Beleidsregel besteding en verantwoording dorpsbudgetten

1. Begripsomschrijvingen

Dorpsbelangen: een vereniging of stichting die de algemene belangen van een werkgebied behartigt en volgens de gemeenteraad voldoet aan de bepalingen van de verordening ‘Dorpsbudgetten gemeente Borger-Odoorn 2020’ en als zodanig is erkend.

Verordening: de verordening ‘Dorpsbudgetten gemeente Borger-Odoorn 2020’

Dorpsbudget: een jaarlijkse financiële bijdrage van de gemeente.

Kosten: kosten als bedoeld in artikel 5 van de verordening die worden gemaakt door Dorpsbelangen om de taken als bedoeld in artikel 3 van de verordening te kunnen vervullen.

College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Borger-Odoorn

Jaarlijkse verantwoording: Dorpsbelangen draagt jaarlijks verantwoording af richting de inwoners van het werkgebied en het college over de besteding van de gelden en verrichte activiteiten.

2. Doelgroep en doel

Uitsluitend Dorpsbelangen komt in aanmerking voor het verkrijgen van een dorpsbudget. Het doel van de dorpsbudgetten is het versterken en behouden van de leefbaarheid in het werkgebied en het versterken van de zelfredzaamheid en saamhorigheid.

3. Dorpsbudget en de verdeelsleutel

• 1. Het door de gemeenteraad vastgestelde dorpsbudget wordt aan Dorpsbelangen verstrekt op basis van de volgende verdeling:

  • Een vast bedrag van € 2500,- per Dorpsbelangen;

  • Een variabel bedrag op grond van het inwonertal van een betreffend werkgebied.

• 2. Het inwonertal op 1 januari van het komende jaar in een werkgebied is bepalend voor de hoogte van het variabele bedrag.

• 3. Het inwoneraantal wordt gebaseerd op de gemeentelijke basisadministratie (GBA).

• 4. Binnen de kaders van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting en op basis van de verdeling in lid 1 stelt het college jaarlijks het budget per Dorpsbelangen vast;

• 5. Het dorpsbudget en de verdeelsleutel worden jaarlijks door het college en Dorpsbelangen geëvalueerd, aan de hand van een activiteitenoverzicht en bij voorkeur een dorpsagenda.

4. De begroting en voorwaarden

• 1. Dorpsbelangen stelt jaarlijks in samenspraak met de inwoners van het werkgebied een begroting op waarin wordt beschreven welke activiteiten worden uitgevoerd van het dorpsbudget.

• 2. De activiteiten voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • a. De activiteiten dragen bij aan het instandhouden of verbeteren van de leefbaarheid;

  • b. De activiteiten zijn niet in strijd met de wet, het gemeentelijke beleid of het beleid van andere overheden.

  • c. De activiteiten zijn bij voorkeur opgenomen in een actuele en door het werkgebied opgestelde dorpsagenda.

  • d. Er vindt enige mate van zelfwerkzaamheid van de inwoners plaats bij de voorgenomen activiteiten. Zonder daarbij het openbare gebied geweld aan de doen, dan wel onveilig te handelen en /of een onveilige situatie te creëren.

  • e. In voorkomende gevallen worden over de activiteiten afspraken in het kader van beheer, onderhoud en aansprakelijkheid gemaakt in een overeenkomst tussen de gemeente en de belangenvereniging.

  • f. Bij het niet nakomen van de gemaakte afspraken behoudt de gemeente zich het recht voor om de activiteiten te beëindigen / te verwijderen op kosten van Dorpsbelangen dan wel budget in te houden bij een volgende toekenning.

  • g. De bij de gemeente werkzame gebiedscoördinatoren fungeren hierbij als eerste aanspreekpunt voor de Dorpsbelangen.

• 3. De restant-dorpsbudgetten mogen worden gespaard en meegenomen naar een volgend jaar. Na 3 jaar vervalt het budget aan de gemeente tenzij hierover nadere afspraken zijn gemaakt in een overeenkomst met het college.

• 4. Bij de situaties als bedoeld in artikel 2 lid 3 en 4 van de verordening vervallen de budgetten en eventueel het eigendom van gerealiseerde activiteiten toe aan de gemeente.

5. Verantwoording en verslaglegging

• 1. Dorpsbelangen legt jaarlijks verantwoording af aan de inwoners van het werkgebied en het college over de besteding van de dorpsbudgetten in een verslag.

• 2. Dorpsbelangen belegt minimaal 1 keer per jaar een vergadering waarin verantwoording wordt afgelegd en de inwoners van het werkgebied geïnformeerd worden over en betrokken worden bij de besteding van de dorpsbudgetten.

6. Draagvlak bepalen

Om te bepalen in hoeverre er draagvlak is voor de beoogde activiteiten maken Dorpsbelangen inzichtelijk:

• Op welke manier de inwoners van het werkgebied betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van het initiatief / de activiteit

• Op welke manier het keuzeproces heeft plaatsgevonden;

• Op welke manier uitvoering wordt gegeven aan het initiatief / de activiteit inclusief aspecten als beheer, onderhoud en aansprakelijkheid;

• Op welke manier er in gesprek wordt gegaan met de inwoners over het resultaat.

• Op welke manier de continuïteit van de activiteiten wordt geborgd bij langjarige projecten.

7. Budgetbeheer, financiële administratie en betalingen

• 1. Dorpsbelangen en het college maken in onderling overleg afspraken over het budgetbeheer en de financiële administratie.

• 2. Het college biedt Dorpsbelangen de mogelijkheid om het budgetbeheer en de (btw-)administratie te laten uitvoeren door het college. Dit is geen verplichting. Als Dorpsbelangen het budgetbeheer en de administratie laat uitvoeren door het college, gelden de volgende voorwaarden:

  • a. Zodra een activiteit is uitgevoerd, zorgt Dorpsbelangen voor een factuur op naam van de gemeente Borger-Odoorn;

  • b. Dorpsbelangen controleert of de prestatie is geleverd in overeenstemming met de opdracht en parafeert deze voor akkoord;

  • c. Het college zorgt voor betaling aan de leverancier;

  • d. Voor aankoop van goederen of diensten controleert Dorpsbelangen op voldoende (restant)budget;

• 3. Dorpsbelangen die het budgetbeheer en de administratie zelf verzorgen kunnen kiezen of ze het dorpsbudget in 1 keer of in gedeeltes overgemaakt willen krijgen.

• 4. Dorpsbelangen kunnen er ook voor kiezen om het budgetbeheer en de financiële administratie gedeeltelijk door het college te laten uitvoeren. Hierover worden in voorkomende gevallen afspraken gemaakt. Als Dorpsbelangen hiervoor kiest gelden de voorwaarden in lid 2.

• 5. Dorpsbelangen geven voor 1 december (bij de indiening van de begroting) aan op welke manier zij de dorpsbudgetten voor het komende jaar willen ontvangen en/f het budgetbeheer door het college willen laten uitvoeren.

• 6. De bij de gemeente werkzame gebiedscoördinatoren bewaken het facturerings- en betalingsproces en zijn het eerste aanspreekpunt voor Dorpsbelangen.

8. Inwerkingtreding en Citeertitel

Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na bekendmaking en kan worden aangehaald als ‘Besteding en verantwoording dorpsbudgetten’.