Besluit van de colleges van de gemeenten Heemstede en Bloemendaal tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bloemendaal en Heemstede, ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn,

gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen

besluiten

Artikel I

De Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 als volgt te wijzigen:

A

1. De titel ‘Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015’wordt vervangen door ‘Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT) 2021’.

2. De overwegingen komen te luiden:

overwegende dat:

• de gemeenten de noodzaak inzien om de onderlinge samenwerking op het gebied van Informatisering en Automatisering te continueren en intensiveren;

• de intentie is om de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 aan te passen in verband met de samenvoeging van de activiteiten Informatisering en Automatisering van de gemeenten, alsmede bestendiging bedrijfsvoering van de Regeling zelf;

• de gemeenten hun Informatisering en Automatisering wensen onder te brengen bij de gemeente Heemstede, die hiervoor als Centrumgemeente wordt aangewezen en gaat functioneren en haar - inricht als gemeenschappelijke Uitvoeringsorganisatie voor de Informatisering en Automatisering ten behoeve van de gemeenten;

• de gemeenten het functioneren van deze gemeenschappelijke Uitvoeringsorganisatie nadrukkelijk wensen te beschouwen als een gezamenlijke verantwoordelijkheid;

• de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten daarmee van hun gemeenteraden de vereiste toestemmingen hebben verkregen overeenkomstig het bepaalde in artikel 1, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, tot het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015;

• de deelnemende gemeenten deze samenwerking wensen vast te leggen in een lichte gemeenschappelijke Regeling.

B

Artikel 1 komt te luiden:

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• Automatiseringsinfrastructuur: het geheel van apparatuur en bijbehorende besturingsprogrammatuur waarop de programmatuur en databases zijn geïnstalleerd, die de medewerkers tot hun beschikking hebben om bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen uit te voeren;

• Centrumgemeente: de gemeente Heemstede;

• Directieoverleg: periodiek ambtelijk overleg tussen de deelnemende gemeenten op strategisch/tactisch niveau;

• Gemeente(n): deelnemende gemeente(n), zijnde Bloemendaal en Heemstede;

• Informatieplan: een beschrijving van:

• eventueel nieuw beleid;

• werkzaamheden en activiteiten die de Uitvoeringsorganisatie in enig jaar gaat uitvoeren;

• de resultaten die in dat jaar zullen worden opgeleverd en de daarvoor in te zetten middelen;

• Informatievoorziening: het geheel van Informatisering (ondersteunen van de dienstverlening en bedrijfsprocessen met behulp van softwaresystemen) en automatiseringsinfrastructuur;

• Managementrapportages: beschrijving van uitgevoerde werkzaamheden en activiteiten, de opgeleverde resultaten en de daarvoor ingezette middelen;

• Portefeuillehoudersoverleg: periodiek bestuurlijk overleg tussen de Gemeenten;

• Regeling: deze Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT) 2021;

• Uitvoeringsorganisatie: het team Informatievoorziening van de gemeente.

C

Artikel 2 als volgt te wijzigen:

1. Het eerste lid komt te luiden:

1. De Regeling wordt getroffen ter behartiging van het gemeenschappelijke belang van een goed beheer van Informatievoorziening, en bijbehorende dienstverlening aan de Gemeenten.

2. Het zesde lid komt te luiden:

6. De Uitvoeringsorganisatie wordt belast met de uitvoering van alle taken in de volgende deelgebieden:

a. beheer: het ontwikkelen, inkopen, installeren, inrichten, testen en beveiligen van de Informatievoorziening, inclusief periodiek testen op correcte werking, de permanente bewaking, performance- en capaciteitscontrole met het doel om de werking van de diensten op het afgesproken kwaliteitsniveau te houden.

b. ondersteunen: het op strategisch en tactisch niveau adviseren over effectieve inzet van Informatievoorziening en het op operationeel niveau beantwoorden van vragen en herstellen van dienstverlening bij verstoring daar van.

3. Het zevende lid komt te luiden:

7. Voor deze taken worden de niveaus van dienstverlening gedefinieerd in het Informatieplan die kaderstellend is voor de inrichting van de Uitvoeringsorganisatie.

D

Artikel 3 als volgt te wijzigen:

1. Het eerste lid komt te luiden:

1. De verantwoordelijkheid voor de organisatorische vormgeving en de aansturing van de Uitvoeringsorganisatie ligt bij de Centrumgemeente. De afspraken over uit te voeren taken en de niveaus van dienstverlening zijn daarbij kaderstellend. Vacatures worden ingevuld door de Gemeenten op basis van een verdelingsratio gelijk aan het inwonertal op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de vacature beschikbaar komt.

2. Het derde lid komt te luiden:

3. De Uitvoeringsorganisatie is voor de uitvoering van haar taken gehuisvest in de Centrumgemeente. Lokale ondersteuning in de gemeenten door de Uitvoeringsorganisatie wordt jaarlijks naar behoefte nader geregeld in het Informatieplan.

E

Artikel 4, tweede lid, komt te luiden:

2. Apparatuur en programmatuur die door de Centrumgemeente als onderdelen van de gemeenschappelijke Informatievoorziening voor gemeenschappelijke rekening worden aangeschaft, worden eigendom van de Centrumgemeente.

F

Artikel 5 komt te luiden:

• 1. De Uitvoeringsorganisatie stelt jaarlijks in concept het Informatieplan (inclusief begroting) op voor het volgende jaar.

• 2. Het concept van het Informatieplan wordt in het Directieoverleg goedgekeurd voor doorgeleiding naar bestuurlijke besluitvorming en daarvoor ingebracht in het Portefeuillehoudersoverleg.

• 3. Het gezamenlijk Portefeuillehoudersoverleg stemt in met het concept van het Informatieplan en daarmee tevens om de financiële consequenties van het concept van het Informatieplan op te nemen in de ontwerpbegroting van de Gemeenten.

• 4. De Gemeenten stellen het Informatieplan vast, gelijktijdig met het vaststellen van de gemeentelijke begroting voor het desbetreffende jaar.

• 5. Op basis van het Informatieplan brengt het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie halfjaarlijks de Managementrapportage uit. Deze worden besproken in het Portefeuillehoudersoverleg.

• 6. De Centrumgemeente is bevoegd tot:

  • a. het doen van uitgaven voor de aanschaf of wijziging van apparatuur of programmatuur zoals omschreven in het vastgestelde Informatieplan;

  • b. het doen van onvoorziene uitgaven die noodzakelijk, onvermijdbaar en niet uit te stellen zijn om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Verantwoording voor deze uitgaven vindt achteraf plaats door het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie in het eerstvolgende Portefeuillehoudersoverleg.

G

Artikel 6 als volgt te wijzigen:

1. Het vierde lid, onder b en e, komen te luiden

b. behandeling van het concept van het Informatieplan en na goedkeuring van het concept doorgeleiding hiervan naar het Portefeuillehoudersoverleg;

e. goedkeuring van personele aangelegenheden conform de eigen mandaatregeling van de Gemeenten;

2. Het vijfde lid vervalt.

H

Artikel 7 als volgt te wijzigen:

1. Het eerste lid komt te luiden:

1. Er is een Portefeuillehouderoverleg. De Gemeenten worden daarin vertegenwoordigd door één persoon per Gemeente. Daarvoor wordt de portefeuillehouder Informatievoorziening van het college van burgemeester en wethouders afgevaardigd.

2. Het vierde lid, onder a, b en c, komen te luiden:

a. de behandeling van het concept van het Informatieplan;

b. de goedkeuring van het concept van het Informatieplan;

c. de goedkeuring om de financiële consequenties van het concept van het Informatieplan te verwerken in de conceptbegrotingen van de Gemeenten;

3. De zin als opgenomen na g. vervalt.

I

Artikel 8, eerste lid komt te luiden:

1. Het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie draagt zorg voor de voorbereiding van beleid voor de in artikel 2 vermelde taken. Beleidswijzigingen op het gebied van Informatievoorziening worden opgenomen in het Informatieplan.

J

Artikel 9 komt te luiden:

• 1. Het Informatieplan bevat de begroting van de Regeling.

• 2. De begroting bevat de baten en lasten van de Regeling voor het begrotingsjaar.

• 3. De Centrumgemeente brengt kosten in rekening aan de niet aan de Regeling deelnemende organisaties die diensten van de Uitvoeringsorganisatie afnemen.

• 4. Met eventueel nieuwe afnemers van diensten van de Uitvoeringsorganisatie zal een overeenkomst gesloten worden waarin o.a. opgenomen is welke diensten afgenomen worden en welke kosten de Centrumgemeente daarvoor in rekening brengt.

• 5. Bij uitzondering kan een van de Gemeenten specifieke Informatievoorziening vragen vanwege een alleen voor die gemeente dringend gewenste Informatievoorzieningsoplossing. De kosten hiervoor worden voor 100% gedragen door de betreffende Gemeente.

• 6. De resterende kosten van de uitvoering van de Regeling (zijnde de totale kosten minus de in rekening gebrachte kosten volgens lid 3, 4 en 5 van dit artikel) worden aan de gemeenten toegerekend naar het inwonertal op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarover de kostenverdeling plaatsvindt.

• 7. De Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de kosten die voortkomen uit aanspraken van derden die voortvloeien uit de uitvoering van de in artikel 2 vermelde taken in de periode voorafgaand aan de uitvoering daarvan door de Uitvoeringsorganisatie.

• 8. De gemeente Bloemendaal betaalt aan de centrumgemeente per kwartaal een voorschot dat gelijk is aan 25% van de voor de gemeente Bloemendaal begrote jaarkosten krachtens de verdeelsleutel van lid 5 en wel op 15 februari, 15 mei, 15 augustus en 15 november van ieder jaar.

• 9. In het eerste kwartaal vindt afrekening plaats van de daadwerkelijke kosten van het voorgaande jaar conform artikel 5 lid 6. De Centrumgemeente stelt daarvoor een aanvullende of credit nota op.

K

Artikel 13, vierde lid, komt te luiden :

4. Een Gemeente kan tot uittreding besluiten. Uittreding vindt niet eerder plaats dan per 31 december van enig jaar, met inachtneming van een termijn van aanzegging aan de andere Gemeente van tenminste twee jaar. De financiële gevolgen van uittreding, inclusief de daardoor eventueel ontstane wachtgeldverplichtingen, komen voor rekening van de uittredende Gemeente.

L

Artikel 14 als volgt te wijzigen:

1. Het tweede lid komt te luiden:

2. De Regeling wordt per 1 januari 2021 aangehaald als Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT) 2021.

2. Er wordt een nieuw derde lid ingevoegd wat komt te luiden:

3. Partijen evalueren iedere 2 jaar, voor het eerst in 2023, in ieder geval de genoemde kostenverdeling in artikel 9, zesde lid. Indien de evaluatie hier aanleiding tot geeft zullen partijen de nieuw overeengekomen kostenverdeling in een overeenkomst vastleggen.

3. Het derde lid wordt vernummerd tot vierde lid.

4. Het vierde lid wordt vernummerd tot vijfde lid en komt te luiden:

5. Gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de Regeling. De Centrumgemeente draagt zorg voor de publicatie in de Staatscourant en draagt zorg voor de verplichting om de Regeling te zenden aan gedeputeerde staten van de provincie Noord Holland conform artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel II

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2021.

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemstede op 11 mei 2021.

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal op 4 mei 2021.