gelden dat er hogere eisen worden gesteld aan de relatie met het functioneren van de fractie (dit komt tot uitdrukking in de woorden: wordt uitsluitend gebruikt voor inhoudelijke ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de lokale raadsfractie te versterken)

Artikel I, onderdeel A (artikel 7 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Ede)

In het nieuwe eerste lid wordt opgenomen dat fracties 2/3e deel van de financiële bijdrage uitsluitend gebruiken voor inhoudelijke ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de lokale raadsfractie te versterken. Voor het resterende 1/3e deel geldt dat niet (langer) de eis dat het moet gaan om inhoudelijke ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken.

Voor beide soorten kosten gelden de basisregels die zijn opgenomen in het tweede lid. Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:

1/3e deel vrijer besteedbaar	2/3e deel voor inhoudelijke ondersteuning
Geen aanvullende eisen	Aanvullende eis : uitsluitend voor inhoudelijke ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken
Basisregels : Niet in strijd met wet en regelgeving (waaronder: alle aanvullende vergoeding voor werkzaamheden raadsleden / fractievolgers). Geen betalingen aan politieke partijen of met hen verbonden organisaties / personen, tenzij vergoeding voor goederen/diensten die zijn geleverd ter versterking van de fractie op basis van een reële gespecificeerde declaratie of arbeidsovereenkomst. Geen leningen, beleggingen en voorschotten.  Geen giften, wel attenties tot een redelijke waarde waarbij aanleiding (bijvoorbeeld huwelijk, geboorte, etc.) en ontvanger worden gespecificeerd. Niet voor niet-partijpolitieke scholing die ook door de gemeente zelf wordt aangeboden. Politieke bijeenkomsten tot maximaal 3 maanden voor verkiezing gemeenteraad en andere vertegenwoordigende organen	Basisregels : Niet in strijd met wet en regelgeving (waaronder: alle aanvullende vergoeding voor werkzaamheden raadsleden / fractievolgers). Geen betalingen aan politieke partijen of met hen verbonden organisaties / personen, tenzij vergoeding voor goederen/diensten die zijn geleverd ter versterking van de fractie op basis van een reële gespecificeerde declaratie of arbeidsovereenkomst. Geen leningen, beleggingen en voorschotten. Geen giften, wel attenties tot een redelijke waarde waarbij aanleiding (bijvoorbeeld huwelijk, geboorte, etc.) en ontvanger worden gespecificeerd. Niet voor niet-partijpolitieke scholing die ook door de gemeente zelf wordt Politieke bijeenkomsten tot maximaal 3 maanden voor verkiezing gemeenteraad en andere vertegenwoordigende organen aangeboden.
Voorbeelden: Representatiekosten Lief- en leed Teambuilding binnen de fractie	Voorbeelden: Fractiesecretaris Website of nieuwsblad over de fractie Huur van vergaderruimte voor bijvoorbeeld hei sessies of bijeenkomsten met inwoners Contra-expertise / second opinion deskundige op raadsvoorstellen

Denkbaar is dat er soms activiteiten worden georganiseerd die in beide categorieën vallen. Bijvoorbeeld een heisessie in de ochtend die wordt gecombineerd met een teambuildingsactiviteit in de middag. Als deze kosten eenvoudig gescheiden kunnen worden dan worden deze apart geadministreerd en verantwoord. Is deze scheiding niet te maken dan wordt 1/3e van de kosten toegerekend aan de vrijer besteedbare ruimte en 2/3e aan de kosten voor inhoudelijke ondersteuning.

Of een activiteit wel of geen inhoudelijk karakter heeft hangt af van de feitelijke invulling daarvan. Zo valt een nieuwjaarsreceptie waar de leden van de fractie uitsluitend met elkaar gaan borrelen in de vrije ruimte. Dit heeft dan het karakter van een soort teambuildingsuitje. Tegelijkertijd heeft de nieuwjaarsreceptie van een andere fractie waarbij ook sprake is van gesprekken met maatschappelijke partners over de gang van zaken binnen de gemeente een gemengd karakter. Hierbij is immers ook sprake van invulling van de volksvertegenwoordigende rol naast het versterken van de relaties binnen de fractie. Hier is het passend om zo’n nieuwjaarsreceptie aan te merken als gemengde activiteit waarbij 1/3e van de kosten worden toegerekend aan de vrijer besteedbare ruimte en 2/3e van aan de kosten voor inhoudelijke ondersteuning.

Met het vrijer maken van de bestedingsdoelen is er wel aanleiding om de regels omtrent giften aan te scherpen. Dit om te zorgen dat er voldoende openheid blijft over hoogte en doel van de uitgaven en daarmee de integriteit van het gemeentebestuur te bewaken.

Artikel I, onderdeel C en D (artikel 12, tweede lid, en 13, tweede lid, van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Ede)

Met dit voorstel wordt ervoor gekozen om fracties meer vrijheid te geven in de doelen waarvoor zij de bijdrage voor fractieondersteuning aanwenden. Bij die grotere verantwoordelijkheid past ook een grotere mate van transparantie.

Om die reden worden voortaan voor alle uitgaven van €50,- belegstukken gevraagd. Indien het gaat om een attentie van meer dan €50,- dan wordt daarnaast een ontvangstbevestiging van de ontvanger gevraagd. Verder worden straks alle uitgaven opgenomen in de publieke verantwoording. Uiteraard worden persoonsgegevens van personen die zelf geen publieke functie vervullen hierin onleesbaar gemaakt. Deze persoonsgegevens worden alleen verwerkt binnen het gemeentebestuur zelf om de rechtmatigheid van de uitgaven te controleren.

Artikel II

De fracties zijn vóór 1 april geïnformeerd over het concept van de gewijzigde verordening. De nieuwe regels waren daarom voor hen voorzienbaar. In overleg met de fracties is besloten om de regels in te voeren per 1 april. In het Presidium was het algemene beeld dat de wijzigingen in de verordening leiden tot meer duidelijkheid en minder verschillen in interpretatie. Daarom is besloten om de wijzigingen ook voor lopende boekjaar te laten ingaan hoewel de eisen die worden gesteld aan de verantwoording wel strenger worden.