Gemeenteblad van Molenlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Molenlanden | Gemeenteblad 2020, 76877 | Beleidsregels |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Privacyreglement 2020-2024 gemeente Molenlanden
Inleiding
In dit reglement laat gemeente Molenlanden zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
1.Wetgeving en definities
Op dit moment is de Europese verordening, samen met de Nederlandse uitvoeringswet, in werking getreden; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (artikel 4, AVG):
de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
de persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond of politieke voorkeuren.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling:
hiermee worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Data Privacy Impact Assessment (DPIA).
een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: op alle verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden.
3. Verwerkingen (artikel 4, AVG)
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.
Rechtmatige grondslag (artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat er vanuit dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt (ook wel subsidiariteit). In de wet wordt bepaald dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel (ook wel proportionaliteit). Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente.
Doorgifte (artikel 44 t/m 50, AVG)
De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van door de Europese Commissie goedgekeurde afspraken.
4. Interne zichtbaarheid van persoonsgegevens
Intern maakt gemeente Molenlanden gebruik van systemen die het gemakkelijk maken om gegevens te delen. Om privacy van inwoners zoveel mogelijk te beschermen maar tevens de interne communicatie op peil te houden is gekozen voor de volgende visie als het gaat om de interne zichtbaarheid van persoonsgegevens: Zaken met ‘normale’ persoonsgegevens zijn intern beschikbaar. Zaken die gevoelige en bijzondere persoonsgegevens bevatten zijn alleen beschikbaar voor teams die deze voor het verrichten van hun werkzaamheden nodig hebben. In bijlage 1 wordt het onderscheid tussen persoonsgegevens, bijzondere en gevoelige persoonsgegevens nader uitgelegd.
5.Transparantie en communicatie
Wet openbaarheid van bestuur ( Wob )
Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen. In principe worden er geen persoonsgegevens verstrekt.
Wet hergebruik van overheidsinformatie.
De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.
Informatieplicht (artikel 13 en 14, AVG)
De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan. Meestal gebeurt dit via de privacyverklaring op de gemeentelijke website.
De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.
De gemeente bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel, worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
Rechten van betrokkenen (artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via e-mail ingediend worden. De gemeente heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren.
Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
- •
- •
Een niet tot tevredenheid afgehandelde vraag of een directe klacht geeft personen het recht om zich te wenden tot de klachtencoördinator. Op het privacybeleid en het privacyreglement is de gemeentelijke klachtenregeling van toepassing. Meer informatie over het indienen van een klacht is opgenomen op de gemeentelijke website.
6. Openbaar making en publicatie
In de bekendmakingen over aanvragen van en besluiten over omgevingsvergunningen, wordt het adres van de aanvrager bekendgemaakt via het lokale weekblad ‘het Kontakt’ met daarbij een verwijzing naar Overheid.nl.
De documenten in het omgevingsvergunningsdossier worden niet actief openbaar gemaakt. Op verzoek worden de betreffende documenten toegestuurd. De persoonsgegevens in deze documenten worden onleesbaar gemaakt.
Bij een bezwaarprocedure kan worden besloten om stukken geheim te houden als gewichtige redenen geboden zijn (artikel 7:4, zesde lid, AWB). Een gewichtige reden doet zich bijvoorbeeld voor als het ter inzage leggen van stukken in strijd zou zijn met de privacyregels of schade aan lichamelijk of geestelijke gezondheid van een belanghebbende wordt gevreesd.
Als geen sprake is van gewichtige redenen om stukken geheim te houden geeft gemeente Molenlanden NAW-gegevens weer in de stukken. Overweging nr. 4 in de AVG stelt dat de verwerking van persoonsgegevens ten dienste van de mens moet staan. Het recht op bescherming van persoonsgegevens moet worden beschouwd in relatie tot de functie ervan in de samenleving en moet conform het evenredigheidsbeginsel tegen andere grondrechten worden afgewogen. Het recht op bescherming van persoonsgegevens wordt afgewogen tegen het beginsel van equality of arms en het recht op een eerlijk en transparant proces. Daarvoor zijn NAW-gegevens nodig van de betrokkenen.
Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2019
In de gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2019 is aangegeven hoe de raad omgaat met privacy en publicatie van persoonsgegevens. Ook is beschreven in de gedragscode welke gedragslijnen gelden voor het publiceren van persoonsgegeven op de website van gemeente Molenlanden.
7. Geautomatiseerde verwerkingen
Profilering vindt plaats wanneer er geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt, waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.
Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd:
- •
- •
- •
Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering. Gemeente Molenlanden maakt geen gebruik van profilering.
Big data is een verzameling gegevens uit traditionele en digitale bronnen die een bron vormt voor voortdurende ontdekking en analyse. Voor Big data onderzoek en tracking, het volgen van websitebezoekers, mogen alleen gegevens verwerkt worden, wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd en geanonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon. Gemeente Molenlanden maakt vooralsnog geen gebruik van Big data en tracking.
Binnen de gemeente wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat.
Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die opgenomen wordt. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen, worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken. Bovendien worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.
Het gebruik van camera’s door particulieren op de openbare weg is alleen mogelijk na toestemming van de burgemeester. Daarvoor wordt een convenant afgesloten door de particulier en het bestuursorgaan, waarin onder andere de grondslag, het doel, de maatregelen tegen verlies, en de bewaartermijn opgenomen worden.
Gemeente Molenlanden maken gebruik van cameratoezicht. De gemeente heeft camera’s geplaatst op station Arkel ten behoeve van:
- •
- •
- •
- •
Van de vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies kunnen video-opnames worden gemaakt. Het doel van deze opnames is het vergroten van de betrokkenheid bij en de transparantie van de lokale politiek. De videotulen dienen als digitale verslaglegging van de vergaderingen en moeten om die reden ook gearchiveerd worden volgens de regels van de Archiefwet. Deze doelen vallen onder het gerechtvaardigd belang zoals bedoeld in artikel 6, lid 1 onder f van de AVG.
Gemeente Molenlanden maakt video- en fotobeelden van personeelsactiviteiten. Hiervoor bestaat geen wettelijke grondslag. Voor de verwerking van persoonsgegevens is toestemming nodig van de betrokkene.
Luchtfoto’s en cyclorama’s ten behoeve van de gemeentelijke administraties
De leveranciers van de luchtfoto’s en de cyclorama’s zorgen ervoor dat de persoonsgegevens op deze foto’s worden geblurd.
Register van verwerkingen (artikel 30, AVG)
De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Het register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking of een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
Aanstellen van Functionaris voor de Gegevensbescherming (artikel 37 t/m 39, AVG)
De gemeente heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens.
Het is niet de bedoeling dat de FG de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de teams overneemt. De teams hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens.
Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld, voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen met de FG via fg@jouwgemeente.nl.
Datalekken (artikel 33 en 34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer een datalek heeft plaatsgevonden, meldt de gemeente dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd.
Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden opgetreden datalekken geëvalueerd.
Bewustwording is essentieel voor het borgen van privacy in de organisatie. Het is belangrijk dat iedereen die werkt met privacygevoelige informatie zich bewust is van het belang om hier zorgvuldig mee om te gaan. Daarom wordt er doorlopend aandacht geschonken aan de bewustwording, die begint als onderdeel van de introductie voor nieuwe medewerkers en gaat verder met een e-learning voor medewerkers.
Privacy door ontwerp en privacy als standaardinstelling
Privacy door ontwerp houdt in dat vanaf het ontwerpen van een nieuw of aangepast proces, product, dienst of informatiesysteem er wordt nagedacht over:
- •
- •
Privacy als standaardinstelling betekent dat de standaardinstellingen in systemen zijn ingesteld om maximale privacybescherming te borgen. De AVG noemt dit 'Gegevensbescherming door ontwerp en standaardinstellingen'. Bij nieuwe privacy-toepassingen wordt advies gevraagd aan de FG en de PO.
Afsluiten verwerkersovereenkomsten (artikel 28, AVG)
De verordening bepaalt dat gemeente Molenlanden, indien gebruik wordt gemaakt van verwerkers, de verwerking door de verwerker moet regelen in een overeenkomst of anderszins bindende rechtshandeling. Een verwerkersovereenkomst dient te worden ondertekend als sprake is van een relatie waarbij gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is en de derde partij de verwerker. Er worden in zo’n overeenkomst afspraken gemaakt over:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De risico's van schending van de privacy voor personen variëren van ongemak, substantiële benadeling, ernstige sociale beschadiging of gevaren voor de gezondheid en de persoonlijke veiligheid. Binnen bepaalde domeinen wordt gewerkt met zeer gevoelige (bijzondere) persoonsgegevens zoals medische gegevens, gegevens over iemands financiële situatie of strafrechtelijke gegevens. Voorbeelden zijn het sociaal domein, burgerzaken en jeugdzaken. De risico's zijn hier hoger.
Bij schending van privacy is het gemeentebestuur wettelijk aansprakelijk. Het verwijtbaar onvoldoende beschermen van persoonsgegevens en het niet naleven van privacywet- en regelgeving kan leiden tot:
- •
- •
- •
Het college voorziet in een procedure voor privacyincidenten die onder verantwoordelijkheid valt van de portefeuillehouder privacy. De procedure voor privacyincidenten (datalekprotocol) bevat in ieder geval een meldplicht voor gebeurtenissen die de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatievoorzieningen en gegevensopslag aantasten. Voor interne crisisbeheersing is een kernteam informatieveiligheid gevormd zoals beschreven in het strategisch informatiebeveiligingsbeleid.
Het college hanteert de CAR-UWO (hoofdstuk 15 Overige rechten en verplichtingen, en hoofdstuk 16 Disciplinaire straffen) bij niet-nakoming van afspraken volgens het privacybeleid van gemeente Molenlanden.
Dit privacyreglement treedt in werking na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders. Het reglement wordt in ieder geval iedere drie jaar geëvalueerd en voor zover nodig eerder, en indien nodig herzien. De geldende versie van dit reglement is te vinden op www.overheid.nl.
Vastgesteld tijdens de collegevergadering van de gemeente Molenlanden,
gehouden op 25 februari 2020.
de secretaris,
drs. F. Jonker
de burgemeester,
drs. T.C. Segers MBA
Bijlage 1 Soorten persoonsgegevens
- 1.
Onder persoonsgegevens verstaat de AVG: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Indirect identificeerbaar: gegevens die naar hun aard geen betrekking hebben op een persoon, worden als persoonsgegevens aangemerkt als deze mede bepalend zijn voor de wijze waarop de betrokken persoon in het maatschappelijk verkeer wordt beoordeeld of behandeld. Voorbeelden hiervan zijn het type huis of auto van een betrokkene, omdat dit iets zegt over het inkomen en vermogen van de betrokkene.
- 2.
- 3.
Deze term komen we tegen in de overwegingen van de AVG. De term wordt gebruikt als kwalificatie van bijzondere persoonsgegevens en geeft feitelijk de aanleiding weer voor de bijzondere, strengere vereisten die voor de verwerking van deze gegevens gelden. Een voorbeeld hiervan is de categorie strafrechtelijke gegevens.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-76877.html