Financiële verordening Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O 2018

Het bestuur van de BVO H2O;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

gelet op artikel 35 (lid 6) van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluit:

vast te stellen de Financiële verordening bedrijfsvoeringsorganisatie H2O.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de BVO H2O en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Indeling begroting en jaarstukken

• 1. Het bestuur stelt de programma- en (sub)productindeling vast.

• 2. Het bestuur stelt de taakvelden vast.

• 3. Het bestuur stelt vast over welke onderwerpen zij in extra (niet verplichte) paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. De begroting en de jaarstukken zijn opgesteld en ingericht conform de geldende BBV-voorschriften.

• 2. De begroting en de jaarstukken bevatten een overzicht van de lasten en baten per taakveld, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet en de daarbij behorende kapitaallasten weergegeven.

Artikel 4. Kaders en planning begroting en jaarstukken

Voor de kaders en de planning omtrent de begroting en jaarstukken wordt verwezen naar de artikelen 16 en 17 van de regeling bedrijfsvoeringsorganisatie H2O.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Het bestuur autoriseert nieuwe investeringen met het vaststellen van de begroting. Bij de begrotingsbehandeling kan het algemeen bestuur aangeven van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

• 3. Het bestuur informeert de deelnemende gemeenten als ze verwacht, dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Hierbij doet het bestuur een voorstel voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten of investerings-kredieten, en eventueel het bijstellen van het beleid.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1. Het bestuur biedt de deelnemende gemeenten eenmaal per jaar voor 15 september een tussentijdse rapportage aan met de prognose voor het lopende begrotingsjaar.

• 2. De tussenrapportage bevat een korte uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a. De baten en de lasten per product;

  • b. Een totaaloverzicht van de voorgestelde (budget en/of investering)mutaties en het nieuwe begrotingsresultaat;

• 3. In de tussenrapportages worden in ieder geval afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten (> € 10.000,-), en investeringskredieten (> € 25.000,-) toegelicht.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3. Voor het afschrijven van de materiële vaste activa met economisch nut worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage “Afschrijvingstabel” die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

• 4. Eenmaal per jaar, bij de jaarrekening, wordt er gekeken of lopende investeringen kunnen worden afgesloten. Dit overzicht wordt opgenomen bij de jaarrekening.

• 5. Investeringen ouder dan 2 jaren worden in principe afgesloten tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om dit niet te doen. Het algemeen bestuur bepaalt in dit geval.

• 6. Alle investeringen worden lineair afgeschreven.

• 7. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000,- worden niet geactiveerd; deze kosten worden rechtstreeks in de exploitatie opgenomen.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

Voor reserves en voorzieningen wordt verwezen naar artikel 18 van de regeling bedrijfsvoeringsorganisatie H2O.

Artikel 9. Kostprijsberekening

• 1. Alle activiteiten die de bedrijfsvoeringsorganisatie uitvoert worden gerekend tot de overheadkosten.

• 2. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen (staat van opgenomen en langlopende geldleningen) op te tellen bij de begroting vooraf vastgestelde gecalculeerde rente van de financieringsbehoefte (geïnvesteerde / te investeren bedragen minus het eigen en vreemd vermogen) en dit vervolgens te delen door 1% van de totale (geraamde) investeringen.

Artikel 10. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen of diensten door de BVO H2O aan overheidsbedrijven en derden, worden in ieder geval de geraamde kosten in rekening gebracht. Voor personele inzet geldt bovenop het uurtarief een opslag van 35% voor de overheadkosten.

Artikel 11. Financieringsfunctie

• 1. Het bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen en kaders in acht zoals opgenomen in de Wet fido en in het door het algemeen bestuur vastgestelde Treasurystatuut.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt in ieder geval eens in de 4 jaar een geactualiseerd Treasurystatuut ter vaststelling aan de raden van de deelnemende gemeenten aan.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 12. Paragrafen en onderdelen

Het bestuur neemt in de begroting en de jaarstukken de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing, financiering en bedrijfsvoering en, indien van toepassing, verbonden partijen op. De paragrafen bevatten de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 13. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• f. Het verschaffen van informatie aan de deelnemende gemeenten en aan derden zoals Provincie, Rijk, CBS, Belastingdienst en de accountant.

Artikel 14. Financiële organisatie

Het bestuur draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de BVO H2O en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de programma’s/producten/taakvelden;

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. Deze regels zijn door het algemeen bestuur vastgelegd in de nota ‘inkoop en aanbestedingsbeleid’;

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 15. Interne controle

• 1. Het bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de interne controlefunctie zijn vastgelegd in het interne controle statuut.

Hoofdstuk 6. Slotbepaling

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2018.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Financiële verordening bedrijfsvoeringsorganisatie H2O 2018’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 22 november 2018.

Het Algemeen Bestuur,

Bijlage afschrijvingstabel behorend bij artikel 7

Toelichting op de artikelen

Artikel 1. Begripsbepaling

Het begrip administratie is gedefinieerd ten behoeve van artikel 14 van de verordening.

Artikel 2. Indeling begroting en jaarstukken

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) bepaalt in aanvulling hierop, dat de taakvelden aan de programma’s moeten worden toegewezen.

Het tweede lid regelt, dat de taakvelden op voorstel van het bestuur aan de programma’s worden toebedeeld.

Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor. In een paragraaf wordt informatie gegeven over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt. Daarnaast kan het bestuur niet verplichte paragrafen instellen waarover zij wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel zijn aanvullend op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Het artikel schrijft voor, dat de baten en lasten onder de programma’s in de begroting per taakveld worden weergegeven.

In het derde lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen, dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringskredieten mogelijk te maken.

Artikel 4. Kaders en planning begroting

Artikel 4 biedt de kaders en de planning voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staat een aantal uitgangspunten die het bestuur bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 van de Gemeentewet en het BBV.

Artikel 8 van het BBV zegt, dat het bedrag voor onvoorzien moet zijn opgenomen in het programmaplan.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Artikel 5 bevat regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Op grond van artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingen berust het budgetrecht bij het bestuur. Het bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke investerings(budgetten) zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het bestuur op grond van artikel 192 van de Gemeentewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. De BVO H2O kan slechts uitgaven doen voor de investerings (budgetten) die hiervoor in de begroting zijn opgenomen (derde lid van artikel 189 van de Gemeentewet). Het bestuur kan kiezen op welk niveau zij budgetten beschikbaar stelt.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

De tussenrapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus. Op basis van tussenrapportages wordt het bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.

Er is gekozen voor een tussenrapportage, een voorjaarsnota (eerste vier maanden) en een najaarsnota (eerste negen maanden).

Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage, waarbij informatie over de grondexploitatie valt onder de investeringskredieten.

Het derde lid bepaalt welke afwijkingen ten opzichte van de begroting in de tussenrapportage door het bestuur moeten worden toegelicht. Deze afwijkingen kunnen ook als een percentage worden gedefinieerd.

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

In dit artikel zijn nadere regels gesteld over de waardering en afschrijving van vaste activa.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

Voor reserves en voorzieningen wordt verwezen naar artikel 18 van de regeling bedrijfsvoeringsorganisatie H2O.

Artikel 9. Kostprijsberekening

Met de herziening van het BBV met ingang van 2017 moeten de overheadkosten apart worden verantwoord. De activiteiten die de BVO H2O uitvoert behoren allemaal tot overhead en moeten bij de deelnemende gemeenten als zodanig zichtbaar worden gemaakt. In het tweede lid is aangegeven hoe de rentekosten van het vreemde vermogen middels een omslagrente over de desbetreffende begrotingsposten worden verdeeld.

Artikel 10. Prijzen economische activiteiten

Als de BVO H2O goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden dan mag zij deze activiteiten niet bevoordelen als het economische activiteiten betreffen. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee in concurrentie met andere ondernemingen wordt getreden.

Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in, dat in ieder geval een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten werken en het verstrekken van leningen garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht.

Artikel 11. Financieringsfunctie

Artikel 212 van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Artikel 11 geeft invulling aan deze plicht. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 14 van deze verordening.

Het tweede lid bepaalt, dat het bestuur in ieder geval eens in de 4 jaar een geactualiseerd Treasurystatuut aanbiedt.

Artikel 12. Paragrafen en onderdelen

In artikel 12 is aangegeven welke paragrafen in elk geval moeten zijn opgenomen in de begroting en jaarstukken van de BVO H2O. In artikel 11 van het BBV is aangegeven uit welke verplichte onderdelen deze paragrafen moeten bestaan.

Artikel 13. Administratie

Onder artikel 13 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie van de BVO H2O. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.

Artikel 14. Financiële organisatie

Artikel 14 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het bestuur op hiervoor zorg te dragen. Het bestuur is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State en het nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 van de Gemeentewet.

Artikel 14 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het bestuur beleid en interne regels moet stellen.

De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden, waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheershandelingen met een financieel gevolg en de getrouwheid van de jaarrekening.

Artikel 15. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening van de BVO H2O een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Het eerste lid van artikel 15 draagt het bestuur op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.

Het tweede lid bepaalt, dat het bestuur de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastlegt in een intern controle.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

In dit artikel is in het eerste lid de ingangsdatum en in het tweede lid de nieuwe naam van de Financiële verordening opgenomen.