Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nederweert houdende regels omtrent budgetten (Budgethoudersregeling Nederweert 2019)

Burgemeester en wethouders van Nederweert.

Overwegende dat het in het kader van een doelmatig en doeltreffend financieel beheer gewenst is dat er regels worden vastgesteld voor besteding/beheer van de in de productenraming beschikbaar gestelde bedragen alsmede voor besteding/beheer van de beschikbaar gestelde investeringskredieten;

Gelet op het bepaalde in artikel 3 van de "Financiële verordening gemeente Nederweert 2018";

BESLUITEN:

tot vaststelling per 1-1-2019 van de navolgende "Budgethoudersregeling Nederweert 2019":

Artikel 1 Begripsbepalingen

ln deze regeling wordt verstaan onder:

• 1. Grootboeknummer: Het grootboekrekeningnummer dat als zodanig is vastgelegd in de financiële administratie.

• 2. Kostensoorten: Het kosten- of opbrengstensoortnummer dat als zodanig is vastgelegd in de financiële administratie.

• 3. Budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, producten, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken.

• 4. Krediet: de middelen die door het college beschikbaar zijn gesteld om de investering te realiseren.

• 5. Budgethouder: De door of namens burgemeester en wethouders aangewezen medewerker die verantwoordelijk is voor de realisering van de aan de budgetten/kredieten verbonden taakstellingen. (ln het financiële pakket wordt een budgethouder “kredietbeheerder” genoemd.)

Artikel 2 Aanwijzing budgethouder

• 1. Binnen de organisatie worden budgethouders aangewezen door (of namens) burgemeester en wethouders.

• 2. Bij de aanwijzing tot budgethouder wordt aangegeven voor welke budgetten/kredieten dit geldt.

• 3. De budgethouder benoemt bij afwezigheid een vervangend budgethouder. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder wordt deze bij afwezigheid vervangen door de teamcoördinator, teamleider of afdelingshoofd.

• 4. De budgethouder kan zijn of haar bevoegdheden, al dan niet onder bepaalde voorwaarden, geheel of gedeeltelijk mandateren. Een afschrift van de mandateringsbesluiten wordt ter kennis gebracht van het team Financiën ter verwerking in de financiële administratie.

• 5. Budgetten/kredieten worden eenduidig toegekend. Het budgethouderschap geldt voor het totale grootboeknummer.

• 6. Van de budgethouders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder

• 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a. een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

  • b. een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

  • c. het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

  • d. een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

• 2. De budgethouder blijft verantwoordelijk voor de krachtens mandaat namens hem of haar uitgevoerde werkzaamheden.

• 3. De budgethouder neemt bij het aangaan van verplichtingen, de wettelijke en interne regels voor aanbestedingen en inkoop van goederen en diensten in acht.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen

• 1. Budgethouders zijn bevoegd verplichtingen aan te gaan/uitgaven te doen binnen het hen toegekende budget en/of krediet en passend binnen het vastgesteld beleid.

• 2. Voor de autorisatie van de uit de aangegane verplichtingen voortvloeiende facturen is het fiat van de bevoegde budgethouder vereist. Daarbij wordt door de budgethouder aangegeven ten laste van welke grootboeknummer en kostensoort de factuur dient te worden gebracht binnen de financiële administratie.

• 3. Het aangaan van verplichtingen / geven van opdracht tot betaling op het gebied van leveringen, diensten en werken door derden voor bedragen groter dan € 40.000,00 incl. btw dient naast de budgethouder ook door zijn teamcoördinator, teamleider of afdelingshoofd te worden geaccordeerd.

• 4. De budgethouder rapporteert conform de vastgestelde rapportagecyclus over de voortgang met betrekking tot de budgetten en kredieten met de daarbij behorende taakstelling.

Artikel 5 Over- en onderschrijdingen

• 1. Een budgethouder mag een budget niet overschrijden.

• 2. Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de budgethouder of er mogelijkheden voor dekking zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, moet daar over gerapporteerd worden.

• 3. ln spoedeisende gevallen is de budgethouder bevoegd om uitgaven te doen c.q. verplichtingen aan te gaan zonder dat een (toereikend) budget / krediet aanwezig is.

• 4. Van een gedane uitgave c.q. aangegane verplichting als bedoeld in lid 2 en 3 doet de budgethouder afhankelijk van de hoogte van de uitgave zo spoedig mogelijk mededeling aan het college van burgemeester en wethouders onder vermelding van de noodzaak en een voorstel tot dekking of rapporteert conform de vastgestelde rapportagecyclus.

Artikel 6 Verantwoording

• 1. De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform de afspraken van de planning- en controlcyclus.

• 2. De budgethouders verstrekken jaarlijks, voor de afsluiting van de financiële administratie, een gedocumenteerd overzicht aan het team Financiën met betrekking tot ten laste van de onder hun beheer staande budgetten aantoonbaar aangegane verplichtingen welke nog niet tot betalingen hebben geleid.

Artikel 7 Slotbepaling

• 1. Deze regeling komt in de plaats van de "Budgethoudersregeling Nederweert 2016" en kan worden aangehaald als "Budgethoudersregeling Nederweert 2019".

• 2. Deze regeling treedt in werking 17 december 2019 en werkt terug tot en met 1 januari 2019

Aldus vastgesteld in de vergadering van 17 december 2019

Burgemeester en wethouders van Nederweert,

De secretaris

Drs. J.C.T. Bakens

De burgmeester,

B.M.T.J. Op de Laak