Nadere regel subsidie Utrecht 900 jaar Gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

- gelet op artikel 156 lid 3 Gemeentewet;

- gelet op artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening Gemeente Utrecht;

- de door de raad vastgestelde programmabegroting 2021, waarin budget voor Utrecht 900 jaar beschikbaar wordt gesteld;

- de door het college vastgestelde notitie ‘Utrecht 900 jaar Stad zonder muren’;

Besluit vast te stellen de nadere regel subsidie Utrecht 900 jaar Gemeente Utrecht.

Artikel 1 Begripsbepalingen (reikwijdte en definities)

In deze nadere regel wordt verstaan onder:

• a. Activiteit: een georganiseerde gebeurtenis, zoals een evenement of initiatief op het gebied van bijvoorbeeld cultuur, sport, welzijn of onderwijs.

• b. Duurzaamheid: maatregelen die zijn getroffen om activiteiten op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren.

• c. Gezondheid: maatregelen die zijn getroffen om de gezonde keuze te stimuleren op gebied van gezond voedsel aanbod, rookvrij (of afgezonderde rookplekken), verantwoord alcoholgebruik en gezonde reclame-uitingen.

Artikel 2 Doelstelling

Burgemeester en wethouders willen activiteiten in buurt, wijk of stad stimuleren die bijdragen aan de 900ste verjaardag van de stad en het thema van de viering ‘Stad zonder muren’. Tijdens Utrecht 900 willen we de diversiteit van Utrechters vieren en nieuwe ontmoetingen tot stand brengen. Het feestjaar 2022 wordt inspirerend, betrokken en verbonden met elkaar. Iedereen kan dan ook op eigen wijze invulling geven aan het thema.

Artikel 3 Eisen aan de aanvrager van de subsidie

De subsidie kan worden aangevraagd door zowel organisaties (rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid) als door personen (één of meer (groepen van) natuurlijke personen).

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

• a. Burgemeesters en wethouders stellen jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

• b. Als het subsidieplafond 2021 in het kader van Utrecht 900 na behandeling van de aanvragen van 1 september 2021 niet is bereikt en aanvragen niet meer in te dienen zijn, wordt het subsidieplafond van 2022 verhoogd met het niet bestede budget uit 2021.

Artikel 5 Hier kunt u subsidie voor aanvragen

In het kader van nadere regel Utrecht 900 jaar subsidiëren burgemeester en wethouders activiteiten die bijdragen aan de 900ste verjaardag van de stad en het thema van de viering ‘Stad zonder muren’. Hieronder kunnen ook voorbereidingskosten vallen.

Artikel 6 Dit moet in de aanvraag staan

• a. De subsidieaanvraag bestaat uit:

• b. Een volledig ingevuld aanvraagformulier.

• Een activiteitenplan van maximaal 6 A4 waarin staat;

• de activiteit(en);

• de doelgroep;

• hoe de activiteiten bijdragen aan de 900ste verjaardag van de stad Utrecht en het thema van de viering ‘Stad zonder muren’;

• de gewenste periode of datum van de activiteit(en);

• de gewenste locatie;

• aantoonbaar draagvlak indien het gaat om een blijvende aanpassing in de openbare ruimte;

• met wie en hoe wordt samengewerkt;

• de hoogte van het gevraagde subsidiebedrag.

• c. Een sluitende begroting inclusief dekkingsplan.

Een activiteit waar subsidie voor wordt verleend op basis van deze nadere regel Utrecht 900, kan voor dezelfde activiteit geen aanvraag doen bij het Initiatievenfonds, projectsubsidies Cultuur en het Evenementenfonds van de gemeente Utrecht.

Artikel 7 Indiening aanvraag

Er kan subsidie worden aangevraagd voor de in artikel 5 genoemde activiteiten die plaats vinden in de periode 2 juni 2022 tot 11 november 2022.

• a. Subsidieaanvragen kunnen digitaal worden ingediend bij burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht via het Digitaal Loket van de gemeente Utrecht. Deze is te vinden op www.utrecht.nl/subsidie.

• b. Indien het niet mogelijk is om digitaal een aanvraag in te dienen, is het bij aanvragen onder de 10.000 euro ook mogelijk om de aanvraag schriftelijk in te dienen bij één van de wijkbureaus in de stad Wijken | Gemeente Utrecht.

• c. Er zijn drie indieningstermijnen

• • Eerste termijn: Aanvragen moeten voor 1 september 2021 zijn ingediend.

• • Tweede termijn: Aanvragen moeten voor 1 januari 2022 zijn ingediend.

• • Derde termijn: Aanvragen moeten voor 1 april 2022 zijn ingediend.

• d. Burgemeester en wethouders beslissen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen dertien weken na de deadline van de termijn over de aanvraag.

Artikel 8 Maximaal subsidiebedrag per aanvraag

De aan te vragen subsidie bedraagt maximaal 50.000 euro.

Artikel 9 Beoordeling aanvraag

De aanvragen die tijdig en volledig zijn ontvangen worden op basis van de volgende criteria beoordeeld en met elkaar vergeleken:

• A. Met deze nadere regel willen burgemeester en wethouders bereiken dat activiteiten voor de viering van Utrecht 900 jaar:

  • a. Bijdragen aan de 900ste verjaardag van de stad Utrecht en het thema van de viering ‘Stad zonder muren’ (open, inspirerend, betrokken, gastvrij en verbonden met elkaar).

  • b. Toegankelijk zijn voor uiteenlopende groepen wat betreft leeftijd of levensfase, gender, fysieke of mentale gezondheid, etnische of sociale achtergrond, seksuele geaardheid, financiële situatie of sociale positie. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan begrijpelijk en toegankelijk taalgebruik, fysieke toegankelijkheid en de inzet van de U-pas als kortingspas.

• B. Aanvragen voor activiteiten tot maximaal 10.000 euro worden beoordeeld op:

c. Impact in buurt, wijk, stad of regio.

d. Betrokkenheid van relevante samenwerkingspartners, zoals bewoners, maatschappelijke organisaties en/of bedrijven.

e. De mate waarin rekening is gehouden met duurzaamheid en gezondheid.

• C. Aanvragen voor activiteiten tot maximaal 50.000 euro worden beoordeeld op:

• f. Criteria genoemd onder artikel 9 lid B c tot en met e.

• g. Mate van bereik (diversiteit en doelgroepen).

• h. Inhoudelijke kwaliteit (de mate waarin het thema wordt uitgewerkt door middel van vakmanschap, creativiteit en innovatie).

• i. Ondernemerschap, waarbij wordt gekeken naar de inspanningen van de aanvrager om het project zo zelfstandig mogelijk te realiseren (met samenwerkingspartners en d.m.v. cofinanciering).

• j. De mate waarin de organisatie van de activiteit bijdraagt aan de lokale economie (extra uitgaven in stad/regio, bijvoorbeeld door gebruik te maken van lokale ondernemers).

Artikel 10 Besluitvorming

Bij de besluitvorming wordt de volgende procedure gehanteerd:

• a. Tijdig en volledig ontvangen aanvragen (zie artikel 6) worden op basis van de in artikel 9 benoemde criteria beoordeeld en met elkaar vergeleken.

• b. Burgemeester en wethouders laten zich in de beoordeling van de aanvragen adviseren door een commissie die bestaat uit een ambtelijke vertegenwoordiging, deskundigen op het gebied van initiatieven in de wijk en deskundigen op het gebied van de organisatie van culturele activiteiten en evenementen.

• c. De criteria a en b onder artikel 9A zijn een drempeltoets. Als de aanvraag hieraan voldoet dan wordt er getoetst aan de criteria genoemd onder B en C in artikel 9.

• d. De criteria onder B en C van artikel 9: wegen allemaal even zwaar. De criteria worden beoordeeld met een cijfer van 0 t/m 10. De eindscore is het percentage van de maximaal te behalen punten uitgedrukt in een cijfer. De beoordeling vindt plaats op basis van consensus. Daarmee is het voor iedere activiteit, ongeacht het aangevraagde bedrag, mogelijk een maximale eindscore te halen van 100%. De beoordeling vindt op de volgende wijze plaats:

• Aanvragen tot en met 10.000 euro worden op basis van de criteria onder artikel 9 lid B beoordeeld.

• Aanvragen tot en met 50.000 euro worden op basis van de criteria onder artikel 9 lid B en artikel 9 lid C beoordeeld.

• e. In de totaalafweging streeft de commissie naar een programma dat:

• Divers is qua publieksbereik (omvang en doelgroepen).

• Divers is qua disciplines (historisch, sportief, cultureel, culinair, educatief, etc.).

• Een evenwichtige spreiding kent over de stad en in tijd.

• Een link heeft met het thema van de viering ‘Stad zonder muren’

Bij de beoordeling op diversiteit en evenwichtige spreiding kan de commissie bij meerdere gelijksoortige aanvragen het laagste cijfer afwijzen ten gunste van een lager cijfer van een aanvraag die andere activiteiten organiseert.

• f. Op basis van deze beoordeling besluiten burgemeester en wethouders uiterlijk binnen dertien weken na de deadline van een termijn over de aanvraag. Indien een aanvraag in de eerste of tweede termijn wordt afgewezen, is het mogelijk om de aanvraag nogmaals in te dienen in de volgende termijn. Hierbij dient de aanvrager een aangepast activiteitenplan en begroting (inclusief dekkingsplan) in te dienen zoals genoemd onder artikel 6.

Artikel 11 Verplichtingen

• a. De aanvrager is verantwoordelijk voor de communicatie van de eigen activiteit. De eigen activiteit wordt ‘gelabeld’ met het logo van Utrecht 900 in alle eigen communicatie. Er wordt een toolbox (met o.a. kernboodschap, logo’s, banners, posters) ter beschikking gesteld. De activiteit krijgt een vermelding in de agenda van Utrecht 900 en wordt opgenomen in de communicatiekanalen van Utrecht 900.

• b. De aanvrager stuurt binnen zes weken nadat de activiteit is geweest een verantwoording digitaal of in geval van aanvragen onder de 10.000 euro waarbij dit niet mogelijk is, schriftelijk bij één van de wijkbureaus.

• c. De verantwoording bestaat uit:

• Een verslag in woord en beeld van de activiteit waarvoor de subsidie is verleend.

• Een overzicht van alle werkelijke inkomsten en alle werkelijke uitgaven. Alle facturen en bonnen van de uitgaven moeten worden bewaard. Steekproefsgewijs worden deze namelijk gecontroleerd.

Artikel 12 Ontbindende of opschortende voorwaarde voor bijdrage

De aanvrager beschikt over de benodigde vergunningen om de activiteiten uit te mogen voeren.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze nadere regel treedt in werking de dag na bekendmaking en eindigt op 11 november 2022.

Artikel 14 Citeertitel

Deze nadere regel wordt aangehaald als: Nadere regel subsidie Utrecht 900 jaar Gemeente Utrecht.

Aldus is vastgesteld door burgemeesters en wethouders van Utrecht in hun vergadering van 26 april 2021.

De burgemeester,

Sharon A.M. Dijksma

De secretaris,

Gabriëlle H.M. Haanen