Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk houdende regels omtrent het beheer en toezicht van de basisregistratie personen (Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen)

Toelichting

Uit oogpunt van privacy, beveiliging, beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de BRP een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen op dit beheer zijn geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. In deze regeling worden alleen de taken beschreven die alleen betrekking op de BRP. De gemeentebrede taken die noodzakelijk zijn (systeembeheer, beveiligingsbeheer, control en fraudecoördinatie) worden belegd in afzonderlijke informatiebeveiligingsplannen per informatiesysteem.

 

De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de Gemeentelijke BRP. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing.

 

Desondanks is het van belang om, uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen, ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de BRP. Daarmee ontstaat een regeling die zowel betrekking heeft op het beheer van de BRP als op het gegevensmagazijn.

 

HOOFDSTUK 1  

Artikel 1:  

Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met:

  • •

    het informatiebeheer BRP;

  • •

    het privacybeheer BRP;

  • •

    het toezichtsbeheer BRP.

Artikel 2:  

De informatiebeheerder wijst functionarissen aan, die worden belast met:

  • •

    het gegevensbeheer BRP;

  • •

    het applicatiebeheer BRP;

  • •

    de gegevensverwerking BRP;

  • •

    de fraudebestrijding BRP;

  • •

    het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.

HOOFDSTUK 2 De informatiebeheerder BRP

Artikel 3  

De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening BRP, de persoonsgegevens als ingericht in het gegevensmagazijn (DDS) en de autorisatiebesluiten die betrekking hebben op persoonsgegevens.

Artikel 4  

De informatiebeheerder voorziet in:

  • a)

    de jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

  • b)

    de jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

  • c)

    een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;

  • d)

    het administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

  • e)

    het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

  • f)

    de richtlijnen voor de bijhouding van de Basisregistratie Personen.

Artikel 5  

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor

  • a)

    de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

  • b)

    de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 6  

De informatiebeheerder adviseert, in voorkomende gevallen in samenspraak met de Ciso het college van burgemeester en wethouders, de Ciso en Privacy Officer over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

  • a)

    persoonsinformatievoorziening;

  • b)

    beveiliging;

  • c)

    gegevenskwaliteit;

  • d)

    personeelsaangelegenheden.

Artikel 7

De informatiebeheerder beslist:

  • a)

    over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

  • b)

    op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

  • c)

    op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de, bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

  • d)

    over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.

Artikel 8  

De informatiebeheerder ziet erop toe dat:

  • a)

    de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

  • b)

    de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening Basisregistratie personen en Wet bescherming persoonsgegevens;

  • c)

    de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd;

  • d)

    alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede het team systeembeheer op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening omtrent de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;

  • e)

    de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.

HOOFDSTUK 3 De privacybeheerder BRP

Artikel 9  

  • a)

    De privacybeheerder BRP adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening BRP.

  • b)

    De privacybeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

    • a.

      de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken tot gegevensverstrekking;

    • b.

      het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Artikel 10  

De privacybeheerder BRP adviseert over:

  • a)

    de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet, respectievelijk artikel 15 van de AVG;

  • b)

    de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

  • c)

    de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de AVG;

  • d)

    de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de AVG;

  • e)

    de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 11  

De privacybeheerder BRP is bevoegd:

  • a)

    alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

  • b)

    ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 12  

De privacybeheerder BRP is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de AVG voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

HOOFDSTUK 4 De gegevensbeheerder BRP

Artikel 13  

De gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

  • a)

    de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen;

  • a)

    het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisregistratie personen;

  • b)

    de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de basisregistratie personen over gegevensverwerking;

  • c)

    het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisregistratie personen;

  • d)

    het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.

  • e)

    het binnen 5 werkdagen beslissen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en het overheidsorgaan in kennis stellen van deze beslissing.

Artikel 14  

De gegevensbeheerder BRP voorziet in:

  • a)

    de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;

  • b)

    controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen.

Artikel 15  

De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de informatiebeheerder, de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.

Artikel 16  

  • a)

    Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisregistratie personen onderworpen aan een inhoudelijke controle door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

  • b)

    De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

  • c)

    De gegevensbeheerder voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

HOOFDSTUK 5 De applicatiebeheerder BRP

Artikel 17  

De applicatiebeheerder BRP voorziet in:

  • a)

    de communicatie bij storingen in hard- en software;

  • b)

    een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

  • c)

    de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

  • d)

    de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die door de informatiebeheerder zijn toegekend;

  • e)

    het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

  • f)

    de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

  • g)

    de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

  • h)

    een oplossing, eventueel door inschakeling van systeembeheer of een derde, voor de onder 7 genoemde problemen en klachten;

  • i)

    de voorlichting aan de alle betrokken functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

  • j)

    de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met systeembeheer;

  • k)

    de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;

  • l)

    de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

  • m)

    een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde;

  • n)

    Het maken van melding van beveiligingsincidenten bij de CISO en Privacy beheerders.

Artikel 18  

De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

  • a)

    de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

  • b)

    het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

  • d)

    het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;

  • e)

    het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 19  

De applicatiebeheerder BRP is bevoegd:

  • a)

    gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

  • b)

    over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.

Artikel 20  

De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het plan Informatiebeveiliging.

HOOFDSTUK 6 De fraudecoördinator BRP

Artikel 21  

De fraudecoördinator is verantwoordelijk voor het nagaan van signaleringen over fraude- en/of twijfelgevallen bij de identificatie of het opgeven van informatie aan de gemeente. Denk hierbij ook aan adresfraude.

Artikel 22  

De fraudecoördinator is bevoegd om binnengemeentelijke bronnen te raadplegen en te combineren met als doel om fraudegevallen op te sporen.

Artikel 23  

De fraudecoördinator voorziet in:

 

  • a.

    het actief controleren en signaleren van identiteitsfraude en woon- en adresfraude;

  • b.

    het ondernemen van actie bij fraudegevallen;

  • c.

    het delen van de uitkomsten met zowel binnen- als buitengemeentelijke organisaties;

  • d.

    de samenwerking met gemeentelijke afdelingen of externe ketenpartners om fraudegevallen tegen te gaan.

  • e.

    een jaarlijkse rapportage over de uitgevoerde fraudeonderzoeken.

HOOFDSTUK 6 De gegevensverwerking BRP

Artikel 24  

De gegevensverwerkers BRP voorzien in:

  • a)

    het verwerken van de gegevens in de basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

  • b)

    het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

  • c)

    de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

  • d)

    de behandeling van mutaties;

  • e)

    de behandeling van het netwerkverkeer;

  • f)

    de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;

  • g)

    de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;

  • h)

    de dagelijkse controle van de in de basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;

  • i)

    de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

    • -

      wijziging van het naamgebruik;

    • -

      vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de basisregistratie personen;

  • j)

    de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de basisregistratie personen;

  • k)

    de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de AVG (inzage)

  • l)

    de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

  • m)

    de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de AVG;

  • n)

    de kennisgeving ingevolge artikel 19 AVG;

  • o)

    de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 25  

De gegevensverwerkers BRP:

  • a)

    beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 26 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

  • b)

    beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

  • c)

    stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel.

HOOFDSTUK 7 De toezichthouder BRP

Artikel 26  

De toezichthouders BRP als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

Artikel 27  

De toezichthouder BRP controleert of de burger voldoet zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

Artikel 28  

De toezichthouder ziet erop toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

  • a)

    De toezichthouder BRP ontleent onderstaande bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht.

  • b)

    De toezichthouder BRP is in verband met de uitvoering van de taken als hierboven genoemd bevoegd:

    • a.

      met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);

    • b.

      zich zonodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;

    • c.

      zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;

    • d.

      inlichtingen te vorderen;

    • e.

      inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

    • f.

      zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;

    • g.

      onderzoek te doen;

    • h.

      rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 32.

Artikel 29  

De toezichthouder BRP en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

Artikel 30  

De toezichthouder BRP is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.

Artikel 31  

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

HOOFDSTUK 8 Aanwijzing

Artikel 32  

Burgemeester en wethouders wijzen de buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) en de Sociaal Rechercheurs aan als toezichthouder BRP als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP.

Artikel 33  

De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet BRP, bedoelde verklaring wordt toegekend aan alle medewerkers van het team backoffice.

HOOFDSTUK 9 Slotbepalingen

Artikel 34  

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP die zich in het gegevensmagazijn bevinden.

Artikel 35  

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en vervangt de Regeling Beheer en Toezicht BRP Gemeente Ridderkerk van 2014.

Artikel 36  

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 09-02-2021.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk.

Gemeentesecretaris, de heer H. Klaucke

Burgemeester, mevrouw A. Attema

Naar boven