Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Koggenland houdende regels omtrent de auditcommissie (Verordening Auditcommissie gemeente Koggenland)

De raad van de gemeente Koggenland;

 

Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 20 januari 2020;

Gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

 

 

BESLUIT

 

Vast te stellen de Verordening op de Auditcommissie Koggenland, 2020.

Artikel 1. Instelling en begripsbepaling

  • 1.

    Er is een auditcommissie.

  • 2.

    In deze verordening wordt verstaan onder:

    • a.

      de commissie: de auditcommissie;

    • b.

      de raad: de gemeenteraad;

    • c.

      het college: het college van burgemeester en wethouders;

    • d.

      de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

    • e.

      de voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

    • f.

      het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

    • g.

      lid: een door zijn of haar fractie voorgedragen raadslid of fractievertegenwoordiger.

Artikel 2. Taken en bevoegdheden

  • 1.

    De commissie heeft als aandachtsgebied de activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

  • 2.

    De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

  • 3.

    Onder de in het eerste lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

    • a.

      De voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

    • b.

      Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

    • c.

      Een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controle-aanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet van de gemeente Koggenland;

    • d.

      Een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

    • e.

      Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

    • f.

      Het voorbereiden van het aanbestedingstraject ten behoeve van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

    • g.

      Een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamer(functie) en het college, en over uitgevoerde onderzoeken uit te brengen rapportages.

    • h.

      Het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde zaken.

  • 4.

    De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming

  • 1.

    De raad benoemt de leden van de commissie.

  • 2.

    De commissie bestaat uit een minimum van drie leden en een maximum van één afgevaardigde lid per fractie.

  • 3.

    De griffier of diens plaatsvervanger is secretaris en draagt zorg voor het secretariaat van de commissie.

  • 4.

    De commissie kan de concerncontroller, een lid van het college en/of interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4. De voorzitter

  • 1.

    De commissie kiest uit haar midden de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter.

  • 2.

    De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

  • 3.

    De voorzitter wordt bij zijn taken geadviseerd en ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 5. Zittingsduur

  • 1.

    De zittingsduur van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid/fractievertegenwoordiger van de raad.

  • 2.

    De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

  • 3.

    Een lid kan te allen tijde ontslag nemen door de voorzitter en de raad hiervan schriftelijk in kennis te stellen.

Artikel 6. Vergaderingen en verslaglegging

  • 1.

    De commissie vergadert zoveel als zij nodig achter, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

  • 2.

    Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 3.

    De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 4.

    De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 5.

    Van iedere vergadering wordt een samenvattend verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

  • 6.

    Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt als vertrouwelijk stuk ter kennis name gebracht aan de raad, het college en de bij de vergadering aanwezige interne adviseurs.

Artikel 7. Informeren van de raad

  • 1.

    De commissie informeert de raad via het presidium en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

  • 2.

    Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering; Het Debat. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 8. Uitleg Verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9. Citeerregel

Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening Auditcommissie gemeente Koggenland’.

Artikel 10. Inwerkingtreding verordening

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekenmaking.

De raad van de gemeente Koggenland,

DATUM

3 februari 2020, agendapunt 3.05.01

de griffier,

mevrouw drs. G.C.I. Kager

de voorzitter,

J. Franx

Naar boven