Gemeenteblad van Baarle-Nassau
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Baarle-Nassau | Gemeenteblad 2020, 70798 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Baarle-Nassau | Gemeenteblad 2020, 70798 | Verordeningen |
Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Baarle-Nassau 2020
Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Baarle-Nassau,
Artikel 1 Begripsbepalingen. 3
Artikel 2 Beheer van de basisregistratie personen. 4
Artikel 3 Verplicht gebruik authentieke gegevens en terugmeldplicht. 4
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V.. 4
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke bestuursorganen. 5
Artikel 6 Verbanden met andere registraties. 5
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking. 5
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt. 5
Artikel 11 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking. 6
Artikel 12 Recht op correctie. 6
Artikel 13 Verwijdering van gegevens. 7
BIJLAGE 1 - Lijst van binnengemeentelijke bestuursorganen met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en de GBA-V.. 8
BIJLAGE 2 - Lijst van gegevens die kunnen worden geraadpleegd door binnengemeentelijke bestuursorganen in de basisregistratie en de GBA-V.. 10
BIJLAGE 3 - Lijst van binnengemeentelijke bestuursorganen waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP. 11
BIJLAGE 4 - Lijst van informatiesystemen waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, systematisch gegevens worden verstrekt uit de BRP. 12
BIJLAGE 5 - Gegevensverstrekking binnen de eigen organisatie. 13
BIJLAGE 6 - Verstrekkingentabel BRP. 15
Artikel 2 Beheer van de basisregistratie personen
Artikel 3 Verplicht gebruik authentieke gegevens en terugmeldplicht
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden ten minste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke bestuursorganen die deze gegevens uit de BRP nodig hebben voor de vervulling van hun taken; zodanig dat deze bestuursorgaan aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V
Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen rechtstreeks toegang tot de in Bijlage 2 vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke bestuursorganen
Met inachtneming van de artikelen 3.8 en 3.9 van de wet worden aan de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke bestuursorganen de aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de aangegeven doeleinden. In Bijlage 5 zijn hiervoor instructies opgenomen.
Artikel 6 Verbanden met andere registraties
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan bestuursorganen niet zijnde een orgaan van de gemeente, aan derden zoals bedoeld in artikel 3.9 van de wet, en aan andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden—ter beoordeling van de gegevensbeheerder—inlichtingen verstrekt. In Bijlage 5 zijn hiervoor instructies opgenomen.
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 3.9 van de wet, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 3.3 en 3.6 van de wet, hebben gemeenten de bevoegdheid om op basis van de Wet BRP bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt aan derden vanwege een voor de gemeente aanwezig geacht maatschappelijk belang, uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden, en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad (zie bijlage 6).
2. Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de BRP en staat in beginsel op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking aan commerciële instellingen en bedrijven volledig uitgesloten. Commerciële instellingen zoals incassobureaus en postorderbedrijven hebben dus geen recht op gegevensverstrekking. Ook de categorieën van gegevens die mogen worden verstrekt, is afgebakend.
4. Gegevensverstrekking is alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, een gemeentelijk belang, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.
(Een voorbeeld van gegevensverstrekkingen aan rechtspersonen is de verstrekking van gegevens aan woningcorporaties in het kader van de samenwerking op het gebied van de fraudebestrijding en eerlijke verdeling van de woonruimte)
5. Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard.
‘Protocollering’ is het recht van ingeschrevenen om te weten welke gegevens van hen zijn verstrekt aan overheidsorganen en derden. Het gaat om gegevensverstrekkingen die tot twintig jaren voorafgaand aan het verzoek hebben plaatsgevonden.
De gegevensbeheerder houdt een protocol bij van het verstrekken van gegevens.
Artikel 11 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens worden door de gegevensbeheerder uit de BRP verwijderd, na een daartoe strekkend besluit. De gegevensbeheerder verwijdert deze gegevens binnen drie maanden na dit besluit.
De beveiligingsbeheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde informatiebeveiligingsplan BRP en Waardedocumenten en conform het vastgestelde beveiligingsbeleid van de gemeente Baarle-Nassau.
Vernietiging van gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de bewaartermijnen van de Archiefwet 1995.
Baarle-Nassau, 7 januari 2020.
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BAARLE-NASSAU
M. de Bonte M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf
BIJLAGE 1 - Lijst van binnengemeentelijke bestuursorganen met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en de GBA-V
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Baarle-Nassau hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie én tot de GBA-V, voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het Autorisatiebesluit. Voor het verstrekken van binnengemeentelijke gegevens (met uitzondering van burgerzaken/kcc) worden de criteria van de buitengemeentelijke gegevensset conform het Autorisatiebesluit gehanteerd.
BIJLAGE 2 - Lijst van gegevens die kunnen worden geraadpleegd door binnengemeentelijke bestuursorganen in de basisregistratie en de GBA-V
De beheerder kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke bestuursorganen beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
Voor deze gegevens wordt verwezen naar het autorisatiebesluit, afgegeven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Rijksdienst voor Identiteitsgegevens) voor de systematische verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen.
BIJLAGE 3 - Lijst van binnengemeentelijke bestuursorganen waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP
BIJLAGE 4 - Lijst van informatiesystemen waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, systematisch gegevens worden verstrekt uit de BRP
BIJLAGE 5 - Gegevensverstrekking binnen de eigen organisatie
De Wet BRP laat de regeling van de gegevensverstrekking uit de BRP over aan het College van Burgemeester en Wethouders. Het beleidskader voor de verstrekking is vastgelegd in een verordening. De Raad van de gemeente Baarle-Nassau heeft in de Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen gemeente Baarle-Nassau 2019 het vigerende beleid vastgelegd en het College van Burgemeester en Wethouders heeft dit beleid concreet geregeld in het Privacyreglement Basisregistratie Personen gemeente Baarle-Nassau 2020.
Hierin is bepaald voor welk doel, over welke personen en over welke gegevens de diverse organisatieonderdelen moeten beschikken.[1]
Het College van Burgemeester en Wethouders wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gezien als de verantwoordelijke. Op de verantwoordelijke rust de verantwoordelijkheid om de privacy van de burgerij te beschermen door adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.
Er zijn in de BRP drie typen gegevensverstrekking:
In bijlage 1 van het Privacyreglement BRP staan de organisatie onderdelen van de gemeente Baarle-Nassau beschreven die ad hoc vragen mogen stellen. De inhoud van de taak is bepalend voor de wijze van het stellen van vragen (ad hoc adres of ad hoc persoon), de categorie van personen (inwoners / niet-inwoners), en de bijbehorende set van persoonsgegevens. Vrijwel alle onderdelen van de organisatie zullen persoonsgegevens gebruiken tenzij het doel van de BRP zich niet verenigd met de taak waarvoor het organisatieonderdeel zich geplaatst ziet (een voorbeeld hiervan is dat persoonsgegevens uit de BRP niet mogen worden gebruikt voor de eigen personeelsadministratie).
Vanuit de BRP applicatie Key2Burgerzaken worden van alle mutaties berichten aangemaakt. In Bijlage 3 is het organisatieonderdeel opgenomen dat systematisch recht heeft op BRP gegevens. In Bijlage 4 staan de afnemende applicaties vermeld welke deze mutatieberichten ontvangen ter verwerking.
Dit betreft verstrekkingen over inwoners die aan specifieke selectiecriteria voldoen. In principe wordt bij elke selectie getoetst of het organisatieonderdeel recht heeft op deze verstrekking, gelet op de uit te voeren taak waarvoor deze gegevens worden gevraagd. Over niet voorziene selectieverzoeken beslist het College van Burgemeester en Wethouders als verantwoordelijke.
Telefonisch / mondeling / mail
In geval een medewerker telefonisch of in persoon gegevens opvraagt, moet zowel de identiteit als de bevoegdheid van de aanvrager worden vastgesteld. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van de Musketier op intranet. Bij twijfel aan de identiteit van de aanvrager wordt—via het (mobiele) nummer vermeld in de Musketier op intranet—zelf telefonisch rechtstreeks contact opgenomen met de aanvragende collega. Uiteraard worden uitsluitend die gegevens verstrekt die nodig zijn voor de uitvoering van zijn of haar taak.
Ook binnen de organisatie geldt een terugmeldplicht. Dit houdt in dat organen van de gemeente, die persoonsgegevens gebruiken, bij gerede twijfel over de juistheid van het verstrekte gegeven de gegevensbeheerder daarvan in kennis moeten stellen.
Periodieke controle en rapportage
Periodiek (minimaal éénmaal per jaar) worden bovengenoemde verstrekkingen op bijzonderheden gecontroleerd. De functioneel beheerder BRP voert deze controle uit en rapporteert hierover aan de Afdelingsmanager Dienstverlening en de gegevensbeheerder.
BIJLAGE 6 - Verstrekkingentabel BRP
In deze bijlage is een overzicht van derden opgenomen vanwege het aanwezig geachte maatschappelijk belang voor de gemeente, die voor verstrekking van gegevens in aanmerking komen.
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wet Brp verzocht heeft om geheimhouding.
Om in aanmerking te komen voor gegevensverstrekking uit de BRP, dienen deze derden te voldoen aan de criteria:
Welke gegevens worden verstrekt? Deze derden krijgen gegevens verstrekt op basis van maximaal de algemene en verwijsgegevens, deze gegevens worden verder telefoonboekgegevens uit de BRP genoemd en betreffen:
algemene en verwijsgegevens over de naam, geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerder geregistreerde echtgenoot, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum, en de datum van overlijden.
Voor de schriftelijke verstrekkingen BRP wordt het schema van de Nederlandse Vereniging Van Burgerzaken (NVVB) gebruikt: Schema verzoeken om schriftelijke gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen (BRP).
[1] Elke gemeente gebruikt ook gegevens van in de BRP ingeschreven personen die niet in de eigen gemeente wonen. De verstrekking van gegevens over deze niet-inwoners is geregeld in een Besluit van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hierin is vastgelegd voor welk doel, over welke personen en over welke gegevens de gemeente mag beschikken.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-70798.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.