Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam houdende regels omtrent adviezen over aanvragen voor eenmalige subsidies op het gebied van kunst en cultuur (Regeling Adviescommissie Cultuur)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam,

gelezen het voorstel van wethouder Onderwijs, Cultuur en Toerisme van 3 maart 2020; registratienr. 20MO00612;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

overwegende, dat er behoefte is aan adviezen over aanvragen voor eenmalige subsidies op het gebied van kunst en cultuur en het daarom gewenst is voor deze advisering een adviescommissie in te stellen bestaande uit personen met deskundigheid op het gebied van kunst en cultuur en met gedegen kennis van de Rotterdamse kunst- en cultuursector;

besluit:

Artikel 1 Taakomschrijving

• 1. Er is een Adviescommissie Cultuur.

• 2. De commissie adviseert gevraagd het college over aanvragen gebaseerd op de Subsidieregeling Projectsubsidies Cultuur en de Subsidieregeling Impulsregeling Cultuur.

Artikel 2 Samenstelling en benoeming leden adviescommissie Cultuur

• 1. De commissie bestaat uit ten minste 15 en ten hoogste 60 leden, de voorzitter en een of meer vicevoorzitters daaronder begrepen.

• 2. In de commissie worden personen benoemd die deskundig zijn op het gebied van kunst en cultuur en beschikken over gedegen kennis van de Rotterdamse kunst- en cultuursector.

• 3. De voorzitter, de vicevoorzitters en de andere leden van de commissie worden door het college benoemd, geschorst of ontslagen.

• 4. De leden worden benoemd voor een periode van ten hoogste drie jaar. Elk lid kan eenmaal worden herbenoemd voor een periode van ten hoogste twee jaar.

• 5. De leden van de commissie worden op persoonlijke titel benoemd.

Artikel 3 Onverenigbare functies

Het lidmaatschap van de commissie is niet verenigbaar met:

• a. het lidmaatschap van een raadscommissie;

• b. het lidmaatschap van het college;

• c. het op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn voor de gemeente Rotterdam of het anderszins verrichten van werkzaamheden voor de gemeente Rotterdam.

Artikel 4 De secretaris

• 1. De commissie wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door een secretaris.

• 2. De secretaris is een medewerker van de gemeente Rotterdam. De secretaris is geen lid van de commissie, maar woont wel de vergaderingen bij.

Artikel 5 Taken voorzitter en secretaris

• 1. Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer:

  • a. het tijdig doen opstellen van de agenda, in overleg met de secretaris;

  • b. het doen uitnodigen van de leden voor de vergadering;

  • c. het leiden van de vergadering;

  • d. het bewaken van de kwaliteit en de integriteit in de commissie en van het adviseringsproces.

• 2. Tot de taken van de secretaris behoren onder meer:

  • a. het mede opstellen en tijdig versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;

  • b. het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de commissie;

  • c. het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het verslag;

  • d. het opstellen van de conceptadviezen;

  • e. het toezenden van de adviezen aan het college;

  • f. het mede bewaken van de kwaliteit en de integriteit van het adviseringsproces.

Artikel 6 Vergaderorde en Advies

• 1. De commissie komt zo vaak bijeen als de voorzitter en de secretaris dat wenselijk achten.

• 2. Leden worden uitgenodigd voor een vergadering. De leden hebben een presentieplicht. Afwezigheid is slechts toegestaan ter beoordeling door de voorzitter, voor, tijdens of na de vergadering.

• 3. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Medewerkers van de gemeente Rotterdam kunnen de vergadering van de commissie bijwonen indien kunst en cultuur tot hun taakgebied behoort.

• 4. Bij afwezigheid van leden tijdens een commissievergadering, kan de voorzitter besluiten de behandeling of stemming inzake één of meerdere aanvragen uit te stellen tot een volgende vergadering.

• 5. Het college voorziet de commissie tijdig van relevante informatie.

• 6. De adviezen van de commissie zijn niet bindend.

Artikel 7 Besluitvorming

• 1. Indien tot stemming wordt overgegaan, besluit de commissie bij gewone meerderheid van stemmen.

• 2. Bij het staken van de stemmen, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• 3. De commissie neemt geen besluit indien niet ten minste vijf van de genodigde leden bij de vergadering aanwezig zijn.

Artikel 8 Integriteit en geheimhouding

• 1. De leden van de commissie zijn objectief, onpartijdig en integer en vervullen hun taak zonder last.

• 2. Alle aan de leden verstrekte stukken zijn vertrouwelijk en blijven dat ook na een uitgebracht advies.

• 3. Het besprokene in de commissie is vertrouwelijk. De leden van de commissie en allen die bij de beraadslaging aanwezig zijn betrachten naar buiten toe volstrekte geheimhouding.

• 4. De voorzitter en de leden nemen niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming in een bepaalde ronde, indien zij belang hebben bij de verstrekking van de subsidie of indien sprake is van schijn van betrokkenheid bij een aangevraagde subsidie.

• 5. Een belang wordt in ieder geval geacht aanwezig te zijn als het lid, diens partner of een familielid van hem of zijn partner in de eerste of tweede graad:

  • a. zelf subsidie heeft aangevraagd;

  • b. bestuurder, directeur, zakelijk of artistiek leider of lid van de raad van toezicht is bij een instelling die een subsidie bij het college heeft aangevraagd op grond van subsidieregelingen genoemd in artikel 1, tweede lid;

  • c. een werkrelatie heeft, al dan niet in loondienst, bij een aanvrager of anderszins inkomsten verwerft als een aanvraag wordt gehonoreerd.

• 6. De leden melden bij het college terstond bestaande en nieuwe functies en nevenfuncties. Deze melding geschiedt via de secretaris van de commissie.

Artikel 9 Beëindiging

• 1. Het lidmaatschap van de commissie kan in ieder geval worden beëindigd indien het lid handelt in strijd met de in dit besluit gegeven regels of indien het lid in strijd handelt met de algemeen gangbare integriteitsregels.

• 2. De beëindiging, bedoeld in het eerste lid, vindt alleen plaats nadat het betreffende lid is gehoord door de voorzitter en een vertegenwoordiger van het college.

Artikel 10 Onvoorzien

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college nadat het de voorzitter heeft gehoord.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Adviescommissie Cultuur.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 3 maart 2020.

De secretaris,

V.J.M. Roozen

De burgemeester,

A. Aboutaleb

Dit gemeenteblad is uitgegeven op 5 maart 2020 en ligt op dins-, woens- en donderdagen van 9.00 tot 13.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Wachtruimte Timmerhuis, Halvemaanpassage 1 (trap op, melden bij Informatiebalie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)