Nadere regel subsidie extra kosten culturele activiteiten gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders van Utrecht;

- gelet op artikel 156 lid 3 Gemeentewet;

- gelet op artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening (ASV) Gemeente Utrecht;

- en gelet op de door de raad vastgestelde nota Kunst kleurt de Stad, Cultuurnota 2021-2024 en Cultuurvisie 2030;

Besluiten vast te stellen de Nadere regel subsidie extra kosten culturele activiteiten gemeente Utrecht

Artikel 1 Definities

In deze Nadere regel wordt verstaan onder:

• a. coronaproof maken: de maatregelen die moeten worden getroffen om het evenement conform de geldende corona richtlijnen te laten plaatsvinden;

• b. culturele activiteit: een activiteit op het vlak van beeldende kunst, fotografie, muziek, theater, mode, letteren, film, dans, design, architectuur & stedenbouw, digitale cultuur (waaronder games en internetkunst), strip, urban culture, of een mix hiervan;

• c. cultureel evenement: een evenement primair gericht op beeldende kunst, fotografie, muziek, theater, mode, letteren, film, dans, design, architectuur & stedenbouw, digitale cultuur (waaronder games en internetkunst), strip, urban culture, of een mix hiervan;

• d. doelgroepen: het type bezoekers dat op het evenement afkomt, gecategoriseerd in groepen: herkomst, leeftijd, belangstelling, lifestyle etc.;

• e. evenement: het geheel van activiteiten dat plaatsvindt bij een voor het publiek toegankelijke bijzondere gebeurtenis, al dan niet met een openbaar dan wel besloten karakter, op of aan de openbare plaats of het openbaar water, met uitzondering van:

  • betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

  • markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h van de Gemeentewet;

  • een klein evenement. Hieronder wordt verstaan een buurt- en/of straatfeest.

• f. evenementenkalender: overzicht van evenementen met datum en locatie zoals op basis van artikel 5:26 van de Algemene plaatselijke verordening Utrecht 2010 door de burgemeester wordt vastgesteld.

• g. professionele organisator: een organisator die getuigt van professionaliteit op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomstenwerving en samenwerking met andere partijen.

Artikel 2 Doel

De gemeente Utrecht ondersteunt het culturele leven in de stad. De Cultuurvisie 2030 ‘Kunst kleurt de stad’ en daaropvolgende nota’s vormen hierbij het inhoudelijke beleidskader. Een subsidieaanvraag dient een bijdrage te leveren aan de ambities en doelstellingen die in deze cultuurvisie zijn verwoord.

Evenementen maken de Utrecht aantrekkelijk, zorgen voor werkgelegenheid, zijn het visitekaartje van de stad en dragen bij aan sociale binding. Tegelijkertijd brengen evenementen cultuur naar de inwoners en bezoekers van de stad en dragen ze van daaruit bij aan het vergroten van toegankelijkheid en verlagen van drempels, onderdeel van de tweede pijler van “Kunst kleurt de stad’.

Als onderdeel van een herstelplan voor de culturele sector na de coronacrisis draagt deze tijdelijke regeling van gemeente Utrecht bij aan het coronaproof maken van culturele activiteiten op Utrechtse evenementen die voorheen zonder structurele subsidie plaatsvonden. Hiermee draagt deze regel bij aan het in standhouden van de culturele infrastructuur van Utrecht.

Artikel 3 Eisen aan de aanvrager subsidie

De subsidie kan worden aangevraagd door rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid.

De aanvrager getuigt van professionaliteit op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomstenwerving en samenwerking met andere partijen.

De subsidie kan worden aangevraagd als:

• De aanvrager geen meerjarige subsidie ontvangt in het kader van de Cultuurnota 2021-2024 of de tweejarige regeling 2021-2022;

• De aanvrager voor dezelfde activiteit geen andere subsidie ontvangt.

Daarbij geldt:

De aanvrager van de subsidie dient dezelfde te zijn als de aanvrager van de evenementenvergunning.

Toelichting: Organisatoren die voor dezelfde activiteit al een subsidie ontvangen kunnen geen aanspraak maken op deze regeling. Die organisatoren dienen in overleg met de subsidieverstrekker afspraken te maken over de prestatie en daarvoor beschikbare middelen.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Burgemeester en wethouders stellen jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

Bij eventuele onderbesteding worden de beschikbare middelen ingezet voor het herstel van de cultuursector in de tweede helft van 2021.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

De subsidie is expliciet bedoeld voor evenementen in Utrecht die gepland staan tussen 1 juli en 31 december 2021, buiten plaatsvinden, worden georganiseerd door professionele organisatoren, en reeds eerder in Utrecht hebben plaatsgevonden.

Daarbij geldt:

• Het evenement dient een significant cultureel programma te bevatten conform de richtlijnen uit de cultuurvisie;

Er kan subsidie worden aangevraagd als bijdrage in de kosten voor het coronaproof maken van het evenement. Het gaat hierbij om kosten zoals:

• Inhuur extra uitgiftepunten;

• Inhuur aan te stellen corona-officer;

• Inhuur extra personeel voor publieksbegeleiding (bijvoorbeeld in het kader van beveiliging / crowd control);

• Aanschaf/huur extra materieel in verband met hygiëne-maatregelen (bijvoorbeeld spatschermen, sanitair, corona tests);

• Aanpassing eventdesign en communicatie evenement i.v.m. corona;

• Kosten in verband met extra planvorming door corona;

• Aanschaf materiële investeringen (software, apparatuur).

Artikel 6 Niet-subsidiabele activiteiten

• Activiteiten en kosten die middels een andere (subsidie) regeling worden bekostigd;

• Kosten die worden gemaakt voor inwerkingtreding van deze subsidieregel;

• Kosten die worden aangegaan nadat de activiteiten, als gevolg van de coronamaatregelen, definitief geen doorgang kunnen vinden.

Daarnaast zijn niet subsidiabel:

• Evenementen die conform art. 5:32 van de APV Utrecht meldingsplichtig zijn;

• Buurtfeesten, kermissen, markten, fairs, braderieën.

Artikel 7 Eisen aan de subsidieaanvraag

Een subsidieaanvraag wordt alleen in behandeling genomen als deze voldoet aan de eisen en voorwaarden van de geldende ASV en is ingediend door middel van een volledig en naar waarheid ingevuld en ondertekend digitaal aanvraagformulier via www.utrecht.nl/subsidie.

De subsidieaanvraag bestaat uit:

• Een sluitende begroting die inzicht geeft in de kosten om het evenement coronaproof te maken. Per begrotingspost geeft u een korte toelichting/onderbouwing. (max 2 A4);

• Activiteitenplan (in totaal max 3 A4):

In het activiteitenplan wordt tenminste onderbouwd aandacht besteed aan:

• Naam, datum en locatie van evenement;

• Omschrijving van het evenement inclusief cultureel programma;

• Beoogd aantal deelnemers / bezoekers;

• Eventuele (culturele) organisaties waarmee u samenwerkt;

• Doelgroep van het evenement.

Daarnaast dienen alle subsidieaanvragen voldoende inzichtelijk te maken of en hoe voldaan wordt aan de beoordelingscriteria zoals omschreven in artikel 10 van deze regel.

Indien door veranderde coronamaatregelen het gesubsidieerde evenement/ de activiteit niet conform subsidieaanvraag kan plaatsvinden, kan de subsidieaanvrager, na toestemming van de gemeente een alternatief programma aanbieden en de toegekende subsidie daarvoor gebruiken, zolang de uitgaven daarvoor passen binnen het doel van deze subsidieregeling.

Artikel 8 Indieningstermijn subsidieaanvraag

Het college verleent de subsidie in volgorde van ontvangst van de aanvraag, totdat het vastgestelde subsidieplafond is bereikt.

Artikel 9 Maximaal subsidiebedrag per aanvraag/aanvrager

Maximaal 25% van de totale kosten van het coronaproof maken van het evenement kan als subsidie worden aangevraagd in het kader van deze nadere regel.

De maximum aan te vragen subsidie is afhankelijk van de leges die op basis van de APV voor het evenement zijn verschuldigd:

• a. Lege van €197,40 euro (een klein evenement) Maximaal € 1.250

• b. Lege van €882,75 euro (een middelgroot evenement) Maximaal € 5.000

• c. Lege van €2344,35 tot 5107,05 euro (groot of zeer groot evenement) Maximaal € 10.000

Een vergoeding van de eigen uren van de aanvrager ten behoeve van planvorming mag maximaal 35% van de aangevraagde subsidie bedragen.

Artikel 10 Beoordeling subsidieaanvraag

De aanvragen die tijdig en volledig zijn ontvangen en voldoen aan de doelstelling en eisen van deze regeling worden op volgorde van binnenkomst op basis van de volgende criteria beoordeeld:

Om voor subsidie in aanmerking te komen moet de aanvraag aan de volgende eisen voldoen:

• Evenement vindt plaats in de gemeente Utrecht;

• Evenement bevat een significante hoeveelheid culturele activiteiten in de programmering;

• Evenement heeft sinds 2016 minimaal één keer eerder in Utrecht plaatsgevonden;

• Evenement staat op de door de burgemeester vastgestelde evenementenkalender;

• Evenement vindt plaats tussen 1 juli en 31 december 2021;

• Evenement vindt plaats op of aan de openbare plaats of het openbaar water;

Indien het evenement binnen drie maanden na het indienen van de subsidieaanvraag zal plaatsvinden:

• Er is voor het evenement tijdig een ontvankelijke vergunningaanvraag ingediend of er is reeds een evenementenvergunning verleend.

Indien het evenement later dan drie maanden na het indienen van de subsidieaanvraag zal plaatsvinden:

• Er wordt voor het evenement tijdig een ontvankelijke vergunningaanvraag ingediend of er is reeds een evenementenvergunning verleend.

Subsidieaanvragers die meerdere keren een gelijk of vergelijkbaar evenement organiseren, kunnen slechts één keer subsidie krijgen verleend vanuit deze regeling. Indien de organisator verschillende evenementen organiseert op verschillende locaties en/of voor verschillend publiek en/of met verschillende doelstellingen, is het toegestaan om vaker een aanvraag in te dienen. Bij de beoordeling van deze aanvragen wordt onder andere gekeken naar het onderscheid tussen eenmalige en structurele kosten. Hierbij geldt het uitgangspunt van kostenefficiëntie ten einde middels deze regeling optimaal bij te dragen aan het in standhouden van de culturele infrastructuur.

Artikel 11 Besluitvorming

Bij de besluitvorming wordt de volgende procedure gehanteerd:

• De aanvrager krijgt een schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de subsidieaanvraag;

• Alle aanvragen worden getoetst aan de formele vereisten zoals deze zijn opgenomen in de ASV en in deze nadere regel;

• De ontvankelijke aanvragen worden op basis van de in artikel 10 benoemde criteria beoordeeld; op basis van deze beoordeling besluiten burgemeester en wethouders binnen 13 weken over de aanvraag, met als streven om binnen 6 weken na indiening een besluit te nemen.

Artikel 12 Verantwoording

Binnen drie maanden na beëindiging van het evenement dient de aanvrager een verzoek tot subsidie-vaststelling bij de gemeente Utrecht in te dienen. Dit verzoek dient vergezeld te gaan van:

• Een korte inhoudelijke rapportage op basis van de in de verlening gestelde criteria (in woord en/of beeld) inclusief het coronaproof maken van het evenement en de waardering van de culturele programmering op het evenement door publiek en media, max 2 A4);

• Een financiële rapportage die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Utrecht (max 2 A4);

• Indien de activiteit / het evenement niet heeft plaatsgevonden dient aanvrager aan te tonen dat voor het evenement tijdig een ontvankelijke vergunningaanvraag is ingediend of er een evenementenvergunning is verleend.

Indien het evenement door veranderde coronamaatregelen geen doorgang kan vinden, stelt de subsidieontvanger de gemeente hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte. De subsidie wordt dan afgerekend op basis van de tot dan toe gemaakte kosten. Hieronder vallen eventueel ook de kosten als het gevolg van aanbetalingen.

Artikel 13 Evaluatie

Het beleid in welk kader deze nadere regel wordt ingezet, wordt periodiek geëvalueerd. De evaluatie kan leiden tot aanpassing van de subsidieregeling en deze nadere regel.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze nadere regel treedt in werking op de dag van bekendmaken van deze nadere regel. De regeling vervalt per 31 december 2021.

Artikel 15 Citeertitel

Er kan naar deze nadere regel worden verwezen als Nadere regel subsidie extra kosten culturele activiteiten gemeente Utrecht.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van gemeente Utrecht, in de vergadering van 26 april 2021.

De burgemeester,

Sharon A.M. Dijksma

De secretaris,

Gabrielle G.H.M. Haanen