Controleprotocol gemeente Apeldoorn voor de verantwoording en de controle van subsidies

I. Inleiding

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Algemene Subsidieverordening (Asv) hebben de gemeente Apeldoorn als subsidieverstrekker en de subsidieontvanger over en weer rechten en plichten. Deze strekken zich uit vanaf de subsidieaanvraag tot aan de afrekening na de vaststelling van de subsidie.

In artikel 15 van de Asv is bepaald dat het college een controleprotocol vaststelt ten behoeve van de inrichting en uitvoering van de controle van de financiële verantwoording door de subsidieontvanger. Het protocol is een handleiding voor de accountant van de subsidieontvanger voor de controle op de besteding van de subsidie.

Het controleprotocol is van toepassing op subsidies van meer dan € 200.000 (artikel 19 van de Asv). Voor wat betreft subsidies van € 50.000 tot en met € 200.000 is dit protocol alleen van toepassing als een controleverklaring vereist wordt en de toepassing van het protocol expliciet in de beschikking tot subsidieverlening is opgenomen. Een reden om het protocol in die situatie toe te passen kan onder andere zijn dat het gaat om een nieuwe subsidierelatie of als de (financiële) verantwoording van een voorgaand subsidiejaar daar aanleiding toe geeft. Vanaf 2015 maakt het controleprotocol deel uit van de beschikking tot subsidieverlening en is daarmee op grond van artikel 4:37, lid 1 onder f van de Awb een subsidieverplichting.

De verantwoordelijkheid voor een juiste toepassing van het protocol ligt bij de subsidieontvanger. Dit geldt ook voor situaties waarin de subsidiabele activiteiten geheel of gedeeltelijk, namens de subsidieontvanger, zijn uitgevoerd door derden.

II. Begripsbepalingen

In dit protocol wordt verstaan onder:

• a. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• b. Asv: Algemene Subsidieverordening gemeente Apeldoorn;

• c. College: het college van burgemeester en wethouders;

• d. Subsidieontvanger: rechtspersoon aan wie de subsidie wordt verstrekt;

• e. Financiële verantwoording: een specifieke subsidieverantwoording of een jaarrekening;

• f. Niet-financiële informatie: een activiteitenverslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de subsidieverplichtingen is voldaan;

• g. Controleverklaring: een schriftelijke verklaring van de accountant die de uitkomst van het onderzoek weergeeft;

• h. Rechtmatigheid: voldoen aan de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en in het bijzonder naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening.

III. Doel

Het doel van dit controleprotocol is dat de accountant van de subsidieontvanger de controle van de financiële verantwoording zodanig inricht en uitvoert dat de gemeente Apeldoorn een redelijke mate van zekerheid verkrijgt over:

• de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten

• de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

Door vooraf als subsidieverstrekker duidelijk aan te geven waar de subsidieontvanger en zijn accountant aan dient te voldoen, kan achteraf het verantwoordingsproces efficiënter verlopen. In dit protocol zijn tevens de specifieke werkzaamheden opgenomen die de accountant dient uit te voeren inzake de verantwoording van de uitgevoerde activiteiten die de subsidieontvanger heeft beschreven in een activiteitenverslag. De accountant geeft de uitkomsten van zijn onderzoek weer in een controleverklaring, eventueel aangevuld met een rapport van bevindingen. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het informeren van hun accountant over dit controleprotocol.

De financiële verantwoording is gebaseerd op de beschikking tot subsidieverlening. Dit betekent dat de subsidieontvanger een aparte financiële verantwoording dient aan te leveren, tenzij volstaan kan worden met het indienen van een jaarrekening als die inzicht biedt in de baten en lasten van de gesubsidieerde activiteiten.

IV. Controleverklaring

Als in de beschikking tot subsidieverlening is bepaald dat het controleprotocol van toepassing is, dan is de subsidieontvanger verplicht een controleopdracht te verstrekken aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, resulterend in een controleverklaring. De controle richt zich op de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie. Het normenkader voor de controle is vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening.

Voor de verantwoording van subsidies vanaf € 200.000 is een controleverklaring vereist. Daarin verklaart de accountant dat de financiële verantwoording van de subsidie een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft en is opgesteld in overeenstemming met de criteria zoals opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening, het controleprotocol en de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verleend.

Voor wat betreft subsidies van € 50.000 tot en met € 200.000 is een controle- of beoordelingsverklaring alleen vereist als dit in de beschikking tot subsidieverlening is opgenomen.

Voor de strekking van de controleverklaring - goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeurend - zijn de volgende toleranties bepalend:

	Onjuistheden in de verantwoording			Onzekerheden in de controle
	Goedkeuring	Beperking	Afkeuring	Goedkeuring	Beperking	Oordeel-onthouding
Uitkomst van de controle in % van de subsidiabele kosten	≤ 1	> 1 en < 3	> 3	≤ 3	> 3 en < 10	> 10

Het is de bedoeling dat geconstateerde onjuistheden die herstelbaar zijn worden gecorrigeerd. Dat geldt ook voor onjuistheden waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden. De niet herstelde onjuistheden wegen mee in de oordeelsvorming over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording.

V. Controle van de financiële verantwoording

• a. Algemene aandachtspunten bij de controle van financiële verantwoording:

• De financiële verantwoording is opgesteld in overeenstemming met de voor de subsidieontvanger geldende grondslagen voor waardering- en resultaatbepaling en de specifieke subsidievoorwaarden;

• De financiële verantwoording en het activiteitenverslag zijn vastgesteld door (of namens) het bestuur van de subsidieontvanger;

• De begroting voor het verslagjaar is de begroting, die als basis voor de subsidieverlening heeft gediend;

• De ontvangen subsidie en de betreffende uitgaven en andere inkomsten zijn per beschikking tot subsidieverlening, gespecificeerd naar de onderscheiden activiteiten, duidelijk herkenbaar in de financiële verantwoording opgenomen;

• De toelichting bij de financiële verantwoording bevat een sluitende analyse van de financiële resultaten over het verslagjaar ten opzichte van de bij de aanvraag om subsidie ingediende begroting. Dat betekent dat ook de oorzaken van de verschillen worden toegelicht;

• De financiële verantwoording is in overeenstemming met de informatie die in de (gepubliceerde) jaarrekening is opgenomen;

• Eventuele risico's en niet uit de balans blijkende verplichtingen, die gevolgen kunnen hebben voor de exploitatie in de volgende jaren, worden toegelicht.

• a. Rechtmatigheid

• De subsidie is besteed voor het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld;

• Als de subsidieontvanger voor dezelfde uitgaven tevens subsidie heeft aangevraagd bij andere bestuursorganen, is daarvan melding gedaan bij de aanvraag tot subsidievaststelling, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot die andere subsidie aanvra(a)g(en);

• Alle in de subsidiebeschikking nader beschreven specifieke verplichtingen zijn nageleefd. Zie ook paragraaf VI van dit controleprotocol;

• Toetsen of de maatregelen die betrekking hebben op de administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover relevant voor de subsidieverantwoording, daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht, bestaan en werken;

• De reservepositie is overeenkomstig de door het college vastgestelde beleidslijn over reservevorming verantwoord;

• Door de subsidieverstrekker is specifiek toestemming verleend om (een deel van de) gesubsidieerde activiteiten en het daarmee gemoeide subsidie in een volgend jaar te realiseren;

• In de financiële verantwoording is een overzicht opgenomen van de gelieerde rechtspersonen (deelnemingen) en de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen.

VI. Review van de accountantscontrole

De externe accountant van de gemeente, of een door de gemeente aan te wijzen toezichthouder, kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake de verantwoording. De met de controle van de verantwoording belaste accountant verstrekt externe accountant of de toezichthouder die namens de gemeente de review uitvoert desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden op een wijze zoals deze laatste dat wenselijk acht.

Apeldoorn, 17 juli 2019

Burgemeester en wethouders van Apeldoorn,

De secretaris,

De burgemeester,