Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein houdende regels omtrent elektronisch bestuurlijk verkeer (Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Nieuwegein 2020)

Het college van burgemeester en wethouders van Nieuwegein;

gelet op artikel 2:13, artikel 2:14 en artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluit

vast te stellen:

Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Nieuwegein 2020

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. bericht: een bericht als bedoeld in artikel 2, eerste lid of derde lid;

• b. berichtenbox: de persoonlijke digitale brievenbus van een burger voor post van de overheid of de digitale brievenbus van een rechtspersoon;

• c. bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester;

• d. DigiD: het systeem om de identiteit van een burger te verifiëren ten behoeve van het gebruik van overheidsdiensten via het internet;

• e. E-IDAS: het systeem om de identiteit van een Europese burger of een Europese rechtspersoon te verifiëren ten behoeve van het gebruik van overheidsdiensten via het internet anders dan DigiD of e-Herkenning;

• f. E-Herkenning: een landelijk systeem om de identiteit van een rechtspersoon te verifiëren ten behoeve van het gebruik van overheidsdiensten via het internet;

• g. elektronische handtekening: een geavanceerde elektronische handtekening gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat;

• h. gemeente@nieuwegein.nl: de algemene elektronische postbus van de gemeente Nieuwegein voor de ontvangst van een bericht;

• i. webformulier: een elektronisch formulier dat op de website van gemeente Nieuwegein is geplaatst voor het aanmaken en in behandeling nemen van een procedure over een besluit of een klacht of een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht;

• j. wet: Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

• 1. Een burger of een rechtspersoon kan voor een melding, een mededeling, een uitnodiging, een aanvraag, een bezwaarschrift, een klacht, een zienswijze, een bericht elektronisch verzenden aan een bestuursorgaan via

  • a. het emailadres gemeente@nieuwegein.nl of

  • b. via een webformulier met inachtneming van artikel 3.

• 2. Een bestuursorgaan kan aan een burger of een rechtspersoon een bericht elektronisch verzenden dat deel uitmaakt van een procedure over een besluit of een klacht of een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht via

  • a. de beveiligde mailserver van de gemeente Nieuwegein of

  • b. de berichtenbox;

• 3. Een bestuursorgaan verzendt een bericht elektronisch aan een Europese burger of een Europese rechtspersoon met e-IDAS. Indien deze verzending niet lukt wordt het bericht via de beveiligde mailserver van de gemeente Nieuwegein verzonden.

• 4. Een bestuursorgaan, een burger of een rechtspersoon kan een mededeling of een uitnodiging ook via een andere digitale uitingsvorm verzenden.

Artikel 3 Wijze van verzending

• 1. Een burger kan een bericht elektronisch met DigiD verzenden aan een bestuursorgaan, tenzij het bericht naar het emailadres gemeente@nieuwegein.nl is verzonden.

• 2. Een rechtspersoon kan een bericht elektronisch met E-herkenning verzenden aan een bestuursorgaan, tenzij het bericht naar het emailadres gemeente@nieuwegein.nl is verzonden.

• 3. Een Europese burger of een Europese rechtspersoon verzendt een bericht elektronisch met e-IDAS aan een bestuursorgaan.

• 4. Het bestuursorgaan zorgt ervoor dat burgers en rechtspersonen voldoende bekend zijn met het gebruik van webformulieren op de gemeentelijke website voor het elektronisch verzenden van een bericht.

Artikel 4 Vereisten voor verzending en ontvangst

• 1. Een bestuursorgaan verzendt een bericht als bedoeld in artikel 2, eerste lid, met een elektronische handtekening, voor zo ver het betreft:

  • a. het verzenden van een genomen besluit;

  • b. berichtgeving met betrekking tot een procedure over een besluit of een klacht of een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht;

  • c. het ondertekenen van een overeenkomst of een andere privaatrechtelijke rechtshandeling.

• 2. Het bestuursorgaan draagt er zorg voor dat een elektronische handtekening voldoet aan de technische vereisten als bedoeld in artikel 2:16 van de wet.

• 3. Een burger of een rechtspersoon draagt er zorg voor dat de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van een bericht voldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.

• 4. Een bestuursorgaan kan een bericht niet in behandeling nemen, indien niet aan het derde lid is voldaan.

• 5. Een bestuursorgaan kan een bericht, in ieder geval niet in behandeling nemen indien:

  • a. het bericht niet op de aangewezen wijze worden ingediend;

  • b. het bericht of de bijlagen niet geopend kunnen worden doordat het op een zodanige wijze al dan met een wachtwoord is versleuteld dat het openen van het bericht of de bijlagen onmogelijk is geworden;

  • c. het bericht niet is voorzien van naam en adres van de burger of de rechtspersoon;

  • d. het e-mailadres niet herleidbaar is;

  • e. het bericht of de bijlagen door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente Nieuwegein wordt tegengehouden;

  • f. het bericht een virus bevat of gekenmerkt wordt als spam;

  • g. het bericht groter is dan de mailserver van de gemeente toe staat;

  • h. het bericht ongepast beeldmateriaal of geschrift bevat;

  • i. voor zover de aanvaarding daarvan tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden.

• 6. Indien het vijfde lid van toepassing is, wordt een hersteltermijn geboden als bedoeld in artikel 4:5, eerste lid, onder c, van de wet.

• 7. Voor het tijdstip van verzending en ontvangst is artikel 2:17 van de wet van toepassing.

Artikel 5 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 7 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Nieuwegein 2020.

Aldus vastgesteld op 7 april 2020.

Ellie Liebregts

secretaris

Frans Backhuijs

burgemeester

Toelichting bij de Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Nieuwegein 2020

Algemeen

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv is geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld in afdeling 2.3 in van de Algemene wet bestuursrecht. Sinds de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Dit kan echter uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Feitelijk wordt door de gemeente al op diverse manieren met burgers digitaal gecommuniceerd. Verschillende aanvragen en meldingen kunnen digitaal al dan niet met DigiD worden ingediend. Ondanks dat de gemeente al op diverse manier invulling heeft gegeven aan de digitale dienstverlening wordt er op een aantal onderdelen nog steeds niet digitaal gecommuniceerd met inwoners en bedrijven. De gemeente Nieuwegein zet de ‘elektronische deur’ nu formeel open. Dat gebeurt door middel van onderhavige regeling. In aanvulling op de regels die op grond van Awb (en Europese regelgeving) gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan het bestuursorgaan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Het besluit bevat onder meer deze nadere eisen.

Intussen is de wetgeving over elektronisch bestuurlijk verkeer aan vernieuwing toe. Het digitaal verkeer tussen overheid en burgers is alleen maar toegenomen. De digitale dienstverlening door de gemeente is meer divers geworden en wordt op verschillende onderdelen binnen de gemeentelijke organisatie toegepast. De gemeente maakt bijvoorbeeld steeds meer gebruik van allerlei digitale communicatievormen (bijvoorbeeld sociale media). Daarnaast zijn er allerlei technische vraagstukken rondom het elektronisch bestuurlijk verkeer aan de orde. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer regelt deze aspecten nader. Deze wet treedt vermoedelijk in 2021 in werking.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Definities

De gemeente verzendt en ontvangt verschillende soorten berichten van burgers en bedrijven (rechtspersonen) die betrekking kunnen hebben op allerlei verzochte dienstverlening van de gemeente.

De definitie berichtenbox is opgenomen omdat op termijn het de bedoeling is dat gemeenten verplicht de berichtenbox van Mijn Overheid.nl moeten gebruiken bij het verzenden van berichten aan inwoners. Verwezen wordt naar artikel 2, eerste lid, onder b.

In artikel 2:16 (met het tweede lid) Awb worden de vereisten voor een elektronische handtekening geregeld. Door het opnemen van de definitie wordt nader bepaald waar een elektronische handtekening aan moet voldoen.

E-IDAS betekent: ‘Electronic Identities And Trust Services’. E-IDAS is een Europese variant op DigiD en e-Herkenning. Verwezen wordt naar de toelichting bij artikel 3.

Artikel 2

Om invulling te geven aan het kenbaarheidsvereiste als bedoeld in artikel 2:15 van de Awb wordt in dit artikel nadrukkelijk geregeld dat een burger of een rechtspersoon berichten elektronisch kan verzenden aan de gemeente. Er wordt specifiek bepaald welke onderwerpen via het officiële emailadres van de gemeente of naar de berichtenbox kunnen worden verstuurd.

Bestuursorganen kunnen elektronische berichten aan burgers en rechtspersonen verzenden (artikel 2:14 Awb). In het tweede lid is bepaald voor welke officiële berichten dat van toepassing is. Voorbeelden van aanvragen zijn: een aanvraag voor een vergunning, een ontheffing, een handhavingsverzoek, een WOB-verzoek of een verzoek om persoonsgegevens in te zien.

Verzending via de berichtenbox vloeit onder meer voort uit de Wet Digitale Overheid. Deze wet is op 19 februari 2020 aangenomen door de Tweede Kamer en ligt nu voor behandeling bij de Eerste Kamer. Deze wet regelt dat publieke dienstverleners verplicht zijn om identificatiemiddelen van het betrouwbaarheidsniveau ‘substantieel’ of ‘hoog’ te gebruiken om toegang te geven tot online diensten waarbij de overheid deze betrouwbaarheidsniveaus nodig vindt. De wet stelt daarnaast open standaarden bij digitale dienstverlening door overheid verplicht.

Het nu al uitsluitend verzenden van berichten via de berichtenbox is niet wenselijk, aangezien de capaciteit van de bestandsgrootte van de berichtenbox voor ontvangst van berichten beperkt is. Daarom wordt de optie van verzending via beveiligde email nog nadrukkelijk geregeld.

In het derde lid wordt bepaald dat het elektronisch verzenden van berichten aan Europese burgers en bedrijven (rechtspersonen) in principe via e-IDAS plaatsvindt. Als die verzending niet lukt wordt het bericht via de beveiligde mailserver van de gemeente geschied verzonden.

In het vierde lid wordt bepaald voor welke overige berichten dat van toepassing is. Hierbij kan gedacht worden aan het verzenden van uitnodigingen of het doen van mededelingen via Face Book, WhatsApp, Twitter en andere sociale media.

Artikel 3

Voor berichten die vaak worden verzonden of waar het stroomlijnen van juridische processen van belang is, is het gebruik van webformulieren wenselijk. Het is de bedoeling om op termijn voor de verschillende type dienstverlening één soort webformulier te ontwikkelen, althans de webformulieren daar waar mogelijk meer eenduidig te maken. Uitgangspunt blijft echter dat een inwoner of een rechtspersoon ook met de gemeente zaken kan doen (diensten kan verkrijgen) door op de traditionele schriftelijke manier (op papier) te communiceren. Dit uitgangspunt wordt gehanteerd om zodoende een laagdrempelige toegankelijkheid van de dienstverlening te garanderen. Dit betekent ook dat als bijvoorbeeld een bezwaarschrift via een mail wordt verzonden dit bezwaarschrift in behandeling wordt genomen (eerste en tweede lid).

Europese burgers en bedrijven (rechtspersonen) moeten sinds 29 september 2018 toegang kunnen krijgen tot de digitale dienstverlening van publieke organisaties en private organisaties met een publieke taak. Dit betekent dat de gemeente Nieuwegein in haar digitale dienstverlening ook toegankelijk moet zijn voor Europese burgers en Europese bedrijven. Deze verplichting volgt uit de Europese EIDAS verordening. De e-IDAS inlogmethodiek verloopt via e-Herkenning. Voor de verzending van berichten van Europese burgers en Europese bedrijven is eIDAS verplicht.

Met het vierde lid wordt (deels) geanticipeerd op de bepalingen in wetsvoorstel Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. In het wetsvoorstel is een zorgplicht opgenomen voor overheden om concrete maatregelen te treffen waarmee het voor eenieder inzichtelijk is welke digitale dienstverlening wordt verleend en hoe gebruik kan worden gemaakt van diverse aangeboden diensten. Een concrete maatregel is bijvoorbeeld een chat-functie op de website aanbieden waarmee eenieder vragen kan stellen over het invullen van een webformulier.

Artikel 4

Wanneer door of namens het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester besluiten worden genomen of privaatrechtelijke rechtshandelingen worden aangegaan, die elektronisch worden verzonden is een elektronische handtekening vereist. Het inscannen van een plaatje van een natte handtekening is niet voldoende.

Door de elektronisch geavanceerde elektronische handtekening, die gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, te hanteren wordt de rechtsgeldigheid van genomen besluiten en aangegane privaatrechtelijke rechtshandelingen gewaarborgd (eerste en tweede lid).

De indiening van een verzoek per e-formulier kan softwarematig worden geweigerd als o.a. het verzoek, dan wel een met dat verzoek meegestuurde bijlage een computervirus bij zich draagt. Van de weigering wordt langs elektronische of schriftelijke weg mededeling gedaan (vierde en vijfde lid).

Artikel 5

Indien er situaties zijn die niet door deze regeling worden geregeld zal het betreffende bestuursorgaan - daar waar mogelijk en wenselijk is - anticiperen op de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.